Ławka i robocze rezerwacje

Znalezienie luki w planie to tylko połowa zadania; druga połowa to wiedza o tym, kto może ją zapełnić. Ławka przechowuje tę odpowiedź na ekranie przez cały czas, więc zapełnienie luki nie oznacza opuszczenia strony i utraty miejsca.

Ławka

Ławka to pasek przypiętý wzdłuż dolnej krawędzi strony Resourcing. Pozostaje na miejscu, gdy siatka przewija się, i wymienia wszystkich, którzy mają jeszcze miejsce w aktualnie wyświetlanym okresie — najpierw najwolniejsi, aby osoby, z którymi warto rozmawiać jako pierwsze, pojawiały się jako pierwsze.

Każda osoba jest przedstawiana jako kafelek pokazujący, ile jej czasu jest niezarezerwowane, na przykład 60% wolnych średnio. Liczba obok nagłówka — 8 wolnych — to liczba osób, które mają jakiekolwiek miejsce. Osoby w pełni zarezerwowane są całkowicie pomijane: nie są dostępne, więc nie są oferowane.

Zmień okres, a ławka zmieni się wraz z nim. Osoba wolna we wrześniu nie jest na ławce, gdy przeglądasz lipiec.

Użyj strzałki na nagłówku Ławka, aby zwinąć pasek, gdy chcesz mieć pełną wysokość siatki, i rozwinąć go ponownie.

Odczytuj procent jako średnią w całym okresie. 40% wolnych średnio oznacza, że uśredniając każdy tydzień wyświetlanego okresu, 40% czasu tej osoby jest niezarezerwowane — nie że 40% jest wolne w każdym z tych tygodni. Osoba zarezerwowana pełnym wymiarem przez siedem tygodni z dziewięciu i nieaktywna przez ostatnie dwa odczytuje się jako około 22% wolna, a osoba bez żadnych rezerwacji — jako 100%. Liczba zmienia się wraz z ilością zarezerwowaną, więc dwie osoby są przez nią faktycznie porównywalne, a pasek jest posortowany według tej samej liczby, którą wyświetlają kafelki.

Średnia to wciąż nie obraz tydzień po tygodniu. Osoba wolna średnio 40% może być wolna przez połowę każdego tygodnia lub całkowicie wolna przez dwa tygodnie z pięciu — a to są różne odpowiedzi na pytanie czy może się tym zająć. Rozwiń rolę i sprawdź poszczególne tygodnie przed przedłużeniem rezerwacji na kilka z nich.

Procent to udział w kontrakcie tej osoby. Pracownik w niepełnym wymiarze na trzech dniach w tygodniu bez żadnych rezerwacji odczytuje się jako 100% wolny, a nie jako ułamek pełnoetatowego tygodnia. Dzięki temu ławka zgadza się z tym, co reszta Flowtly mówi o tej osobie, a pracownik w niepełnym wymiarze z realną dostępnością nie wygląda na prawie pełny.

Gdy szczegóły tygodniowe danej osoby nie są dostępne, kafelek zamiast tego informuje o jej najlepszym tygodniu i mówi to wprost — etykieta wskazuje, który z dwóch odczytów widzisz, więc średnia nigdy nie jest mylona z najlepszym przypadkiem.

W pełni zarezerwowana to wskazówka, nie blokada. Gdy ktoś nie ma już miejsca w żadnym tygodniu okresu, jest odczytywany jako niedostępny i spada z paska. To strona odpowiadająca na pytanie kto może to wygodnie wziąć — nie mówi, że danej osoby w ogóle nie można zarezerwować.

Ktoś może mimo to przekroczyć pełny tydzień, i czasem jest to właściwa decyzja. Ponieważ robocze rezerwacje nie są wliczane jako pokrycie, dwie robocze rezerwacje dla tej samej osoby mogą każda wyglądać na przystępną osobno; to potwierdzenie ich sumuje się, a siatka oznacza każdą osobę powyżej 100% na czerwono, więc koszt jest widoczny, a nie ukryty.

Co się nie zdarzy, to Flowtly proponujący to. Osoba bez miejsca nigdy nie jest oferowana na ławce, a przeciąganie kogoś na rolę nigdy nie rezerwuje więcej czasu niż ten, który faktycznie ma wolny — więc przekroczenie pełnego tygodnia jest zawsze decyzją, którą podjąłeś, a nie sugestią strony.

Istnieje twardy limit na poziomie 125%. Potwierdzenie rezerwacji, która przekroczyłaby ten próg, jest bezwzględnie odmawiane, a komunikat informuje, o ile zostałoby to przekroczone.

