Podział kosztu na projekty według atrybutu

Jedna faktura od dostawcy często musi zostać rozdzielona na wiele projektów — umowa o ochronę obejmująca wszystkie budynki na terenie obiektu, faktura za sprzątanie obejmująca wszystkich najemców jednego budynku. Wpisywanie takich udziałów ręcznie jest czasochłonne i przestaje być aktualne przy każdej zmianie najemcy.

Flowtly może wyliczyć te udziały za Ciebie na podstawie atrybutów, czyli liczbowych właściwości zapisywanych raz przy zasobach i projektach. Faktura jest wtedy dzielona proporcjonalnie do tych wartości, a kwoty zawsze sumują się do wartości faktury.

Dwa poziomy podziału

O podziale decydują wartości atrybutów, a nie dane zapisane na samej fakturze. Dostępne są dwa poziomy.

Atrybut na zasobach — zapisany przy budynkach, placach lub innych nieruchomościach. Decyduje o tym, jaką część kosztu przejmuje każdy zasób.
Atrybut na projektach — zapisany przy projektach, które fakturujesz (zwykle jeden projekt na najemcę). Decyduje o tym, jak część przypadająca na zasób dzieli się między projekty na nim ulokowane.

Atrybut należy do jednego albo drugiego poziomu. Ta sama nazwa atrybutu może istnieć dwa razy — raz dla zasobów, raz dla projektów — więc przed wpisaniem wartości sprawdź, którą definicję edytujesz. Zobacz Dwa atrybuty o tej samej nazwie poniżej.

Gdzie znajdują się ustawienia

Definicje atrybutów znajdują się w sekcji Atrybuty. Każda definicja ma nazwę, typ (użyj liczbowego) oraz jednostkę wyświetlaną obok wartości — m2 dla powierzchni, % dla wartości procentowych.

Wartość na zasobie ustawisz na samym zasobie, w zakładce Atrybuty budynku lub placu w sekcji Zasoby.

Wartość na projekcie ustawisz na projekcie, w jego zakładce Atrybuty w sekcji Projekty.

Zapisanie wartości to cała konfiguracja — nie ma osobnego ekranu mapowania. Zasób lub projekt bez wartości danego atrybutu po prostu nie bierze udziału w podziale.

Zastosowanie podziału na fakturze

Otwórz fakturę od dostawcy i rozwiń sekcję Kategoryzacja. Nad listą pozycji znajdziesz przyciski, które wypełnią podział za Ciebie:

Wypełnij wg <atrybut> — płaski podział na projekty, proporcjonalnie do jednego atrybutu projektu.
Wypełnij wg kaskady <atrybut zasobu> × <atrybut projektu> — dwustopniowy podział opisany poniżej.
Wypełnij wg zużycia mediów — podział na podstawie odczytów liczników, a nie atrybutów.
Rozlicz energię — oferowane zamiast wypełnienia według liczników dla energii elektrycznej, gdy Twoja organizacja rozlicza energię elektryczną z faktury. Zobacz Rozliczanie faktury za energię elektryczną między najemców.
Wyczyść wszystkie — czyści podział, aby zacząć od nowa.

Te przyciski działają na podziale całej faktury. Pozycja, która ma własny podział na projekty, zachowuje go: wypełnienia według atrybutu i kaskady rozdzielają tylko kwotę netto, którą zostawiają pozycje, a Wyczyść wszystkie zostawia własne wiersze pozycji na miejscu. Zobacz Podział jednej pozycji faktury na projekty w Załączniki do transakcji.

Faktura obejmująca kilka budynków

Faktura za media lub usługi dla całego obiektu często łączy dwa rodzaje kosztów: koszty należące do jednego projektu, takie jak wykończenie lokalu jednego najemcy, oraz koszty refakturowane na wszystkich najemców. Podziel ją w dwóch krokach.

Przypisz każdej pozycji wykończenia jej projekt, w samej pozycji. Pozycja wspólna dla kilku znanych projektów dostaje zamiast tego własny podział.
Resztę wypełnij według powierzchni. Naciśnij Wypełnij wg <atrybut> z atrybutem powierzchni, na przykład Wypełnij wg Powierzchnia, albo wypełnienie kaskadowe. Rozdziela ono między najemców tylko resztę: kwotę netto, którą zostawiają pozycje z własnym projektem.

