Wystawiaj faktury w kilka sekund — prosto z zatwierdzonej pracy

Faktury Flowtly udostępnia narzędzia do zarządzania fakturami wychodzącymi, umożliwiając użytkownikom tworzenie, weryfikowanie i wysyłanie faktur sprzedażowych do klientów. Funkcje te zapewniają rzetelną dokumentację finansową świadczonych usług i dostarczonych produktów. Tworzenie i zarządzanie fakturami wychodzącymi Flowtly umożliwia generowanie i nadzorowanie wszystkich faktur wystawianych klientom. Utwórz fakturę: Zainicjuj fakturę sprzedażową, podając dane klienta, datę wystawienia, termin płatności oraz odpowiednie pozycje dotyczące usług lub produktów. Sprawdź szczegóły faktury: Zweryfikuj pozycje faktury, obliczenia i dane klienta pod kątem poprawności przed jej finalizacją. Dołącz dokumenty pomocnicze: Dodaj do faktur wychodzących odpowiednie dokumenty, takie jak raporty projektowe czy umowy o świadczenie usług, aby ułatwić klientowi ich weryfikację i odniesienie się do szczegółów rozliczenia. Podgląd faktury: Wygeneruj podgląd faktury, aby zweryfikować jej układ i treść przed wysyłką. Wyślij fakturę: Dostarcz sfinalizowaną fakturę do klienta bezpośrednio z poziomu systemu. Monitoruj status faktury: Śledź status faktury – oczekująca, wysłana, opłacona lub zaległa – na liście faktur. Wyszukiwanie i filtrowanie faktur Lista faktur udostępnia narzędzia ułatwiające odnalezienie konkretnych faktur wśród wszystkich zarejestrowanych faktur wychodzących. Szukaj po kliencie lub danych faktury: Skorzystaj z pola wyszukiwania, aby znaleźć faktury na podstawie nazwy klienta lub innych danych faktury. Filtruj według statusu: Zastosuj filtr statusu, aby wyświetlić wyłącznie faktury w danym stanie, np. wersja robocza, oczekująca, wysłana lub zaległa. Łącz wyszukiwanie z filtrami: Używaj wyszukiwania i filtrów statusu jednocześnie, aby zawęzić wyniki na liście faktur. Wyczyść filtry: Usuń zastosowane filtry, aby powrócić do pełnej listy faktur wychodzących. Pozycje kosztów okresowych na fakturach Gdy projekt obejmuje cykliczne koszty okresowe dotyczące wielu aktywów, na przykład kilku miejsc parkingowych lub jednostek rozliczanych w tej samej kategorii, faktura wychodząca łączy te opłaty w jedną pozycję zamiast wykazywać każdy aktyw osobno. Konsolidacja opiera się na dopasowaniu kategorii, ceny jednostkowej, miesiąca rozliczeniowego, stawki podatkowej, waluty, jednostki miary i projektu, dzięki czemu wersja robocza i finalna faktura zawsze prezentują klientowi te same, zgrupowane wiersze. Sprawdź skonsolidowane wiersze: Zweryfikuj ilość podaną w połączonym wierszu, aby upewnić się, że odzwierciedla ona łączną liczbę aktywów objętych daną opłatą. Polegaj na spójnych podglądach: Podgląd faktury powinien zawsze odpowiadać ostatecznie wystawionej fakturze, ponieważ konsolidacja jest stosowana jeszcze przed wygenerowaniem wersji roboczej. Rozróżniaj pozostałe typy wierszy: Miej na uwadze, że koszty relacji biznesowych, koszty wspólne, opłaty przechodnie, zużycie z liczników oraz ręczne korekty rozliczeń pozostają wykazywane jako osobne wiersze i nie podlegają konsolidacji. Prezentacja pozycji faktury Wiersze wersji roboczej faktury wyświetlają nazwy kategorii i jednostki w spójny sposób, niezależnie od tego, czy dana opłata występuje jako suma zgrupowana, czy jako pojedyncza pozycja. Dzięki temu łatwiej zinterpretować etykietę kategorii i jednostki widoczną w każdym wierszu przed wysłaniem faktury do klienta. Sprawdź spójność kategorii: Upewnij się, że zgrupowane i pojedyncze wiersze faktury wyświetlają tę samą nazwę kategorii i ten sam zapis dla tego samego rodzaju opłaty. Zweryfikuj jednostki miary: W przypadku pozycji mierzonych, na przykład opłat naliczanych na podstawie powierzchni, upewnij się, że wiersz przedstawia prawidłową jednostkę, np. metry kwadratowe, a nie ogólny symbol zastępczy. Potwierdź ilość dla pozycji jednostkowych: W przypadku opłat naliczanych za pojedynczy, policzalny element, taki jak miejsce parkingowe, bez zarejestrowanego pomiaru, faktura powinna wskazywać ilość równą jeden. Sprawdź przed wysłaniem: Zweryfikuj wiersze wersji roboczej faktury, aby upewnić się, że nazwy kategorii i jednostki odpowiadają rzeczywistemu rodzajowi opłaty przed jej wysłaniem. Przykładowe zastosowania Wystawienie faktury za zrealizowane usługi: Kierownik projektu wystawia klientowi fakturę po zakończeniu etapu projektu. Wysyłka cyklicznej faktury miesięcznej: Administrator przygotowuje i wysyła miesięczną fakturę za bieżące usługi ryczałtowe. Weryfikacja faktury przed wysłaniem: Pracownik działu finansowego sprawdza wszystkie pozycje i wyliczenia podatkowe na wersji roboczej faktury przed jej wysłaniem. Potwierdzenie skonsolidowanych opłat: Koordynator ds. rozliczeń sprawdza, czy połączona pozycja obejmująca kilka miejsc parkingowych odzwierciedla prawidłową łączną ilość przed wysłaniem faktury. Powiązane strony Faktury zbiorcze Wysyłanie faktur Lista faktur i ich tworzenie Zużycie z liczników na fakturze dla klienta Podgląd faktury / dołączanie do budżetu Wiadomości e-mail z fakturami Ścieżki w aplikacji Otwórz Faktury

