Zarządzanie transakcjami

Gdy klient lub inny podmiot opłaca fakturę, płatność jest rejestrowana na Twoim koncie bankowym, w tym również transakcje związane z kontrahentami. Wszystkie transakcje dostępne są po kliknięciu przycisku „Transakcja” dla wybranego konta bankowego.

Widok Transakcje zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie ruchy finansowe na połączonym koncie bankowym. Ta sekcja pomaga zespołom finansowym śledzić płatności, uzgadniać rozbieżności i monitorować przepływy pieniężne. Widok składa się z dwóch części: na górze prezentowana jest graficzna reprezentacja zmian salda w czasie, a poniżej znajduje się szczegółowy widok każdej transakcji.

Co pokazuje widok:

• Bieżące saldo: Wyświetla całkowite dostępne środki dla wybranego konta bankowego.
• Historia transakcji: Zawiera listę wszystkich przetworzonych i oczekujących transakcji.
• Opcje filtrowania: Umożliwia użytkownikom filtrowanie według zakresu dat, kontrahenta, kwoty lub kierunku — przychodzące lub wychodzące.
• Kolumna Załączniki: Informuje, czy do transakcji wymagane są dokumenty uzupełniające (np. faktury, paragony).
• Powiązanie z kontrahentem: Wskazuje brakujące dane kontrahenta, które wymagają uzupełnienia lub aktualizacji.
• Każdy kontrahent w tabeli ma klikalną ikonę z lewej strony, co umożliwia łatwe przejście do strony kontrahenta w celu sprawdzenia lub aktualizacji danych.

Po kliknięciu na konkretną transakcję, otwiera się boczny panel ze szczegółowymi opcjami zarządzania transakcjami. Ta funkcjonalność pozwala zespołom finansowym na efektywne przeglądanie i aktualizowanie poszczególnych transakcji.

Funkcje dostępne w bocznym panelu:

• Dodaj załącznik – Prześlij dokumenty uzupełniające, takie jak faktury, paragony czy umowy. Dla zachowania zgodności należy również wybrać Datę otrzymania.
• Dołącz oczekujące pliki – Jeśli dokumenty zostały już przesłane, ale nie są jeszcze powiązane z tą transakcją, można je tutaj dołączyć. Wystarczy znaleźć odpowiedni załącznik na liście i kliknąć przycisk „Dołącz”.
• Przypisz do budżetu – Połącz transakcję z konkretnym budżetem dla precyzyjnego śledzenia finansowego. Ta funkcja jest dostępna wyłącznie, gdy moduł Budżet jest aktywny.

Sekcja Szczegóły Transakcji Wybór kontrahenta – Przypisz lub zaktualizuj kontrahenta powiązanego z transakcją. Powiązany miesiąc – Zdefiniuj odpowiedni okres finansowy do celów raportowania. Kwota transakcji i saldo po transakcji – Wyświetla wpływ finansowy transakcji oraz zaktualizowane saldo konta.

Sekcja Załączniki Tutaj możesz przeglądać powiązane załączniki (o ile istnieją), pobierać je lub całkowicie usuwać w razie błędnego przypisania.

Istnieje możliwość bezpośredniego pobrania pliku MT940 w prawym górnym rogu widoku Transakcje w menu głównym. Po pobraniu pliku zostanie on automatycznie powiązany z wybranym kontem bankowym.

Przesłany plik wyciągu jest przypisywany do konta bankowego poprzez porównanie numeru konta zawartego w pliku z numerami kont skonfigurowanymi w Twoich kontach bankowych. Konto bankowe zapisane bez numeru konta nie bierze udziału w tym porównaniu i nigdy nie otrzyma wyciągu automatycznie — patrz Konta Bankowe, aby dowiedzieć się, gdzie go uzupełnić.

Transakcje dla Kontrahentów

Jak to działa?

Zapłać kontrahentowi za pośrednictwem swojego banku (poza Flowtly). Zachowaj potwierdzenie płatności lub szczegóły transakcji bankowej do celów uzgadniania. Aby odzwierciedlić płatność w Flowtly, zaimportuj wyciąg bankowy (plik MT940) do systemu. Flowtly automatycznie dopasuje płatności do kontrahenta na podstawie kwoty, tytułu płatności i danych kontrahenta. Jeśli Flowtly nie dopasuje transakcji automatycznie, możesz ręcznie przypisać ją do odpowiedniego kontrahenta, wybierając ją z listy transakcji oczekujących na przypisanie.

