Podwykonawcy

Moduł Podwykonawcy w Flowtly oferuje scentralizowaną listę wszystkich zewnętrznych dostawców, podwykonawców i usługodawców, z którymi współpracuje Twoja firma. Pomaga on śledzić informacje o podwykonawcach, kategoryzować wydatki i efektywnie zarządzać relacjami finansowymi. Rejestruj transakcje powiązane z podwykonawcami i dołączaj niezbędne dokumenty, zapewniając płynność operacyjną i przejrzystość finansową.

Każdy podwykonawca należy do grupy, która klasyfikuje rodzaj kosztów, które reprezentuje. Grupa jest widoczna na liście podwykonawców i służy do podziału wydatków na Wykresie kosztów. Po dodaniu podwykonawcy Flowtly automatycznie umieszcza go w domyślnej grupie Twojej organizacji, dlatego w formularzu nie wybiera się grupy.

Widok Podwykonawcy

Podwykonawcy to dostawcy Twojej organizacji. Otwórz Kontrahenci w menu głównym, w grupie Kontrahenci i umowy, i wybierz zakładkę Dostawcy, aby zobaczyć listę wszystkich z nich, zgodnie z opisem w Kontrahenci. Otwórz rekord dostawcy i przejdź linkiem w jego sekcji Dostawca do strony podwykonawcy opisanej poniżej. Widok ten pomaga śledzić informacje o podwykonawcach, kategoryzować wydatki i efektywnie zarządzać relacjami finansowymi.

Każdy wpis podwykonawcy zawiera:

Nazwa – Oficjalna nazwa podwykonawcy.
Grupa – Kategoria, do której należy podwykonawca.
Opis – Dodatkowe szczegóły dotyczące podwykonawcy (jeśli zostały uzupełnione).
Przycisk Edytuj – Umożliwia aktualizację danych podwykonawcy.

Dodawanie nowego podwykonawcy

Aby dodać nowego podwykonawcę:

Kliknij Dodaj kontrahenta na stronie Kontrahenci i wybierz rolę dostawca. W zakładce Dostawcy rola jest już wybrana.
Uzupełnij dane podwykonawcy, takie jak:
- Nazwa (Wymagane) – Oficjalna nazwa podwykonawcy lub dostawcy.
- NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – Wykorzystywany do celów podatkowych i zapewnienia zgodności.
- Dopasuj wyrażenie regularne – Wzorzec służący do automatycznego przypisywania transakcji do tego podwykonawcy. Wzorzec jest wyrażeniem regularnym i jest dopasowywany bez rozróżniania wielkich i małych liter, także w przypadku liter z diakrytykami, takich jak Ł i ł. Spacje przed wzorcem i po nim są ignorowane, a wzorzec złożony wyłącznie ze spacji jest traktowany jak brak wzorca. Zwykły znak / w nim, jak w FV/TEST, odpowiada dosłownemu ukośnikowi. Wzorzec, który nie jest poprawnym wyrażeniem regularnym, jest odrzucany z komunikatem walidacji podczas zapisywania podwykonawcy, więc popraw go przed zapisaniem.
- Status (Wymagane) – Określa, czy podwykonawca jest aktywny, czy nieaktywny.
- Cykliczny – Dla dostawcy, który rozlicza się z Tobą regularnie, na przykład za czynsz lub abonament telefoniczny. Jeśli przez trzy miesiące nie pojawi się żadna płatność na jego rzecz, Centrum akcji wyświetla go na liście do sprawdzenia.
- Stała kwota – Wskazuje na stałą kwotę dla płatności cyklicznych u tego podwykonawcy, w odróżnieniu od kwot zmiennych.
- Wymaga załącznika – Każda płatność bankowa z tym podwykonawcą jest oznaczana, dopóki nie zostanie do niej dołączona faktura lub paragon. Wyłącz tę opcję dla podwykonawców, którzy nigdy ich nie przysyłają, takich jak bank czy urząd skarbowy.
- Nie uwzględniaj w wykresie – Wyklucza transakcje tego podwykonawcy z wykresów kosztów w raportach.
- Pracownik odpowiedzialny – Przypisuje podwykonawcę do konkretnego pracownika wewnętrznego odpowiedzialnego za zarządzanie relacją.
- Kwota podatku – Określa wszelkie obowiązujące stawki podatku od płatności dla tego podwykonawcy.
- Termin płatności – Domyślny termin płatności stosowany dla tego podwykonawcy.
- Budżet – Przypisuje wydatki podwykonawcy do konkretnego, wcześniej utworzonego budżetu w celu śledzenia (opcja dostępna tylko, jeśli moduł Budżet jest aktywny).
- Opis – Dodatkowe informacje o podwykonawcy (np. warunki umowy, specjalne ustalenia).
Zapisz podwykonawcę, aby stał się dostępny do wykorzystania w przyszłych transakcjach.

