Wszystko, co robi Flowtly, moduł po module

Ewidencja czasu i produktywność

• Prosta rejestracja czasu z miesięcznym zatwierdzaniem projektówCzłonkowie zespołu rejestrują godziny przy swoich projektach w module Czas pracy — kilka wpisów dziennie, z minimalną długością opisu, jeśli ją ustawisz. Na koniec miesiąca opiekun klienta każdego projektu klienckiego sprawdza i zatwierdza godziny oraz stawki, aby dział finansów mógł je zafakturować.
• Powiązuj wpisy z projektami i klientamiKażdy wpis czasu trafia do projektu lub fazy, a klient projektu przechodzi dalej — do stawek, faktur i zestawienia usług dla klienta. Błędnie przypisany wpis przeniesiesz do innego projektu, chyba że projekt, z którego wychodzi, został już zafakturowany.
• Stawki indywidualne i klasy rozliczeńUstal stawkę godzinową każdego członka zespołu dla projektu klienckiego, ze stanowiskiem widocznym na fakturze i datowanymi stawkami, których historię zachowuje opcja Przedłuż. Domyślne ceny mogą wynikać z atrybutów, np. poziomu doświadczenia, a projekty są ryczałtowe, Time & Material, niefakturowane lub wewnętrzne.
• Raporty godzin, wykorzystania i projektów z uwzględnieniem etatuWidok Actuals zestawia zaplanowane godziny każdej osoby z godzinami zaraportowanymi, tydzień po tygodniu, względem jej własnego tygodnia umownego i etatu. Eksport kart czasu grupuje godziny według członka zespołu, projektu lub zadania, a wyliczane KPI projektów są przeliczane przy każdym odczycie.

Zadania i projekty

• Organizuj pracę w listach zadań w ramach każdego projektuGrupuj zadania projektu w nazwane listy zadań: każdy nowy projekt startuje z listami Decyzje, Praca i Dokumenty, które możesz zmieniać, przestawiać, usuwać lub uzupełniać. Filtruj według statusu, osoby przypisanej, priorytetu lub terminu w widoku listy, tablicy, kalendarza lub przepływu pracy.
• Cztery poziomy priorytetu: niski, normalny, wysoki i pilnyKażde zadanie ma priorytet: niski, normalny, wysoki lub pilny, a nowe zadania zaczynają od normalnego. Filtruj listę zadań według priorytetu, a także statusu, osoby przypisanej i terminu.
• Zadania cykliczne z regułami dziennymi, tygodniowymi i miesięcznymiReguły cykliczności działają dziennie, tygodniowo lub miesięcznie, z interwałem, dniem tygodnia lub miesiąca, opcjonalną datą końcową i maksymalną liczbą wystąpień. Każde wystąpienie powstaje automatycznie jako zwykłe zadanie powiązane ze swoją regułą.
• Wątki komentarzy, obserwatorzy i wielokrotne przypisanieZadanie może mieć kilka osób przypisanych, z których każda dostaje e-mail przy przypisaniu, oraz obserwatorów, którzy subskrybują je, by śledzić zmiany. Przypisani i subskrybenci rozmawiają w wątkach komentarzy z autorem i godziną, a subskrybenci dostają e-mail o każdym nowym komentarzu.
• Statusy zadań wspólne dla całej organizacji i szablony zadań do ponownego użyciaStatusy zadań, każdy z nazwą i kolorem, są wspólne dla wszystkich projektów w organizacji; oznacz, które oznaczają pracę w toku, a które zamknięcie, i wskaż domyślny. Dowolne zadanie oznaczysz jako szablon, by użyć jego struktury przy podobnej pracy.
• Szablony projektów z fazami i datami względnymiOpisz powtarzalny projekt raz: fazy, listy zadań i zadania, każde z terminem liczonym w dniach od startu. Wybierz datę rozpoczęcia, sprawdź podgląd z datami i utwórz całą strukturę jednym krokiem. W odróżnieniu od zadań cyklicznych i szablonów zadań zakłada cały projekt; szablon przechowuje tylko strukturę i terminy, więc nie kopiuje klienta, zespołu, stawek ani budżetu.
• Każdy projekt pod kontroląSprawdzaj w jednym widoku, czy każdy projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem, w ramach budżetu i z odpowiednią obsadą — aby wyłapać opóźnienia, zanim staną się kosztowne dla klienta.
• Action center utrzymuje porządek w operacjachJeden hub, który ujawnia i naprawia luki w danych — od nieprzypisanych godzin do niekompletnych rekordów — i ponownie przypisuje godziny, gdy ludzie zmieniają zespoły.
• Miesięczne zatwierdzenie przed fakturowaniemCo miesiąc opiekun klienta w projekcie sprawdza godziny i stawki do zafakturowania, koryguje dowolną pozycję z podaniem powodu i podpisuje. Dział finansów widzi podpisany miesiąc na liście projektów i dostaje powiadomienie; ponownie otworzyć go może tylko administrator.
• Foldery projektów dla długich listGrupuj projekty pod zwijanymi nagłówkami folderów, z etapami nadal zagnieżdżonymi w środku, i przeszukuj wszystkie foldery naraz.

