E-fakturowanie

Moduł E-fakturowanie w Flowtly umożliwia organizacjom wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych zgodnie z wymogami regulacyjnymi. Integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), automatyzując wymianę ustrukturyzowanych danych fakturowych między organizacją a jej kontrahentami.

Faktury wychodzące utworzone w Flowtly mogą być automatycznie konwertowane do wymaganego formatu XML i przesyłane do KSeF. Moduł śledzi status przesyłek, przechowuje numery potwierdzeń i sygnalizuje błędy walidacji, dzięki czemu problemy mogą być rozwiązane przed upływem terminów zgodności.

E-fakturowanie nie ma osobnej strony. Działania e-fakturowania dla faktury otwierają się w panelu z poziomu tej faktury, a konfiguracja e-fakturowania dla całej organizacji znajduje się w Ustawieniach organizacji, na stronie Ustawienia fakturowania.

Synchronizacja faktur przychodzących pobiera faktury wystawione na Twoją organizację bezpośrednio z KSeF do Flowtly. Otrzymane faktury są dopasowywane do istniejących rekordów dostawców i mogą być kierowane przez obiegi zatwierdzania, zmniejszając ręczne wprowadzanie danych i ryzyko błędów przetwarzania.

Autoryzacja rumuńskiej firmy w ANAF. Rumuńska firma, której dostawcą w sekcji E-fakturowanie w Rumunii w ustawieniach fakturowania organizacji jest ANAF, musi autoryzować Flowtly w ANAF, zanim Flowtly będzie mogło połączyć się z ANAF w jej imieniu. Każda zapisana firma z tym dostawcą pokazuje stan autoryzacji i przycisk Autoryzuj w ANAF. Przycisk otwiera stronę autoryzacji ANAF w nowej karcie przeglądarki (jeśli przeglądarka zablokuje nową kartę, strona otworzy się w bieżącej). Zatwierdź tam dostęp, zamknij tę kartę i wróć do Flowtly: stan zaktualizuje się po powrocie. Stan może brzmieć:

• Brak autoryzacji w ANAF: firma nie została jeszcze autoryzowana.
• Autoryzacja rozpoczęta, jeszcze niezatwierdzona w ANAF: strona ANAF została otwarta, ale dostęp nie został tam jeszcze zatwierdzony.
• Autoryzacja do daty: firma jest autoryzowana, a data to moment wygaśnięcia autoryzacji.
• Wygasa data**, autoryzuj ponownie**: autoryzacja zaraz wygaśnie. Autoryzuj ponownie przed tą datą.
• Wymagana ponowna autoryzacja: autoryzacja wygasła. Autoryzuj ponownie.

Firma, której faktury składa inny rumuński dostawca, pokazuje wiersz informujący, że ten dostawca składa jej faktury, więc nie wymaga autoryzacji w ANAF, i nie ma przycisku. Dopiero co dodana lub zmieniona firma pokazuje wiersz autoryzacji po zapisaniu listy. Jeśli nie można odczytać stanu, komunikat na karcie o tym informuje; spróbuj ponownie za kilka minut. Jeśli nie można otworzyć strony autoryzacji, komunikat pojawia się w wierszu tej firmy. W obu przypadkach firmy pozostają edytowalne.

Faktury dostawców z ANAF dla rumuńskiej firmy. Rumuńska firma, której dostawcą w sekcji E-fakturowanie w Rumunii w ustawieniach fakturowania organizacji jest ANAF, otrzymuje faktury dostawców z ANAF (RO e-Factura), a nie z KSeF. Flowtly pobiera je według harmonogramu, a strona faktur przychodzących oferuje dodatkowo przycisk Synchronizuj faktury dostawców z ANAF, po jednym dla każdej takiej firmy, użytkownikom zarządzającym fakturami. Firmy, które rozliczają się przez innego rumuńskiego dostawcę, nie mają takiego przycisku, a organizacja bez rumuńskiej firmy widzi stronę bez zmian.