Pozycja z własnym projektem zachowuje całą swoją kwotę netto, także wtedy, gdy jej własny podział ma przekreślony wiersz albo nie dochodzi do kwoty netto pozycji, więc żadna część jej pieniędzy nie jest rozdzielana drugi raz między najemców. Na przykład faktura na 3 000,00 netto z pozycją wykończenia na 1 200,00 przypisaną do projektu jednego najemcy zostawia 1 800,00 do podziału według powierzchni. Wykończenie zostaje na tym projekcie, a wiersze najemców sumują się dokładnie do 1 800,00.

Wypełnij wg zużycia mediów pyta o rodzaj medium, cenę jednostkową i, opcjonalnie, okres zużycia. Okres od i Okres do są początkowo puste. Jeśli zostawisz oba puste, podział używa okresu podanego na samej fakturze, tak jak robi to e-faktura z KSeF; jeśli faktura żadnego nie podaje, okresu księgowego dokumentu; a w ostateczności miesiąca faktury. Aby użyć innego okresu, ustaw obie daty: Wypełnij pozostaje niedostępne, dopóki ustawiona jest tylko jedna z nich. Daty stosują format dat Twojej organizacji. Po wypełnieniu podsumowanie liczników pokazuje okres, który faktycznie został użyty, jako Okres zużycia: 01.09.2026 - 30.09.2026.

Naciśnięcie przycisku proponuje zestaw pozycji z kwotami. Nic nie zostaje zapisane do momentu zapisania faktury, więc możesz nacisnąć inny przycisk albo wyczyścić i spróbować ponownie bez żadnych konsekwencji.

Powierzchnia brutto najmu względem zajętej powierzchni brutto

Jeśli organizacja stosuje podstawę zajętej powierzchni brutto, udział najmu to powierzchnia zarezerwowanych lokali wraz z ich udziałem w częściach wspólnych, podzielona przez łączną zajętą powierzchnię brutto w całej organizacji. Obie strony wyliczenia korzystają z rezerwacji i powierzchni obowiązujących na ten sam dzień. Pustostany i miejsca parkingowe nie wchodzą do puli. Aktywna rezerwacja na użytek własny wchodzi do niej. Powtórzona rezerwacja nie zwiększa powierzchni lokalu ani jego udziału wspólnego.

Przykładowo lokal o powierzchni 70 m² z udziałem wspólnym 6 m² ma 76 m² brutto. Przy łącznej zajętej powierzchni 8 597,32 m² jego udział wyświetla się jako 0,88%. To wartości przykładowe: zmiana rezerwacji lub obowiązujących powierzchni zmienia wyliczenie. Wybranie mniejszej liczby projektów na fakturze nie zmniejsza mianownika całej organizacji.

Wyliczenie pod wierszem pokazuje licznik, mianownik, datę i nazwę podstawy także po ponownym otwarciu faktury. Obliczenia korzystają z wartości źródłowych przed zaokrągleniem wyświetlanego procentu i kwot. Pełny podział na zajętą pulę daje 100% i po zaokrągleniu zgadza się z kwotą netto faktury. Pominięcie lub wykluczenie projektu pozostawia jego część nieprzypisaną.

Zmiana podstawy organizacji nie przelicza zapisanych faktur. Zachowują one zapisane wyliczenie, a obliczenia korekt zamrożonych miesięcy korzystają z pierwotnej podstawy. Aby zmienić podział otwartej faktury, trzeba ponownie użyć przycisku wypełnienia. Starsza podstawa powierzchni brutto budynków obejmuje pustostany i ma osobną nazwę w zapisanym wyliczeniu.

Jak działa kaskada dwustopniowa

Kaskada odpowiada na pytanie „który budynek, a następnie który najemca tego budynku”.

Udział zasobu to jego wartość atrybutu podzielona przez sumę tego atrybutu ze wszystkich zasobów, które go posiadają.
Udział najemcy w ramach tego zasobu to wartość atrybutu projektu podzielona przez sumę tego samego atrybutu ze wszystkich projektów zarezerwowanych na tym zasobie.
Waga końcowa to udział zasobu pomnożony przez udział najemcy — i według tych wag dzielona jest kwota netto faktury.

Dwa szczegóły warte zapamiętania, bo tłumaczą wyniki, które inaczej wyglądają na błędne:

O tym, którzy najemcy biorą udział, decyduje data otrzymania faktury. Uwzględniane są wyłącznie projekty z rezerwacją zasobu aktywną w tym dniu. Najemca, który wyprowadził się przed wpływem faktury, nie znajdzie się w podziale — podobnie jak ten, który wprowadził się później.
Kwoty są zaokrąglane tak, aby podział był dokładny. Ostatnie grosze trafiają do największych części ułamkowych, dzięki czemu pozycje zawsze sumują się do kwoty netto faktury, zamiast być o grosz niższe.