Po utworzeniu podwykonawca pojawi się na liście Aktywni lub Nieaktywni, w zależności od statusu wybranego podczas jego tworzenia.

Unikanie duplikatów podwykonawców

Gdy dodajesz nowego podwykonawcę, Flowtly porównuje jego nazwę z firmami i osobami, które już są w Twojej organizacji, w tym z tymi, którym już wystawiasz faktury jako klientom. Jeśli znajdzie prawdopodobne dopasowanie, ostrzega Cię, zanim utworzy drugi, niepowiązany rekord, aby historia jednej firmy nie została rozdzielona na dwa wpisy.

Jeśli to naprawdę inna firma, która tylko ma taką samą nazwę, śmiało utwórz ją jako osobny wpis.
Jeśli to ta sama firma, z którą już współpracujesz jako z klientem, zachowaj ją jako jeden rekord, aby wszystko pozostało razem. Wybierz Dodaj rolę dostawcy do, czyli przycisk, który podaje nazwę istniejącego klienta: istniejący klient staje się również dostawcą, nie powstaje drugi rekord, a firma od razu pojawia się na liście podwykonawców. Formularz oferuje to już podczas wypełniania, gdy tylko wpisana nazwa lub NIP pasuje do klienta, a skorzystanie z tej opcji zamyka formularz. Ten sam wybór pojawia się ponownie, jeśli dopasowanie zostanie znalezione dopiero przy zapisie.

Tak samo działa to w drugą stronę: firmę, którą już masz jako podwykonawcę, można w tym samym kroku uczynić fakturowalną jako klienta (zobacz Unikanie duplikatów klientów).

Wykres kosztów

Dodatkowo, Wykresy kosztów można przeglądać, klikając dedykowany przycisk znajdujący się w pobliżu nagłówka na górze strony. Widok Wykresów kosztów w Flowtly przedstawia wizualne podsumowanie wydatków w podziale na różne grupy podwykonawców w czasie. Funkcja ta pomaga zespołom finansowym analizować wzorce wydatków, śledzić trendy kosztów i podejmować decyzje finansowe oparte na danych. Górna część widoku zawiera skumulowany wykres warstwowy, który przedstawia całkowite wydatki podwykonawców w czasie.

Kluczowe wnioski obejmują:

Ogólne trendy wydatków – Wysokość wykresu wskazuje na całkowite wydatki w danym okresie. Rozkład wydatków według kategorii – Różne kolory reprezentują różne grupy podwykonawców, co ułatwia identyfikację obszarów, gdzie ponoszone są największe koszty. Miesięczne wahania kosztów – Szczyty i spadki podkreślają zmiany w wydatkach, pomagając śledzić sezonowe trendy lub nieoczekiwane wzrosty kosztów.

Najechanie kursorem na wykres pozwala zobaczyć dokładne wartości dla każdej kategorii podwykonawców w danym miesiącu.

Poniżej wykresu znajduje się szczegółowa tabela przedstawiająca koszty według grup podwykonawców na przestrzeni wielu miesięcy. Każdy wiersz reprezentuje konkretną kategorię podwykonawcy, a kolumny wyświetlają miesięczne wydatki.

Kolumna Grupa podwykonawców – Zawiera nazwy różnych grup podwykonawców (np. B2B, Zewnętrzni, Sprzęt IT, Edukacja). Kolumny Koszty miesięczne – Prezentuje wydatki zarejestrowane miesięcznie dla każdej grupy podwykonawców. Wartości ujemne lub zerowe – Wskazuje zwroty, korekty lub brak zarejestrowanych transakcji w danej kategorii.

Edytuj podwykonawcę

Menedżerowie mogą również edytować istniejących podwykonawców. Widok edycji oferuje nie tylko możliwość edycji, ale także przeglądania i dołączania dokumentów oraz podgląd wszystkich transakcji związanych z danym podwykonawcą. Aby uzyskać dostęp do trybu edycji, otwórz rekord dostawcy w Kontrahentach i przejdź linkiem w jego sekcji Dostawca.

Zakładka Przegląd

W zakładce Przegląd można przeglądać i aktualizować wszystkie informacje podane podczas tworzenia podwykonawcy.