Synchronizacja działa dla jednej firmy naraz i może potrwać kilka minut; w tym czasie przyciski synchronizacji są niedostępne. Po jej zakończeniu firma przy przycisku pokazuje czas tej synchronizacji i to, co znaleziono: ile faktur znaleziono, ile było nowych, ile wysłano do Flowtly, ile pominięto i ile się nie powiodło. Po otwarciu strony każda taka firma pokazuje też, kiedy ostatnio była synchronizowana (Ostatnia synchronizacja z datą i godziną), albo Nigdy nie synchronizowano, jeśli jeszcze nie była synchronizowana; po synchronizacji uruchomionej z przycisku zamiast tego widoczny jest czas tej synchronizacji. Czas ostatniej synchronizacji po otwarciu strony widzą tylko administratorzy: pozostali użytkownicy nie widzą żadnego czasu, dopóki nie uruchomią synchronizacji, i nie widzą błędu. Jeśli podczas synchronizacji nie udało się wczytać wszystkich faktur, wynik o tym informuje, a pozostałe są pobierane automatycznie. Każda firma zachowuje własny wynik, gdy synchronizowana jest inna firma.

Synchronizacja może zostać odrzucona, a wynik podaje wtedy powód w jednym zdaniu:

• Firma nie jest autoryzowana w ANAF lub jej autoryzacja wygasła. Autoryzuj ją w ANAF w sekcji E-fakturowanie w Rumunii w ustawieniach fakturowania organizacji, a następnie zsynchronizuj ponownie.
• Synchronizacja dla firmy już trwa. Poczekaj na jej zakończenie, a potem spróbuj ponownie.
• Synchronizacja nie została ukończona. Jest ponawiana automatycznie, a możesz też spróbować ponownie za kilka minut.

Faktura dostawcy z ANAF, która jest już we Flowtly. Gdy ANAF dostarcza fakturę, którą zapisano we Flowtly, zanim dotarł jej dokument, na przykład z zaimportowanej listy dawnych faktur, dokument zostaje dołączony do tej faktury i staje się ona e-fakturą, zamiast tworzenia drugiej kopii. To, co na niej zapisano, pozostaje bez zmian: dostawca, numer faktury, kwoty, kategorie i dopasowanie płatności. Flowtly najpierw szuka faktury od tego samego dostawcy z tym samym numerem faktury. Ponieważ numer wpisany ręcznie często różni się od numeru w ANAF (ANAF może dodać litery serii dostawcy i zera wiodące, więc "531916" widnieje jako "FAR0 531916"), szuka następnie jednej faktury od tego samego dostawcy, z datą wystawienia faktury, z taką samą kwotą netto lub taką samą kwotą brutto. Jeśli pasuje kilka faktur, rozstrzyga numer pozbawiony liter serii i zer wiodących. Faktura, która ma już własny dokument e-faktury, nigdy nie jest wykorzystywana. Jeśli nadal pasuje kilka faktur, dokument z ANAF nie jest dołączany do żadnej z nich, ponieważ mogą to być osobne, prawdziwe faktury: ustaw prawidłowy numer faktury na tej, do której należy, a dokument zostanie dołączony przy następnej synchronizacji. Jeśli nie pasuje żadna zapisana faktura, dokument trafia jako nowa faktura.

Wysyłanie faktur rumuńskiej firmy do ANAF. Dla rumuńskiej firmy, której dostawcą w sekcji E-fakturowanie w Rumunii jest ANAF, wysłanie faktury składa ją w ANAF (RO e-Factura) zamiast w KSeF, a polskie ustawienia e-fakturowania jej nie dotyczą. Firma musi być wcześniej autoryzowana w ANAF. Zanim cokolwiek zostanie wysłane, Flowtly sprawdza fakturę i gdy czegoś brakuje, odmawia komunikatem wskazującym, co poprawić, i niczego nie wysyła:

• Faktura jest ponumerowana w serii firmy, jest w RON, ma co najmniej jeden wiersz, a każdy wiersz ma VAT 21% lub 11%.
• Jej zapisana kwota brutto zgadza się, z dokładnością do 0,01, z kwotą, którą ANAF wylicza z wierszy przy VAT zaokrąglonym dla każdej stawki.
• Klient ma numer identyfikacji podatkowej firmy (CUI) z prefiksem RO oraz adres z ulicą. Jego miasto zapisuje się jako "<miasto>, judet <powiat>" albo "Bucuresti, Sector <n>" w Bukareszcie, ponieważ ANAF wymaga powiatu, a dla Bukaresztu sektora.
• Nazwa do faktur, ulica i miasto firmy w ustawieniach organizacji są uzupełnione, a miasto zapisane w ten sam sposób.