Gdy nikt nie ma miejsca, pasek mówi o tym wprost: Wszyscy są w pełni zarezerwowani w tym oknie.

Szkicowanie rezerwacji

Przeciągnij osobę z ławki na rolę w siatce i upuść ją na kolumnę, w której ma być zarezerwowana. Role podświetlają się podczas przeciągania, więc jest jasne, gdzie kafelek może wylądować.

Upuszczenie tworzy roboczą rezerwację:

• Obejmuje kolumnę, na którą upuściłeś — jeden tydzień, zarówno w widoku Miesiąca, jak i w widoku 90 dni.
• Jej rozmiar odpowiada wolnej pojemności pokazanej na kafelku i nigdy nie przekracza 100%, więc samo upuszczenie nie może nikogo nadmiernie zarezerwować.

Aby zarezerwować dłuższy odcinek, upuść raz, a następnie rozciągnij roboczą rezerwację za pomocą uchwytów opisanych poniżej.

Jeśli nie można utworzyć rezerwacji, strona poinformuje dlaczego i robocza rezerwacja zostanie usunięta. Dwie przyczyny są rozróżniane, a nie zgadywane: odmowa, ponieważ upuszczenie zarezerwowałoby kogoś powyżej jego pojemności, brzmi inaczej niż odmowa z powodu braku uprawnienia, a komunikat nazywa, które to było.

Przeciąganie to jeden z dwóch sposobów tworzenia rezerwacji z tej strony. Drugi to Dodaj osobę, opisany poniżej.

Dodawanie osoby bezpośrednio

Nie każda rezerwacja zaczyna się od luki. Czasem wiesz już, kto idzie do projektu i w które dni — a projekt może nie mieć jeszcze żadnych ról. Do tego służy Dodaj osobę, obok Zgłoś zapotrzebowanie u góry strony, a także na pustej stronie, gdy nic nie jest jeszcze zaplanowane.

Każdy wiersz projektu ma też Dodaj osobę i Zgłoś zapotrzebowanie. Pojawiają się po najechaniu myszą na wiersz lub przejściu do niego klawiszem Tab, a projekt jest tam już wybrany.

1. Wybierz projekt. Można wybrać dowolny projekt, także taki, w którym nic nie jest zaplanowane.
2. Wybierz osobę. Lista obejmuje całą organizację, można ją przeszukiwać po nazwisku i jest podzielona na Wolni w tym okresie, Już w tym projekcie i W pełni zajęci, z informacją, ile wolnego czasu ma każda osoba w widocznym okresie. Osoby w pełni zajęte są pokazane, a nie ukryte: decyzja o ich rezerwacji należy do Ciebie. Jeśli nikt nie pasuje do wyszukiwania, lista to mówi i proponuje wyczyszczenie.
3. Opcjonalnie wybierz rolę. Bez niej osoba jest rezerwowana w projekcie bezpośrednio.

Wybranie osoby niczego jeszcze nie rezerwuje. Otwiera jej tydzień, dzień po dniu:

• Kliknij dzień, aby go zaznaczyć, Shift+klik, aby zaznaczyć ciąg dni, albo Ctrl+klik (⌘+klik na Macu), aby dodać dzień niezwiązany z pozostałymi.
• Wpisz liczbę godzin dziennie i zastosuj. Każdy zaznaczony dzień zostaje zarezerwowany na tyle godzin, a sąsiednie dni z tą samą liczbą godzin tworzą jedną rezerwację.
• Wpisanie 0 usuwa rezerwację z zaznaczonych dni i tylko z nich.
• Kreska oznacza dzień, w którym osoba nie pracuje. Nie można go zaznaczyć.
• Strzałkami przechodzisz o tydzień do przodu lub do tyłu.

Urlop jest pomijany, chyba że zdecydujesz inaczej. Jeśli zaznaczenie obejmuje dzień urlopu tej osoby, edytor mówi o tym przed zapisem, a główny przycisk rezerwuje tylko pozostałe dni. Zarezerwowanie także dnia urlopu to drugi przycisk — czasem wiesz coś, czego kalendarz urlopów nie wie.

Rezerwacje utworzone w ten sposób są robocze, dokładnie jak przeciągnięcie z ławki: nie liczą się do pokrycia, dopóki osoba zatwierdzająca ich nie potwierdzi, a do ich tworzenia wystarczy rola Resourcing manager. Zmiana dnia, który jest już potwierdzony, wymaga roli Resourcing approver.

Jeśli zapisze się tylko część zmian, edytor wymienia dni, które nie zostały zapisane, i proponuje ponowienie dokładnie tych dni. Zapisane dni pozostają zapisane, a nic innego w projekcie ani dla tej osoby nie jest zmieniane.