Przykład

Obiekt zapisuje atrybut Ochrona przy budynkach jako wartość procentową:

Budynek	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Te pięć wartości sumuje się do 100, więc udział każdego budynku jest po prostu równy jego procentowi. Faktura za ochronę przepuszczona przez kaskadę przypisze budynkowi C 34,60 % kosztu, a ta kwota zostanie następnie podzielona między najemców budynku C proporcjonalnie do ich atrybutu Powierzchnia w m².

Wartości nie muszą sumować się do 100. Gdyby sumowały się do 200, każdy budynek nadal brałby swoją wartość podzieloną przez 200 — suma wpływa wyłącznie na czytelność, nie na poprawność.

Sprawdzenie, czy podział jest prawidłowy

Po naciśnięciu przycisku kaskady lub wypełnienia sprawdź trzy rzeczy przed zapisaniem.

Czy na liście są te projekty, których oczekujesz. Brakujący najemca prawie zawsze oznacza brak wartości atrybutu na tym projekcie albo brak rezerwacji aktywnej w dniu otrzymania faktury.
Czy wartości procentowe odpowiadają znanym Ci udziałom. Każda pozycja pokazuje swoją wagę procentowo obok kwoty. Najedź na nią, aby zobaczyć, jak wyliczono wagę. Dla najemcy obciążanego przez dwa lub więcej budynków wyliczenie podaje jedną linię na budynek, z udziałem najemcy w tym budynku i udziałem budynku.
Czy suma zgadza się z fakturą. Panel kategoryzacji pokazuje sumę alokacji projektowej — powinna wynosić 100 % oraz kwotę netto faktury.

Wyliczenie pod każdym wierszem

Po użyciu Wypełnij wg <atrybut> każdy wiersz, któremu wypełnienie przypisało udział, pokazuje też swoje wyliczenie w linii pod spodem, dzięki czemu procent można sprawdzić z własną tabelą bez najeżdżania kursorem:

301 m² z 8 157 m² = 3,69% · Policzone projekty: 20 · Stan na 20.10.2026 · Źródło: zarezerwowane lokale

Ułamek — własna wartość atrybutu projektu, suma dla policzonych projektów i wynikający z nich procent.
Policzone projekty — wiersze, których wartość jest większa od zera, czyli wartości wchodzące do sumy. Przekreślony projekt jest liczony, ponieważ jego wartość pozostaje w sumie.
Stan na — data, na którą odczytano wartości.
Źródło — skąd pochodzą wartości: zarezerwowane lokale, gdy są to powierzchnie lokali zarezerwowanych przez projekt, wartość ustawiona w projekcie, gdy wprowadzono je w projekcie.

Gdy pozycje faktury zawierają już część kwoty netto, linia mówi też Udział w kwocie netto, którą zostawiają pozycje: jej procent dotyczy tego, co zostawiają pozycje, podczas gdy własny procent wiersza dotyczy całej faktury, więc oba się różnią.

Przekreślony wiersz i wiersz z wartością 0 nie pokazują linii. Po wypełnieniu kaskadą linia pokazuje tylko datę, ponieważ procent kaskady nie jest jedną wartością podzieloną przez jedną sumę; jego wyliczenie na budynek pozostaje w dymku po najechaniu.

Linia opisuje wypełnienie, które ją utworzyło. Nowe wypełnienie ją zastępuje, a Rozdziel na pozostałe usuwa linie, ponieważ przydzielone nim kwoty już z nich nie wynikają. Linia nie jest zapisywana razem z podziałem: po ponownym otwarciu faktury lub odświeżeniu strony wiersze pokazują kwoty i procenty bez niej. Sprawdź wyliczenie, zanim opuścisz fakturę.

Po zapisaniu te same wartości pojawiają się na każdym projekcie w zakładce Finanse projektu › Powiązane koszty, gdzie każdy wiersz pokazuje zarówno pełną kwotę faktury, jak i część przypisaną do tego projektu — to najszybszy sposób, aby potwierdzić, że projekt został obciążony zgodnie z zamiarem.

