Rozlicz fakturę za ochronę i sprzątanie na najemców
Skonfiguruj dwa atrybuty — jeden na budynkach, drugi na najemcach — i pozwól Flowtly podzielić fakturę od dostawcy zamiast wpisywać udziały ręcznie.
Zanim zaczniesz
Jedna faktura od dostawcy często obejmuje cały obiekt — umowa o ochronę na wszystkie budynki, umowa o sprzątanie na wszystkich najemców jednego budynku. Wpisywanie każdego udziału ręcznie jest czasochłonne i traci aktualność przy pierwszej zmianie najemcy.
Flowtly potrafi wyliczyć udziały z atrybutów: liczb zapisywanych raz przy zasobach i projektach. Ten samouczek używa procentu ochrony na każdym budynku oraz powierzchni na każdym najemcy i kończy się zapisaną fakturą, której pozycje sumują się do wartości faktury.
Potrzebujesz organizacji z budynkami zapisanymi jako zasoby, po jednym projekcie na najemcę z aktywną rezerwacją oraz faktury od dostawcy do podziału. Definicjami atrybutów zarządza administrator.
Krok po kroku
Przejdź cały proces
- 1
Utwórz dwie definicje atrybutów
Otwórz Atrybuty. Utwórz definicję dla poziomu budynków — nazwa Ochrona, typ liczbowy, jednostka %. Utwórz drugą dla poziomu najemców — nazwa Powierzchnia, typ liczbowy, jednostka m2. Atrybut należy albo do zasobów, albo do projektów, a ta para to celowo po jednym z każdego poziomu: atrybut budynku decyduje, jaką część kosztu ponosi każdy budynek, a atrybut najemcy dzieli tę część między najemców tego budynku.
Wskazówki
- Nic nie stoi na przeszkodzie, by dwie definicje miały tę samą nazwę — jedna dla zasobów, druga dla projektów. Tylko jedna z nich jest używana w podziale, więc przed wpisaniem wartości sprawdź, który poziom edytujesz.
- Użyj typu liczbowego. Jednostka jest tylko wyświetlana obok wartości i nie wpływa na wyliczenia.
- 2
Zapisz udział ochrony na każdym budynku
Otwórz Zasoby, wybierz budynek i w zakładce Atrybuty wpisz wartość Ochrona. Zrób to dla każdego budynku objętego fakturą — na przykład Budynek A 23,98, Budynek B 23,42, Budynek C 34,60. Zapisanie wartości to cała konfiguracja; nie ma osobnego ekranu mapowania.
Wskazówki
- Wartości nie muszą sumować się do 100. Każdy budynek bierze swoją wartość podzieloną przez sumę wszystkich, więc zestaw sumujący się do 200 dzieli tak samo — suma wpływa tylko na czytelność.
- Budynek bez wartości po prostu nie bierze udziału w podziale. To mechanizm wykluczania, a nie błąd.
- 3
Zapisz powierzchnię na każdym projekcie najemcy
Otwórz Projekty, wybierz projekt, przez który fakturujesz najemcę, i w jego zakładce Atrybuty wpisz wartość Powierzchnia w m2. Powtórz dla każdego najemcy — Najemca A, Najemca B, Najemca C. Te liczby dzielą część budynku między zarezerwowanych na nim najemców.
Wskazówki
- Jeżeli żaden z najemców zarezerwowanych na budynku nie ma wartości Powierzchnia, część tego budynku zostanie podzielona między nich po równo, a nie pominięta. Podział po równo tam, gdzie oczekujesz proporcjonalnego, oznacza brak wartości.
- Pustostany są poza wyliczeniem, więc zajęte lokale przejmują cały koszt. Jeżeli pustostan ma nieść własny udział, musi istnieć jako projekt z wartością atrybutu, jak każdy inny.
- 4
Wypełnij podział na fakturze
Otwórz fakturę od dostawcy i rozwiń Kategoryzację. Nad pozycjami znajdziesz Wypełnij wg <nazwa> dla płaskiego podziału na jednym atrybucie projektu oraz Wypełnij wg kaskady <nazwa> dla podziału dwustopniowego używanego w tym samouczku. Naciśnij przycisk kaskady. Flowtly zaproponuje pozycje wraz z kwotami.
Wskazówki
- Nic nie jest zapisywane, dopóki nie zapiszesz faktury. Możesz nacisnąć inny przycisk albo użyć Wyczyść wszystko i zacząć od nowa, bez konsekwencji.
- Wypełnij wg zużycia mediów to zupełnie inny mechanizm — dzieli na podstawie odczytów liczników, nie atrybutów.
- 5
Sprawdź podział przed zapisaniem
Sprawdź trzy rzeczy. Po pierwsze, czy na liście są te projekty, których oczekujesz. Po drugie, czy kolumna Waga pokazuje udziały, które rozpoznajesz. Po trzecie, czy Suma alokacji projektowej wynosi 100% i kwotę netto faktury. Następnie zapisz.
Wskazówki
- Brakujący najemca prawie zawsze oznacza jedno z dwojga: brak wartości atrybutu na tym projekcie albo brak rezerwacji aktywnej w dniu otrzymania faktury.
- O tym, kto bierze udział, decyduje data otrzymania faktury. Najemca, który wyprowadził się przed jej wpływem, nie znajdzie się w podziale — podobnie jak ten, który wprowadził się później.
- Kwoty są zaokrąglane tak, by pozycje sumowały się dokładnie do kwoty netto faktury, a nie kończyły grosz niżej.
- 6
Potwierdź, że koszt trafił na projekty
Otwórz jeden z projektów najemcy i zajrzyj do Finanse projektu, Powiązane koszty. Każdy wiersz pokazuje zarówno pełną kwotę faktury, jak i udział przypisany do tego projektu — to najszybsze potwierdzenie, że najemca został obciążony zgodnie z zamiarem.
Wskazówki
- Najemca wynajmujący kilka lokali w jednym budynku liczony jest raz, w ramach jednego budynku, a nie osobno za każdy lokal. Jego udział nie jest mnożony przez liczbę lokali.
- Jeżeli podział ignoruje wartości, które na pewno wpisałeś, otwórz Atrybuty i sprawdź, czy edytowałeś definicję należącą do właściwego poziomu — zasobów czy projektów.
Zasoby