Zarządzanie transakcjami

Gdy klient lub inny podmiot opłaca fakturę, płatność jest rejestrowana na Twoim koncie bankowym, w tym również transakcje związane z kontrahentami. Wszystkie transakcje dostępne są po kliknięciu przycisku „Transakcja” dla wybranego konta bankowego.

Widok Transakcje zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie ruchy finansowe na połączonym koncie bankowym. Ta sekcja pomaga zespołom finansowym śledzić płatności, uzgadniać rozbieżności i monitorować przepływy pieniężne. Widok składa się z dwóch części: na górze prezentowana jest graficzna reprezentacja zmian salda w czasie, a poniżej znajduje się szczegółowy widok każdej transakcji.

Co pokazuje widok:

• Bieżące saldo: Wyświetla całkowite dostępne środki dla wybranego konta bankowego.
• Historia transakcji: Zawiera listę wszystkich przetworzonych i oczekujących transakcji.
• Opcje filtrowania: Umożliwia użytkownikom filtrowanie według zakresu dat, kontrahenta, kwoty lub kierunku — przychodzące lub wychodzące.
• Kolumna Załączniki: Informuje, czy do transakcji wymagane są dokumenty uzupełniające (np. faktury, paragony).
• Powiązanie z kontrahentem: Wskazuje brakujące dane kontrahenta, które wymagają uzupełnienia lub aktualizacji.
• Każdy kontrahent w tabeli ma klikalną ikonę z lewej strony, co umożliwia łatwe przejście do strony kontrahenta w celu sprawdzenia lub aktualizacji danych.

Po kliknięciu na konkretną transakcję, otwiera się boczny panel ze szczegółowymi opcjami zarządzania transakcjami. Ta funkcjonalność pozwala zespołom finansowym na efektywne przeglądanie i aktualizowanie poszczególnych transakcji.

Funkcje dostępne w bocznym panelu:

• Dodaj załącznik – Prześlij dokumenty uzupełniające, takie jak faktury, paragony czy umowy. Dla zachowania zgodności należy również wybrać Datę otrzymania.

• Dołącz oczekujące pliki – Jeśli dokumenty zostały już przesłane, ale nie są jeszcze powiązane z tą transakcją, można je tutaj dołączyć. Wystarczy znaleźć odpowiedni załącznik na liście i kliknąć przycisk „Dołącz”. Lista zawiera każdy oczekujący dokument, a pole wyszukiwania nad nią, Szukaj po kwocie lub numerze dokumentu, zawęża ją na dwa sposoby. Wpisz kwotę tak, jak byś ją zapisał, na przykład 16 124,00, 16124 lub 16.124,00, a znajdzie dokumenty o dokładnie tej kwocie, co do grosza; korekta jest znajdowana po swojej kwocie ze znakiem minus lub bez niego. Albo wpisz fragment numeru dokumentu, bez względu na wielkość liter: dopasowuje on numer faktury na dokumencie oraz nazwę pliku, w której wiele przesłanych plików ma swój numer. Gdy nic nie pasuje, lista pokazuje Brak wyników i proponuje wyczyszczenie wyszukiwania.

• Sugestia Powiąż załącznik – Gdy Flowtly sugeruje dokument dla płatności, karta sugestii porównuje kwotę dokumentu z kwotą płatności w wierszu Kwota:

  • Zgodna – obie kwoty są takie same, z dokładnością do jednego grosza.
  • Różni się – karta pokazuje obie kwoty i różnicę. Dokument w innej walucie niż płatność zawsze ma Różni się, z obiema kwotami i bez różnicy.
  • Brak na dokumencie – dokument nie ma jeszcze kwoty, więc kwota płatności nie jest sprawdzana.