Czym jest robocza rezerwacja

Robocza rezerwacja to propozycja. Jest zapisana i Twoi współpracownicy mogą ją zobaczyć, ale nie jest pokryciem.

Robocze rezerwacje pojawiają się jako przerywany kontur nad komórką, a etykieta brzmi 40% robocza. Co kluczowe, robocze rezerwacje są wykluczone z każdej liczby pokrycia w siatce: procenty ról, średnie projektowe i ostrzeżenia o nadmiernej pojemności liczą wyłącznie potwierdzone rezerwacje. To właśnie sprawia, że robocze rezerwacje są bezpieczne do eksperymentowania — szkicowanie trzech opcji obsady nie sprawia, że projekt wygląda na obsadzony trzykrotnie.

Praktyczna konsekwencja jest warta poznania: rola mająca wyłącznie robocze rezerwacje nadal odczytuje się jako nieobsadzona. To nie jest błąd. Nic jeszcze nie jest zobowiązane.

Potwierdzanie roboczej rezerwacji

Rozwiń rolę, aby zobaczyć przypisane do niej osoby. Wiersz osoby z roboczą rezerwacją zawiera przycisk Potwierdź; jego wybranie zamienia roboczą rezerwację tej osoby na tę rolę w prawdziwą rezerwację. Od tego momentu jest wliczana jako pokrycie wszędzie, a przerywany kontur staje się ciągłym paskiem.

Potwierdzenie działa dla jednej osoby i jednej roli na raz. Nie ma opcji potwierdź-wszystko.

Potwierdzanie wymaga roli „Zatwierdzający planowanie zasobów”, która jest węższym uprawnieniem niż to, które pozwala na tworzenie roboczej rezerwacji. Proponowanie i zobowiązywanie zostały celowo rozdzielone: każdy z rolą „Menedżer planowania zasobów” może szkicować rezerwację, ale zamiana jej w zobowiązanie, na które firma liczy, jest decyzją zarezerwowaną dla wyznaczonych zatwierdzających. Administratorzy mają obie role.

Bez tej roli przycisk Potwierdź jest nadal widoczny w wierszu, ale jest wyszarzony, a najechanie na niego wyjaśnia dlaczego: Potwierdzanie roboczej rezerwacji wymaga roli „Zatwierdzający planowanie zasobów”. Poproś administratora o jej przyznanie. Pozostaje widoczny celowo — planista powinien widzieć, że ten krok istnieje i wymaga zatwierdzenia, zamiast znajdować brakujący przycisk i wnioskować, że funkcja jest zepsuta. Proponowanie i zobowiązywanie opisuje, która rola obejmuje co.

Cofanie potwierdzenia

Wiersz potwierdzonej osoby zawiera przycisk Cofnij potwierdzenie, lustrzane odbicie Potwierdź: zamienia jej rezerwację na tę rolę z powrotem w roboczą. Zobowiązanie jest zwalniane, pasek wraca do przerywanego konturu, a czas przestaje być liczony jako pokrycie — więc potwierdzenie dokonane zbyt wcześnie nie jest czymś, z czym musisz żyć. Zmiana jest zapisana i przeżywa przeładowanie strony.

Cofnięcie potwierdzenia nigdy nie może spowodować nadmiernej rezerwacji, ponieważ zawsze usuwa tylko czas zobowiązany.

Cofnięcie potwierdzenia również wymaga roli „Zatwierdzający planowanie zasobów”, nie tylko potwierdzenie. Zwolnienie zobowiązania jest równie poważne jak jego zaciągnięcie i jest pierwszym z dwóch kroków prowadzących do usunięcia potwierdzonej rezerwacji — więc oba końce zobowiązania są trzymane przez to samo uprawnienie.

Podobnie jak w przypadku Potwierdź, przycisk Cofnij potwierdzenie pozostaje widoczny bez tej roli i jest wyszarzony, wyjaśniając po najechaniu, że zamiana potwierdzonego przydziału z powrotem w roboczą rezerwację wymaga roli „Zatwierdzający planowanie zasobów”.

Usuwanie roboczej rezerwacji

Wiersz osoby z roboczą rezerwacją zawiera mały przycisk kosz obok Potwierdź. Usuwa tę roboczą rezerwację z planu całkowicie — propozycja znika z siatki zamiast pozostawać jako sugestia, której nikt nie zamierza realizować.

Ponieważ jest to jedna akcja na stronie, której nie można cofnąć, najpierw pyta, podając imię osoby, której robocza rezerwacja ma zniknąć. Nic nie jest usuwane, dopóki nie zaakceptujesz.

