Konta bankowe

Sekcja 'Transakcje' w menu głównym umożliwia łatwe tworzenie, zarządzanie i przeglądanie banków oraz kont bankowych, a także monitorowanie powiązanych z nimi transakcji.

Przeglądanie i zarządzanie kontami bankowymi:

• Przejdź do sekcji „Transakcje" z menu głównego.
• Wyświetli się lista wszystkich utworzonych kont bankowych wraz z ich szczegółami. Dostępne działania:
• Edycja kont: Kliknij przycisk „Edytuj" obok konta, aby zaktualizować jego dane. Edycja jest dostępna wyłącznie dla administratorów.
• Przeglądanie transakcji: Kliknij przycisk „Transakcje" obok konta, aby wyświetlić listę transakcji powiązanych z danym kontem.
• Ukrywanie i odkrywanie: Wybierz Ukryj, aby odłożyć konto, z którego już nie korzystasz, albo Odkryj przy ukrytym koncie, aby je przywrócić. Dostępne dla każdego, kto zarządza bankami — patrz Ukrywanie konta.
• Usuwanie: Wybierz Usuń, aby trwale usunąć konto. Dostępne wyłącznie dla administratorów — patrz Usuwanie konta. Wyświetlanie ukrytych kont:
• Ukryte konta domyślnie nie są pokazywane na liście.
• Gdy co najmniej jedno konto jest ukryte, na górze listy pojawia się filtr Widoczność. Wybierz Wszystkie konta (ukryte: N), aby lista objęła także ukryte konta; każde z nich jest oznaczone przekreślonym okiem i ma przycisk Odkryj.

Własne konto, które widnieje w transakcjach, ale którego nikt nie zarejestrował

Wiersze bankowe często podają własne konto organizacji po drugiej stronie przelewu, na przykład konto VAT lub drugi rachunek bieżący. Gdy podają jedno z Twoich własnych kont, którego nie ma w Flowtly, nad listą pojawia się ostrzeżenie Znaleziono niezarejestrowane konto własne. Pokazuje ono konto zamaskowane do ostatnich czterech cyfr, wyjaśnia, że dopóki konto nie zostanie zarejestrowane, przelewy z niego i na nie są traktowane jak zwykłe płatności, i podaje, ile transakcji je wymienia.

• Zarejestruj otwiera zwykły formularz nowego konta z już wypełnionym numerem i sugerowanym typem. Nadaj kontu nazwę, wybierz jego bank i walutę i potwierdź. Nic nie zostaje zarejestrowane, dopóki tego nie zrobisz, a po zapisaniu konta ostrzeżenie znika.
• To nie nasze konto odrzuca kandydata, który nie jest Twój, więc nie jest już proponowany.
• Liczba transakcji jest odnośnikiem do transakcji, które wymieniają to konto, pokazanych jako usuwalny filtr Wybrane wiersze na liście. Gdy te transakcje znajdują się na więcej niż jednym z Twoich kont, ostrzeżenie dodaje Otwórz je na: z jednym odnośnikiem na konto.

Ostrzeżenie widzą osoby z rolą Menedżer banków lub Menedżer transakcji; odnośnik do transakcji tylko te, które mogą otworzyć listę transakcji konta. Oba działania są niedostępne, gdy subskrypcja blokuje zmiany.

Zarządzanie bankami i powiązanymi z nimi kontami:

• Kliknij przycisk „Zarządzaj bankami" dostępny w górnej części strony Transakcje.
• Nastąpi przekierowanie do strony Zarządzanie bankami, na której zobaczysz listę wszystkich istniejących banków.
• Jeśli bank posiada wiele kont, są one wyświetlane jako elementy podrzędne pod danym bankiem. Dostępne działania:
• Dodawanie nowych banków: Użyj przycisku „Dodaj bank", aby utworzyć nowy bank.
• Edycja istniejących banków: Kliknij przycisk „Edytuj" obok banku lub jego kont, aby zmodyfikować ich szczegóły.
• Dodawanie nowego konta: Użyj przycisku „Dodaj konto", aby utworzyć nowe konto dla wybranego banku.

