Konta bankowe

Sekcja 'Transakcje' w menu głównym umożliwia łatwe tworzenie, zarządzanie i przeglądanie banków oraz kont bankowych, a także monitorowanie powiązanych z nimi transakcji.

Przeglądanie i zarządzanie kontami bankowymi:

• Przejdź do sekcji „Transakcje" z menu głównego.
• Wyświetli się lista wszystkich utworzonych kont bankowych wraz z ich szczegółami. Dostępne działania:
• Edycja kont: Kliknij przycisk „Edytuj" obok konta, aby zaktualizować jego dane. Edycja jest dostępna wyłącznie dla administratorów.
• Przeglądanie transakcji: Kliknij przycisk „Transakcje" obok konta, aby wyświetlić listę transakcji powiązanych z danym kontem. Filtrowanie ukrytych kont:
• W górnej części strony znajdziesz filtr oznaczony jako „Ukryte".
• Zaznaczenie go sprawi, że lista będzie obejmować konta bankowe oznaczone jako ukryte.

Zarządzanie bankami i powiązanymi z nimi kontami:

• Kliknij przycisk „Zarządzaj bankami" dostępny w górnej części strony Transakcje.
• Nastąpi przekierowanie do strony Zarządzanie bankami, na której zobaczysz listę wszystkich istniejących banków.
• Jeśli bank posiada wiele kont, są one wyświetlane jako elementy podrzędne pod danym bankiem. Dostępne działania:
• Dodawanie nowych banków: Użyj przycisku „Dodaj bank", aby utworzyć nowy bank.
• Edycja istniejących banków: Kliknij przycisk „Edytuj" obok banku lub jego kont, aby zmodyfikować ich szczegóły.
• Dodawanie nowego konta: Użyj przycisku „Dodaj konto", aby utworzyć nowe konto dla wybranego banku.

Dodaj nowy bank

Aby dodać nowy bank, wykonaj poniższe kroki:

1. Wybierz pozycję „Transakcje" z menu głównego.
2. Kliknij „Zarządzaj bankami" w górnej części strony.
3. Kliknij „Dodaj bank" w prawym górnym rogu.
4. W wyświetlonym formularzu podaj Nazwę banku i numer Swift.
5. Kliknij „Zapisz".

Nowo utworzony bank zostanie dodany do listy.

Dodaj konto do banku

Aby dodać konto do istniejącego banku, wykonaj poniższe kroki:

1. Kliknij dedykowany przycisk znajdujący się po prawej stronie wiersza danego banku.

2. W wyświetlonym formularzu podaj następujące informacje:

   • Nazwa konta
   • Prefiks
   • Numer konta
   • Waluta
   • Typ (zwykłe lub VAT)

Konto można również oznaczyć jako domyślne, jeśli to konieczne. Dodatkowo, konto można oznaczyć jako ukryte. W takim przypadku nie będzie ono widoczne w sekcji 'Transakcje', dopóki nie zostanie wybrany filtr 'Ukryte'. Ukrycie wycofuje też transakcje konta ze wszystkich pozostałych części aplikacji — patrz Ukrywanie konta poniżej.

Uwaga: Aby waluty były dostępne w selektorze, skonfiguruj je w sekcji „Waluty" w menu Ustawienia ogólne.

Uwaga: Numer konta to podstawa, na której zaimportowany wyciąg bankowy jest dopasowywany do konta. Konto bez uzupełnionego numeru konta nigdy nie zostanie automatycznie dopasowane do przesłanego pliku wyciągu — takie wyciągi trzeba przypisać ręcznie. Uzupełnij numer konta na każdym koncie, dla którego zamierzasz importować wyciągi.

Po utworzeniu konto pojawi się jako element podrzędny danego banku na stronie Zarządzanie bankami oraz na liście Kont bankowych.

Lista ta zawiera wszystkie konta, niezależnie od tego, czy należą do banku. Konto bez banku wyświetla myślnik w kolumnie Bank i jest edytowane stąd — strona Zarządzaj bankami wyświetla konta pod ich bankiem, więc konto, które nie należy do żadnego, nie pojawia się tam.

Edytowanie istniejącego konta

Waluta i Typ są zablokowane po ich ustawieniu na koncie. Określają, jak interpretowane są już zarejestrowane kwoty — późniejsza zmiana któregokolwiek z tych pól spowodowałaby reinterpretację historii konta; oba pola są widoczne, ale nie można ich edytować.

Konto zapisane bez waluty lub typu jest wyjątkiem: puste pole pozostaje edytowalne, dzięki czemu można je uzupełnić i zapisać. Wszystkie inne dane konta — nazwa, prefiks i numer konta — pozostają edytowalne w każdym przypadku.

Dwa sposoby wycofania konta

Konto, z którego już nie korzystasz, możesz zlikwidować na dwa różne sposoby, a wiersz oferuje je jako dwie oddzielne kontrolki, ponieważ nie są one wariantami tej samej operacji:

• Ukryj — wycofuje konto i jego transakcje z widoku, zachowując wszystkie dane. Można to cofnąć w dowolnym momencie.
• Usuń — trwale usuwa konto, jego transakcje i przechowywane pliki wyciągów. Nie można tego cofnąć.

Sięgaj po Ukryj, chyba że specjalnie potrzebujesz, żeby dane zniknęły. To odpowiedź na prawie każdy powód, dla którego konto przestaje być używane — relacja bankowa się zakończyła, konto zostało zamknięte, wyciągi zostały zaimportowane w złe miejsce — i pozostawia historię nietkniętą na potrzeby audytów i zamkniętych okresów budżetowych.