  Gdy sugestia pochodzi od dostawcy, który co miesiąc fakturuje tę samą kwotę, karta podaje też, ile niepowiązanych dokumentów tego dostawcy ma tę kwotę, na przykład Niepowiązane dokumenty tego dostawcy na kwotę 1 230,00 zł: 3. Wybierz dokument za właściwy miesiąc z uwzględnieniem tej informacji. Sugestia bez porównania kwot nie pokazuje wiersza Kwota.

• Przypisz do budżetu – Połącz transakcję z konkretnym budżetem dla precyzyjnego śledzenia finansowego. Ta funkcja jest dostępna wyłącznie, gdy moduł Budżet jest aktywny.

• Kategoryzacja – Podziel kwotę transakcji na jeden lub więcej projektów. Wskaźnik sumy pod wierszami pokazuje, czy przypisane kwoty zgadzają się z kwotą transakcji; niezgodność jest wyraźnie sygnalizowana, a podział nie zostanie zapisany, dopóki nie zostanie rozwiązana.

Zwinięta sekcja panelu mówi, co zawiera, więc możesz czytać panel bez otwierania każdej sekcji. Przy płatności, która rozlicza fakturę, zwinięta Kategoryzacja pokazuje z faktury; w przeciwnym razie podaje liczbę projektów, na przykład 3 projekty. Wewnątrz niej Kategoryzacja transakcji pokazuje liczbę swoich projektów, a Podział kosztów pracowniczych pokazuje liczbę osób, między które jest podzielony, albo Brak podziału.

Gdy dokument już wskazuje projekt

Koszt może być przypisany do projektu w dwóch miejscach: na dokumencie — fakturze zakupowej lub załączniku — oraz na płatności, która go rozlicza. Potrzebne jest tylko jedno z nich, a Flowtly traktuje dokument jako to wiążące.

Dlatego jeśli dokument rozliczany przez płatność wskazuje już projekt, płatność nie może otrzymać własnego przypisania. Kategoryzacja na tej płatności jest niedostępna, a panel boczny informuje, że przypisanie należy do dokumentu. To samo dotyczy faktury sprzedaży: jeśli projekt wskazuje faktura albo kontrakt, w ramach którego ją wystawiono, płatność go nie powtarza.

Gdy projekt jest zapisany na dokumencie — w jego podziale albo na jednej z pozycji — panel boczny wskazuje oba: Przypisano przez numer dokumentu → projekt. Jeśli masz dostęp do faktur zakupowych, ten sam komunikat prowadzi prosto do dokumentu. Płatność, której dokument pomocniczy (dokument niebędący fakturą) nie wskazuje projektu, pokazuje komunikat ogólny, a jej kategoryzacja również pozostaje tylko do odczytu.

Płatność rozliczająca fakturę bierze projekt z tej faktury — niezależnie od tego, czy fakturę wystawiłeś, czy otrzymałeś, i także wtedy, gdy faktura nie wskazuje jeszcze projektu. Panel boczny pokazuje Przypisano przez fakturę i — jeśli masz dostęp do tej faktury — przycisk Otwórz fakturę. W takiej płatności cała sekcja Kategoryzacja jest tylko do odczytu: jej podział na projekty, tagi i Podział kosztu na pracowników. To, co zapisano tam wcześniej, pozostaje widoczne, a sekcja wyjaśnia, dlaczego nie można tego zmienić. Podsumowanie faktury w panelu bocznym płatności pokazuje własne tagi faktury, zarówno te z całej faktury, jak i z jej pozycji; tag wspólny dla kilku pozycji jest pokazany raz. To samo dotyczy płatności powiązanej z fakturą jako jeden z kilku dokumentów. Dokument pomocniczy niebędący fakturą sam w sobie nie powoduje, że tagi i podział kosztu są tylko do odczytu.

Powód wart jest jednego zdania, bo wyjaśnia zasadę, która w przeciwnym razie wygląda jak brakująca funkcja. Dwa niezależne zapisy jednego kosztu mogą się rozjechać — ktoś po miesiącach zmienia podział na fakturze, a płatność wciąż wskazuje gdzie indziej — i nic w liczbach nie wyglądałoby wtedy źle. Trzymanie kosztu w jednym miejscu usuwa to pytanie.

