Utrzymuj transakcje w porządku i dobrze skategoryzowane

Zanim zaczniesz

Czego potrzebujesz

• Konto bankowe podłączone do Flowtly, aby jego transakcje trafiały na listę.
• Faktury dostawców już dodane do Flowtly, aby można je było dopasować do płatności.
• Budżety i projekty, do których chcesz przypisać koszty.

1. 1

   Otwórz moduł Transakcji

   Przejdź do Finanse i biznes → Transakcje i otwórz rachunek bankowy, nad którym chcesz pracować. Jego lista grupuje aktywność bankową według miesięcy, z numerem transakcji i nazwą kontrahenta po lewej stronie. Kolumna Status pokazuje kolorowe kółko postępu dla każdego wpisu: jednolicie zielone (100%) oznacza, że wszystkie wymagane dane są na miejscu; częściowe kółka w kolorze pomarańczowym lub szarym wskazują brakujące pola.

   Wskazówki

   • Transakcje są grupowane według konta bankowego. Użyj nawigacji okruszkowej u góry, aby przełączać się między kontami, jeśli Twoja organizacja ma ich więcej niż jedno.
2. 2

   Otwórz transakcję i uzupełnij wymagane pola

   Kliknij dowolny wiersz, aby otworzyć panel szczegółów po prawej stronie. Przełącznik Dostawca/Klient u góry wybiera kierunek transakcji — Dostawca dla płatności wychodzących, Klient dla przychodów. Do zamknięcia miesiąca wymagane są dwa pola: Kontrahent (do kogo lub od kogo płatność) i Powiązany miesiąc (okres rozliczeniowy). Wypełnij oba, a zostaną natychmiast zapisane.

   Wskazówki

   • Powiązany miesiąc niekoniecznie jest tym samym co data transakcji — ustaw go na okres, w którym Twój księgowy powinien uwzględnić ten koszt.
3. 3

   Przejrzyj sugestie AI dotyczące dostawcy

   Gdy Flowtly wykryje odbiorcę płatności bez istniejącego dopasowania kontrahenta, sekcja Sugestie w panelu szczegółów pokazuje kartę "Utwórz dostawcę". Karta pokazuje wyodrębnioną nazwę i uzasadnienie. Kliknij Zaakceptuj, aby jednym krokiem utworzyć dostawcę i powiązać go z transakcją. Kliknij Edytuj sugestię, aby dostosować nazwę przed utworzeniem, a potem Zastosuj. Kliknij Odrzuć, aby zamknąć sugestię i ustawić kontrahenta ręcznie.

   Wskazówki

   • Dostawcy utworzeni z sugestii są zapisywani na stałe — przyszłe transakcje od tego samego odbiorcy będą dopasowywane automatycznie bez żadnych ręcznych działań.
4. 4

   Wzbogać kontrahenta

   Aby edytować ustawienia kontrahenta, kliknij Zarządzaj kontrahentem pod polem Kontrahent, aby otworzyć panel kontrahenta. Tutaj możesz przełączyć Wymaga załącznika, aby wymusić, że dla tego odbiorcy zawsze musi być dołączony dokument, i ustawić Projekt domyślny, aby był sugerowany dla każdej nowej transakcji od nich. Kliknij "Wzbogać z AI", aby Flowtly automatycznie pobrał publiczne dane firmy, takie jak numer VAT, adres rejestrowy i konta bankowe.

   Wskazówki

   • Ustawienie projektu domyślnego jest szczególnie przydatne dla powtarzających się dostawców, takich jak czynsz czy subskrypcje SaaS — eliminuje jeden ręczny krok każdego miesiąca.
5. 5

   Dołącz fakturę do transakcji

   Użyj przycisku "Dołącz oczekujące pliki", aby powiązać fakturę, która jest już na liście Faktur Przychodzących Flowtly — panel pokazuje wszystkie niepowiązane faktury z kwotą, datą otrzymania i kontrahentem, dzięki czemu dopasujesz właściwą i klikniesz Załącz. Jeśli dokument nie jest jeszcze w Flowtly, użyj zamiast tego "Dodaj załącznik", aby przesłać plik PDF, PNG, JPG, JPEG lub GIF (maks. 3 MB) bezpośrednio z komputera.

   Wskazówki

   • Dołącz oczekujące pliki to najszybsza ścieżka — ponownie wykorzystuje dokument, który został już przetworzony w Fakturach Przychodzących, więc nie duplikujesz przesyłania.
6. 6

   Przypisz transakcję do budżetu

   Kliknij "Przypisz do budżetu" w sekcji Budżety panelu szczegółów. Wybierz linię budżetową z listy rozwijanej, potwierdź kwotę (wstępnie wypełnioną wartością transakcji) i użyj suwaka procentowego, jeśli chcesz przydzielić tylko część. Kliknij Przypisz. Możesz przypisać tę samą transakcję do wielu linii budżetowych, powtarzając ten proces przyciskiem "Dodaj kolejny budżet".

   Wskazówki

   • Przypisanie do budżetu utrzymuje raporty wydatków w dokładności i pozwala na pierwszy rzut oka zobaczyć, ile z każdej linii budżetowej zostało zużyte.
7. 7

   Dołącz do projektu

   Użyj sekcji Kategoryzacja, aby powiązać transakcję z projektem dla śledzenia kosztów. Dodaj projekt chipem "+ projekt", a następnie ustaw jego kwotę lub procent; dodaj kolejne projekty, aby podzielić koszt. Chip "Wypełnij wg …" automatycznie rozkłada koszt na projekty na podstawie wspólnych atrybutów. Każda zmiana zapisuje się automatycznie. Jeśli kontrahent wymaga dokumentu lub dokument jest już dołączony, skategoryzuj koszt na tej fakturze.

   Wskazówki

   • Rozpisuj częściowe alokacje jawnie — na przykład 50% na projekt rozliczany z klientem, 50% na projekt wewnętrzny — aby Twój zespół finansowy miał kontekst podczas przeglądania P&L projektu.
8. 8

   Zarejestruj odbiór płatności dla transakcji klientów

   Gdy przelew od klienta wpłynie na konto, otwórz transakcję i przełącz na Klient. Sekcja Załączniki w panelu szczegółów pokazuje pole "Unpaid or partially paid invoices" z listą wszystkich Twoich faktur wychodzących, które nie zostały jeszcze w pełni opłacone. Wybierz pasującą fakturę z listy rozwijanej. Flowtly rejestruje płatność wobec tej faktury i automatycznie aktualizuje jej status na Opłacona po dopasowaniu pełnej kwoty faktury.

   Wskazówki

   • Jeśli klient opłaca kilka faktur jednym przelewem, możesz powiązać transakcję z kilkoma fakturami, wybierając je po jednej — Flowtly śledzi pozostałe saldo na każdej z nich.