Ukrywanie konta

Ukrycie to sposób na wycofanie konta, z którego już nie korzystasz, przy jednoczesnym zachowaniu zarejestrowanych w nim danych. Działa dalej niż samo porządkowanie listy kont: transakcje ukrytego konta przestają być wyświetlane w całej aplikacji.

Wybierz Ukryj w wierszu konta. Potwierdzenie informuje, co się stanie: konto i jego transakcje przestają być wyświetlane wszędzie, w tym w sumach budżetowych, nic nie jest usuwane i można to cofnąć w dowolnym momencie.

Gdy konto jest ukryte:

• Jego transakcje nie pojawiają się na liście transakcji ani na wykresie salda i nie są zwracane przez filtry ani wyszukiwania.
• Nie są wliczane do danych budżetowych. Transakcja z ukrytego konta jest pomijana w podsumowaniach budżetu, tabelach kosztów i sumach budżetowych — w tym transakcja, która była ręcznie powiązana z budżetem przed ukryciem konta.
• Wiersz budżetu oparty na transakcji z ukrytego konta jest wykluczany, a nie wyświetlany jako pusty wiersz.

Nic nie jest usuwane. Transakcje pozostają w Twoich danych dokładnie tak, jak były; są jedynie ukryte przed widokiem i obliczeniami. Odznaczenie konta jako ukrytego przywraca wszystkie te transakcje, a dane budżetowe wracają do poprzednich wartości.

Przed ukryciem konta warto wziąć pod uwagę dwie kwestie:

• Sumy budżetowe uwzględniające to konto zmienią się, w tym sumy za miesiące, które są już zamknięte. Jeśli jakaś wartość budżetowa zmieniła się bez wyraźnego powodu, sprawdź, czy konto zasilające ten budżet nie zostało ukryte.
• Ukrycie dotyczy całego konta, a nie pojedynczej transakcji. Aby wykluczyć jedno konkretne rozksięgowanie z budżetu, odłącz tę transakcję od budżetu.

Aby znaleźć aktualnie ukryte konta, zaznacz filtr Ukryte na górze strony Transakcje.

Usuwanie konta

Usuń to nieodwracalna likwidacja. Trwale usuwa konto, wszystkie jego transakcje i pliki wyciągów przechowywane dla niego. Nie ma archiwum ani kosza, a danych nie można później odzyskać.

Z tego powodu usuwanie jest celowo trudniejsze niż ukrywanie:

• Usuwanie jest ograniczone do administratorów. Osoba zarządzająca bankami i kontami może ukryć konto, ale kontrolka usuwania w ogóle nie jest jej oferowana.
• Potwierdzenie nazywa, co zostanie zniszczone — transakcje i przechowywane pliki wyciągów — i stwierdza, że nie można tego cofnąć. Wskazuje też, że ukrywanie jest dostępne, jeśli chcesz tylko odsunąć konto z widoku.
• Musisz wpisać nazwę konta w potwierdzeniu, zanim usunięcie będzie mogło zostać zaakceptowane. Kliknięcie przez to nie jest możliwe, więc przypadkowe kliknięcie złego wiersza nie może zniszczyć konta.

Gdy usunięcie jest odmawiane

Flowtly odmawia usunięcia konta, którego zapisy są nadal potrzebne gdzie indziej, zamiast je usuwać i pozwolić, żeby zależne od nich liczby się rozpadły. Gdy tak się stanie, potwierdzenie pozostaje otwarte i podaje co blokuje konto i ile — na przykład, że jego transakcje mają pewną liczbę powiązań budżetowych.

Ta wiadomość jest użyteczną częścią odmowy: mówi dokładnie, co należy rozwiązać, jeśli naprawdę zamierzasz usunąć konto. Rozwiąż to, co wymienia, i spróbuj ponownie, lub zamiast tego ukryj konto.

Usuwanie jest też oferowane dla konta, które jest już ukryte — najpierw ukrycie, a potem usunięcie jest rozsądną sekwencją, a ukryte konto naturalnie pokazuje tylko kontrolkę usuwania, ponieważ jest już ukryte.

Preferuj ukrywanie, gdy masz wątpliwości. Ukryte konto zawsze można przywrócić; usuniętego nie. Jeśli konto zostało usunięte, a jego transakcje nadal gdzieś się pojawiają, zostało ukryte, a nie usunięte — i odwrotnie jest ważniejsze: gdy usunięcie zostanie przeprowadzone, żaden ślad tych transakcji nie pozostanie do późniejszego znalezienia.

Przykłady zastosowania

• Kontroler finansowy chce przeglądać wszystkie przychodzące i wychodzące transakcje na różnych kontach bankowych firmy w celu uzgodnienia ksiąg.
• Księgowy chce dodać nowe, niedawno otwarte korporacyjne konto bankowe, aby śledzić jego transakcje w Flowtly.
• Menedżer finansowy chce szybko zidentyfikować konkretne konto bankowe w celu sprawdzenia jego aktualnego statusu lub powiązanych transakcji.
• Użytkownik wycofuje zamknięte konto bankowe, ukrywając je, dzięki czemu jego transakcje przestają pojawiać się na liście transakcji i być wliczane do budżetów, a same rekordy pozostają zachowane.
• Menedżer finansowy zauważa niższy od oczekiwanego wskaźnik budżetowy i sprawdza filtr Ukryte, by zobaczyć, czy konto zasilające ten budżet nie zostało ukryte.
• Administrator trwale usuwa konto utworzone przez pomyłkę wraz z wyciągiem błędnie do niego zaimportowanym, tak aby żadna z jego transakcji nie była dalej dostępna.
• Administrator próbuje usunąć konto, czyta odmowę podającą, ile powiązań budżetowych mają transakcje konta, i zamiast tego je ukrywa.