Zasoby: kto pracuje nad którym projektem i kiedy

Otwórz demo jako kierownik projektu

• Plan obsady: projekt, rola, osobaKażdy projekt rozwija się w role, których potrzebuje, a role w osoby zarezerwowane tydzień po tygodniu. Określ, ilu osób potrzebuje rola, a nieobsadzona rola pojawi się jako luka od tygodnia, w którym się otwiera. Filtr „Tylko otwarte role” daje gotową listę do rekrutacji lub przesunięć.
• Dostępność z uwzględnieniem urlopów i niepełnego etatuWidok osób mierzy każdego względem jego własnego tygodnia z umowy i harmonogramu pracy. Zatwierdzony urlop jest odejmowany od dostępności, więc osoba na urlopie czy na części etatu nigdy nie wygląda na wolną, gdy nie jest.
• Ławka i robocze rezerwacjeŁawka pokazuje, kto ma jeszcze wolny czas w wybranym okresie, zaczynając od najbardziej dostępnych. Przeciągnij osobę na rolę, aby naszkicować roboczą rezerwację. Robocze rezerwacje nie liczą się do obsady, dopóki nie potwierdzi ich Zatwierdzający planowanie zasobów, więc możesz bezpiecznie porównać warianty.
• Wnioski o obsadę ze sprawdzeniem obciążeniaKierownicy projektów wnioskują o osobę do roli, podając udział czasu, okres i notatkę. Zatwierdzający widzi, czy zgoda przeciąży kogokolwiek, i zatwierdza, zatwierdza na proponowanym niższym udziale albo odrzuca.
• Wartości rzeczywiste: plan kontra zaraportowane godzinyPorównuj zaplanowane godziny każdej osoby z czasem, który zaraportowała, tydzień po tygodniu, razem z wykorzystaniem rozliczalnym i podziałem, na co poszły godziny. Przy uprawnieniach do finansów planowania zasobów widok Finanse dodaje przychód, koszt i marżę na osobę z rozbiciem na projekty.
• Co jest potrzebne, zanim zaczniesz planowaćDaj planistom, zatwierdzającym i finansom taki dostęp, jakiego każdy z nich potrzebuje: jedna rola planuje, inna potwierdza szkice i zgłasza zapotrzebowanie, a przychód, koszt i marżę widzą tylko wybrane przez Ciebie osoby. Planowanie działa na komputerze; Actuals działa też na telefonie.
• Zapotrzebowanie, wnioski i akceptacja — dla zespołów, które ich używająZespoły planujące przez zgłoszenia mogą zadeklarować zapotrzebowanie na rolę, a kierownik projektu wnioskuje o osobę z udziałem i okresem. Akceptujący widzi Pending i Conflicts, a następnie akceptuje zgodnie z wnioskiem, akceptuje w niższym udziale albo odrzuca z powodem. Przydziały mają status Open, Draft lub Confirmed, a Actuals porównuje godziny planowane z raportowanymi.

Fakturowanie i klienci

• Automatyczne faktury na podstawie zarejestrowanych godzinWystaw fakturę za projekt kliencki i okres bezpośrednio z zarejestrowanych godzin. Każdy członek zespołu to osobna pozycja według jego stawki projektowej, za dokładnie zarejestrowany czas, z VAT ustawionym według kraju klienta i wcześniej oznaczonymi brakującymi stawkami.
• Obsługa wielu walut, VAT i reguł podatkowychWystawiaj faktury klientom w ich walucie, z kursem zapisanym na każdej fakturze; inne waluty Flowtly przelicza po dziennych kursach NBP na potrzeby budżetów, raportów i eksportów. Grupy podatkowe stosują reguły VAT dla poszczególnych krajów do pozycji faktur.
• Masowe generowanie faktur z kart czasu i projektówZaznacz kilka projektów lub wpisów z kart czasu i wygeneruj ich faktury w jednej partii. Każdą fakturę można sprawdzić i poprawić przed zatwierdzeniem, ma tę samą numerację i reguły podatkowe co pojedyncza faktura i może obejmować także fazy projektu.
• Przypomnienia o zaległościach przygotowane za Ciebie, wysyłane przez CiebiePo włączeniu codzienna kontrola przygotowuje szkic przypomnienia dla każdej zaległej faktury sprzedażowej, która nie jest w pełni opłacona, a po częściowej wpłacie wskazuje tylko pozostałą kwotę. Przeglądasz każdy szkic, edytujesz treść lub dodajesz DW i zatwierdzasz wysyłkę; nic nie wychodzi automatycznie, a wysłane, odrzucone i nieudane przypomnienia zostają w Historii.
• Kompensata z jednym kontrahentem, prosto z przypomnieńZ kolejki przypomnień o płatności deklarujesz kompensatę z jednym kontrahentem: zaznaczasz swoje faktury z oczekującym przypomnieniem oraz jego dokumenty kosztowe, wpisujesz kwoty, które muszą się dokładnie równoważyć, i datę dotarcia oświadczenia do drugiej strony. Kwota pozostała do zapłaty maleje o kompensatę, a przypomnienia dla faktur rozliczonych w całości są odrzucane. Oświadczenie przekazujesz samodzielnie, Flowtly je rejestruje.
• Opisy pozycji faktur dopasowane do klientaZapisz zdania, których oczekuje kontrahent, np. numer umowy czy adres obiektu, z automatycznie wstawianym miesiącem lub kwartałem rozliczeniowym. Wybierz szablon przy pisaniu pozycji i zobacz podgląd tak, jak zostanie wydrukowany. Szablon wypełnia tylko opis: kwoty, VAT i już wysłane faktury pozostają bez zmian.
• Dostawcy i klienci, wzbogacani automatycznieProwadź jeden rejestr wszystkich klientów, dostawców i partnerów z identyfikatorami podatkowymi i warunkami płatności, automatycznie wzbogacany o publiczne dane biznesowe, z wykrywaniem i scalaniem duplikatów, aby zachować porządek.
• Punkt sprzedaży (POS) do sprzedaży przy ladzieDla sklepu, który sprzedaje towary przy ladzie: katalog produktów z cenami brutto, ewidencja stanów zapisująca każdą dostawę, sprzedaż i inwentaryzację oraz kasa, która jednym krokiem wystawia fakturę i zmniejsza stan magazynu. Kasjer nie widzi cen zakupu ani marży.

