Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱
Samouczki

Podłącz KSeF do Flowtly

Wygeneruj token autoryzacyjny w KSeF, połącz go z Flowtly i potwierdź działanie, wysyłając jedną fakturę.

FakturowanieŚredniozaawansowany10 minut

Zanim zaczniesz

Po połączeniu Flowtly wysyła Twoje faktury sprzedażowe do Krajowego Systemu e-Faktur i pobiera z niego faktury wystawione na Twoją firmę. Flowtly łączy się z KSeF 2.0 i zawsze ze środowiskiem produkcyjnym — w aplikacji nie ma trybu testowego.

Zanim zaczniesz, uzupełnij w Flowtly komplet danych rozliczeniowych firmy: NIP, nazwę, ulicę, kod pocztowy, miasto i kraj. Wszystkie sześć pól jest wymaganych — bez kompletu Flowtly nie pozwoli włączyć e-fakturowania. Potrzebujesz też aktywnej subskrypcji z modułem fakturowania i uprawnień administratora.

Po stronie KSeF potrzebujesz sposobu uwierzytelnienia się jako firma — podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej albo Profilu Zaufanego — wraz z prawem do zarządzania uprawnieniami dla tego NIP-u. Jeśli tym zajmuje się Twoje biuro rachunkowe, to jest moment, żeby się z nim skontaktować.

Krok po kroku

Przejdź cały proces

  1. 1

    Uzupełnij dane firmy w Flowtly

    Przejdź do Ustawienia → Organizacja i uzupełnij wszystkie dane rozliczeniowe: NIP, nazwę firmy, ulicę, kod pocztowy, miasto i kraj. Zrób to najpierw — bez kompletu tych sześciu pól przełącznik e-fakturowania pozostanie zablokowany w kroku 5.

    Wskazówki

    • Pole Token e-fakturowania nie jest wyszarzone — ono po prostu nie pojawia się, dopóki nie zapiszesz NIP-u. Jeśli go nie widzisz w ustawieniach fakturowania, wróć tutaj.
    • NIP możesz wpisać z przedrostkiem PL lub bez niego — Flowtly usuwa przedrostek automatycznie przed wysłaniem do KSeF.
  2. 2

    Wygeneruj token w Aplikacji Podatnika KSeF

    Zaloguj się na ap.ksef.mf.gov.pl w kontekście swojej firmy (NIP), używając podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej albo Profilu Zaufanego. W menu po lewej wybierz Tokeny → Generuj token. Nadaj tokenowi nazwę, na przykład „Flowtly”, i zaznacz trzy uprawnienia: wystawianie faktur, przeglądanie faktur oraz przeglądanie uprawnień.

    Wskazówki

    • Zaznacz wszystkie trzy uprawnienia. Samo wystawianie faktur nie wystarczy — bez przeglądania uprawnień połączenie z Flowtly nie zadziała.
    • Wygeneruj token przeznaczony wyłącznie dla Flowtly, zamiast używać tego samego, co biuro rachunkowe. Dzięki temu możesz go unieważnić bez odbierania dostępu komukolwiek innemu.
    • KSeF pokazuje token tylko raz. Skopiuj go przyciskiem Kopiuj i wklej od razu do Flowtly — nie zapisuj go w dokumencie, na czacie ani na zrzucie ekranu. Token daje pełny dostęp do wystawiania faktur w imieniu Twojej firmy. Jeśli mimo wszystko gdzieś trafił, unieważnij go w Tokeny → Lista tokenów i wygeneruj nowy.
  3. 3

    Wklej token do Flowtly i zapisz

    Wróć do Flowtly, wejdź w Ustawienia → Fakturowanie i wklej token w pole Token e-fakturowania, a następnie zapisz. Flowtly przeprowadzi uwierzytelnienie w KSeF i zapisze token w postaci zaszyfrowanej.

    Wskazówki

    • Robisz to tylko raz. Sesja w KSeF wygasa po pewnym czasie, ale Flowtly odnawia ją samodzielnie na podstawie zapisanego tokenu — nie musisz wklejać go ponownie.
  4. 4

    Sprawdź status połączenia

    Na tej samej karcie pole Status uwierzytelnienia e-fakturowania powinno pokazać CONNECTED. Jeśli widzisz komunikat o błędzie, pochodzi on bezpośrednio z KSeF.

    Wskazówki

    • Trzy najczęstsze przyczyny błędu: token wygenerowano w kontekście innego NIP-u, token nie ma kompletu trzech uprawnień, albo został już unieważniony. W każdym z tych przypadków wygeneruj nowy token i powtórz krok 3.
    • Jeśli przycisk zapisu w kroku 3 był nieaktywny, sprawdź status subskrypcji — moduł fakturowania musi być aktywny.
  5. 5

    Włącz e-fakturowanie

    Dopiero teraz przełącznik E-fakturowanie da się włączyć. Flowtly odblokowuje go wyłącznie wtedy, gdy status uwierzytelnienia to CONNECTED, a komplet danych firmy z kroku 1 jest uzupełniony. Wejdź w Ustawienia → Fakturowanie i włącz przełącznik.

    Wskazówki

    • Jeśli przełącznik nie reaguje mimo statusu CONNECTED, wróć do kroku 1 i sprawdź wszystkie sześć pól. Najczęściej brakuje kraju albo kodu pocztowego — jedno puste pole wystarczy, by zablokować włączenie.
    • Na tej samej karcie znajdziesz opcję Ukryj dane kontaktowe na e-fakturach. Gdy ją włączysz, telefon sprzedawcy i e-mail nabywcy nie trafiają na generowane e-faktury — dane kontaktowe pozostają na karcie klienta.
  6. 6

    Zweryfikuj połączenie — wyślij jedną fakturę

    Otwórz dowolną wystawioną fakturę i wybierz Zweryfikuj i wyślij przez e-fakturowanie (KSeF). Jeśli czegoś brakuje, Flowtly wypisze dokładnie które dane uzupełnić — najczęściej jest to NIP klienta i jego rodzaj, kraj klienta albo data wystawienia ustawiona w przyszłości, której KSeF nie przyjmuje.

    Wskazówki

    • Po wysłaniu faktury do KSeF nie będzie już można jej edytować. Sprawdź dane, zanim wyślesz.
    • Jeśli walidacja wskazuje na dane Twojej firmy, a nie klienta, uzupełnij je w Ustawienia → Organizacja. Najczęściej brakuje REGON-u, pełnego adresu rozliczeniowego albo numeru IBAN.
  7. 7

    Pobierz UPO

    Z menu faktury pobierz UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To dowód, że KSeF przyjął fakturę. Numer KSeF oraz kod QR do weryfikacji pojawiają się także na PDF-ie e-faktury.

    Wskazówki

    • Zachowaj UPO razem z dokumentacją księgową — to ono, a nie sama faktura, potwierdza datę przyjęcia dokumentu przez KSeF.

Zasoby

Gotowe!

Status uwierzytelnienia pokazuje CONNECTED, a Twoja pierwsza faktura ma numer KSeF i UPO. Od tej pory kolejne faktury sprzedażowe wysyłasz do KSeF bezpośrednio z Flowtly.

Działa też druga strona: faktury wystawione na Twoją firmę są pobierane z KSeF do modułu Faktury Przychodzące i mogą przechodzić przez obieg akceptacji.