Rundy serwisowe (obchody ochrony i sprzątania)

Rundy serwisowe pozwalają śledzić cykliczne kontrole wykonywane przy zasobie — takie jak obchody ochrony i rundy sprzątania — i weryfikować, czy odbyły się o czasie, poprzez skanowanie kodu QR w punkcie kontrolnym. Flowtly porównuje skany wykonane przez pracowników z oczekiwanym harmonogramem i pokazuje, które rundy zostały wykonane terminowo, które ze spóźnieniem, które tylko częściowo, a które pominięte.

Gdzie to znaleźć: Otwórz Operacje → Rundy serwisowe na pasku bocznym (trasa /operations/checks). To samodzielna strona — nie jest zakładką na stronie szczegółów zasobu.

Typy kontroli

Każdy zasób może mieć wiele typów kontroli wyświetlanych jako osobne zakładki. Dwa wbudowane typy to:

• Patrol — obchody ochrony wykonywane wyznaczoną trasą, mające na celu potwierdzenie, że przestrzeń jest zabezpieczona w regularnych odstępach czasu.
• Sprzątanie — rundy sprzątania potwierdzające, że dane miejsce lub obiekt zostały serwisowane zgodnie z harmonogramem.

Każdy typ kontroli jest niezależny: ma własny oczekiwany harmonogram, własne okno tolerancji i własną historię skanów.

Konfiguracja harmonogramu

Dla każdego typu kontroli ustawiasz:

• Oczekiwane godziny — godziny, o których powinna być wykonana runda (np. 06:00, 14:00, 22:00 dla patrolu trójzmianowego). Możesz dodać tyle oczekiwanych godzin, ile wymaga harmonogram.
• Okno tolerancji — liczba minut po oczekiwanej godzinie, w ciągu których skan jest nadal uznawany za terminowy, a nie spóźniony. Skan w oknie tolerancji oznaczany jest jako wykonany; skan po upływie okna — jako spóźniony; brak skanu — jako pominięty.

Jak skan weryfikuje rundę

Kod QR odpowiedniego typu (patrol lub sprzątanie) jest umieszczony w punkcie kontrolnym — na samym zasobie, na pobliskiej ścianie lub w dowolnym miejscu potwierdzającym fizyczną obecność pracownika. Gdy pracownik skanuje kod telefonem, Flowtly natychmiast rejestruje wizytę z sygnaturą czasową — bez żadnych dodatkowych kroków.

Flowtly dopasowuje każdy skan do najbliższej oczekiwanej godziny dla danego typu kontroli i przypisuje jeden z czterech statusów:

1. Wykonana — wszystkie punkty kontrolne zostały zeskanowane przed lub w oknie tolerancji.
2. Wykonana ze spóźnieniem — wszystkie punkty zostały zeskanowane, ale przynajmniej jeden skan dotarł po zamknięciu okna tolerancji.
3. Częściowa — runda była skanowana, ale tylko część wymaganych punktów kontrolnych została zarejestrowana przed upływem okna.
4. Pominięta — żaden skan nie został zarejestrowany dla oczekiwanej godziny, a okno minęło.

Każda wizyta rejestruje również, który użytkownik wykonał skan, tworząc imienną ścieżkę audytu.

Odczytywanie widoku realizacji

Otwórz Operacje → Rundy serwisowe, aby zobaczyć widok realizacji dla każdego typu kontroli. Widok przedstawia:

• Wykonane — rundy ukończone w oczekiwanym oknie, z podanym czasem skanu i imieniem pracownika.
• Wykonane ze spóźnieniem — rundy, w których wszystkie punkty zostały zeskanowane, ale przynajmniej jeden skan dotarł po oknie tolerancji; wyświetlany jest rzeczywisty czas skanu oraz czas oczekiwany, dzięki czemu widać opóźnienie.
• Częściowe — rundy, w których zeskanowano tylko część punktów kontrolnych w oknie; widok pokazuje, które punkty zostały odnotowane, a które nie.
• Pominięte — oczekiwane rundy, dla których nie zarejestrowano żadnego skanu.

Możesz filtrować według zakresu dat, aby przejrzeć dany dzień, tydzień lub dłuższy okres. Zakres jest respektowany obustronnie: okno, które zamknęło się miesiące temu, zwraca wyłącznie rundy zaplanowane w jego granicach — wyświetlana liczba dotyczy tylko tego okna, a nie wszystkiego od tamtej pory. Podsumowanie na górze pokazuje ogólny wskaźnik realizacji dla wybranego zakresu.

Widok wskazuje również następną rundę — kolejny obchód zaplanowany dla danego typu kontroli. Po minięciu ostatniego obchodu dnia widok przenosi się na pierwszy obchód następnego dnia i zawsze wskazuje godzinę, gdy harmonogram ją przewiduje.

Umieszczanie kodów QR w punktach kontrolnych

Kody QR są generowane dla danego zasobu i typu kontroli z zakładki Kody QR zasobu. Wydrukuj kod jako plakat lub etykietę i umieść go w fizycznym punkcie kontrolnym. Ponieważ kod jest powiązany zarówno z zasobem, jak i typem kontroli, jego skanowanie zawsze rejestruje właściwy rodzaj rundy — kod sprzątania nie zostanie pomylony z rekordem patrolu.

Wskazówka: Jeśli zasób musi być patrolowany w kilku fizycznych lokalizacjach, umieść ten sam kod QR patrolu (lub jego wydruki) w każdym punkcie. Flowtly rejestruje każdy skan niezależnie z własną sygnaturą czasową, dzięki czemu można przeglądać pełną historię trasy.