CRM

• Śledzenie transakcji w lejku sprzedażyUtwórz transakcję z klientem, kwotą i etapem, a potem przeciągaj ją po tablicy, gdzie każdy etap to kolumna. Sumy otwartego i ważonego pipeline’u są liczone osobno dla każdej waluty, a karty są oznaczane po terminie zamknięcia lub po 30 dniach bez zmian.
• Listy potencjalnych klientów i kwalifikacja firm do transakcjiPracuj z firmami na listach potencjalnych klientów, od etapu Nowa przez Skontaktowana do Zakwalifikowana, rejestrując wiadomości, rozmowy i spotkania z podziałem na kanały. Opcja Nie kontaktować blokuje dalsze wpisy, a zakwalifikowana firma w jednym kroku staje się klientem i transakcją.
• Pulpit sprzedaży z ważonym pipeline’em i analizą wycieków w lejkuPulpit sprzedaży pokazuje otwarty i ważony pipeline, wymienia każdą zaległą lub zastałą transakcję w sekcji Wymaga Twojej uwagi i prowadzi potencjalnych klientów przez lejek aż do wygranych transakcji, z odsetkiem odpadających na każdym etapie i wskazaniem największego wycieku.
• Zamień potencjalnego klienta w klienta i transakcję jednym krokiemPrzekonwertuj potencjalnego klienta w nowego lub istniejącego klienta: kontakty zostaną skopiowane, na pierwszym etapie lejka powstanie transakcja z pochodzeniem „Potencjalny klient”, a oś czasu pozyskiwania zostanie tam, gdzie była.
• Zamykaj transakcje jako wygrane lub przegrane — z powodami, które da się policzyćUpuść transakcję na „Wygrana” lub „Przegrana” pod tablicą lejka, a zaraz potem możesz ją cofnąć. Przy przegranej Flowtly pyta o powód ze stałej listy, z opcjonalną notatką. Zamknięte transakcje trafiają na zakładkę Lista, gdzie filtrujesz je po statusie i ponownie otwierasz tę, która wróciła.

Członkowie zespołu

• Centralne dane członków zespołu i ich umowyProfil każdego członka zespołu zawiera dane osobowe i kontaktowe, umowy (rodzaj, okres, wymiar etatu), przesłane dokumenty, stawki projektowe, benefity oraz uprawnienia. Usunięcie osoby kończy jej otwarte umowy, ale zachowuje rekord, więc wcześniejsze godziny i nieobecności nadal są czytelne.
• Śledź pensje, benefity, role i dostępyUmowy przechowują warunki płacowe każdego członka zespołu — kwotę, netto lub brutto oraz podstawę rozliczenia — widoczne tylko z uprawnieniem do zarządzania umowami. Benefity mają cenę, stawkę podatku i dopłatę firmy, a zakładka Uprawnienia przypisuje role decydujące o tym, co każda osoba może robić.
• Pojemność i wypalenie zawodowe na pierwszy rzut okaWykorzystanie, nadgodziny i urlopy w całym zespole. Wiedz, kiedy możesz wziąć nową pracę i kto jest przeciążony zanim się załamie.
• Benefity, uproszczoneZdefiniuj i przypisz benefity, takie jak opieka medyczna, karty sportowe, posiłki i ubezpieczenia, z poziomami pokrycia i cenami, Historia czyszczona.
• Oceny i feedbackProwadź strukturyzowane oceny efektywności i feedback 360° w jednym miejscu, powiązane z profilem każdej osoby i ich rozwojem w czasie.
• Cele, które się kaskadują (OKR i KPI)Ustalaj cele na poziomie firmy, działu i pracownika oraz śledź ważone kluczowe wyniki. Powiąż cel z cyklem ocen, a oceny kluczowych wyników trafią do oceny okresowej każdej osoby, więc cele i oceny mówią to samo.
• Jasne obowiązki i profile rólPrzypisuj obowiązki do stanowisk, grupuj je w standardowe profile ról i śledź odpowiedzialność w zespołach — dzięki czemu zakres obowiązków jest jasny, a Ty możesz pewnie planować zatrudnienie i restrukturyzację.
• Rekrutacja: kandydaci, CV i etapyOtwórz rekrutację na każde stanowisko z wymaganiami, osobami odpowiedzialnymi i widełkami wynagrodzenia, a CV, notatki i umiejętności każdego kandydata trzymaj w jednym profilu. Przeciągaj kandydatów między etapami rekrutacji: zaaplikowani, oczekujący, odrzuceni. Wymaga roli Menedżer kandydatów.
• Strona oferty pracy, przez którą każdy może się zgłosićOtwórz rekrutację i udostępnij jej stronę oferty. Każdy, kto ma link, może się zgłosić i dołączyć CV — bez konta w Flowtly. Każde zgłoszenie trafia do rekrutacji z CV, notatkami i umiejętnościami na jednym profilu, a kandydatów przenosisz między etapami: zgłoszeni, wybrani lub odrzuceni. Flowtly ich nie ocenia ani nie szereguje.
• Terminy rozmów jako link do rezerwacji, który udostępniaszZaproponuj terminy rozmowy na profilu kandydata, a Flowtly zamieni je w link do rezerwacji i wyśle go kandydatowi e-mailem; rekruter może go też skopiować. Kandydat otwiera go i wybiera jeden z terminów, bez zakładania konta, a Ty wybierasz, jak długo pozostaje aktywny — od godziny do 30 dni. Proponowanie terminów wymaga roli menedżera HR; samo posiadanie linku pozwala kandydatowi zobaczyć te terminy i zająć jeden, i nic więcej w Twoim obszarze roboczym. Po rezerwacji obie strony dostają e-mail z potwierdzeniem. Rezerwacja rozmowy to jeszcze nie zatrudnienie — kartoteka pracownika powstaje osobno.
• Zasady firmowe w datowanych wersjachAdministrator publikuje każdą zasadę jako datowane wersje, których nie można edytować ani usunąć; poprawkę publikuje się jako nową wersję. Zasadę, która zmienia się od przyszłego miesiąca, możesz opublikować już teraz z tą datą: dzisiejsza treść obowiązuje do tego dnia, a wybór wcześniejszej daty w historii („Na dzień”) pokazuje ówczesne brzmienie. Każdy pracownik może czytać wszystkie zasady.
• Jedna wspólna lista stanowiskZdefiniuj stanowiska raz i wybieraj je z tej samej listy w umowach o pracę i stawkach projektowych, aby literówka nigdy nie dodała niemal identycznego duplikatu, a raporty pozostały spójne. Stanowiska, które jest jeszcze używane, nie można usunąć.
• Cele wydajności powiązane z ocenąMenedżer wyznacza mierzalny cel każdemu bezpośredniemu podwładnemu w ramach cyklu ocen. Członek zespołu widzi go od otwarcia oceny, a wynik względem celu po opublikowaniu jej rezultatu.

