Kto posiada zasób

Dwie listy odpowiadają na pytanie, kto ma co. Zakładka Zasoby zawiera spis wszystkich zasobów w Twojej organizacji i wskazuje, kto aktualnie posiada każdy z nich. Zakładka Rezerwacje wyświetla rezerwacje przypisane do Ciebie wraz z okresem, jaki obejmuje każda z nich.

Odczytywanie kolumny posiadacza

Każdy wiersz w zakładce Zasoby wskazuje osobę lub projekt aktualnie posiadający zasób, obok kolorowej inicjały, która pozostaje tego samego koloru dla tego samego posiadacza w kolejnych wierszach. Nazwa pojawia się niezależnie od źródła przypisania — czy to rezerwacja dokonana przez samego pracownika, czy przypisanie wykonane przez menedżera w jego imieniu.

Zasób, którego nikt nie posiada, wyświetlany jest jako Wolny.

Zasoby niedostępne do rezerwacji

Zasób może być zamknięty dla rezerwacji, co sprawia, że znika z widoków rezerwacji i pracownicy nie mogą go zarezerwować. Takie zasoby są oznaczone jako Niedostępny do rezerwacji, a miejsce wyświetlania tej etykiety zależy od tego, czy ktoś aktualnie posiada zasób:

• Wolny zasób wyświetla etykietę Niedostępny do rezerwacji samodzielnie.
• Zasób posiadany przez kogoś wyświetla najpierw nazwę posiadacza, a pod nią jako tekst drugorzędny — Niedostępny do rezerwacji.

Bycie zamkniętym dla rezerwacji to nie to samo co bycie nieprzypisanym. Sprzęt wydany długoterminowo — laptop przekazany pracownikowi, pojazd przypisany do oddziału — jest często celowo wykluczany z ekranów rezerwacji, choć nadal należy do konkretnej osoby. Zakładka Zasoby i tak wskazuje tę osobę, dzięki czemu spis pozostaje czytelny jako rejestr tego, kto co posiada.

Jeśli duża część posiadanych zasobów jest oznaczona jako Niedostępny do rezerwacji, warto sprawdzić, czy jest to celowe, a nie pozostałość po sposobie ich importowania.

Numery seryjne

Gdy organizacja posiada kilka jednostek tego samego modelu, sama nazwa zasobu nie wskazuje, która fizyczna jednostka jest objęta rezerwacją. Robi to numer seryjny — wyświetlany jako podpis pod nazwą zasobu z etykietą Numer seryjny. Pojawia się on w wierszach widoku desktopowego i kartach widoku mobilnego listy Rezerwacje oraz w szczegółach rezerwacji.

Numery seryjne są opcją dostępną na poziomie całej organizacji i domyślnie są ukryte. Użytkownik z rolą menedżera nieruchomości włącza je w Ustawienia → Zaawansowane → Ustawienia zasobów; zob. Ustawienia zasobów. Opcja obejmuje wszystkie widoki rezerwacji jednocześnie, więc numery seryjne są widoczne wszędzie albo nigdzie.

Rezerwacje bez daty zakończenia

Niektóre zasoby są przypisywane bez daty zakończenia — stałe biurko lub laptop wydany na czas nieokreślony. Kolumna Rezerwacja do wyświetla w takich przypadkach symbol nieskończoności zamiast daty, ponieważ nie ma daty zakończenia do wyświetlenia.

Rezerwacja bezterminowa nie wygasa. Pozostaje na liście Rezerwacje, a zasób nadal wskazuje swojego posiadacza w zakładce Zasoby przez cały czas trwania przypisania, niezależnie od tego, kiedy zostało ono rozpoczęte. Zasób jest zwalniany dopiero po anulowaniu rezerwacji lub ponownym przypisaniu zasobu.

Przykładowe zastosowania

• Śledzenie urządzenia: Sprawdź w zakładce Zasoby, kto posiada konkretny laptop przed zakupem zamiennika.
• Weryfikacja długoterminowego sprzętu: Przejrzyj zasoby posiadane, lecz zamknięte dla rezerwacji, i potwierdź, że każdy jest przypisany do właściwej osoby.
• Rozróżnianie identycznych jednostek: Odczytaj numer seryjny pod nazwą zasobu, aby potwierdzić, która z kilku identycznych stacji dokujących jest zarezerwowana dla Ciebie.
• Potwierdzenie stałego przypisania: Symbol nieskończoności w kolumnie Rezerwacja do oznacza, że biurko nie zniknie z listy.