Tylko robocze rezerwacje mogą być usuwane. Potwierdzona rezerwacja nie ma przycisku kosz, a zmiana byłaby odrzucona nawet gdyby została podjęta. Jest to zamierzone: potwierdzony czas to zobowiązanie, na które ktoś liczy, więc usunięcie go to dwa celowe kroki, a nie jedno kliknięcie. Najpierw cofnij potwierdzenie, a następnie usuń. Ten dodatkowy krok istnieje po to, aby zobowiązana praca nigdy nie zniknęła przez jeden błędny klik.

Usunięcie roboczej rezerwacji nigdy nie wpływa na wskaźniki pokrycia nikomu, ponieważ robocze rezerwacje nigdy nie były liczone jako pokrycie.

Usuwanie roboczej rezerwacji nie wymaga roli Zatwierdzającego — tworzenie roboczej rezerwacji i jej wycofywanie to oba działania w ramach proponowania, a propozycję, którą możesz złożyć, możesz też cofnąć.

Usunięcie jest trwałe. Rezerwacja nie jest archiwizowana ani ukryta; znika, i nie pojawi się ponownie nigdzie w planie. Flowtly przechowuje zapis usunięcia — kto je usunął i kiedy — ale ten zapis to jedyny pozostały ślad, i nie jest czymś, co możesz przeglądać z tej strony. Jeśli ważne jest, kto usunął roboczą rezerwację, zapytaj swojego administratora Flowtly.

Dostosowywanie długości roboczej rezerwacji

Dwa małe elementy sterujące w wierszu roboczej rezerwacji wydłużają ją lub skracają o jeden tydzień na raz, od końca. W ten sposób rezerwacja rośnie poza pojedynczą kolumnę, w którą została upuszczona.

Daty początku nie można tutaj przesuwać. Aby rozpocząć rezerwację później, upuść osobę na kolumnę, w której ma się zacząć, zamiast upuszczać wcześniej i skracać od przodu.

Zmiana długości roboczej rezerwacji lub jej procentu to proponowanie, a nie zobowiązywanie, więc rola „Menedżer planowania zasobów” wystarczy — rola „Zatwierdzający planowanie zasobów” nie jest potrzebna w żadnym z tych przypadków.

Co Flowtly rejestruje

Każda zmiana, jaką osoba wprowadza do rezerwacji, jest zapisywana wraz z informacją, kto ją wprowadził i kiedy: tworzenie, potwierdzanie, cofanie potwierdzenia, zmiana dat lub procentu i usuwanie. Zapis jest przechowywany bezterminowo.

Rezerwacje przychodzące z importowanego planu są wyjątkiem, włącznie ze zmianami dokonanymi w nich tutaj. Są lustrzanym odbiciem tego planu, a nie tworzone na tej stronie, i ponownie synchronizowane za każdym razem, gdy plan jest ponownie zastosowany, więc własny raport importu jest ich zapisem.

Na stronie Resourcing nie ma widoku historii, więc nie jest to coś, z czego możesz korzystać podczas planowania. Istnieje po to, aby na pytanie zadane później — kto przydzielił tę osobę, kto zwolnił tę rezerwację, kto usunął tę roboczą rezerwację, która tu była — była odpowiedź.

Przykładowe przypadki użycia

• Znajdź otwartą rolę w projekcie na następny miesiąc i obsadź ją z ławki bez opuszczania strony.
• Szkicuj dwa sposoby obsadzenia tej samej roli jako robocze rezerwacje, porównaj siatkę i potwierdź lepszy.
• Sprawdź, kto jest naprawdę wolny, zanim zgodzisz się na datę rozpoczęcia nowego projektu.
• Porównaj kafelki dwóch osób, aby zobaczyć, która z nich jest bardziej dostępna w całym oknie, a nie tylko która ma jeden spokojny tydzień.
• Zarezerwuj kogoś na pojedynczy tydzień, w którym projekt ma niedobór, a nie na cały kwartał.
• Przedłużaj roboczą rezerwację tydzień po tygodniu, aż pokryje odcinek, którego projekt faktycznie potrzebuje, a następnie potwierdź.
• Zwolnij rezerwację, która była potwierdzona zbyt wcześnie, aby osoba znowu pokazywała się jako dostępna, gdy plany się zmieniają.
• Korzystaj z liczby na ławce jako tygodniowego odczytu tego, ile niezaangażowanej pojemności ma zespół.
• Przypisz osobę do nowego projektu na wtorek i środę w tym tygodniu oraz cztery dni w przyszłym, zanim projekt będzie miał jakiekolwiek role.

Powiązane strony

• Resourcing
• Pojemność według projektu
• Pojemność według osoby
• Projekty
• Urlopy i święta