Nieobecności

• Święta państwowe, które nie zmniejszają salda nieobecnościProwadź listę świąt państwowych obowiązujących w Twojej organizacji — powtarzanych co roku lub jednorazowych. Nie zmniejszają salda nieobecności, są widoczne w czasie pracy jak inne dni wolne, a każdy harmonogram pracy może je uwzględniać lub pomijać.
• Synchronizacja nieobecności ze wspólnym Kalendarzem GoogleNieobecności trafiają do wspólnego Kalendarza Google, gdy tylko zostaną zatwierdzone lub utworzone przez przełożonego, a zmiany i usunięcia są synchronizowane tak samo. Udostępnij Flowtly dodatkowy kalendarz, wpisz jego ID w ustawieniach organizacji i pokaż go całej organizacji w trybie tylko do odczytu.
• Urlopy i wakacje, zarządzaneTypy urlopów, wnioski z jednym lub kilkoma zatwierdzającymi, salda i święta w jednym miejscu. Menedżerowie mogą od razu zapisać nieobecność, a administratorzy i kadrowi mogą złożyć wniosek w czyimś imieniu, który trafi do zatwierdzających tej osoby. Żadnego arkusza urlopowego.
• Skutki wniosku urlopowego, zanim zostanie wysłanyPo wybraniu typu i dat wniosek pokazuje, ile dni roboczych kosztuje (bez weekendów, świąt i poza grafikiem danej osoby), saldo teraz i po wniosku, ile zostanie do końca roku oraz czy nakłada się na już zapisaną nieobecność. Wskazuje zatwierdzającego i informuje, kiedy wymagany jest dokument; urlop przed jego naliczeniem jest możliwy tylko wtedy, gdy pozwala na to Twoja organizacja.
• Salda urlopowe, które same się tłumacząKażdy widzi, ile ma dostępne teraz i ile będzie mieć do końca roku, a zakładka urlopu rocznego pokazuje, skąd wzięła się ta liczba: limit dla pełnego etatu, wymiar etatu z umowy, dni naliczone do dziś, przeniesienie z poprzedniego roku, dni przepadłe i wykorzystane. Wymiar dla niepełnego etatu Flowtly przelicza raz, na podstawie umowy.
• Dni oddane w zamian, osobno od urlopu wypoczynkowegoZapisz dzień oddany w zamian, na przykład za święto przypadające w sobotę, jako dzień do odbioru z osobnej przyznanej puli, tak aby saldo urlopu wypoczynkowego pozostało nietknięte. Wniosek, którego pula nie pokrywa, zostaje odrzucony.