Faktura dla osoby prywatnej, której identyfikatorem podatkowym jest osobisty numer identyfikacyjny (CNP), nie jest wysyłana. Korekt nie można wysyłać do ANAF z Flowtly. Gdy ANAF przetworzy fakturę, Flowtly zapisuje, czy została przyjęta, czy odrzucona, wraz z komunikatami ANAF.

Numery faktur w rumuńskiej serii. Dla takiej firmy Flowtly numeruje faktury w serii firmy, na przykład FSPA-0716, kontynuując od najwyższego już użytego numeru. Numer jest nadawany przy tworzeniu faktury, więc seria może mieć luki: usunięty szkic pozostawia swój numer niewykorzystany, a ten numer nigdy nie jest nadawany innej fakturze, ponieważ usunięta faktura może już być w drodze do ANAF. Jeśli inna faktura, także usunięta, ma ten sam numer, faktura nie zostanie wysłana, dopóki nie otrzyma nowego numeru.

Faktury przekazanej do ANAF nie można usunąć. Gdy faktura została przekazana do ANAF, Flowtly odmawia jej usunięcia, nawet gdy nadal czeka w kolejce: ANAF otrzymuje ją niezależnie od tego, czy zostanie usunięta we Flowtly. Gdy usunięcie zostanie odrzucone, nic się nie zmienia. Usunąć można nadal tylko fakturę odrzuconą przez ANAF.

Korekty faktur są w pełni obsługiwane, włączając zarówno faktury korygujące, jak i noty korygujące. Moduł utrzymuje przejrzysty ślad audytu łączący oryginalne faktury z ich korektami, zapewniając dokładność i auditowalność rekordów w każdym momencie.

Po przesłaniu dokumentu jego PDF pochodzi z KSeF. Pobranie PDF przesłanej faktury lub korekty pobiera dokument, który posiada organ, i renderuje właśnie jego — dzięki temu to, co przekazujesz księgowej lub kontrolerowi, jest tym, co zostało faktycznie złożone. Jeśli Flowtly nie może go pobrać, informuje, który krok się nie udał, i powtarza to, co odpowiedział organ, zamiast pokazywać PDF odtworzony z Twoich własnych danych — dokument, który wygląda poprawnie, ale różni się od złożonego, ukryłby problem wart poznania. Faktura, która nie została jeszcze przesłana, nadal jest podglądana na podstawie Twoich własnych danych, ponieważ nie ma złożonego dokumentu, z którym mogłaby się rozejść.

Przesłanej faktury nie można usunąć. Gdy faktura została przekazana do KSeF — niezależnie od tego, czy jest jeszcze przetwarzana, czy została już wysłana lub przyjęta — Flowtly odmawia jej usunięcia. Organ może już ją posiadać, a usunięcie sprawiłoby, że Twoje zapisy byłyby niezgodne z tym, co zostało złożone. Gdy usunięcie zostanie odrzucone, nic się nie zmienia. Aby zmienić taką fakturę, wystaw fakturę korygującą. Faktura, która nadal czeka w kolejce na przesłanie, oraz faktura odrzucona przez KSeF mogą nadal zostać usunięte. Faktura przekazana do ANAF podlega surowszej zasadzie, opisanej powyżej.

Faktury dla konsumentów. Faktura wystawiona polskiemu nabywcy bez numeru NIP, na przykład osobie prywatnej, jest przesyłana do KSeF z nabywcą oznaczonym jako podmiot bez identyfikatora podatkowego, dzięki czemu urząd przyjmuje ją jako fakturę dla konsumenta. Nabywca, którego typ identyfikatora to NIP, ale którego NIP jest pusty lub nie zawiera cyfr, nie jest traktowany jako konsument: faktura jest odrzucana zamiast przesłana, dzięki czemu faktura firmowa nigdy nie trafia do KSeF bez NIP nabywcy. Wpisz NIP nabywcy w danych klienta albo usuń identyfikator, jeśli nabywca jest osobą prywatną, i prześlij ponownie.

