Kontrakty

Kontrakty w Flowtly definiują warunki finansowe Twoich zobowiązań — łącząc budżet ze strukturyzowanym zestawem pozycji harmonogramu płatności. Każdy kontrakt określa, kiedy płatności są wymagalne, ich kwoty oraz kierunek (faktura od dostawcy lub fakturowanie klienta), zapewniając pełną widoczność nad zobowiązanymi przepływami pieniężnymi.

Kluczowe pojęcia

Pozycje harmonogramu płatności — pojedyncze elementy określające kwotę, termin płatności i kierunek (dostawca lub klient)
Powiązanie z budżetem — kontrakt można opcjonalnie powiązać z jednym lub kilkoma budżetami, które stanowią finansowe ramy zobowiązania
Kierunek — kontrakty z dostawcami śledzą koszty, które należy uiścić; kontrakty z klientami śledzą oczekiwane przychody
Oznaczenie „Cykliczny” — kontrakt można oznaczyć jako cykliczny, aby wskazać relację powtarzalną/ciągłą; to tylko informacja pomocnicza, a pozycje płatności nadal tworzy się pojedynczo, zamiast generować je automatycznie na podstawie interwału
Załączniki dokumentów — dołącz podpisane pliki kontraktów, aneksy lub dokumenty pomocnicze bezpośrednio do rekordu kontraktu
Warunki płatności — jak długo kontrahent ma na zapłatę, od jakiej daty liczy się termin oraz czy płatność jest wymagalna z góry czy z dołu
Kontrahent — z kim zawarto kontrakt. Opcjonalny: kontrakt można utworzyć i przechowywać bez niego
Automatyczne odczytanie — wgraj podpisaną umowę, a Flowtly odczyta z niej strony, daty, terminy płatności i ceny. Tam, gdzie drugi odczyt mógłby pomóc, możesz ponownie uruchomić odczyt z poziomu dokumentów kontraktu — na przykład po poprawieniu skanu
Kompletność — kontrakt jest sprawdzany pod kątem danych niezbędnych do planowania, a kontrakt, który nigdy nie będzie miał jednej z nich, może to zadeklarować; zob. Weryfikacja kompletności kontraktu
Wgrywanie wielu umów naraz — upuść całą partię podpisanych umów: wgrywanie pokazuje postęp każdego pliku („Przesłano 3 z 20”), a potem jego stan, a Ty zostajesz na liście umów. Każdy wgrany plik czeka w zakładce Do uporządkowania ze swoim stanem — analizujemy, gotowa do sprawdzenia albo nie udało się odczytać, z przyczyną i wyjściem: Spróbuj ponownie, gdy kolejny odczyt może pomóc, Wgraj ponownie, gdy sam plik jest uszkodzony lub nieczytelny. Sprawdzanie pliku otwiera się po jego kliknięciu
Umowa, która już jest w systemie — jeśli wgrasz plik o dokładnie tej samej zawartości, co plik już przechowywany we Flowtly, druga umowa nie powstanie. Wiersz pliku informuje Ta umowa jest już w systemie i prowadzi do umowy, która go zawiera. Domyślnie wybierz Pomiń. Wgraj mimo to mimo wszystko utworzy nową umowę. Przy wgrywaniu wielu plików pozostałe przechodzą dalej, a Pomiń wszystkie duplikaty odpowiada na wszystkie duplikaty naraz. Dołączenie pliku do istniejącej umowy nigdy nie jest blokowane
Stawki i wartość całkowita — niektóre umowy w ogóle nie podają wartości całkowitej. Umowa najmu rozliczana za m² podaje stawkę, powierzchnię i okres, a suma nie jest nigdzie zapisana. Flowtly zapisuje stawkę dokładnie tak, jak podaje ją umowa, i zostawia wartość całkowitą pustą, zamiast wymyślać kwotę; po podaniu okresu zaproponuje wyliczoną wartość, którą możesz zatwierdzić
Aneksy — jakie wartości, powierzchnię, kwotę za okres i daty kontrakt przyjął i od kiedy, zapisane w kontrakcie, podczas gdy wartości, na które został zawarty, pozostają bez zmian. Pozycję cenową można ustawić tak, by podążała za obowiązującą powierzchnią, dzięki czemu powierzchnia zmierzona po podpisaniu trafia do czynszu; zob. Aneksy do kontraktu
Reguły odczytu specyficzne dla organizacji — dla niektórych organizacji pracownicy Flowtly konfigurują reguły zmieniające sposób odczytu określonego rodzaju kontraktu: kierunek, w jakim jest zapisywany, dowolną instrukcję tekstową opisującą nietypowe ustalenie (na przykład umowę najmu z zarządcą inwestycji, w której kosztem dla organizacji jest wyłącznie udział w wykończeniu lokalu, a nie czynsz), oraz parametry kontraktu, które mają zostać przy tym uzupełnione. Gdy reguła zostanie dopasowana, ekran przeglądu pokazuje, która z nich została zastosowana, i jakie parametry odczytano. Umowa najmu, w której nie udało się znaleźć wymaganej kwoty, jest zapisywana jako koszt bez kwoty i harmonogramu, z flagą wymaga sprawdzenia, zamiast zgadywanej wartości