Zakładka Dokumenty

Zakładka Dokumenty w profilu podwykonawcy umożliwia:

Przesyłanie i przechowywanie umów z dostawcami, porozumień (NDA) oraz innych istotnych plików.
Śledzenie dat wygaśnięcia w celu terminowego odnowienia umów.
Przeglądanie, pobieranie i usuwanie dokumentów według potrzeb.
Utrzymywanie zorganizowanej i bezpiecznej dokumentacji w celu zapewnienia zgodności oraz przygotowania do audytu.

Każdy wpis dokumentu zawiera następujące kolumny:

Typ – Określa kategorię dokumentu (np. Umowa z dostawcą, NDA). Notatki – Dodatkowe uwagi dotyczące dokumentu. Data wygaśnięcia – Pole służące do śledzenia ważności umowy (Data wygaśnięcia może być ustawiona tylko wtedy, gdy została oznaczona jako dostępna dla danego typu dokumentu w ustawieniach organizacji). Dołączony plik – Umożliwia pobieranie lub podgląd przesłanego dokumentu. Opcje edycji i usuwania – Umożliwia modyfikację lub usunięcie dokumentów.

Aby dodać nowy dokument podwykonawcy:

Kliknij przycisk „Dodaj dokument” w prawym górnym rogu.
Uzupełnij wymagane pola:
Typ dokumentu – Wybierz spośród wcześniej utworzonych typów dokumentów lub dodaj nowy. (Kliknięcie przycisku „+” obok pola Typ dokumentu przekieruje Cię na stronę Ustawień organizacji. Tam możesz dodać nowy typ dokumentu i przypisać go do encji Podwykonawcy, aby był widoczny na liście dokumentów podwykonawców. Przycisk dostępny tylko dla roli Menedżera Dokumentów).
Dołączony plik – Prześlij stosowną umowę lub dokument.
Notatki – Podaj dodatkowe informacje dotyczące dokumentu (opcjonalnie).
Kliknij „Dodaj”, aby zapisać dokument w profilu podwykonawcy.

Zarządzanie i śledzenie dokumentów podwykonawców:

Podgląd i pobieranie – Kliknij ikonę oka, aby wyświetlić podgląd dokumentu, lub ikonę pobierania, aby zapisać lokalną kopię pliku.
Edytuj szczegóły dokumentu – Kliknij ikonę edycji, aby zaktualizować notatki lub datę wygaśnięcia dokumentu.
Usuń dokumenty – Kliknij ikonę kosza, aby usunąć nieaktualne lub błędne dokumenty.

Zakładka Transakcje

W zakładce Transakcje można przeglądać wykresy i wszystkie transakcje związane z konkretnym podwykonawcą. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie transakcjami.

Zakładka Faktury

Zakładka Faktury pokazuje faktury wystawione Ci przez tego dostawcę: numer faktury, kwotę, Miesiąc księgowy i datę, kiedy faktura została otrzymana.

Domyślnie zakładka pokazuje bieżący rok kalendarzowy, od stycznia do grudnia. Aby zobaczyć inne faktury, użyj wyboru okresu nad listą:

Ten rok: wybierz rok strzałkami lub w polu roku, aby zobaczyć cały ten rok, np. fakturę z ubiegłego roku.
Zakres niestandardowy: wpisz datę początkową i końcową, aby zobaczyć dowolny okres, także obejmujący dwa lata.

Faktura trafia do okresu według swojego Miesiąca księgowego. Wybrany okres zapisuje się w adresie strony, więc odświeżenie strony lub udostępniony link otwiera ten sam okres. Gdy w wybranym okresie nie ma faktur, zakładka o tym informuje; wybierz wcześniejszy okres, aby sięgnąć dalej wstecz.

Jeśli zakładka pokazuje komunikat Brak kontrahenta powiązanego z tym dostawcą, dostawca nie ma rekordu kontrahenta, z którym można dopasować faktury, więc listy nie da się pokazać. To nie to samo, co brak faktur.

Przykładowe zastosowania

Efektywne zarządzanie dostawcami: Scentralizowane zarządzanie wszystkimi danymi dotyczącymi zewnętrznych dostawców, podwykonawców i usługodawców w jednym miejscu, zapewniające łatwy dostęp i kontrolę.
Analiza kosztów: Analizuj wzorce wydatków w czasie w podziale na grupy podwykonawców za pomocą Wykresów kosztów.
Usprawnione operacje finansowe: Zarządzanie terminami płatności, śledzenie płatności cyklicznych oraz zapewnienie właściwej dokumentacji poprzez wymaganie załączników do konkretnych transakcji z podwykonawcami.
Zgodność i gotowość do audytu: Przechowywanie i zarządzanie wszystkimi dokumentami związanymi z podwykonawcami, takimi jak umowy i NDA, bezpośrednio w Flowtly, co zapewnia uporządkowany i bezpieczny ślad audytowy.