E-fakturowanie Moduł E-fakturowanie w Flowtly umożliwia organizacjom wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych zgodnie z wymogami regulacyjnymi. Integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) , automatyzując wymianę ustrukturyzowanych danych fakturowych między organizacją a jej kontrahentami . Faktury wychodzące utworzone w Flowtly mogą być automatycznie konwertowane do wymaganego formatu XML i przesyłane do KSeF. Moduł śledzi status przesyłek , przechowuje numery potwierdzeń i sygnalizuje błędy walidacji, dzięki czemu problemy mogą być rozwiązane przed upływem terminów zgodności. Synchronizacja faktur przychodzących pobiera faktury wystawione na Twoją organizację bezpośrednio z KSeF do Flowtly. Otrzymane faktury są dopasowywane do istniejących rekordów dostawców i mogą być kierowane przez obiegi zatwierdzania , zmniejszając ręczne wprowadzanie danych i ryzyko błędów przetwarzania. Korekty faktur są w pełni obsługiwane, włączając zarówno faktury korygujące, jak i noty korygujące. Moduł utrzymuje przejrzysty ślad audytu łączący oryginalne faktury z ich korektami, zapewniając dokładność i auditowalność rekordów w każdym momencie. Podczas przeglądania otrzymanej faktury pola kwoty netto i brutto akceptują wartości ujemne, dzięki czemu faktura korygująca zmniejszająca lub odwracająca pierwotną kwotę może zostać wprowadzona dokładnie tak, jak została wystawiona. Ujemna kwota netto w połączeniu z odpowiadającą jej ujemną kwotą brutto jest akceptowana jako prawidłowa i nie jest oznaczana jako błąd. Przykłady zastosowań Automatyczne przesyłanie wychodzących faktur sprzedażowych do KSeF po zatwierdzeniu w Flowtly. Synchronizacja przychodzących faktur zakupowych z KSeF i kierowanie ich do wewnętrznego zatwierdzenia. Generowanie i przesyłanie faktur korygujących po zidentyfikowaniu błędów rozliczeniowych. Monitorowanie statusu wszystkich przesłanych faktur i szybkie rozwiązywanie błędów walidacji XML. Utrzymywanie pełnego śladu audytu wszystkich wymian faktur elektronicznych na potrzeby zgodności regulacyjnej. Powiazane strony Faktury Grupy podatkowe Kontrahenci Ścieżki w aplikacji Otwórz /e-invoicing Powiązane samouczki Podłącz KSeF do Flowtly

Faktury zbiorcze Faktury zbiorcze w Flowtly usprawniają proces generowania wielu faktur jednocześnie, oszczędzając znaczną ilość czasu organizacjom zarządzającym dużą liczbą projektów rozliczeniowych lub zaangażowań klienckich. Zamiast tworzyć każdą fakturę indywidualnie, moduł faktur zbiorczych pozwala wybrać wiele projektów lub wpisów z kart czasu pracy i wygenerować odpowiadające im faktury w ramach jednej operacji wsadowej . Moduł jest szczególnie wartościowy dla firm usługowych rozliczających klientów w regularnych cyklach. Pobierając dane bezpośrednio z projektów i zarejestrowanych kart czasu pracy, zbiorcze generowanie faktur redukuje ręczne wprowadzanie danych, minimalizuje błędy i zapewnia dokładne ujęcie wszystkich prac do rozliczenia. Każda wygenerowana faktura może być przejrzana i skorygowana przed finalizacją. Fakturowanie zbiorcze integruje się z szerszą funkcjonalnością fakturowania i zarządzania finansami w Flowtly, co oznacza, że wygenerowane faktury podlegają tym samym konwencjom numeracji, regułom podatkowym i obiegom zatwierdzania co faktury tworzone indywidualnie. Zapewnia to czystość i auditowalność dokumentacji finansowej niezależnie od sposobu tworzenia faktur. Przyklady zastosowan Miesięczne rozliczenia klientów: Generowanie faktur dla wszystkich aktywnych projektów klienckich na koniec każdego cyklu rozliczeniowego, zapewniając terminowe i kompletne rozliczanie. Fakturowanie na podstawie kart czasu pracy: Konwersja zatwierdzonych wpisów z kart czasu pracy na faktury zbiorczo, dokładnie rozliczając klientów za godziny przepracowane w wielu projektach. Uzgodnienie na koniec kwartału: Wsadowe tworzenie faktur za nierozliczone prace na koniec kwartału w celu prawidłowego ujęcia przychodu. Klienci wieloprojektowi: Generowanie oddzielnych faktur dla każdego projektu w ramach jednego klienta w jednej operacji, utrzymując przejrzyste rozliczenia na poziomie projektu. Powiazane strony Faktury Projekty Grupy podatkowe Sciezki w aplikacji Przejdź do sekcji Faktury zbiorcze