Dodaj nowy bank

Aby dodać nowy bank, wykonaj poniższe kroki:

1. Wybierz pozycję „Transakcje" z menu głównego.
2. Kliknij „Zarządzaj bankami" w górnej części strony.
3. Kliknij „Dodaj bank" w prawym górnym rogu.
4. W wyświetlonym formularzu podaj Nazwę banku i numer Swift.
5. Kliknij „Zapisz".

Nowo utworzony bank zostanie dodany do listy.

Dodaj konto do banku

Aby dodać konto do istniejącego banku, wykonaj poniższe kroki:

1. Kliknij dedykowany przycisk znajdujący się po prawej stronie wiersza danego banku.

2. W wyświetlonym formularzu podaj następujące informacje:

   • Nazwa konta
   • Prefiks
   • Numer konta
   • Waluta
   • Typ (zwykłe lub VAT)

Konto można również oznaczyć jako domyślne, jeśli to konieczne. Dodatkowo, konto można oznaczyć jako ukryte. W takim przypadku nie będzie ono widoczne w sekcji 'Transakcje', chyba że w filtrze Widoczność wybrano Wszystkie konta. Ukrycie wycofuje też transakcje konta ze wszystkich pozostałych części aplikacji — patrz Ukrywanie konta poniżej.

Uwaga: Aby waluty były dostępne w selektorze, skonfiguruj je w sekcji „Waluty" w menu Ustawienia ogólne.

Uwaga: Numer konta to podstawa, na której zaimportowany wyciąg bankowy jest dopasowywany do konta. Konto bez uzupełnionego numeru konta nigdy nie zostanie automatycznie dopasowane do przesłanego pliku wyciągu — takie wyciągi trzeba przypisać ręcznie. Uzupełnij numer konta na każdym koncie, dla którego zamierzasz importować wyciągi.

Po utworzeniu konto pojawi się jako element podrzędny danego banku na stronie Zarządzanie bankami oraz na liście Kont bankowych.

Konto utworzone z tej listy musi mieć przypisany bank. Bank jest wymagany w formularzu nowego konta, a formularza nie można zapisać, dopóki bank nie zostanie wybrany, niezależnie od typu konta, także w przypadku gotówki. Gdy nie ma jeszcze banku do wyboru, formularz informuje: Nie ma jeszcze banku do wyboru. i zawiera link Dodaj bank. Konto otwarte z wiersza konkretnego banku już należy do tego banku, więc formularz o to nie pyta.

Lista ta zawiera wszystkie konta, niezależnie od tego, czy należą do banku. Konta bez banku wyświetlają myślnik w kolumnie Bank. Przy edycji takiego konta bank pozostaje opcjonalny, więc można je zapisać, a bank można tam przypisać. Takie konto jest edytowane, ukrywane i usuwane stąd — strona Zarządzaj bankami wyświetla konta pod ich bankiem, więc konto, które nie należy do żadnego, nie pojawia się tam.

Co jest prawidłowym numerem konta

Dla typu konta, który wymaga numeru, numer musi składać się z 8 do 34 liter i cyfr, w tym co najmniej 8 cyfr. Spacje, kropki i myślniki między grupami są dozwolone, więc numer zapisany w grupach zostanie zaakceptowany. Są one usuwane podczas zapisu numeru, zarówno przy tworzeniu, jak i przy edycji konta, więc zapisany numer składa się wyłącznie z liter i cyfr. Tekst taki jak NOT-A-NUMBER-!!! lub krótka wartość taka jak 123 zostaje odrzucona z komunikatem przy polu.

Flowtly sprawdza wyłącznie format, a nie cyfry kontrolne IBAN, więc numer poprawnie zapisany, ale niebędący prawdziwym numerem IBAN, nadal zostanie zaakceptowany. Ta sama reguła obowiązuje przy zmianie numeru istniejącego konta. Konto, którego zapisany numer jej nie spełnia, na przykład z mniej niż 8 cyframi lub z ukośnikiem, nadal można edytować, ukrywać lub zmieniać mu nazwę: format jest sprawdzany tylko wtedy, gdy zmieniany jest sam numer.

Ma to znaczenie, ponieważ to numer jest podstawą, na której dopasowywany jest zaimportowany wyciąg: konto z nieprawidłowym numerem nigdy nie zostanie dopasowane do pliku swojego wyciągu.

