Podział kosztu na projekty według atrybutu
Jedna faktura od dostawcy często musi zostać rozdzielona na wiele projektów — umowa o ochronę obejmująca wszystkie budynki na terenie obiektu, faktura za sprzątanie obejmująca wszystkich najemców jednego budynku. Wpisywanie takich udziałów ręcznie jest czasochłonne i przestaje być aktualne przy każdej zmianie najemcy.
Flowtly może wyliczyć te udziały za Ciebie na podstawie atrybutów, czyli liczbowych właściwości zapisywanych raz przy zasobach i projektach. Faktura jest wtedy dzielona proporcjonalnie do tych wartości, a kwoty zawsze sumują się do wartości faktury.
Dwa poziomy podziału
O podziale decydują wartości atrybutów, a nie dane zapisane na samej fakturze. Dostępne są dwa poziomy.
- Atrybut na zasobach — zapisany przy budynkach, placach lub innych nieruchomościach. Decyduje o tym, jaką część kosztu przejmuje każdy zasób.
- Atrybut na projektach — zapisany przy projektach, które fakturujesz (zwykle jeden projekt na najemcę). Decyduje o tym, jak część przypadająca na zasób dzieli się między projekty na nim ulokowane.
Atrybut należy do jednego albo drugiego poziomu. Ta sama nazwa atrybutu może istnieć dwa razy — raz dla zasobów, raz dla projektów — więc przed wpisaniem wartości sprawdź, którą definicję edytujesz. Zobacz Dwa atrybuty o tej samej nazwie poniżej.
Gdzie znajdują się ustawienia
Definicje atrybutów znajdują się w sekcji Atrybuty. Każda definicja ma nazwę, typ (użyj liczbowego) oraz jednostkę wyświetlaną obok wartości — m2 dla powierzchni, % dla wartości procentowych.
Wartość na zasobie ustawisz na samym zasobie, w zakładce Atrybuty budynku lub placu w sekcji Zasoby.
Wartość na projekcie ustawisz na projekcie, w jego zakładce Atrybuty w sekcji Projekty.
Zapisanie wartości to cała konfiguracja — nie ma osobnego ekranu mapowania. Zasób lub projekt bez wartości danego atrybutu po prostu nie bierze udziału w podziale.
Zastosowanie podziału na fakturze
Otwórz fakturę od dostawcy i rozwiń sekcję Kategoryzacja. Nad listą pozycji znajdziesz przyciski, które wypełnią podział za Ciebie:
- Wypełnij wg <atrybut> — płaski podział na projekty, proporcjonalnie do jednego atrybutu projektu.
- Wypełnij wg kaskady <atrybut zasobu> × <atrybut projektu> — dwustopniowy podział opisany poniżej.
- Wypełnij wg zużycia mediów — podział na podstawie odczytów liczników, a nie atrybutów.
- Wyczyść wszystkie — czyści podział, aby zacząć od nowa.
Naciśnięcie przycisku proponuje zestaw pozycji z kwotami. Nic nie zostaje zapisane do momentu zapisania faktury, więc możesz nacisnąć inny przycisk albo wyczyścić i spróbować ponownie bez żadnych konsekwencji.
Jak działa kaskada dwustopniowa
Kaskada odpowiada na pytanie „który budynek, a następnie który najemca tego budynku”.
- Udział zasobu to jego wartość atrybutu podzielona przez sumę tego atrybutu ze wszystkich zasobów, które go posiadają.
- Udział najemcy w ramach tego zasobu to wartość atrybutu projektu podzielona przez sumę tego samego atrybutu ze wszystkich projektów zarezerwowanych na tym zasobie.
- Waga końcowa to udział zasobu pomnożony przez udział najemcy — i według tych wag dzielona jest kwota netto faktury.
