Podpisy elektroniczne
Podpisy elektroniczne umożliwiają wysłanie umowy do podpisania bezpośrednio z Flowtly — bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi. Obie strony podpisują dokument online, a tożsamość każdego podpisującego jest weryfikowana jednorazowym kodem (OTP). Po złożeniu podpisów przez wszystkich uczestników Flowtly generuje zapieczętowany plik PDF oraz certyfikat audytu.
Co otrzymujesz
- Wysyłanie z poziomu aplikacji — inicjowanie procesu podpisywania bezpośrednio z rekordu umowy, bez opuszczania Flowtly
- Pola podpisu metodą przeciągnij i upuść — możliwość rozmieszczenia pól dokładnie w miejscach, gdzie każda strona ma złożyć podpis
- Weryfikacja OTP — każdy podpisujący potwierdza swoją tożsamość jednorazowym kodem wysłanym na adres e-mail
- Markowe e-maile z zaproszeniem do podpisu — wiadomości wychodzące zawierają nazwę i logo Twojej organizacji
- Zapieczętowany PDF + certyfikat audytu — zabezpieczony kryptograficznie dokument końcowy oraz pełny ślad: kto podpisał, kiedy i z jakiego adresu IP
Gdzie to znaleźć
Otwórz umowę w sekcji /contracts i skorzystaj z akcji Wyślij do podpisu. Samo podpisywanie odbywa się na dedykowanym serwisie Flowtly: sign.flowtly.eu.
Jak wysłać umowę do podpisu
1. Otwórz umowę
Przejdź do Umów i otwórz umowę, którą chcesz podpisać. Do umowy musi być dołączony dokument — jeśli go brakuje, najpierw go wgraj.
2. Rozmieść pola podpisu (opcjonalnie)
Kliknij Wyślij do podpisu. Flowtly otwiera podgląd dokumentu, w którym możesz opcjonalnie przeciągać pola podpisu na strony. Ten krok jest opcjonalny — możesz wysłać dokument bez umieszczania pól. Jeśli zdecydujesz się na ich dodanie, umieść jedno pole dla podpisującego ze strony Twojej organizacji i jedno dla kontrahenta, dostosuj ich położenie i rozmiar, a następnie przejdź dalej.
3. Dodaj podpisujących i wyślij
Wpisz adresy e-mail wszystkich wymaganych podpisujących (Twój wewnętrzny podpisujący oraz kontakt po stronie kontrahenta). Sprawdź temat i treść wiadomości e-mail, a następnie kliknij Wyślij. Każdy podpisujący otrzyma markową wiadomość z bezpiecznym linkiem do strony podpisywania.
4. Podpisujący składają podpisy
Po kliknięciu linku podpisujący trafia na stronę Flowtly (sign.flowtly.eu). Następnie:
- Zapoznaje się z pełnym dokumentem
- Klika swoje pole podpisu
- Rysuje lub wybiera styl podpisu
- Otrzymuje jednorazowy kod na e-mail i wpisuje go w celu potwierdzenia tożsamości
- Zatwierdza — Flowtly rejestruje podpis, znacznik czasu i adres IP
Cały proces powtarza się dla każdego wymaganego podpisującego. Postęp możesz śledzić z poziomu rekordu umowy.
5. Odbierz zapieczętowane dokumenty
Gdy wszystkie strony złożą podpisy, Flowtly automatycznie:
- Generuje zapieczętowany PDF — zablokowany kryptograficznie, dzięki czemu każda próba ingerencji jest wykrywalna
- Dołącza certyfikat audytu zawierający imię i nazwisko, adres e-mail, znacznik czasu oraz metodę weryfikacji każdego podpisującego
- Powiadamia wszystkie strony e-mailem z linkiem do pobrania dokumentów końcowych
Po zakończeniu podpisywania Flowtly tworzy zapieczętowany PDF oraz certyfikat audytu, dostępne z poziomu żądania podpisu (z odnośnikiem z umowy).
Co widzi podpisujący
Podpisujący nie potrzebuje konta w Flowtly. Otrzymuje przejrzystą, markową wiadomość od Twojej organizacji i klika jeden link. Strona podpisywania jest czytelna i przyjazna dla urządzeń mobilnych. Po wpisaniu kodu OTP podpisujący otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie i może pobrać podpisany dokument.
Kiedy używać podpisów elektronicznych
Korzystaj z podpisów elektronicznych dla umów, przy których wymagasz czytelnej, możliwej do audytu historii potwierdzenia — umów o pracę, umów o świadczenie usług, NDA, umów z dostawcami — bez konieczności przekazywania dokumentów przez zewnętrzne narzędzie, takie jak DocuSign czy Adobe Sign.