Czego budżet potrzebuje od kontraktu

Dwóch rzeczy, a kontrakt, w którym brakuje którejkolwiek z nich, nic nie wnosi do planowania. Po pierwsze, budżet musi mieć dostęp do kontraktu: przez projekt, z którym kontrakt jest powiązany, przez bezpośrednie dołączenie kontraktu do tego budżetu albo przez tagi budżetu. Po drugie, kontrakt potrzebuje harmonogramu — budżet czyta pozycje harmonogramu płatności, więc kontrakt bez nich nie dodaje żadnych planowanych kwot, niezależnie od tego, jak jest powiązany. Do tego wszystkiego nie jest wymagany ani dokument, ani kontrahent: możesz zapisać umowę, do której nie masz pliku, oraz taką, której druga strona nie jest jeszcze ustalona, a i tak będzie uwzględniana w planowaniu.

Kontrakt nie wymaga kontrahenta

Pole kontrahenta jest opcjonalne, a pozostawienie go pustym jest uprawnionym, trwałym stanem, a nie czymś niedokończonym.

Wiele prawdziwych kontraktów istnieje, zanim pojawi się druga strona:

przetarg, który został złożony i jeszcze nie rozstrzygnięty
najem, w którym obecny najemca ma zostać zastąpiony
koszt ustalony decyzją urzędową — opłata, pozwolenie, stawka wyznaczona przez organ — gdzie w ogóle nie ma dostawcy, którego można by wskazać

W każdym z tych przypadków kwoty, daty i kierunek są znane i warto je planować na długo przed tym, zanim pojawi się nazwa. Utwórz kontrakt teraz, a kontrahenta dodaj, gdy będzie jakiś do dodania.

Kontrakt może też stać się kontraktem bez kontrahenta samoczynnie: jeśli rekord kontrahenta zostanie później usunięty, jego kontrakty pozostają i po prostu tracą powiązanie. Nic nie jest usuwane i żadna pozycja harmonogramu płatności nie jest naruszona.

Dwa ograniczenia, o których warto wiedzieć:

Lista kontraktów nie potrafi jeszcze filtrować po „braku kontrahenta”. Można filtrować po konkretnym kontrahencie, ale nie po jego braku. Posortowanie listy według kontrahenta grupuje te puste razem, co jest dziś najbliższym rozwiązaniem.
Wszystko inne w kontrakcie obowiązuje nadal. Nazwa, kierunek i waluta są wymagane jak zwykle; opcjonalny jest tylko kontrahent.

Podpowiadani kontrahenci przy przeglądzie wgranej umowy

Gdy Flowtly odczyta wgraną umowę, ekran przeglądu podpowiada istniejących kontrahentów, których może dotyczyć dokument. Nic nie zostaje powiązane, dopóki sam nie wybierzesz.