Gdzie zmienić to zamiast tego. Otwórz dokument i edytuj jego podział na projekty — jak działa podział, łącznie z wykreśleniem projektu, opisuje artykuł „Podział kosztu na projekty według atrybutu”. W przypadku faktury sprzedaży zmień projekt na pozycji faktury albo na kontrakcie.

Kiedy płatność nadal jest właściwym miejscem. Płatność bez dokumentu zachowuje własną kategoryzację dokładnie jak dotąd. To normalny przypadek wydatku gotówkowego, opłaty bankowej albo kosztu, którego faktura jeszcze nie dotarła — tu nic się nie zmieniło.

Płatności zapisane już w obu miejscach działają dalej i zachowują swoje kwoty; budżet zawsze liczył taki koszt raz, nie dwa. Podział zapisany na płatności, zanim powiązano ją z fakturą, pozostaje na płatności, widoczny i tylko do odczytu. Nie można go wyczyścić w panelu bocznym płatności; jeśli trzeba go przenieść na dokument, skontaktuj się z pomocą techniczną Flowtly.

Nadanie dokumentowi projektu, gdy płatność już go ma. Zasada działa też w drugą stronę. Niezależnie od tego, jak ustawisz projekt dokumentu (edytując ręcznie jego podział, korzystając z jednego z przycisków wypełniania, albo akceptując zasugerowany projekt), Flowtly najpierw sprawdza płatności, które go rozliczają:

• Jeśli płatność wskazuje ten sam projekt na tę samą kwotę, dokument przejmuje projekt, a własne przypisanie płatności zostaje usunięte, dzięki czemu koszt jest zapisany raz, na dokumencie, na tę samą łączną kwotę.
• Jeśli płatność wskazuje inny projekt albo inną kwotę, nic się nie zmienia, a Flowtly wyjaśnia dlaczego. Gdy akceptujesz wszystkie podpowiedzi naraz, ta pozycja jest oznaczona jako pominięta, a pozostałe są nadal stosowane.

Zaakceptowanie sugerowanego kontrahenta akceptuje też sugerowaną notatkę faktury. Gdy kontrahent zasugerowany przez Flowtly dla płatności zostanie zaakceptowany — przez Ciebie, przez „akceptuj wszystkie” albo automatycznie, jeśli Twoja organizacja to włączyła — a z tą płatnością powiązana jest dokładnie jedna faktura, notatka zasugerowana dla tej faktury zostaje zaakceptowana w tym samym momencie i zapisana na fakturze. Żadna inna notatka nie jest zmieniana. Notatka pozostaje sugestią do decyzji w panelu faktury, gdy z płatnością powiązana jest więcej niż jedna faktura, gdy faktura ma więcej niż jedną sugerowaną notatkę albo gdy ma już inną notatkę: notatka wpisana przez kogoś nigdy nie jest zastępowana.

Sekcja Szczegóły Transakcji Wybór kontrahenta – Przypisz lub zaktualizuj kontrahenta powiązanego z transakcją. Zarządzaj kontrahentem pod tymi dwoma polami otwiera wybranego kontrahenta, aby można było edytować jego nazwę, role i ustawienia domyślne; jest niedostępne, dopóki nie wybierzesz kontrahenta. Aby dodać kontrahenta, którego jeszcze nie ma, wpisz jego nazwę w polu kontrahenta i wybierz Dodaj kontrahenta (zobacz Kontrahenci). Jeśli kontrahent nie ma roli dostawcy lub klienta, której wymaga ta transakcja, komunikat pod polami wskazuje go i prosi o dodanie tej roli, ponieważ wyszukiwanie dla tej roli nie znajdzie kontrahenta, dopóki jej nie dodasz. Powiązany miesiąc – Zdefiniuj odpowiedni okres finansowy do celów raportowania. W transakcji wymagane są zarówno to pole, jak i kontrahent. Kwota transakcji i saldo po transakcji – Wyświetla wpływ finansowy transakcji oraz zaktualizowane saldo konta.