Import wyciągów MT940

Po przesłaniu pliku wyciągu każda kwota transakcji w nim zawarta musi być zapisana cyframi z jednym przecinkiem dziesiętnym, na przykład 84,09, 84, lub 0,00. Jeśli jakakolwiek kwota w pliku jest nieprawidłowa — sam przecinek, drugi przecinek lub brak przecinka — Flowtly odrzuca cały plik i nie zapisuje z niego nic, zamiast importować poprawne wiersze i zapisać błędny jako złą kwotę. Popraw kwotę w pliku i prześlij go ponownie.

W przypadku wyciągów z BPS typ transakcji jest zapisywany w całości (na przykład NTRF), a nie ucinany do pierwszej litery.

Edytowanie istniejącego konta

Waluta i Typ są zablokowane po ich ustawieniu na koncie. Określają, jak interpretowane są już zarejestrowane kwoty — późniejsza zmiana któregokolwiek z tych pól spowodowałaby reinterpretację historii konta; oba pola są widoczne, ale nie można ich edytować.

Konto zapisane bez waluty lub typu jest wyjątkiem: puste pole pozostaje edytowalne, dzięki czemu można je uzupełnić i zapisać. Wszystkie inne dane konta — nazwa, prefiks i numer konta — pozostają edytowalne w każdym przypadku.

Dwa sposoby wycofania konta

Konto, z którego już nie korzystasz, możesz zlikwidować na dwa różne sposoby, a wiersz oferuje je jako dwie oddzielne kontrolki, ponieważ nie są one wariantami tej samej operacji:

• Ukryj — wycofuje konto i jego transakcje z widoku, zachowując wszystkie dane. Można to cofnąć w dowolnym momencie.
• Usuń — trwale usuwa konto, jego transakcje i przechowywane pliki wyciągów. Nie można tego cofnąć.

Sięgaj po Ukryj, chyba że specjalnie potrzebujesz, żeby dane zniknęły. To odpowiedź na prawie każdy powód, dla którego konto przestaje być używane — relacja bankowa się zakończyła, konto zostało zamknięte, wyciągi zostały zaimportowane w złe miejsce — i pozostawia historię nietkniętą na potrzeby audytów i zamkniętych okresów budżetowych.

Ukrywanie konta

Ukrycie to sposób na wycofanie konta, z którego już nie korzystasz, przy jednoczesnym zachowaniu zarejestrowanych w nim danych. Działa dalej niż samo porządkowanie listy kont: transakcje ukrytego konta przestają być wyświetlane w całej aplikacji.

Wybierz Ukryj w wierszu konta. Potwierdzenie informuje, co się stanie: konto i jego transakcje przestają być wyświetlane wszędzie, w tym w sumach budżetowych, nic nie jest usuwane i można to cofnąć w dowolnym momencie.

Gdy konto jest ukryte:

• Jego transakcje nie pojawiają się na liście transakcji ani na wykresie salda i nie są zwracane przez filtry ani wyszukiwania.
• Nie są wliczane do danych budżetowych. Transakcja z ukrytego konta jest pomijana w podsumowaniach budżetu, tabelach kosztów i sumach budżetowych — w tym transakcja, która była ręcznie powiązana z budżetem przed ukryciem konta.
• Wiersz budżetu oparty na transakcji z ukrytego konta jest wykluczany, a nie wyświetlany jako pusty wiersz.

Nic nie jest usuwane. Transakcje pozostają w Twoich danych dokładnie tak, jak były; są jedynie ukryte przed widokiem i obliczeniami. Odznaczenie konta jako ukrytego przywraca wszystkie te transakcje, a dane budżetowe wracają do poprzednich wartości. Przycisk Odkryj w wierszu konta na liście Transakcje robi to samo jednym kliknięciem.

Przed ukryciem konta warto wziąć pod uwagę dwie kwestie:

• Sumy budżetowe uwzględniające to konto zmienią się, w tym sumy za miesiące, które są już zamknięte. Jeśli jakaś wartość budżetowa zmieniła się bez wyraźnego powodu, sprawdź, czy konto zasilające ten budżet nie zostało ukryte.
• Ukrycie dotyczy całego konta, a nie pojedynczej transakcji. Aby wykluczyć jedno konkretne rozksięgowanie z budżetu, odłącz tę transakcję od budżetu.