Finanse i rentowność

• Śledzenie kosztów per projekt i członek zespołuPrzypisz dokument kosztowy do projektu albo podziel całą fakturę lub pojedynczą pozycję między kilka projektów. Budżety obejmujące koszty członków zespołu mają widok P&L według osób (w wersji podglądowej) z listą bezpośrednich kosztów każdej osoby.
• Prognozowanie nadchodzących płatności i wydatkówWypływy pokazują nadchodzące i zaległe płatności — zaksięgowane faktury i oczekiwane zobowiązania jeszcze niezafakturowane — od dwóch tygodni wstecz do około trzech miesięcy naprzód, jako wykres, kalendarz lub listę. Budżety dodają prognozę wydatków na podstawie trendu zakończonych miesięcy.
• Analiza rentowności wg projektu i osobyFinanse projektu porównują planowany i rzeczywisty wynik, pokazują kwotę do zafakturowania, koszt i marżę w każdej pozycji budżetu początkowego, a marżę brutto można śledzić jako KPI projektu. Widok Finanse w Planowaniu zasobów pokazuje przychód, koszt i marżę na osobę z rozbiciem na projekty.
• Śledź rzeczywiste wyniki przed planowaniem, a potem dodaj plan miesięczny z regułami wzrostuPodepnij koszty i faktury do budżetu i śledź rzeczywiste wartości, zanim powstanie jakikolwiek plan. Potem planuj miesiąc po miesiącu od kwoty bazowej, ze wzrostem wykładniczym, liniowym lub jednostkowym, który przechodzi na kolejne miesiące i lata, dopóki go nie zmienisz.
• Budżety i P&L pod kontroląUstaw budżety dla każdego projektu, klienta lub zespołu i porównuj rzeczywiste wydatki z planem. Wyłap przekroczenia zanim się rozrosną i zobacz zysk i stratę bez budowania arkuszy kalkulacyjnych.
• Twoja pozycja gotówkowa na bieżącoPrzychody i wydatki na jednym pulpicie w czasie rzeczywistym, pogrupowane wg konta bankowego i odświeżane na żądanie. Nie musisz więcej eksportować, aby znaleźć liczbę, która się liczy.
• Synchronizacja bankowa i uzgodnieniePołącz bank, aby automatycznie importować transakcje, albo prześlij wyciągi MT940, a następnie automatycznie dopasuj płatności do faktur.
• Kontrola kosztów z zatwierdzeniamiKategoryzuj każdy koszt, powiąż go z projektem lub budżetem, i rozdziel wydatki przez workflow zatwierdzenia, aby nic się nie pominęło bez autoryzacji.
• Cash Out: wszystkie płatności do zapłatyNadchodzące i zaległe płatności w jednym widoku, od około dwóch tygodni wstecz do trzech miesięcy naprzód: faktury kosztowe już w systemie oraz oczekiwane zobowiązania, które nie mają jeszcze faktury (wyszarzone). Przełączaj się między wykresem tygodniowym lub miesięcznym, kalendarzem dziennym i listą sortowaną po dacie, kwocie lub kontrahencie.
• Podział jednej faktury kosztowej na projekty według atrybutuWpisz liczbę raz, np. udział budynku w całym obiekcie albo powierzchnię najemcy, i wypełnij podział faktury jednym kliknięciem, wprost lub kaskadowo: najpierw budynek, potem najemca. Udziały zawsze sumują się do kwoty faktury, najemca wykreślony z podziału pozostaje zapisany jako wyłączony, a w powiązanych kosztach każdego projektu widać pełną kwotę faktury obok jego udziału.
• Codzienne alerty budżetowe, zanim okres się zamknieKażdego ranka Flowtly sprawdza każdy budżet z planem i powiadamia odbiorców w dzwonku oraz przez push, gdy koszty przekraczają plan o ponad 10% albo marża spada poniżej celu lub jest już zagrożona. Każdy alert pokazuje wykonanie na tle planu, datę, na którą dane są aktualne, i link do budżetu, a sam nigdy niczego w budżecie nie zmienia.
• Budżety, które obejmują także przyszłe projektyObejmij wszystkie projekty poza wykluczonymi albo wszystkie kontrakty projektów, które budżet obejmuje. Wybór zapisuje się jako reguła, więc projekt lub kontrakt utworzony w przyszłym miesiącu trafia do budżetu bez jego ponownej edycji. Zacznij od obserwacji rzeczywistych wyników, a potem dodaj plan miesięczny ze wzrostem procentowym, stałym lub jednostkowym.
• Akceptacja faktur kosztowych kierowana do właściwej osobyWłącz workflow akceptacji, a każda faktura przychodząca trafi do właściciela tagu jej kategorii kosztowej, potem do właściciela powiązanego kosztu, a w pozostałych przypadkach do wszystkich z uprawnieniem do faktur. Akceptujący pracują na własnej zakładce „Na mnie”, odrzucenie ma notatkę, a każda faktura zachowuje historię decyzji.
• Opłać paczkę faktur kosztowych jednym plikiem do bankuZakładka „Niezapłacone” to Twoja kolejka płatności, z akceptacją lub bez niej. Zaznacz faktury do zapłaty i wyeksportuj jeden plik do importu przelewów zbiorczych w banku zamiast wpisywać każdy przelew: ISO 20022 pain.001 XML dla przelewów SEPA, krajowych i podzielonej płatności albo Multicash PLI dla ING. Faktury dostawców bez danych bankowych są pomijane i oznaczane.
• Import bezpośrednio do systemu ERPPrzekazuj gotowe do importu pliki dla Comarch Optima, enova365, Symfonia i Wapro za miesiąc lub wybrany zakres dat: faktury i koszty dla wszystkich czterech systemów, a w eksporcie do Optimy także urlopy i nieobecności pracowników.
• Pytania księgowego przy dokumenciePytania o konkretną transakcję bankową lub fakturę kosztową padają i są wyjaśniane bezpośrednio przy tym dokumencie, w jednym wątku księgowego i zespołu. Skrzynka Pytania i licznik nierozwiązanych pytań pokazują, co jeszcze czeka na zamknięcie miesiąca, a rozwiązane wątki zostają w historii dokumentu i można je ponownie otworzyć.
• Faktury z całego okresu w jednym archiwum PDFPoproś połączonego asystenta AI o wszystkie faktury wystawione w danym miesiącu i odbierz jedno archiwum ZIP z plikami PDF: faktury wysłane lub przyjęte w KSeF oraz korekty, nigdy szkice, przypisane do okresu według daty sprzedaży, tak jak w eksportach księgowych. Dokumenty, o które prosi księgowy, obok plików do importu w ERP.
• Marża według etapów projektuJeden wiersz na etap pokazuje, ile zafakturowano, ile kosztowały zalogowany czas i koszty powiązane oraz jaka jest marża, w dowolnym zakresie dat. Koszty z datą po zamknięciu etapu są oznaczone, a wiersz całego projektu obejmuje też to, co zaksięgowano bezpośrednio na projekcie.
• Rachunek wyników per osobaW budżecie obejmującym koszty pracowników zakładka rachunku wyników per osoba pokazuje, ile kosztuje każda osoba, a po jej otwarciu widać pozycje kosztów bezpośrednich składające się na tę kwotę. Obecnie funkcja w wersji zapoznawczej.

E-Fakturowanie i KSeF

• Automatyczna konwersja XML i śledzenie statusu wysyłkiDla podmiotów polskich faktury sprzedażowe są konwertowane do wymaganego formatu XML i wysyłane do KSeF. Flowtly Workspace śledzi status każdej wysyłki, zapisuje numer potwierdzenia i zgłasza błędy walidacji, aby można je było poprawić przed terminem.
• Synchronizacja faktur przychodzących z routingiem do workflow akceptacjiDla podmiotów polskich faktury wystawione na Twoją organizację w KSeF trafiają do Flowtly Workspace i są dopasowywane do istniejących dostawców. Przy włączonej akceptacji każda trafia do właściciela tagu kategorii kosztu, potem do właściciela powiązanego kosztu, a w innym razie do osób z uprawnieniem do faktur.
• Faktury korygujące z pełną ścieżką audytuWystawiaj faktury korygujące i noty korygujące, każdą powiązaną z korygowaną fakturą. Korekta pokazuje pierwotne pozycje przed korektą i poprawione pozycje po korekcie, a jej PDF jest zgodny z dokumentem złożonym w KSeF dla podmiotów polskich.
• E-fakturowanie i KSeF, gotoweWysyłaj i odbieraj ustrukturyzowane e-faktury przez KSeF automatycznie. Status wysyłki jest śledzony, faktury przychodzące są dopasowywane, a korekty pozostają audytowalne.