Panel dokumentu przychodzącego korzysta z tej samej sekcji Szczegóły z tymi samymi dwoma polami. Zobacz Załączniki do transakcji.

Sekcja Załączniki Tutaj możesz przeglądać powiązane załączniki (o ile istnieją), pobierać je lub całkowicie usuwać w razie błędnego przypisania.

Istnieje możliwość bezpośredniego pobrania pliku MT940 w prawym górnym rogu widoku Transakcje w menu głównym. Po pobraniu pliku zostanie on automatycznie powiązany z wybranym kontem bankowym.

Przesłany plik wyciągu jest przypisywany do konta bankowego poprzez porównanie numeru konta zawartego w pliku z numerami kont skonfigurowanymi w Twoich kontach bankowych. Konto bankowe zapisane bez numeru konta nie bierze udziału w tym porównaniu i nigdy nie otrzyma wyciągu automatycznie — patrz Konta Bankowe, aby dowiedzieć się, gdzie go uzupełnić.

Który plik wyeksportować z banku

MT940 to standardowy format wyciągu bankowego — zwykły plik tekstowy, a nie arkusz, PDF czy raport XML. Flowtly przyjmuje go z każdym rozszerzeniem, jakiego używają banki: .sta, .txt, .mt940 lub .940.

Bankowość internetowa zwykle udostępnia kilka eksportów, a zaimportować można tylko ten w formacie MT940. Nazwy różnią się między bankami, ale rozróżnienie jest wszędzie takie samo:

• MT940 — to jest ten właściwy. Szukaj go po nazwie; niektóre banki opisują go jako wyciąg w formacie MT940 lub SWIFT MT940.
• MultiCash, MT942 lub eksport opisany jako raport śróddzienny albo raport salda — to inny format, nawet jeśli to samo menu udostępnia go obok MT940. Nie zostanie zaimportowany.
• Eksport XML albo cokolwiek opisane jako raport lub struktura plików eksportowych — to również nie MT940, niezależnie od rozszerzenia pliku.

Jeśli bank udostępnia więcej niż jeden i nie masz pewności, wyeksportuj ten nazwany MT940 i wgraj właśnie jego.

Jeśli plik zostanie odrzucony, nie jest w formacie, który Flowtly potrafi odczytać — najczęściej dlatego, że to jeden z pozostałych eksportów powyżej, a nie MT940. Spróbuj konkretnie eksportu MT940. Jeśli i on zostanie odrzucony, wyślij plik do wsparcia: format różni się między bankami, a niektóre wymagają zmian z naszej strony, żeby dały się odczytać.

Każdy odrzucony plik jest zachowywany. Pod listą wyciągów na stronie Transakcje tabela Odrzucone przesłania pokazuje każdy z nich wraz z czasem odrzucenia, osobą, która go przesłała, i powodem. Użyj ikony pobierania w jego wierszu, aby pobrać dokładnie ten plik, który został wysłany, na przykład w celu poprawienia go lub przekazania do wsparcia. Niektóre starsze odrzucone pliki nie mają ikony pobierania, ponieważ ich kopia nie była powiązana z wpisem.

Co mówi komunikat po imporcie

Po odczytaniu pliku komunikat podaje, ile transakcji dodano — a to nie zawsze tyle, ile zawierał plik. Wyciągi nakładają się na siebie: operacja, którą Flowtly już ma, jest rozpoznawana jako ta sama operacja i nie jest wprowadzana po raz drugi, więc ponowne wgranie pliku albo wgranie pliku obejmującego dni już zaimportowane dodaje tylko to, co naprawdę nowe.