Zgodny NIP jest na pierwszym miejscu. To najmocniejsza przesłanka, więc taki kontrahent jest na górze listy.
Nazwy są porównywane całymi słowami, z pominięciem formy prawnej. „LPP S.A.” i „LPP Spółka Akcyjna” to ta sama nazwa, a krótka nazwa nie zostanie dopasowana tylko dlatego, że jej litery występują wewnątrz innego słowa.
Identyczne rekordy są pokazywane raz. Jeśli kontrahent istnieje kilka razy z tym samym NIP-em i tą samą nazwą, zobaczysz jedną podpowiedź zamiast listy duplikatów.
Gdy kierunek jest tylko przypuszczeniem, przeszukiwani są i klienci, i dostawcy. Jeśli Flowtly nie mógł potwierdzić, która strona to Twoja organizacja (zwykle dlatego, że w chwili analizy umowy Twoja organizacja nie miała NIP-u), kierunek jest oznaczony jako niezweryfikowany, a podpowiedzi obejmują klientów i dostawców, zaczynając od pasujących do podpowiadanego kierunku. NIP ustawisz w: Ustawienia fakturowania → Dane rozliczeniowe → Numer identyfikacji podatkowej (NIP). Oznaczenie opisuje stan z chwili analizy, więc ustawienie NIP-u później nie usuwa go z umów już odczytanych: sprawdź kierunek na umowie i w razie potrzeby go popraw.

Pokazywanych jest najwyżej pięć podpowiedzi. Jeśli właściwego kontrahenta wśród nich nie ma, wybierz go ręcznie albo utwórz nowego.

Skąd pochodzi każda wartość

Na ekranie przeglądu każda wartość odczytana z dokumentu pokazuje, w którym miejscu dokumentu Flowtly ją znalazł: stronę i oznaczenie tego fragmentu użyte w samej umowie, na przykład s. 4, § 4 ust. 2. Oznaczenie jest przepisane dokładnie tak, jak zapisano je w umowie, bez tłumaczenia, więc te same słowa znajdziesz na stronie.

Kliknij odwołanie, aby otworzyć umowę na tej stronie i porównać wartość z podpisanym tekstem.

Odwołanie pojawia się przy nazwie, walucie, kwocie całkowitej, datach rozpoczęcia i zakończenia, przełączniku umowy cyklicznej, kontrahencie, projekcie wskazanym w umowie, każdej linii płatności i każdym parametrze kontraktu. Wartość bez odwołania to taka, której Flowtly nie zlokalizował w dokumencie. Flowtly nie zgaduje strony, więc taką wartość sprawdź samodzielnie przed zapisaniem.

Podpowiadany projekt przy przeglądzie wgranej umowy

Gdy umowa wskazuje projekt, etap lub inwestycję, ekran przeglądu pokazuje tę nazwę tak, jak zapisano ją w dokumencie, na przykład Umowa wskazuje „Etap II”. Może to być:, a pod nią do pięciu Twoich projektów, które mogą jej odpowiadać, zaczynając od najbardziej prawdopodobnego.

Nic nie zostaje przypisane za Ciebie. Podpowiedzi to nazwy do sprawdzenia, a nie przyciski. Projekt wybierz w polu projektu tuż poniżej, nawet gdy podpowiedź jest tylko jedna i wydaje się pewna.
„Żaden Twój projekt nie odpowiada tej nazwie” to też odpowiedź. Gdy umowa wskazuje coś, czemu nie odpowiada żaden Twój projekt, ekran mówi to wprost, zamiast nic nie pokazywać. Zwykle oznacza to, że projekt nie został jeszcze utworzony we Flowtly.
Umowa, która nie wskazuje projektu, nie pokazuje tu niczego, podobnie jak umowy odczytane, zanim ta podpowiedź się pojawiła.

