Załączniki do Transakcji

Zakładka Załączniki do Transakcji w Flowtly to centralne miejsce do przechowywania plików i zarządzania nimi w kontekście transakcji finansowych. Funkcja ta zapewnia prawidłowe przyporządkowanie wszystkich zapisów płatności, faktur i dokumentów pomocniczych, co poprawia przejrzystość i zgodność z regulacjami w operacjach finansowych. Umożliwia również zarządzanie dokumentami i plikami niezależnie od konkretnych transakcji.

Zakładka ta oferuje uporządkowany przegląd wszystkich przesłanych załączników związanych z transakcjami. Główne funkcjonalności obejmują:

• Przeglądanie wszystkich załączników transakcji w jednym miejscu.
• Identyfikowanie i zarządzanie nieprzypisanymi (oczekującymi) załącznikami.
• Ręczne dodawanie nowych załączników.
• Edytowanie i usuwanie istniejących załączników.

Wszystkie załączniki są sortowane chronologicznie według daty. Dla każdej daty wyświetlane są wszystkie transakcje z danego dnia. Każdy załącznik jest wyświetlany z następującymi szczegółami:

• Nazwa Pliku – Nazwa dodanego załącznika (np. faktura, paragon). Jest to nazwa pliku w takiej formie, w jakiej go przesłano; zob. sekcję Numer dokumentu i nazwa pliku poniżej.
• Nazwa Kontrahenta – Wskazuje kontrahenta powiązanego z transakcją, wyświetlanego pod nazwą pliku.
• Kwota – Kwota transakcji, podana dla odniesienia.
• Miesiąc Rozliczeniowy / Data Otrzymania – Wskazuje miesiąc rozliczeniowy, w którym transakcja została przetworzona, oraz datę jej otrzymania.
• Załącznik – Plik przypisany do załącznika.
• Podgląd – Umożliwia podgląd załączonego pliku.
• Edycja i Usuwanie – Umożliwia modyfikację lub usunięcie załączników.

Dodawanie załączników i zarządzanie nimi

Aby dodać nowy załącznik:

• Kliknij przycisk „Dodaj załącznik" w prawym górnym rogu.
• Podaj nazwę.
• Wybierz powiązanego Kontrahenta (koszt) z listy wcześniej utworzonych kontrahentów.
• Podaj kwotę załącznika.
• Wybierz walutę.
• Wybierz plik z komputera i prześlij go.
• Podaj datę otrzymania załącznika.
• Wskaż miesiąc rozliczeniowy, do którego należy załącznik.
• Kliknij „Zapisz", aby zapisać załącznik.

Zarządzanie nieprzypisanymi załącznikami

Nieprzypisane załączniki to pliki, które zostały dodane do Flowtly, ale nie zostały jeszcze przypisane do transakcji. Mogą to być:

• Faktury dodane przed zarejestrowaniem powiązanej transakcji.
• Dokumenty dodane ręcznie, które wymagają przypisania do właściwego kosztu.
• Pliki wymagające weryfikacji przed przypisaniem.

Aby zapewnić dokładność finansową, załączniki te należy przyporządkować do odpowiednich transakcji.

Numer dokumentu i nazwa pliku

Przesłany dokument kosztowy posiada dwa oddzielne identyfikatory — warto wiedzieć, który z nich jest aktualnie widoczny.

• Nazwa pliku to nazwa pliku, który przesłano, lub nazwa wpisana ręcznie przy dodawaniu załącznika. Jest to nazwa wyświetlana na liście załączników, więc plik zapisany jako Figma_Invoice.pdf będzie widoczny pod tą nazwą.
• Numer dokumentu to numer faktury lub paragonu widniejący na samym dokumencie. Jest odczytywany automatycznie, gdy jest możliwy do odczytania, i przechowywany oddzielnie od nazwy pliku.

Dzięki rozdzieleniu obu identyfikatorów nazwa pliku, która coś dla ciebie znaczy — dostawca, usługa, okres — jest zachowywana po przesłaniu, a numer dokumentu pozostaje dostępny tam, gdzie jest potrzebny.

Wszędzie tam, gdzie liczy się numer, jest on używany. Eksporty księgowe i pola dokumentów zakupowych korzystają z numeru dokumentu, a wiersze kosztów w raportach budżetowych i P&L są nim oznaczane. Jeśli numer dokumentu nie mógł zostać odczytany, w tych miejscach używana jest nazwa pliku — żaden wiersz nie pozostaje bez etykiety.

Wyszukiwanie obejmuje oba identyfikatory. Wpisanie fragmentu numeru faktury odnajduje dokument, nawet jeśli jego nazwa pliku nic nie ma z tym numerem wspólnego, a wpisanie fragmentu nazwy pliku również go odnajduje.

Tagi przypisywane automatycznie do dokumentu kosztowego są porównywane z oboma identyfikatorami, więc opisowa nazwa pliku może przyciągnąć tag, którego sam numer dokumentu by nie dopasował.

Załączniki dodane zanim numer dokumentu otrzymał własne pole są wyświetlane pod tym numerem, a nie pod nazwą pliku, i nie są retroaktywnie przemianowywane. Na długiej liście mogą więc widnieć oba warianty. Edytowanie załącznika pozwala ustawić wybraną nazwę dla dowolnego wiersza.

Zamknięcie korekty, która nigdy nie zostanie opłacona

Korekta ma kwotę ujemną. Nie wypływają za nią żadne pieniądze — jest kompensowana z kolejną fakturą — więc nigdy nie pojawi się transakcja bankowa, którą można by ją rozliczyć. Pozostawiony sam sobie taki dokument w nieskończoność figuruje w rejestrze jako nieopłacony.

Na dokumencie ujemnym panel proponuje Nie oczekujemy transakcji do tego dokumentu zamiast akcji płatności. Wybranie jej zamyka dokument bez tworzenia fikcyjnej płatności: nic nie zostaje utworzone, nic rozliczone, a dokument przestaje być liczony jako nierozliczony. Podany powód jest następnie wyświetlany w miejscu, w którym normalnie widniałaby data płatności, dzięki czemu rejestr czyta się jako świadomie zamknięty, a nie pusty. Przycisk Cofnij przywraca poprzedni stan, jeśli ustawiono to omyłkowo.

Akcja pojawia się wyłącznie na dokumencie z kwotą ujemną i bez powiązanej transakcji. To ograniczenie jest celowe: faktura dodatnia, która nigdy nie zostanie opłacona — odpis, duplikat, dokument w całości skompensowany innym — to inna sytuacja, a zamknięcie jej w ten sposób usunęłoby realne zobowiązanie z rejestru nierozliczonych.

Przykłady zastosowania

• Łączenie faktur dostawców (w formacie PDF) bezpośrednio z konkretnymi transakcjami płatniczymi w celu ułatwienia audytu i ewidencji.
• Przesyłanie zdjęć paragonów za wydatki pracowników, które zostaną później przyporządkowane do odpowiadających im transakcji bankowych.
• Centralizacja wszystkich umów i harmonogramów płatności w celu zapewnienia łatwego dostępu i zgodności z wymogami regulacyjnymi.
• Zarządzanie nieprzypisanymi dokumentami (np. wcześniej otrzymanymi fakturami) do czasu zarejestrowania powiązanej transakcji finansowej w systemie.