Podłącz KSeF do Flowtly

Zanim zaczniesz

1. 1

   Uzupełnij dane firmy w Flowtly

   Przejdź do Administracja → Ustawienia → Finanse i biznes → Ustawienia fakturowania i w sekcji Dane rozliczeniowe uzupełnij NIP, nazwę rozliczeniową, ulicę, kod pocztowy, miasto i kraj. Zrób to najpierw — bez kompletu tych sześciu pól przełącznik e-fakturowania pozostanie zablokowany w kroku 5. W tej samej sekcji wpisz też REGON: przełącznika nie blokuje, ale wymaga go weryfikacja faktury przed wysłaniem do KSeF w kroku 6.

   Wskazówki

   • Pole Token e-fakturowania nie jest wyszarzone — ono po prostu nie pojawia się na karcie E-fakturowanie, dopóki nie zapiszesz NIP-u. Jeśli go nie widzisz, wróć do sekcji Dane rozliczeniowe.
   • NIP możesz wpisać z przedrostkiem PL lub bez niego — Flowtly usuwa przedrostek automatycznie przed wysłaniem do KSeF.

   

2. 2

   Wygeneruj token w Aplikacji Podatnika KSeF

   Zaloguj się na ap.ksef.mf.gov.pl w kontekście swojej firmy (NIP), używając podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej albo Profilu Zaufanego. W menu po lewej wybierz Tokeny → Generuj token. Nadaj tokenowi nazwę, na przykład „Flowtly”, i zaznacz trzy uprawnienia: wystawianie faktur, przeglądanie faktur oraz przeglądanie uprawnień.

   Wskazówki

   • Zaznacz wszystkie trzy uprawnienia. Samo wystawianie faktur nie wystarczy — bez przeglądania uprawnień połączenie z Flowtly nie zadziała.
   • Wygeneruj token przeznaczony wyłącznie dla Flowtly, zamiast używać tego samego, co biuro rachunkowe. Dzięki temu możesz go unieważnić bez odbierania dostępu komukolwiek innemu.
   • KSeF pokazuje token tylko raz. Skopiuj go przyciskiem Kopiuj i wklej od razu do Flowtly — nie zapisuj go w dokumencie, na czacie ani na zrzucie ekranu. Token daje pełny dostęp do wystawiania faktur w imieniu Twojej firmy. Jeśli mimo wszystko gdzieś trafił, unieważnij go w Tokeny → Lista tokenów i wygeneruj nowy.
3. 3

   Wklej token do Flowtly i zapisz

   Wróć do Flowtly, na tej samej stronie Ustawienia fakturowania znajdź kartę E-fakturowanie, wklej token w pole Token e-fakturowania i zapisz. Flowtly przeprowadzi uwierzytelnienie w KSeF i zapisze token w postaci zaszyfrowanej.

   Wskazówki

   • Robisz to tylko raz. Sesja w KSeF wygasa po pewnym czasie, ale Flowtly odnawia ją samodzielnie na podstawie zapisanego tokenu — nie musisz wklejać go ponownie.

   

4. 4

   Sprawdź status połączenia

   Na tej samej karcie pole Status uwierzytelnienia e-fakturowania powinno pokazać CONNECTED. Jeśli widzisz komunikat o błędzie, pochodzi on bezpośrednio z KSeF.

   Wskazówki

   • Trzy najczęstsze przyczyny błędu: token wygenerowano w kontekście innego NIP-u, token nie ma kompletu trzech uprawnień, albo został już unieważniony. W każdym z tych przypadków wygeneruj nowy token i powtórz krok 3.
   • Jeśli przycisk zapisu w kroku 3 był nieaktywny, sprawdź status subskrypcji — moduł fakturowania musi być aktywny.
5. 5

   Włącz e-fakturowanie

   Dopiero teraz przełącznik Włącz e-fakturowanie (KSeF) da się włączyć. Flowtly odblokowuje go wyłącznie wtedy, gdy status uwierzytelnienia to CONNECTED, a komplet danych firmy z kroku 1 jest uzupełniony. Włącz go na karcie E-fakturowanie w Ustawieniach fakturowania.

   Wskazówki

   • Jeśli przełącznik nie reaguje mimo statusu CONNECTED, wróć do kroku 1 i sprawdź wszystkie sześć pól. Najczęściej brakuje kraju albo kodu pocztowego — jedno puste pole wystarczy, by zablokować włączenie.
   • Na tej samej karcie znajdziesz opcję Ukryj dane kontaktowe na e-fakturach. Gdy ją włączysz, telefon sprzedawcy i e-mail nabywcy nie trafiają na generowane e-faktury — dane kontaktowe pozostają na karcie klienta.

   

6. 6

   Zweryfikuj połączenie — wyślij jedną fakturę

   Otwórz dowolną wystawioną fakturę i wybierz Zweryfikuj i wyślij przez e-fakturowanie (KSeF). Jeśli czegoś brakuje, Flowtly wypisze dokładnie które dane uzupełnić — najczęściej jest to NIP klienta i jego rodzaj, kraj klienta albo data wystawienia ustawiona w przyszłości, której KSeF nie przyjmuje.

   Wskazówki

   • Po wysłaniu faktury do KSeF nie będzie już można jej edytować. Sprawdź dane, zanim wyślesz.
   • Jeśli walidacja wskazuje na dane Twojej firmy, a nie klienta, kliknij Edytuj dane firmy — przeniesie Cię do Ustawień fakturowania. Najczęściej brakuje REGON-u albo pełnego adresu rozliczeniowego.

   

7. 7

   Pobierz UPO

   Z menu faktury pobierz UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To dowód, że KSeF przyjął fakturę. Numer KSeF oraz kod QR do weryfikacji pojawiają się także na PDF-ie e-faktury.

   Wskazówki

   • Zachowaj UPO razem z dokumentacją księgową — to ono, a nie sama faktura, potwierdza datę przyjęcia dokumentu przez KSeF.