Umowy pracownicze

• Historia umów pracowniczych dzięki aneksom i rozwiązaniomZmieniaj umowę pracowniczą, dodając Aneks, który ją przedłuża lub uzupełnia o nowe warunki, a kończ ją Rozwiązaniem w wybranym dniu. Wcześniejsze umowy pozostają w ewidencji, a ich zmiany widać w dzienniku audytu.
• Pliki umów pracowniczych z dostępem zależnym od roliWgrywaj podpisane umowy pracownicze i inne pliki do zakładki Dokumenty członka zespołu jako PDF, PNG, JPG lub GIF do 3 MB, każdy z przypisanym typem dokumentu. Zakładka jest widoczna tylko dla osób z odpowiednią rolą dokumentów.
• Przypisz warunki (np. godziny/tydz., wynagrodzenie)Każda umowa pracownicza zapisuje wielkość etatu, tygodniowy wymiar czasu pracy, wynagrodzenie i stanowisko. Podczas wpisywania Flowtly Workspace pokazuje udział etatu, naliczany urlop wypoczynkowy i dzienny cel w karcie czasu pracy, a warunki płacowe widzą tylko menedżerowie umów.
• Umowa o pracę, Aneks, Rozwiązanie, List intencyjny, DoświadczenieFlowtly Workspace oferuje pięć typów standardowych: Standardowa Umowa o Pracę, Aneks przedłużający umowę lub dodający warunki, Rozwiązanie w wybranym dniu, List intencyjny oraz Doświadczenie zawodowe, które rejestruje wcześniejsze zatrudnienie bez wpływu na salda urlopów. Twoja organizacja może dodać własne typy.
• Umowy i harmonogramy pracyUmowy o pracę w każdym wariancie, plus harmonogramy pracy, jako podstawa danych dotyczących zespołu.

Kontrakty i harmonogramy płatności

• Definiuj kontrakty dostawców i klientów z harmonogramami płatnościUtwórz kontrakt zakupowy lub sprzedażowy z nazwą, kierunkiem i walutą, a potem dodaj pozycje harmonogramu płatności, każdą z kwotą, terminem i kierunkiem. Warunki płatności zapisywane są osobno: liczba dni, od czego jest liczona oraz płatność z góry lub z dołu.
• Łącz kontrakty z budżetami dla automatycznego zasilania planowanych wydatkówBudżet planuje na podstawie pozycji harmonogramu płatności kontraktu, gdy ma do niego dostęp: przez projekt kontraktu, przez bezpośrednie dołączenie kontraktu lub przez tagi budżetowe. Kontrakt bez harmonogramu nie dodaje żadnych kwot planowanych.
• Filtruj wg kierunku, statusu lub powiązanego projektu
• Dołączaj dokumenty do kontraktów dla audytowalnej archiwizacjiDołączaj podpisane pliki kontraktów i aneksów do kontraktu, podglądaj je na miejscu lub pobieraj. Ostatniego dokumentu kontraktu nie da się usunąć, kontrakt bez podpisanego pliku jest oznaczany jako niekompletny, a dołączone pliki są odczytywane, aby uzupełnić puste pola.
• Umowy odczytane z podpisanego pliku, sprawdzone przez CiebiePrześlij podpisane umowy jako PDF lub obraz, pojedynczo lub hurtem, a Flowtly odczyta strony, daty, warunki płatności i ceny do ekranu weryfikacji, który podpowie pasującego kontrahenta. Poprawiasz i zapisujesz; umowa najmu z ceną za m² zachowuje stawkę bez wymyślonej sumy, a plik dodany do istniejącej umowy uzupełnia tylko puste pola.
• Zamówienia zestawione z wykonaną pracąWpisz pozycje zamówienia dla ról ze stawką i szacowanymi godzinami, a sekcja ekonomiki zamówienia zestawi je z godzinami zalogowanymi w każdej roli na projekcie umowy i ich kosztem. Pozycja przekraczająca szacunek jest oznaczana, gdy praca wciąż trwa.

Zarządzanie dokumentami

• Dokumenty przy członkach zespołu, dostawcach, klientach i projektachKażdy dokument zapisujesz pod typem przypisanym do jednego rodzaju rekordu: członków zespołu, dostawców/wykonawców, klientów, projektów, zasobów lub faktur dostawców. Dokumenty otwierasz potem z rekordu, do którego należą, na przykład z zakładki Dokumenty członka zespołu.
• Konfigurowalne typy dokumentów dopasowane do organizacjiZdefiniuj typy dokumentów, które archiwizuje Twoja organizacja, na przykład pozwolenie na pracę lub podpisane zamówienie, oraz rodzaj rekordu, do którego każdy jest przypisany. Zaznacz typ jako dokument z datą ważności, aby jego dokumenty miały datę ważności. Typy można zmieniać, ale nie usuwać.
• Alerty o wygaśnięciu dokumentów i końcu umowy pracowniczejOznacz typ jako dokument z datą ważności, a osoby z rolą dokumentów dostaną e-maile 14, 7 i 1 dzień przed upływem ważności każdego dokumentu. Członkowie zespołu, których umowa pracownicza dobiega końca, również otrzymują przypomnienie e-mailem.
• Podpisuj dokumenty natywnieWysyłaj do podpisu elektronicznego dowolny plik PDF, PNG lub JPEG, nie tylko umowę z jej karty. Każdy podpisujący potwierdza jednorazowy kod wysłany mailem, bez konta we Flowtly, a Ty dostajesz zapieczętowany PDF z certyfikatem audytu. Bez karty DocuSign.
• Wszystkie prośby o podpis na jednej liścieStrona Podpisy pokazuje każdą prośbę, niezależnie od tego, czy zaczęła się od przesłanego pliku czy od umowy, jako wysłaną, częściowo podpisaną, zakończoną, odrzuconą lub wygasłą, z postępem każdego podpisującego. Przy NDA: prześlij PDF, umieść pole podpisu dla każdej strony, wyślij, sprawdź, kto już podpisał, a potem pobierz zapieczętowany dokument i dowody. Wysyłanie wymaga roli menedżera umów lub budżetów.
• Dokumenty załączone do każdej fakturyPrzechowuj paragony, umowy i pliki wspierające powiązane z fakturą lub kosztem, aby księgi były kompletne dokumentacyjnie i gotowe do audytu.