Aby znaleźć aktualnie ukryte konta, wybierz Wszystkie konta w filtrze Widoczność na górze strony Transakcje. Ukryte konta są oznaczone przekreślonym okiem, a przycisk Odkryj w wierszu przywraca konto. Filtr jest dostępny tylko wtedy, gdy co najmniej jedno konto jest ukryte.

Usuwanie konta

Usuń to nieodwracalna likwidacja. Trwale usuwa konto, wszystkie jego transakcje i pliki wyciągów przechowywane dla niego. Nie ma archiwum ani kosza, a danych nie można później odzyskać.

Z tego powodu usuwanie jest celowo trudniejsze niż ukrywanie:

• Usuwanie jest ograniczone do administratorów. Osoba zarządzająca bankami i kontami może ukryć konto, ale kontrolka usuwania w ogóle nie jest jej oferowana.
• Potwierdzenie nazywa, co zostanie zniszczone — transakcje i przechowywane pliki wyciągów — i stwierdza, że nie można tego cofnąć. Wskazuje też, że ukrywanie jest dostępne, jeśli chcesz tylko odsunąć konto z widoku.
• Musisz wpisać nazwę konta w potwierdzeniu, zanim usunięcie będzie mogło zostać zaakceptowane. Kliknięcie przez to nie jest możliwe, więc przypadkowe kliknięcie złego wiersza nie może zniszczyć konta.

Gdy usunięcie jest odmawiane

Flowtly odmawia usunięcia konta, którego zapisy są nadal potrzebne gdzie indziej, zamiast je usuwać i pozwolić, żeby zależne od nich liczby się rozpadły. Gdy tak się stanie, potwierdzenie pozostaje otwarte i podaje co blokuje konto i ile — na przykład, że jego transakcje mają pewną liczbę powiązań budżetowych.

Ta wiadomość jest użyteczną częścią odmowy: mówi dokładnie, co należy rozwiązać, jeśli naprawdę zamierzasz usunąć konto. Rozwiąż to, co wymienia, i spróbuj ponownie, lub zamiast tego ukryj konto.

Usuwanie jest też oferowane dla konta, które jest już ukryte — najpierw ukrycie, a potem usunięcie jest rozsądną sekwencją, a na stronie Zarządzaj bankami ukryte konto pokazuje tylko kontrolkę usuwania, ponieważ jest już ukryte. Na liście Transakcje pokazuje Odkryj i Usuń.

Preferuj ukrywanie, gdy masz wątpliwości. Ukryte konto zawsze można przywrócić; usuniętego nie. Jeśli konto zostało usunięte, a jego transakcje nadal gdzieś się pojawiają, zostało ukryte, a nie usunięte — i odwrotnie jest ważniejsze: gdy usunięcie zostanie przeprowadzone, żaden ślad tych transakcji nie pozostanie do późniejszego znalezienia.

Przykłady zastosowania

• Kontroler finansowy chce przeglądać wszystkie przychodzące i wychodzące transakcje na różnych kontach bankowych firmy w celu uzgodnienia ksiąg.
• Księgowy chce dodać nowe, niedawno otwarte korporacyjne konto bankowe, aby śledzić jego transakcje w Flowtly.
• Menedżer finansowy chce szybko zidentyfikować konkretne konto bankowe w celu sprawdzenia jego aktualnego statusu lub powiązanych transakcji.
• Użytkownik wycofuje zamknięte konto bankowe, ukrywając je, dzięki czemu jego transakcje przestają pojawiać się na liście transakcji i być wliczane do budżetów, a same rekordy pozostają zachowane.
• Menedżer finansowy zauważa niższy od oczekiwanego wskaźnik budżetowy i przełącza filtr Widoczność na Wszystkie konta, by zobaczyć, czy konto zasilające ten budżet nie zostało ukryte.
• Administrator trwale usuwa konto utworzone przez pomyłkę wraz z wyciągiem błędnie do niego zaimportowanym, tak aby żadna z jego transakcji nie była dalej dostępna.
• Administrator próbuje usunąć konto, czyta odmowę podającą, ile powiązań budżetowych mają transakcje konta, i zamiast tego je ukrywa.