Przetwarzaj faktury przychodzące w Flowtly
Przejrzyj sugestie AI dotyczące okresu rozliczeniowego, kwot i kontrahenta, aby każda faktura dostawcy została zaakceptowana przez Twojego księgowego.
Zanim zaczniesz
Moduł Faktur Przychodzących Flowtly centralizuje faktury dostawców niezależnie od tego, czy wpływają przez KSeF (Krajowy System e-Faktur) czy są wgrywane ręcznie. Każda faktura musi mieć ustawiony powiązany miesiąc — bez niego Twój księgowy nie może jej zaakceptować w procesie zamknięcia miesiąca.
Flowtly odczytuje każdy dokument za pomocą OCR i proponuje powiązany miesiąc, kwoty i kontrahenta. Przeglądasz każdą sugestię i akceptujesz, koregujesz lub odrzucasz. Gdy wszystkie pola osiągną 100%, faktura jest gotowa dla Twojego księgowego.
Krok po kroku
Przejdź cały proces
- 1
Otwórz Faktury Przychodzące i dodaj dokument
Przejdź do Finanse i Biznes → Faktury Przychodzące. Jeśli Twoja organizacja ma włączone E-Fakturowanie (KSeF), faktury dostawców są automatycznie pobierane z krajowego systemu e-fakturowania — kliknij Sprawdź E-Fakturowanie w prawym górnym rogu, aby wywołać natychmiastową synchronizację. Jeśli E-Fakturowanie nie jest skonfigurowane, przeciągnij i upuść plik PDF lub obraz na strefę przesyłania lub kliknij Kliknij, aby przesłać (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, maks. 3 MB).
- Skontaktuj się z administratorem Flowtly, jeśli nie widzisz przycisku Sprawdź E-Fakturowanie — E-Fakturowanie musi być najpierw włączone dla Twojej organizacji.
- 2
Kliknij fakturę, aby otworzyć panel przeglądu
Lista pokazuje nazwę każdej faktury, status ukończenia (kółko postępu), kwotę, powiązaną transakcję, okres rozliczeniowy i datę otrzymania. Faktury z czerwonym kółkiem 0% mają oczekujące sugestie AI do przejrzenia. Kliknij dowolny wiersz, aby otworzyć panel szczegółów. Na górze panelu zobaczysz Notatka dla księgowości — kliknij Dodaj, aby napisać wiadomość, którą Twój księgowy zobaczy obok faktury, lub aby podać kontekst, którego AI Flowtly używa do przyszłych sugestii. Przed przetworzeniem sugestii AI kliknij ikonę oka na dolnym pasku akcji, aby podejrzeć oryginalny dokument i zweryfikować jego dane.
- Przetwarzaj faktury posortowane według Daty otrzymania (domyślnej), aby starsze dokumenty nie przeoczyły miesięcznego terminu.
- Notatka księgowa powinna być krótka, ale konkretna — na przykład "Podróż służbowa do zwrotu, wizyta u klienta Q1". AI Flowtly odczytuje tę notatkę, aby ulepszyć przyszłe sugestie dla podobnych faktur.
- 3
Zaakceptuj lub skoryguj powiązany miesiąc
W sekcji Ustaw powiązany miesiąc Flowtly pokazuje miesiąc wyodrębniony z faktury przez OCR, wynik pewności i uzasadnienie. Kliknij Akceptuj, jeśli miesiąc jest poprawny. Kliknij Koryguj, aby wybrać inny miesiąc z selektora dat. Kliknij Odrzuć, aby wyczyścić sugestię i ustawić miesiąc ręcznie później.
- Powiązany miesiąc to najważniejsze pole — Twój księgowy nie zaakceptuje faktury przy zamknięciu miesiąca bez niego.
- 4
Zaakceptuj lub skoryguj kwotę
W sekcji Ustaw kwotę Flowtly pokazuje wartość brutto, kwotę netto i walutę wyodrębnioną przez OCR wraz z wynikiem pewności. Kliknij Akceptuj, jeśli wartości są poprawne, lub kliknij Koryguj, aby ręcznie wprowadzić właściwe wartości. Możesz też wpisać bezpośrednio w pola Wartość brutto i Kwota netto na górze panelu i kliknąć Zapisz przy każdym z nich.
- Jeśli pewność OCR jest poniżej 60%, dokładnie przejrzyj oryginalny dokument przed akceptacją.
- 5
Przypisz kontrahenta
W sekcji Utwórz dostawcę (lub Ustaw kontrahenta, jeśli znaleziono dopasowanie) Flowtly pokazuje, co odczytał z faktury. Jeśli w Twoich rekordach istnieje pasujący dostawca, zaakceptuj sugestię. Jeśli nie, możesz albo wybrać istniejącego dostawcę z listy rozwijanej Wybierz istniejącego dostawcę, albo utworzyć nowego — formularz jest wstępnie wypełniony nazwą wyodrębnioną przez OCR, NIP-em, adresem i grupą kontrahentów. Kliknij Zastosuj, aby potwierdzić.
- Utworzenie nowego dostawcy tutaj zapisuje go na stałe, więc przyszłe faktury od tej samej firmy będą automatycznie dopasowywane.
- W panelu może się również pojawić sugestia grupy kosztowej. Zaakceptuj lub przypisz ją w taki sam sposób — zapewnia to prawidłowe skategoryzowanie faktury na potrzeby raportowania.
- 6
Zaakceptuj wszystko i potwierdź 100% ukończenia
Po przejrzeniu poszczególnych sugestii kliknij Zaakceptuj wszystko na dole panelu, aby jednym kliknięciem potwierdzić wszystkie pozostałe oczekujące pozycje. Kółko statusu zmienia się na jednolicie zielone przy 100%, a wiersz listy pokazuje teraz kwotę, okres rozliczeniowy i numer powiązanej transakcji. Faktura jest gotowa dla Twojego księgowego.
- Jeśli sugestia jest błędna, obsłuż ją indywidualnie przez Koryguj lub Odrzuć przed kliknięciem Zaakceptuj wszystko — Zaakceptuj wszystko potwierdza wszystkie nadal oczekujące sugestie zgodnie z ich aktualnym stanem.
Zasoby
Gotowe!
Faktura osiągnęła 100% — powiązany miesiąc, kwota i kontrahent są potwierdzone. Twój księgowy może teraz uwzględnić ją w zamknięciu miesiąca. Powtórz ten sam proces dla każdej nowej faktury pojawiającej się na liście.