Sprawdzenie wyliczenia, zanim przyjdzie faktura

To samo wyliczenie można sprawdzić bez otwierania faktury. Otwórz budynek w sekcji Zasoby, przejdź do zakładki Atrybuty i rozwiń wiersz atrybutu. Każdy wiersz da się rozwinąć, także wiersz atrybutu zapisanego tylko raz.

Dla atrybutu, który steruje kaskadą, wiersz otwiera panel Jak <atrybut> dzieli się na najemców: po jednej linii dla każdego najemcy, na którego atrybut dzieli koszt, we wszystkich budynkach, które go mają. Każda linia pokazuje dane wejściowe, a nie tylko wynik:

Jego powierzchnia — własna wartość atrybutu projektu u najemcy, na przykład 120,0000 m².
Udział w budynku — ta wartość podzielona przez sumę u najemców jego budynku, rozpisana jako 120,0000 / 300,0000 = 40,00%. Gdy żaden najemca budynku nie ma wartości, w tym miejscu widnieje podział równy na <liczba>.
Udział budynku (<atrybut>) — wartość budynku podzielona przez sumę we wszystkich budynkach, które mają ten atrybut, jako 23,9800 % / 100,0000 % = 23,98%.
Procent końcowy — część faktury, którą ponosi najemca: iloczyn obu udziałów, tutaj 40,00% × 23,98% = 9,59%.

Oba mianowniki są na ekranie, więc każdą liczbę można przeliczyć ręcznie. Pod tabelą widnieje suma atrybutu we wszystkich budynkach, czyli mianownik udziału każdego budynku. Najemca obciążany przez dwa lub więcej budynków ma jedną linię na budynek i linię sumy z łącznym procentem końcowym.

Gdy budynek z tym atrybutem nie ma najemcy w danym okresie, jego udział nie jest nikomu rozliczany, a pozostałe udziały rosną, aby go pokryć. Notka pod tabelą podaje wtedy liczbę, przez którą dzielony jest każdy procent, bo bez niej iloczyn obu udziałów nie daje już procentu końcowego. Gdyby Taneczna 18A z udziałem 5% nie miała najemcy, notka podałaby 0,9500, a najemca z przykładu poniósłby 40,00% × 23,98% ÷ 0,9500 = 10,10%.

Gdy z atrybutu korzysta więcej niż jedna reguła podziału, lista Reguła podziału wybiera, według której pokazane jest wyliczenie. Atrybut, który nie steruje żadnym podziałem, mówi o tym w wierszu zamiast pokazywać tabelę. Aby zobaczyć, które atrybuty łączy każda reguła podziału, lub poprawić atrybuty reguły, zapytaj podłączonego asystenta AI; zobacz Podłączanie narzędzi AI (Claude, ChatGPT).

Panel pokazuje też najemcę, który jest zarezerwowany w budynku i mimo to nie ma żadnego udziału, ponieważ lokale, na których jest zarezerwowany, nie mają zapisanej powierzchni. Pod nazwą najemcy wymienia Zarezerwowane lokale bez powierzchni wraz z nazwami tych lokali, także wtedy, gdy powierzchni brakuje tylko części lokali najemcy. Najemca, który nie ma żadnej powierzchni, zamiast procentu końcowego pokazuje myślnik; najedź na niego, aby przeczytać dlaczego. Wpisz powierzchnię przy tych lokalach, aby najemca otrzymał swój udział.

Wykluczanie klienta z podziału

Nie każdy projekt zaproponowany przez wypełnienie powinien ponosić część kosztu. Najemca, którego usługa jest rozliczana w osobnej umowie, lokal, którego dostawca nigdy nie obsługiwał, projekt uwzględniony tylko dlatego, że akurat ma wartość atrybutu — każdy z nich może wymagać ręcznego wyłączenia z podziału.

Użyj kontrolki usuwania w wierszu tego projektu. Wiersz zostaje wykreślony z podziału, a nie skasowany: projekt pozostaje na liście z kwotą zero i jest oznaczony jako wykluczony. Ten zapis jest sednem sprawy. To on informuje podział, że projekt został pominięty celowo, a ponowne naciśnięcie przycisku wypełnienia lub kaskady pomija każdy wykreślony projekt, zamiast proponować go jeszcze raz.

Z wykreślenia zamiast skasowania wynikają dwie rzeczy.

