Kody QR zasobów
Kody QR zasobów pozwalają wydrukować dla każdego zasobu kod QR w identyfikacji wizualnej Twojej organizacji, aby osoba stojąca obok mogła działać jednym skanem — zgłosić problem, zapisać obchód ochrony lub zapisać obchód sprzątania — bez szukania właściwego miejsca w aplikacji. Każdy skan jest powiązany z konkretnym zasobem, więc zgłoszenia trafiają na właściwą listę, a obchody ochrony i sprzątania zapisują się automatycznie.
Każdy zasób może wygenerować trzy rodzaje kodów. Kod Zgłoś problem otwiera krótki formularz, w którym można opisać problem i dołączyć zdjęcia; powstaje z niego zadanie w projekcie „Problemy zasobów" danej organizacji, powiązane z tym zasobem. Kod Obchód ochrony nie wymaga żadnego działania: skan po prostu zapisuje wizytę ze znacznikiem czasu, budując ścieżkę audytu tego, kto i kiedy sprawdził zasób. Kod Sprzątanie działa tak samo i zapisuje obchód sprzątania zasobu. Wszystkie trzy kody na wydrukowanym plakacie lub etykiecie zawierają logo Twojej organizacji oraz nazwę, kod i lokalizację zasobu.
Kod Zgłoś problem ma dwa tryby widoczności. Kod wewnętrzny wymaga, aby osoba skanująca była zalogowana we Flowtly, dzięki czemu zgłoszenie zostaje przypisane temu pracownikowi. Kod publiczny może zeskanować i wysłać każdy, bez żadnego logowania — przydatne w przestrzeniach wspólnych, dla najemców lub odwiedzających — z możliwością podania imienia i adresu e-mail. Zgłoszenia publiczne są chronione niewidocznym reCAPTCHA oraz ograniczeniem liczby żądań, aby odsiać spam. Skany obchodu ochrony nigdy nie wymagają logowania i są zapisywane natychmiast, z krótkim opóźnieniem, aby przypadkowy podwójny skan zapisał tylko jedną wizytę.
Kodami zarządzasz z zakładki Kody QR zasobu, gdzie możesz wygenerować każdy kod, przełączyć kod zgłoszeniowy między trybem wewnętrznym i publicznym oraz zobaczyć podgląd gotowego wyniku. Stamtąd możesz wydrukować plakat (arkusz w formie stojaka z dużym kodem, nazwą, kodem i lokalizacją zasobu oraz oznaczeniem akcji) albo wydrukować etykiety (zwarte etykiety z możliwością brandingu, do oznaczania wielu zasobów), a następnie wydrukować je lub zapisać do PDF wprost z przeglądarki.
Przykładowe zastosowania
- Publiczne zgłaszanie problemów: naklej publiczny kod „Zgłoś problem" na projektorze w sali spotkań albo na drukarce w holu, aby każdy współpracownik, najemca lub gość mógł w kilka sekund zgłosić awarię — bez konta — a zgłoszenie trafiło do projektu Problemy zasobów powiązanego dokładnie z tym zasobem.
- Zgłoszenia wewnętrzne z autorem: zostaw kody wewnętrzne tam, gdzie każde zgłoszenie ma być powiązane z konkretnym pracownikiem, aby odpowiedzialność i dalsze kroki były jasne.
- Obchody ochrony: rozmieść kody obchodu ochrony na trasie pracownika; każdy skan zapisuje wizytę ze znacznikiem czasu, tworząc sprawdzalny dowód wykonania obchodu.
- Dowody na zdjęciach: pozwól zgłaszającym dołączać zdjęcia problemu (na telefonie najpierw aparat), aby utrzymanie widziało problem przed przyjazdem.
- Masowe oznaczanie: użyj opcji „Wydrukuj etykiety", aby oznaczyć całą grupę zasobów naraz z jednego arkusza A4, gdzie każda etykieta ma własny kod do zeskanowania i dane swojego zasobu.
Jak przebiega skan
- Każdy wydrukowany kod prowadzi do krótkiego odnośnika,
https://workspace.flowtly.eu/s/<organizacja>/<token>, który otwiera pełnoekranową stronę skanowania, przygotowaną z myślą o telefonie. - Zgłoś problem (publiczny): osoba skanująca widzi zasób, wpisuje, co jest nie tak (i opcjonalnie imię, e-mail oraz zdjęcia), i wysyła — powstaje zadanie bez żadnego logowania.
- Zgłoś problem (wewnętrzny): skan anonimowy pokazuje komunikat o konieczności zalogowania się w celu zgłoszenia; po zalogowaniu zgłoszenie zostaje przypisane temu pracownikowi.
- Obchód ochrony: wizyta zapisuje się w chwili otwarcia strony, z potwierdzeniem i znacznikiem czasu; powtórne skany w ciągu minuty są scalane w jeden.