Dane nabywcy na już wystawionej fakturze. Wystawiona faktura zachowuje dane nabywcy, z którymi została wystawiona, więc późniejsza edycja klienta jej nie zmienia. Gdy KSeF nie może przyjąć takiej faktury z powodu tych danych (brak lub nieprawidłowy NIP, brak typu identyfikatora, brak ulicy, miejscowości lub kodu pocztowego albo kraj, który nie jest kodem dwuliterowym), komunikat w podglądzie wskazuje wyjście, które działa dla tej faktury:

• Cofnij oznaczenie jako wysłana, popraw klienta, a następnie prześlij fakturę do KSeF, dla faktury, która została tylko zapisana jako wysłana.
• Wystaw korektę, dla faktury, która ma już numer KSeF.
• Żadne z nich, dla faktury, która została wysłana e-mailem i nigdy nie złożona: edycja klienta jej nie zmienia, a korekty nie można wysłać do KSeF, ponieważ faktura nie ma numeru KSeF.

W takich przypadkach podgląd nie oferuje Edytuj klienta, ponieważ edycja klienta nie naprawiłaby faktury. Jest ona oferowana, dopóki co najmniej jedną z odmów można jeszcze naprawić w danych klienta.

Terminy płatności. Jeśli faktura zawiera sposób płatności, ale nie ma terminu płatności, przesłany dokument zawiera sposób płatności i pomija sekcję terminu płatności, zamiast wysyłać pusty termin, który KSeF by odrzucił. Dodaj do faktury termin płatności, jeśli chcesz, aby termin płatności pojawił się w przesłanym dokumencie.

Podczas przeglądania otrzymanej faktury pola kwoty netto i brutto akceptują wartości ujemne, dzięki czemu faktura korygująca zmniejszająca lub odwracająca pierwotną kwotę może zostać wprowadzona dokładnie tak, jak została wystawiona. Ujemna kwota netto w połączeniu z odpowiadającą jej ujemną kwotą brutto jest akceptowana jako prawidłowa i nie jest oznaczana jako błąd. Import korekty już przesłanej do KSeF. Dokumenty przesłane przez Twoją organizację do KSeF można zaimportować do Flowtly — tak uzupełnia się rekordy, gdy faktury zostały przesłane poza Flowtly. Korekta jest importowana jako korekta i łączona z fakturą, którą koryguje, więc sumy oryginału zostają zaktualizowane, a nie pozostają bez zmian. To powiązanie jest wymagane: jeśli korygowanej faktury nie ma jeszcze we Flowtly, korekta jest raportowana jako pominięta wraz z przyczyną, zamiast trafić jako samodzielny dokument, który nic by nie skorygował — zaimportuj najpierw oryginał, a potem uruchom import ponownie. Korekta, która w pozycji podaje ilość zero, czyli sposób wystawienia korekty wyłącznie ceny lub wartości, jest importowana normalnie.

Jak trafia do Flowtly zaimportowana faktura. Faktura zaimportowana z KSeF trafia jako wystawiona i oczekująca na doręczenie, a nie jako wersja robocza — jest już przesłana do administracji skarbowej, więc jej treści nie można już zmienić. Flowtly nie wie, czy została też wysłana do klienta, dlatego nie jest objęta przypomnieniami o płatności, dopóki nie zapiszesz jej jako wysłanej. Tak samo dzieje się, gdy import znajdzie w KSeF fakturę przygotowaną w Flowtly jako wersję roboczą.

Przykłady zastosowań

• Automatyczne przesyłanie wychodzących faktur sprzedażowych do KSeF po zatwierdzeniu w Flowtly.
• Synchronizacja przychodzących faktur zakupowych z KSeF i kierowanie ich do wewnętrznego zatwierdzenia.
• Autoryzowanie rumuńskiej firmy w ANAF i sprawdzanie, kiedy ta autoryzacja wygasa.
• Pobieranie na żądanie faktur dostawców rumuńskiej firmy z ANAF i sprawdzenie, ile ich dotarło.
• Odbieranie dokumentu ANAF dla faktury wprowadzonej już ręcznie, bez tworzenia duplikatu.
• Wysłanie faktury rumuńskiej firmy do ANAF, po wcześniejszym poprawieniu adresu klienta lub identyfikatora podatkowego wskazanego w odmowie.
• Generowanie i przesyłanie faktur korygujących po zidentyfikowaniu błędów rozliczeniowych.
• Monitorowanie statusu wszystkich przesłanych faktur i szybkie rozwiązywanie błędów walidacji XML.
• Utrzymywanie pełnego śladu audytu wszystkich wymian faktur elektronicznych na potrzeby zgodności regulacyjnej.

Powiązane samouczki

• Podłącz KSeF do Flowtly