Warunki płatności

Kontrakt określa trzy elementy dotyczące terminu wymagalności faktur, a Flowtly przechowuje każdy z nich osobno, zamiast łączyć je w jedną liczbę:

Termin płatności (dni) — liczba dozwolonych dni.
Liczony od — data, od której biegnie termin: Doręczenia faktury, Wystawienia faktury, Początku okresu lub Zdarzenia. Doręczenie i wystawienie są celowo rozróżniane, ponieważ są to faktycznie różne daty, a wiele kontraktów wiąże termin z tym pierwszym.
Płatność — Z góry oznacza, że kwota jest płacona przed okresem, którego dotyczy, np. czynsz za miesiąc płatny na jego początku. Z dołu oznacza płatność po okresie, za to, co już wykonano.

Przy polach Liczony od i Płatność w formularzu jest ikona informacji, która podaje to samo wyjaśnienie w miejscu wyboru.

Pusty termin oznacza, że kontrakt milczy w tej sprawie. To inne stwierdzenie niż termin zerowy i różne od płatności z dołu — pola są więc pozostawiane puste zamiast domyślnych wartości, a otwarcie kontraktu nigdy nie wpisuje warunków, których dokument nie zawiera.

Te pola pojawiają się zarówno na samym kontrakcie, jak i na ekranie, gdzie przeglądany jest wgrany kontrakt, dzięki czemu warunki odczytane z dokumentu można sprawdzić i poprawić w tym samym miejscu, gdzie zostały znalezione.

Termin płatności na fakturze bierze się z klienta, a nie z tych pól. Zapisują one treść podpisanego dokumentu i nie sterują wystawianiem faktur. Gdy wystawiasz fakturę z linii harmonogramu płatności, jej termin płatności to dzień wystawienia powiększony o Termin zapłaty z karty klienta — czyli o termin, który prowadzisz dla tego kontrahenta i który wynosi 20 dni, dopóki go nie zmienisz. Datę na fakturze nadal można zmienić, a nic jej później nie nadpisuje.

Klauzule fakturowania

Niektóre kontrakty zawierają zasady, które mają znaczenie przy każdej fakturze wystawianej do kontraktu: jaki kurs wymiany przelicza kwotę, jak indeksowana jest cena, jak rozliczana jest opłata za usługi. Sekcja Klauzule fakturowania w kontrakcie, tuż pod cenami, przechowuje te zapisy razem z kontraktem, aby nikt nie musiał ponownie otwierać podpisanego dokumentu, by je znaleźć.

Każda klauzula ma trzy części:

Rodzaj - Przeliczenie waluty, Indeksacja, Rozliczenie opłaty eksploatacyjnej albo Inne dla zasady, która nie pasuje do żadnego z tych rodzajów.
Klauzula, dosłownie jak w umowie - zdanie przytoczone dokładnie tak, jak zapisano je w kontrakcie, w języku kontraktu. Nie tłumacz go ani nie streszczaj: kurs z „dnia poprzedzającego datę faktury” i kurs z „daty faktury” dają różne faktury, a parafraza może zgubić właśnie tę różnicę.
W dokumencie - opcjonalnie: gdzie klauzula się znajduje, według oznaczenia użytego w kontrakcie, na przykład § 5 ust. 3.

Skąd biorą się klauzule. Gdy Flowtly odczytuje wgrany kontrakt, wyszukuje też klauzule fakturowania tam, gdzie je znajdzie, i zapisuje je tak, jak zostały napisane. Klauzule można także w każdej chwili dodawać, edytować i usuwać ręcznie. Ponowne odczytanie dokumentu zastępuje wyłącznie klauzule znalezione przez samo odczytanie; klauzula dodana ręcznie nigdy nie jest usuwana ani nadpisywana przez późniejsze odczytanie.