Rezerwacja zasobów

• Samodzielne rezerwacje w kalendarzuCzłonkowie zespołu wybierają zasób i zaznaczają termin w kalendarzu, przeciągając po nim: całe dni w widoku miesiąca, przedziały godzin w widoku tygodnia. Każda rezerwacja trafia na ich listę rezerwacji i do widżetu na pulpicie.
• Unikaj podwójnych rezerwacji i konfliktówZasób ma w danym czasie jednego posiadacza: rezerwacja nakładająca się na inną zostaje odrzucona z komunikatem, że termin jest zajęty. Podczas rezerwacji zasoby są podzielone na wolne i zajęte w wybranym okresie, z informacją, kto i do kiedy je zajmuje.
• Kto trzyma każdy zasób, z zachowaną historią rezerwacjiLista zasobów pokazuje osobę lub projekt, który trzyma każdy zasób — niezależnie od tego, czy zarezerwował go sam, czy przypisał go menedżer. Wygasłe i anulowane rezerwacje pozostają w systemie, więc ewidencja nadal pokazuje, kto co ma.
• Śledzenie zasobów i sprzętuŚledź fizyczne i operacyjne zasoby ze wskaźnikami i odczytami, aby konserwacja i koszt cyklu życia pozostały pod kontrolą.
• Obchody serwisowe, które da się sprawdzićZaplanuj obchody ochrony i sprzątania z oczekiwanymi godzinami i oknem tolerancji. Pracownicy skanują kody QR w punktach kontrolnych, a widok Obchody serwisowe pokazuje każdy obchód jako wykonany, spóźniony, częściowy lub pominięty, z godzinami skanów i, jeśli zostało to zapisane, osobą, która go wykonała, dla dowolnego zakresu dat.
• Kto ma który zasóbLista zasobów pokazuje osobę lub projekt, który trzyma każdy zasób, także sprzęt wydany na stałe i wyłączony z rezerwacji. Przypisania bez daty końcowej nie wygasają same, a rezerwacja nachodząca na istniejącą zostaje odrzucona.
• Zużycie z liczników na fakturze dla klientaRozliczaj liczniki z zasobów zarezerwowanych dla projektu na jego fakturze, osobną pozycją dla każdego licznika. Rozłóż miesiąc proporcjonalnie między odczytami przed nim i po nim, nawet jeśli w samym miesiącu nie było odczytu, albo zafakturuj dokładnie różnicę między dwoma wybranymi odczytami, a przed utworzeniem szkicu sprawdź każdą pozycję w podglądzie.
• Rezerwacje nieruchomości i pokoiZarządzaj rezerwacjami i obłożeniem w nieruchomościach i pokojach, przeglądaj dostępność na pierwszy rzut oka i unikaj podwójnych rezerwacji.
• Kody QR zasobów: zeskanuj i działajWydrukuj oznaczony marką kod QR dla dowolnego zasobu, aby każda osoba w pobliżu mogła jednym skanem zgłosić problem albo zarejestrować obchód ochrony lub sprzątanie. Zgłoszenia mogą być publiczne lub tylko po zalogowaniu, a każdy skan jest przypisany do konkretnego zasobu.
• Zasoby, liczniki i stawki projektu w jednej zakładceZakładka zasobów projektu zawiera jego rezerwacje, relacje handlowe, takie jak dostęp do parkingu, liczniki z ceną jednostkową dla klienta oraz stawki rozliczeniowe za zasoby, a każdą z tych pozycji edytuje rola, która za nią odpowiada.
• Czynsz zafakturowany za m², najemca po najemcyDla każdego parku zobacz, ile zafakturowano każdemu najemcy za metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni, za czynsz, opłaty serwisowe lub media, na tle średniej parku i w czasie, i uzgodnij to z arkuszem zarządcy nieruchomości.
• Obroty najemców i sprzedaż na m²Wpisuj miesięczną sprzedaż każdego najemcy handlowego w jednej siatce, a potem uszereguj najemców według sprzedaży na metr kwadratowy powierzchni objętej ich umowami najmu. Miesiąc, za który nikt nie podał danych, zostaje pusty i nigdy nie jest liczony jako zero.
• Odczyty liczników ze zdjęciaImportuj odczyty ze zdjęcia licznika, arkusza odczytów lub rachunku za media, a także z eksportu Excel. Flowtly odczytuje wartości i podpowiada licznik; nic nie zostaje zapisane, dopóki ich nie sprawdzisz.