Komunikat jest sformułowany zgodnie z tym, co się stało.

• Wszystko z pliku już było w systemie. Komunikat tak mówi — Wszystkie 13 transakcji z tego pliku były już w systemie. — i pojawia się jako informacja, a nie potwierdzenie, że coś dodano, bo nic nie dodano.
• Część operacji była nowa, a część już istniała. Podane są obie liczby: Zaimportowano 5 transakcji. Już w systemie: 8.
• Każda operacja była nowa. Komunikat podaje liczbę zaimportowanych transakcji.

Operacja jest rozpoznawana jako już posiadana, gdy zgadzają się jej daty, kwota, numer referencyjny i opis. Dwie osobne płatności, które przypadkiem mają ten sam dzień i tę samą kwotę, nigdy nie są łączone w jedną: każda zachowuje własny wiersz i każda jest rozpoznawana osobno przy kolejnym wgraniu. To samo dotyczy pliku wgranego ponownie po tym, jak bank zmienił sposób opisywania operacji: jeśli opis pozycji różni się od zapisanego, jest ona traktowana jako nowa operacja i zostaje dodana.

Liczba niższa niż liczba operacji widocznych na wyciągu jest więc oczekiwanym wynikiem przy nakładającym się wgraniu: oznacza, że nic nie zostało zduplikowane, a nie że wiersze zginęły. Jeśli oczekiwanej operacji naprawdę brakuje, najpierw poszukaj jej na liście transakcji — mogła pojawić się z wcześniejszym wyciągiem.

Transakcje dla Kontrahentów

Jak to działa?

Zapłać kontrahentowi za pośrednictwem swojego banku (poza Flowtly). Zachowaj potwierdzenie płatności lub szczegóły transakcji bankowej do celów uzgadniania. Aby odzwierciedlić płatność w Flowtly, zaimportuj wyciąg bankowy (plik MT940) do systemu. Flowtly automatycznie dopasuje płatności do kontrahenta na podstawie kwoty, tytułu płatności i danych kontrahenta. Jeśli Flowtly nie dopasuje transakcji automatycznie, możesz ręcznie przypisać ją do odpowiedniego kontrahenta, wybierając ją z listy transakcji oczekujących na przypisanie.

Automatyczne dopasowanie działa według kilku reguł, tak aby płatność była księgowana tylko na dokumencie, który faktycznie może rozliczyć:

• Kierunek. Pieniądze wychodzące z Twojego konta są dopasowywane wyłącznie do dokumentu kosztowego. Pieniądze przychodzące są dopasowywane wyłącznie do dokumentu z kwotą ujemną, takiego jak korekta, którą zwraca dostawca. Płatność przychodząca nigdy nie jest księgowana na fakturze kosztowej tylko dlatego, że kwoty są takie same.
• Odrzucone płatności. Gdy odrzucisz płatność zaproponowaną do dokumentu, Flowtly nie powiąże jej z tym dokumentem automatycznie później, ani przy zapisie dokumentu, ani przy imporcie wyciągu bankowego.
• Powtarzające się kwoty. Gdy dostawca co miesiąc wystawia fakturę na tę samą kwotę, w pobliżu jednej faktury może być kilka płatności o tej kwocie. Każda faktura jest wtedy dopasowywana do płatności najbliższej jej dacie, w ciągu 20 dni, aby płatność z jednego miesiąca nie została zaksięgowana na fakturze z innego miesiąca. Gdy żadna płatność nie spełnia warunków, faktura pozostaje niedopasowana i możesz powiązać ją ręcznie.

Kontrahenci należący do wewnętrznej grupy kosztowej są wykluczeni z tych automatycznych podpowiedzi, dzięki czemu przelew wewnętrzny nie jest proponowany jako płatność do dostawcy, nawet jeśli nazwa kontrahenta pojawia się w opisie transakcji. Nadal możesz samodzielnie przypisać takiego kontrahenta do transakcji.