Kontrahenci należący do wewnętrznej grupy kosztowej są wykluczeni z tych automatycznych podpowiedzi, dzięki czemu przelew wewnętrzny nie jest proponowany jako płatność do dostawcy, nawet jeśli nazwa kontrahenta pojawia się w opisie transakcji. Nadal możesz samodzielnie przypisać takiego kontrahenta do transakcji.

Przejdź do pozycji Kontrahenci w menu głównym i wybierz odpowiedniego kontrahenta. W zakładce Transakcje zostaną wyświetlone wszystkie płatności związane z tym kontrahentem. Ta zakładka zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich transakcji finansowych związanych z konkretnym kontrahentem, ułatwiając śledzenie historycznych płatności, statusu załączników i trendów finansowych.

Kluczowe funkcje zakładki Transakcje kontrahenta:

• Przegląd graficzny – Wyświetla wizualne zestawienie transakcji w czasie.
• Szczegółowa lista transakcji – Pokazuje wszystkie transakcje powiązane z kontrahentem, w tym daty płatności, kwoty i statusy.
• Status załącznika – Wskazuje, czy do transakcji przypisano dokument (np. fakturę, potwierdzenie płatności).
• Analiza trendów finansowych – Pomaga monitorować wydatki kontrahenta w ujęciu miesięcznym i rocznym.

Po kliknięciu na transakcję otwiera się boczny panel ze szczegółowymi opcjami zarządzania transakcjami. Ta funkcjonalność pozwala zespołom finansowym na efektywne przeglądanie i aktualizowanie poszczególnych transakcji. Szczegóły opisane są w sekcji Funkcje dostępne w bocznym panelu.

Tutaj możesz również zarządzać załącznikami transakcji, podobnie jak w przypadku transakcji kont bankowych.

Transakcje dla Klientów

Jak to działa?

Aby odzwierciedlić płatności klientów w Flowtly, zaimportuj wyciąg bankowy (format MT940) do systemu (sekcja Transakcje w menu głównym). Flowtly automatycznie wykryje przychodzące płatności i spróbuje dopasować je do istniejących faktur dla klientów. Jeśli system znajdzie dopasowanie, przypisze transakcję do właściwej faktury w profilu klienta. Zakładka Płatności w profilu klienta zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich wystawionych faktur i związanych z nimi płatności. Jeśli płatność nie zostanie dopasowana automatycznie, możesz przypisać ją ręcznie, znajdując fakturę w zakładce Płatności, a następnie klikając „Przypisz transakcję”. Otworzy się okno modalne z zaimportowanymi transakcjami, które nie zostały dopasowane lub których kwota nie została jeszcze w pełni wykorzystana. Możesz również wprowadzić tutaj kwotę transakcji.

Następnie transakcja zostanie dopasowana do faktury, a status płatności oraz kwota zostaną zaktualizowane. Możesz usunąć już przypisaną transakcję. Spowoduje to także ponowne przeliczenie statusu płatności i salda.

Przykładowe scenariusze użycia

• Uzgadnianie wyciągów bankowych: Łatwe dopasowywanie zaimportowanych transakcji bankowych z wewnętrznymi zapisami w celu zapewnienia, że wszystkie ruchy finansowe są uwzględnione, a rozbieżności szybko rozwiązywane.
• Śledzenie płatności kontrahentów: Monitorowanie wszystkich wychodzących płatności do kontrahentów, powiązanie ich z konkretnymi umowami lub projektami oraz upewnienie się, że wszystkie dokumenty uzupełniające, takie jak faktury lub potwierdzenia płatności, zostały dołączone.
• Zarządzanie wpływami od klientów: Automatyczne lub ręczne przypisywanie przychodzących płatności klientów do niezapłaconych faktur, aktualizowanie ich statusu płatności i utrzymywanie dokładnego przeglądu należności.
• Przygotowanie do audytu: Upewnienie się, że wszystkie transakcje mają przypisane niezbędne załączniki (faktury, paragony), co ułatwia szybsze audyty i weryfikacje zgodności dzięki scentralizowanej i uporządkowanej ewidencji.