Integracje i automatyzacja

• Google Calendar i Kontomatik dla polskich kont bankowychNieobecności trafiają do wspólnego Google Calendar zaraz po zatwierdzeniu, a późniejsze zmiany i usunięcia są tam przenoszone. Przez Kontomatik transakcje z podłączonych polskich firmowych kont bankowych są regularnie importowane i gotowe do dopasowania do faktur i kosztów.
• REST API z osobistymi tokenami dostępu dla skryptów i innych systemówREST API jest opisane w opublikowanym dokumencie OpenAPI 3.1. Skrypty i inne systemy uwierzytelniają się osobistym tokenem dostępu, który działa z uprawnieniami właściciela, domyślnie jest ważny 365 dni (najwyżej 730) i można go w każdej chwili unieważnić.
• Automatyczne kierowanie akceptacji i powiadomieniaFaktury dostawców trafiają do właściciela tagu kategorii kosztu lub powiązanego kosztu, a wnioski o nieobecność do akceptującego lub przełożonego danej osoby. E-maile, powiadomienia w aplikacji i push sygnalizują, co wymaga uwagi, a alerty budżetowe są sprawdzane każdego ranka.
• Zapytaj swój biznes o cokolwiekZadaj pytania w naturalnym języku i uzyskaj odpowiedzi oparte na danych z Flowtly — wszystko z Flowtly Assistant na telefonie.
• Wszyscy klienci w jednym miejscuProwadź księgi dla każdej organizacji klienta z jednego logowania, przełączaj się między workspace’ami i utrzymuj całe portfolio klientów w porządku.
• Dostosuj Flowtly do swoich danychDefiniuj własne atrybuty dla pracowników, projektów i innych rekordów, grupuj je w zestawy z regułami walidacji, a nawet ustalaj na ich podstawie stawki rozliczeniowe — bez zmian w systemie podstawowym.
• Połącz Claude lub ChatGPT: pytaj i działajPołącz swojego asystenta AI z Flowtly przez otwarty Model Context Protocol. Odpowiada na pytania zadane zwykłym językiem na podstawie bieżących danych i wykonuje nazwane działania: rejestruje czas pracy, tworzy lub aktualizuje zadania i umowy, dołącza dokument do faktury, zamyka potencjalnego klienta lub transakcję, dodaje i zaprasza współpracownika. Nigdy nie wychodzi poza Twoje własne uprawnienia w połączonej organizacji.
• Zamykaj transakcje i rejestruj pracę z poziomu czatuPoproś podłączonego asystenta, by oznaczył transakcję jako wygraną, zamknął potencjalnego klienta lub transakcję jako przegraną z powodem z Twojej listy, zarejestrował przepracowane właśnie godziny albo zaktualizował zadanie. Każde z tych działań jest nazwane i nie wykracza poza to, na co pozwala Twoje konto.
• Zapytaj o finanse, a potem uzupełnij dokumentyZapytaj podłączonego asystenta, które faktury są przeterminowane, ile jest na głównym rachunku albo ile wydaliście u dostawcy w zeszłym kwartale — odpowiedzi pochodzą z bieżących danych. Potem poproś go o utworzenie lub aktualizację dostawców, umów i rachunków bankowych albo o dołączenie dokumentu do konkretnej faktury.
• Wdróż nowego współpracownika jedną prośbąPoproś podłączonego asystenta, by dodał nową osobę, wysłał jej e-mailem zaproszenie do logowania i nadał jej grupy uprawnień. Zapraszanie wymaga tych samych uprawnień co zarządzanie osobami w Flowtly, a nowa osoba sama konfiguruje swoje logowanie.
• Przeglądaj faktury do akceptacji w rozmowieZapytaj Flowtly Assistant, co czeka na Twoją decyzję, otwórz wskazaną fakturę i zdecyduj, czy ją zatwierdzić, czy odrzucić z podaniem powodu. Przygotowuje decyzję i prosi o jej potwierdzenie; zapisujesz ją na swojej zakładce „Na mnie”. Zatwierdzenie to decyzja, nie płatność.

Bezpieczeństwo i zgodność

• Dostęp oparty na rolach na poziomie modułów i danychKażde uprawnienie należy do modułu, a grupy uprawnień łączą je według ról, z wyjątkami dla poszczególnych osób. Role przeglądającego i menedżera oddzielają odczyt od zmian, a dane wrażliwe mają osobną rolę: warunki wynagrodzenia z umów o pracę wymagają na przykład roli menedżera umów o pracę.
• Szyfrowanie w transmisji (TLS) i w spoczynku (domyślne szyfrowanie Google Cloud)Połączenia z Flowtly Workspace i między jego komponentami są zabezpieczone TLS, a aplikacja łączy się z bazą danych wyłącznie z zaufanym certyfikatem klienta. Dane w spoczynku w Google Cloud są szyfrowane domyślnym szyfrowaniem dostawcy.
• Architektura tenantowa i codzienne kopie zapasoweDane robocze każdej organizacji znajdują się w jej własnej bazie danych, a nie we wspólnej z innymi organizacjami, a dostęp jest ograniczony do tej organizacji. Kopia zapasowa bazy powstaje automatycznie codziennie, przechowywanych jest 30 ostatnich kopii, a obok działa odtwarzanie do wybranego momentu.
• Pełna ścieżka audytuWeryfikowalny zapis tego, kto zmienił co — od stawek, przez faktury, do umów — gotowy do przeglądów zgodności i due diligence.
• Logowanie jednokrotne przez Microsoft Entra IDWymagaj, aby każdy członek logował się przez Microsoft Entra ID Twojej organizacji. Gdy logowanie jednokrotne jest wymuszone, nikt nie ustawia ani nie resetuje hasła we Flowtly; logowanie kontem Google pozostaje opcją osobistą.
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe, które możesz wymagać od wszystkichSześciocyfrowy kod z aplikacji uwierzytelniającej oprócz hasła, dziesięć jednorazowych kodów odzyskiwania, zaufane urządzenia na 30 dni i opcjonalny kod e-mailem. Wymagaj go w całej organizacji, a każdy, kto go jeszcze nie skonfigurował, zostanie przeprowadzony przez konfigurację przy logowaniu.

Codzienna praca na każdym urządzeniu

• Zainstaluj Workspace na telefonie lub komputerzePracuj w przeglądarce albo zainstaluj z niej Flowtly Workspace na iPhonie, Androidzie lub komputerze — z własnym oknem i ikoną na ekranie głównym, bez sklepu z aplikacjami. Flowtly Workspace na Androida jest też dostępny w Google Play. To ten sam workspace, z tymi samymi danymi i uprawnieniami.
• Powiadomienia, które prowadzą we właściwe miejsceZezwól na powiadomienia na każdym urządzeniu, z którego korzystasz, a akceptacje, wnioski i przypomnienia trafią do przeglądarki, zainstalowanej aplikacji lub na ekran blokady telefonu. Stuknięcie powiadomienia przenosi do sprawy, której dotyczy, a menu z dzwonkiem pokazuje te same powiadomienia w workspace.
• Cały dzień pracy z telefonuPowiadomienie trafia na ekran blokady; stukasz w nie i lądujesz na rekordzie, o który chodzi — oczekującej akceptacji, wniosku do rozpatrzenia. Z tego samego zainstalowanego workspace’u zarejestrujesz przepracowane godziny albo złożysz wniosek o urlop, który przed wysłaniem pokaże, ile dni roboczych będzie kosztował. To ten sam workspace co na laptopie, z tymi samymi danymi i tymi samymi uprawnieniami.
• Ekran główny, na którym Twoja praca jest na pierwszym planieAdministratorzy wybierają, które widżety pulpitu widzi organizacja i które są na górze. Każdy może potem ułożyć własny ekran główny — na telefonie prostymi przyciskami „w górę” i „w dół” — i w każdej chwili wrócić do kolejności ustalonej przez organizację.