Rundy serwisowe (obchody ochrony i sprzątania)

Rundy serwisowe pozwalają śledzić cykliczne kontrole wykonywane przy zasobie — takie jak obchody ochrony i rundy sprzątania — i weryfikować, czy odbyły się o czasie, poprzez skanowanie kodu QR w punkcie kontrolnym. Flowtly porównuje skany wykonane przez pracowników z oczekiwanym harmonogramem i pokazuje, które rundy zostały wykonane terminowo, które ze spóźnieniem, które tylko częściowo, a które pominięte.

Gdzie to znaleźć: Otwórz Operacje → Rundy serwisowe na pasku bocznym (trasa /operations/checks). To samodzielna strona — nie jest zakładką na stronie szczegółów zasobu.

Typy kontroli

Każdy zasób może mieć wiele typów kontroli wyświetlanych jako osobne zakładki. Dwa wbudowane typy to:

• Patrol — obchody ochrony wykonywane wyznaczoną trasą, mające na celu potwierdzenie, że przestrzeń jest zabezpieczona w regularnych odstępach czasu.
• Sprzątanie — rundy sprzątania potwierdzające, że dane miejsce lub obiekt zostały serwisowane zgodnie z harmonogramem.

Każdy typ kontroli jest niezależny: ma własny oczekiwany harmonogram, własne okno tolerancji i własną historię skanów.

Konfiguracja harmonogramu

Dla każdego typu kontroli ustawiasz:

• Oczekiwane godziny — godziny, o których powinna być wykonana runda (np. 06:00, 14:00, 22:00 dla patrolu trójzmianowego). Możesz dodać tyle oczekiwanych godzin, ile wymaga harmonogram.
• Okno tolerancji — liczba minut po oczekiwanej godzinie, w ciągu których skan jest nadal uznawany za terminowy, a nie spóźniony. Skan w oknie tolerancji oznaczany jest jako wykonany; skan po upływie okna — jako spóźniony; brak skanu — jako pominięty.

Jak skan weryfikuje rundę

Kod QR odpowiedniego typu (patrol lub sprzątanie) jest umieszczony w punkcie kontrolnym — na samym zasobie, na pobliskiej ścianie lub w dowolnym miejscu potwierdzającym fizyczną obecność pracownika. Gdy pracownik skanuje kod telefonem, Flowtly natychmiast rejestruje wizytę z sygnaturą czasową — bez żadnych dodatkowych kroków.

Flowtly dopasowuje każdy skan do najbliższej oczekiwanej godziny dla danego typu kontroli i przypisuje jeden z czterech statusów:

1. Wykonana — wszystkie punkty kontrolne zostały zeskanowane przed lub w oknie tolerancji.
2. Wykonana ze spóźnieniem — wszystkie punkty zostały zeskanowane, ale przynajmniej jeden skan dotarł po zamknięciu okna tolerancji.
3. Częściowa — runda była skanowana, ale tylko część wymaganych punktów kontrolnych została zarejestrowana przed upływem okna.
4. Pominięta — żaden skan nie został zarejestrowany dla oczekiwanej godziny, a okno minęło.

Każda wizyta rejestruje również, który użytkownik wykonał skan, tworząc imienną ścieżkę audytu.

Odczytywanie widoku realizacji

Otwórz Operacje → Rundy serwisowe, aby zobaczyć widok realizacji dla każdego typu kontroli. Widok przedstawia:

• Wykonane — rundy ukończone w oczekiwanym oknie, z podanym czasem skanu i imieniem pracownika.
• Wykonane ze spóźnieniem — rundy, w których wszystkie punkty zostały zeskanowane, ale przynajmniej jeden skan dotarł po oknie tolerancji; wyświetlany jest rzeczywisty czas skanu oraz czas oczekiwany, dzięki czemu widać opóźnienie.
• Częściowe — rundy, w których zeskanowano tylko część punktów kontrolnych w oknie; widok pokazuje, które punkty zostały odnotowane, a które nie.
• Pominięte — oczekiwane rundy, dla których nie zarejestrowano żadnego skanu.

Możesz filtrować według zakresu dat, aby przejrzeć dany dzień, tydzień lub dłuższy okres. Podsumowanie na górze pokazuje ogólny wskaźnik realizacji dla wybranego zakresu.

Umieszczanie kodów QR w punktach kontrolnych

Kody QR są generowane dla danego zasobu i typu kontroli z zakładki Kody QR zasobu. Wydrukuj kod jako plakat lub etykietę i umieść go w fizycznym punkcie kontrolnym. Ponieważ kod jest powiązany zarówno z zasobem, jak i typem kontroli, jego skanowanie zawsze rejestruje właściwy rodzaj rundy — kod sprzątania nie zostanie pomylony z rekordem patrolu.

Wskazówka: Jeśli zasób musi być patrolowany w kilku fizycznych lokalizacjach, umieść ten sam kod QR patrolu (lub jego wydruki) w każdym punkcie. Flowtly rejestruje każdy skan niezależnie z własną sygnaturą czasową, dzięki czemu można przeglądać pełną historię trasy.