Pozostałe wiersze zachowują kwoty, które już mają. Wykreślenie klienta nigdy po cichu nie podnosi tego, co płaci ktoś inny. Jeśli wykreślony udział mają ponieść pozostałe projekty, wpisz samodzielnie kwoty, które chcesz mieć w ich wierszach. Ponowne naciśnięcie Wypełnij wg <atrybut> go nie przenosi: wykreślony projekt zachowuje swoje miejsce w wyliczeniu z wartością zero, więc jego udział pozostaje nieprzypisany, a suma w panelu pokazuje niedobór.
Wyczyść wszystkie to inna akcja. Opróżnia ona całkowicie podział całej faktury, łącznie z zapisem o tym, które projekty wykreślono, więc następne wypełnienie ponownie proponuje każdy kwalifikujący się projekt. Gdy chcesz, aby projekt pozostał poza podziałem, użyj kontrolki w jego wierszu, a nie Wyczyść wszystkie.

Gdy każdy projekt z wartością jest wykreślony

Jeśli każdy projekt, który ma wartość atrybutu, jest wykreślony, Wypełnij wg <atrybut> nie ma już kogo obciążyć. Gdy podział ma jeszcze wiersz, który nie jest wykreślony, na przykład wiersz domyślnego projektu dostawcy, wypełnienie odmawia, zamiast ustawić całą fakturę na zero: wymienia wiersze, które by odrzuciło, i niczego nie zmienia. Przywróć wykreślony projekt, zapisz atrybut przy innym projekcie albo wykreśl lub usuń wymienione wiersze, a potem wypełnij ponownie.

Gdy każdy wiersz podziału jest wykreślony i żaden nie ma kwoty, wypełnienie proponuje pozostałe projekty, które mają wartość atrybutu, a wykreślone projekty zostają na zerze.

Wiersz z kwotą obok wykreślonego wiersza tego samego projektu jest odrzucany w taki sam sposób, przez każdy przycisk wypełnienia, także przy domyślnym projekcie dostawcy. Przywróć lub usuń wykreślony wiersz albo wykreśl lub usuń wymieniony wiersz, a potem wypełnij ponownie.

Najczęstsze problemy

Dwa atrybuty o tej samej nazwie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dwie definicje miały tę samą nazwę — jedna powiązana z zasobami, druga z projektami. Tylko jedna z nich jest tą, której używa Twój podział. Jeśli podział ignoruje wartości, co do których masz pewność, że je wpisano, otwórz Atrybuty i sprawdź, czy edytowano definicję z właściwego poziomu.

Najemca wynajmujący kilka lokali w jednym budynku. Projekt zarezerwowany na więcej niż jednym zasobie liczony jest raz, w ramach jednego zasobu, a nie osobno dla każdego lokalu. Jego udział nie jest mnożony przez liczbę wynajmowanych lokali.

Najemcy bez wartości atrybutu. Jeśli żaden z projektów zarezerwowanych na danym zasobie nie ma wartości, część przypadająca na ten zasób zostanie podzielona między nie po równo, zamiast zostać pominięta. Podział po równo tam, gdzie oczekiwano proporcjonalnego, oznacza brak wartości, a nie utratę kosztu.

Powierzchnie niewynajęte. W podziale biorą udział wyłącznie zasoby i projekty z wpisaną wartością, więc lokale niewynajęte pozostają poza wyliczeniem, a cały koszt rozkłada się na te wynajęte. Jeśli pustostan ma nieść swój udział, musi istnieć jako projekt z wartością atrybutu, tak samo jak każdy inny.

Przykładowe zastosowania

Podział faktury dla całego obiektu: Rozdziel fakturę za ochronę lub sprzątanie między najemców proporcjonalnie do atrybutu, takiego jak powierzchnia, aby udziały sumowały się do kwoty netto faktury.
Podział według budynku, a potem najemcy: Użyj wypełnienia kaskadą, aby najpierw podzielić koszt między budynki, a potem między najemców każdego budynku.
Pominięcie najemcy: Przekreśl projekt w podziale, aby nie brał w nim udziału po ponownym naciśnięciu przycisku wypełnienia.
Sprawdzenie wyliczenia: Rozwiń wiersz atrybutu w budynku, aby zobaczyć, jak obliczono procent każdego najemcy.
Odpowiedź na pytanie najemcy o jego udział: Zaraz po wypełnieniu wg powierzchni przeczytaj linię pod wierszem najemcy, na przykład 301 m² z 8 157 m² = 3,69%, i porównaj jej powierzchnię oraz sumę z własną tabelą najemcy.