Sekcja jest widoczna nawet wtedy, gdy kontrakt nie ma jeszcze żadnych klauzul, aby można było dodać pierwszą. Dodawanie, edycja i usuwanie klauzul są dostępne dla osób zarządzających kontraktami lub budżetami; osoby, które mogą tylko przeglądać kontrakty, widzą klauzule bez przycisków do ich zmiany.

Nic nie jest stosowane automatycznie. Klauzula to informacja dla osoby wystawiającej fakturę. Flowtly niczego nie przelicza, nie indeksuje ani nie przelicza ponownie z jej powodu: kwoty i kursy wymiany pozostają dokładnie takie, jakie ustawisz. Gdy faktura wystawiona z kontraktu jest otwarta do edycji, jej klauzule są pokazane w formularzu faktury; zob. Faktury: lista i tworzenie.

Usuwanie kontraktu

Kontraktu, do którego nadal odwołują się inne rekordy, nie można usunąć. Flowtly odmawia usunięcia zamiast po cichu zrywać te powiązania. Usunięcie blokują faktury, dokumenty płatności, transakcje, wnioski o podpis i początkowe pozycje budżetu powiązane z kontraktem, a także budżety, które go używają. Najpierw usuń powiązania, a potem usuń kontrakt.

Usunięta faktura nie blokuje usunięcia. Liczą się tylko faktury, które nadal istnieją. Faktura usunięta wcześniej pozostaje w stanie usuniętym i po prostu traci powiązanie z kontraktem.

Transakcji nie można odłączyć od kontraktu. Wygrana transakcja zachowuje powiązanie z kontraktem tak długo, jak istnieje, dlatego komunikat o odmowie to mówi, zamiast prosić o jego usunięcie. Aby usunąć kontrakt, do którego odwołuje się transakcja, najpierw usuń transakcję.

Własne części kontraktu nie blokują usunięcia. Jego pozycje harmonogramu płatności, dokumenty, zdarzenia, aneksy, klauzule i pozycje prac są usuwane razem z nim.

Limity pól kontraktu

Kontrakt zostanie odrzucony przy zapisie, z komunikatem, gdy:

jego nazwa ma więcej niż 255 znaków;
kwota za okres jest większa niż 99 999 999 999,9999;
minimalny obrót jest większy niż 99 999 999 999,9999;
jego data zakończenia jest wcześniejsza niż data rozpoczęcia;
zdarzenie, od którego zaczyna się jego harmonogram płatności, należy do innego kontraktu.

Dokumenty kontraktu

Pliki kontraktu i aneksów są dołączane do rekordu kontraktu i wymienione w nim. Dokument można podejrzeć na miejscu — plik otwiera się w przeglądarce bez wychodzenia z kontraktu — co zazwyczaj wystarczy, by potwierdzić, co zostało podpisane. Wszystko, czego przeglądarka nie może wyświetlić, jest oferowane do pobrania.

Obok podglądu pozostaje oddzielna akcja Pobierz, ponieważ wyciągnięcie podpisanego pliku z Flowtly i przeczytanie go to dwie różne czynności.

Usunięcie dokumentu jest nieodwracalne, a dwóch dokumentów nie da się usunąć w ogóle. Usuwanie dokumentu kontraktu jest dostępne dla osób zarządzających kontraktami i najpierw prosi o potwierdzenie z nazwą pliku, ponieważ nie ma cofnięcia ani kosza — plik znika z rekordu kontraktu. Dwa przypadki są odrzucane, a Flowtly mówi, na który z nich trafiłeś, zamiast zgłaszać ogólny błąd:

Jedyny dokument kontraktu. Kontrakt potrzebuje jednego dokumentu typu „kontrakt”, żeby dawał się nadal czytać jako kontrakt, więc ostatniego nie można usunąć. Wgraj najpierw nowy, a potem usuń stary.
Dokument, który aneks wskazuje jako swój podpisany załącznik. Usunięcie go zostawiłoby aneks wskazujący na nic, więc najpierw aneks musi przestać się do niego odwoływać.

Aneksy i każdy kolejny dokument kontraktu poza ostatnim usuwają się normalnie.