Dwa szczegóły warte zapamiętania, bo tłumaczą wyniki, które inaczej wyglądają na błędne:
- O tym, którzy najemcy biorą udział, decyduje data otrzymania faktury. Uwzględniane są wyłącznie projekty z rezerwacją zasobu aktywną w tym dniu. Najemca, który wyprowadził się przed wpływem faktury, nie znajdzie się w podziale — podobnie jak ten, który wprowadził się później.
- Kwoty są zaokrąglane tak, aby podział był dokładny. Ostatnie grosze trafiają do największych części ułamkowych, dzięki czemu pozycje zawsze sumują się do kwoty netto faktury, zamiast być o grosz niższe.
Przykład
Obiekt zapisuje atrybut Ochrona przy budynkach jako wartość procentową:
| Budynek | Ochrona |
|---|---|
| Budynek A | 23,98 % |
| Budynek B | 23,42 % |
| Budynek C | 34,60 % |
| Taneczna 18A | 5 % |
| Taneczna 18C | 13 % |
Te pięć wartości sumuje się do 100, więc udział każdego budynku jest po prostu równy jego procentowi. Faktura za ochronę przepuszczona przez kaskadę przypisze budynkowi C 34,60 % kosztu, a ta kwota zostanie następnie podzielona między najemców budynku C proporcjonalnie do ich atrybutu Powierzchnia w m².
Wartości nie muszą sumować się do 100. Gdyby sumowały się do 200, każdy budynek nadal brałby swoją wartość podzieloną przez 200 — suma wpływa wyłącznie na czytelność, nie na poprawność.
Sprawdzenie, czy podział jest prawidłowy
Po naciśnięciu przycisku kaskady lub wypełnienia sprawdź trzy rzeczy przed zapisaniem.
- Czy na liście są te projekty, których oczekujesz. Brakujący najemca prawie zawsze oznacza brak wartości atrybutu na tym projekcie albo brak rezerwacji aktywnej w dniu otrzymania faktury.
- Czy wartości procentowe odpowiadają znanym Ci udziałom. Każda pozycja pokazuje swoją wagę procentowo obok kwoty.
- Czy suma zgadza się z fakturą. Panel kategoryzacji pokazuje sumę alokacji projektowej — powinna wynosić 100 % oraz kwotę netto faktury.
Po zapisaniu te same wartości pojawiają się na każdym projekcie w zakładce Finanse projektu › Powiązane koszty, gdzie każdy wiersz pokazuje zarówno pełną kwotę faktury, jak i część przypisaną do tego projektu — to najszybszy sposób, aby potwierdzić, że projekt został obciążony zgodnie z zamiarem.
Najczęstsze problemy
Dwa atrybuty o tej samej nazwie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dwie definicje miały tę samą nazwę — jedna powiązana z zasobami, druga z projektami. Tylko jedna z nich jest tą, której używa Twój podział. Jeśli podział ignoruje wartości, co do których masz pewność, że je wpisano, otwórz Atrybuty i sprawdź, czy edytowano definicję z właściwego poziomu.
Najemca wynajmujący kilka lokali w jednym budynku. Projekt zarezerwowany na więcej niż jednym zasobie liczony jest raz, w ramach jednego zasobu, a nie osobno dla każdego lokalu. Jego udział nie jest mnożony przez liczbę wynajmowanych lokali.
Najemcy bez wartości atrybutu. Jeśli żaden z projektów zarezerwowanych na danym zasobie nie ma wartości, część przypadająca na ten zasób zostanie podzielona między nie po równo, zamiast zostać pominięta. Podział po równo tam, gdzie oczekiwano proporcjonalnego, oznacza brak wartości, a nie utratę kosztu.
Powierzchnie niewynajęte. W podziale biorą udział wyłącznie zasoby i projekty z wpisaną wartością, więc lokale niewynajęte pozostają poza wyliczeniem, a cały koszt rozkłada się na te wynajęte. Jeśli pustostan ma nieść swój udział, musi istnieć jako projekt z wartością atrybutu, tak samo jak każdy inny.