Otwórz Kontrahenci w menu głównym, wybierz zakładkę Dostawcy, otwórz rekord odpowiedniego dostawcy i przejdź do strony podwykonawcy za pomocą linku w jego sekcji Dostawca. W zakładce Transakcje zostaną wyświetlone wszystkie płatności związane z tym kontrahentem. Ta zakładka zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich transakcji finansowych związanych z konkretnym kontrahentem, ułatwiając śledzenie historycznych płatności, statusu załączników i trendów finansowych.

Kluczowe funkcje zakładki Transakcje kontrahenta:

• Przegląd graficzny – Wyświetla wizualne zestawienie transakcji w czasie.
• Szczegółowa lista transakcji – Pokazuje wszystkie transakcje powiązane z kontrahentem, w tym daty płatności, kwoty i statusy.
• Status załącznika – Wskazuje, czy do transakcji przypisano dokument (np. fakturę, potwierdzenie płatności).
• Analiza trendów finansowych – Pomaga monitorować wydatki kontrahenta w ujęciu miesięcznym i rocznym.

Po kliknięciu na transakcję otwiera się boczny panel ze szczegółowymi opcjami zarządzania transakcjami. Ta funkcjonalność pozwala zespołom finansowym na efektywne przeglądanie i aktualizowanie poszczególnych transakcji. Szczegóły opisane są w sekcji Funkcje dostępne w bocznym panelu.

Tutaj możesz również zarządzać załącznikami transakcji, podobnie jak w przypadku transakcji kont bankowych.

Transakcje dla Klientów

Jak to działa?

Aby odzwierciedlić płatności klientów w Flowtly, zaimportuj wyciąg bankowy (format MT940) do systemu (sekcja Transakcje w menu głównym). Flowtly automatycznie wykryje przychodzące płatności i spróbuje dopasować je do istniejących faktur dla klientów. Jeśli system znajdzie dopasowanie, przypisze transakcję do właściwej faktury w profilu klienta. Zakładka Płatności w profilu klienta zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich wystawionych faktur i związanych z nimi płatności. Jeśli płatność nie zostanie dopasowana automatycznie, możesz przypisać ją ręcznie, znajdując fakturę w zakładce Płatności, a następnie klikając „Przypisz transakcję”. Otworzy się okno modalne z zaimportowanymi transakcjami, które nie zostały dopasowane lub których kwota nie została jeszcze w pełni wykorzystana. Możesz również wprowadzić tutaj kwotę transakcji.

Następnie transakcja zostanie dopasowana do faktury, a status płatności oraz kwota zostaną zaktualizowane. Możesz usunąć już przypisaną transakcję. Spowoduje to także ponowne przeliczenie statusu płatności i salda.

Przykładowe scenariusze użycia

• Uzgadnianie wyciągów bankowych: Łatwe dopasowywanie zaimportowanych transakcji bankowych z wewnętrznymi zapisami w celu zapewnienia, że wszystkie ruchy finansowe są uwzględnione, a rozbieżności szybko rozwiązywane.
• Śledzenie płatności kontrahentów: Monitorowanie wszystkich wychodzących płatności do kontrahentów, powiązanie ich z konkretnymi umowami lub projektami oraz upewnienie się, że wszystkie dokumenty uzupełniające, takie jak faktury lub potwierdzenia płatności, zostały dołączone.
• Zarządzanie wpływami od klientów: Automatyczne lub ręczne przypisywanie przychodzących płatności klientów do niezapłaconych faktur, aktualizowanie ich statusu płatności i utrzymywanie dokładnego przeglądu należności.
• Przygotowanie do audytu: Upewnienie się, że wszystkie transakcje mają przypisane niezbędne załączniki (faktury, paragony), co ułatwia szybsze audyty i weryfikacje zgodności dzięki scentralizowanej i uporządkowanej ewidencji.