Dodawanie dokumentu do istniejącego kontraktu. Dołączony plik kontraktu jest odczytywany automatycznie, tak jak nowo wgrany, ale odczyt uzupełnia tylko pola, które są jeszcze puste. Nazwa, kierunek, kwota, daty, waluta, terminy płatności, harmonogram ani ceny, które już są na kontrakcie, nigdy nie zostaną nadpisane, bo mogą pochodzić od Ciebie. To, co dokument mówi o tych polach, zostaje przy dokumencie jako sugestia. Aneks jest zapisywany bez odczytu: aneks zmienia część kontraktu, a nie powtarza go w całości, więc odczytanie go jak całej umowy dałoby błędne wartości. Aby odczytać dokument ponownie i pozwolić mu zastąpić pola kontraktu, użyj akcji ponownego odczytu przy dokumencie. Poprosi ona najpierw o potwierdzenie.

Kiedy automatyczne odczytanie zawodzi

Odczyt, który nie powiedzie się, informuje o rodzaju błędu zamiast podawać ogólny komunikat o niepowodzeniu, a Ponów odczyt jest oferowany wyłącznie tam, gdzie ponowne uruchomienie odczytu może rzeczywiście pomóc:

Nie można odczytać dokumentu — zazwyczaj jest to zdjęcie lub niskiej jakości skan. Ponowne odczytanie tego samego pliku nie da innego wyniku: odrzuć go i wgraj wyraźniejszy PDF.
Plik nie ma zawartości — wgrywanie mogło zostać przerwane. Wgraj dokument ponownie.
Nie można ukończyć odczytu — problem leżał po stronie Flowtly, a nie Twojego pliku, więc ponowny odczyt zazwyczaj się powiedzie.

W każdym przypadku pola pozostają edytowalne podczas przetwarzania pliku, więc kontrakt można uzupełnić ręcznie i zapisać jak zwykle zamiast czekać na udany odczyt.

Ponowny odczyt analizuje dokument od nowa i nadpisuje pola tym, co znajdzie, włącznie z poprawkami wprowadzonymi w międzyczasie, dlatego przed wykonaniem prosi o potwierdzenie.

Parametry kontraktu

Niektóre organizacje mają skonfigurowany zestaw parametrów kontraktu — te same typowane pola, które są już używane w budżetach, projektach i nieruchomościach. Gdy dokument pasuje do reguły organizacji wskazującej zestaw parametrów, automatyczny odczyt uzupełnia to, co uda mu się znaleźć (na przykład warunki czynszu podane w umowie najmu, której kosztem dla Twojej organizacji jest coś zupełnie innego) jako informację pomocniczą obok kontraktu. Parametr, który został już wypełniony ręcznie, nigdy nie zostanie nadpisany przez późniejszy odczyt.

Przykłady użycia

Fakturowanie projektu za stałą opłatą: Utwórz kontrakt klienta z miesięcznymi kamieniami milowymi płatności powiązanymi z budżetem projektu, aby zawsze wiedzieć, co zostało zafakturowane, a co pozostaje do zafakturowania.
Retainer dostawcy: Skonfiguruj kontrakt dostawcy z cyklicznymi miesięcznymi pozycjami dla licencji oprogramowania lub honorarium konsultingowego — Flowtly generuje pozycje i sygnalizuje zaległe płatności.
Płatności dla podwykonawców: Połącz kontrakt dostawcy z budżetem projektu, aby śledzić koszty podwykonawcy w stosunku do zaplanowanych wydatków.
Sprawdzenie warunków przed ponagleniem płatności: Przeczytaj termin i datę, od której jest liczony, bezpośrednio na kontrakcie, zamiast ponownie otwierać podpisany dokument w poszukiwaniu klauzuli.
Potwierdzenie tego, co zostało podpisane: Podejrzyj dołączony plik kontraktu na miejscu, aby sprawdzić szczegół, bez uprzedniego pobierania.