Proces rezerwacji obiektu

Aby zarezerwować zasób jako pracownik, przejdź do sekcji Rezerwacja obiektu w menu głównym po lewej stronie. Dostępne będą dwie zakładki: Rezerwacje, prezentująca listę przypisanych Ci zasobów, oraz Zarezerwuj, wyświetlająca wszystkie dostępne zasoby. Jako pracownik możesz zarezerwować dowolny z nich, pod warunkiem że nie jest już zajęty w wybranym terminie. Dostępność można sprawdzić za pomocą pola „Dostępne od", znajdującego się w prawym górnym rogu zakładki Zarezerwuj. Pozwala ono zdefiniować datę i godzinę rozpoczęcia, od której na poniższej liście będą wyświetlane dostępne zasoby. Zasób skonfigurowany do rezerwacji dziennych będzie widoczny jako zajęty przez cały dzień, natomiast zasób przeznaczony do rezerwacji minutowych będzie dostępny poza zarezerwowanymi godzinami.

Rezerwacja

Rozwiń odpowiednią grupę i wybierz interesujący Cię zasób, a następnie kliknij przycisk „Zarezerwuj".

Typ: Dzienne

Otworzy się okno z widokiem kalendarza prezentującym cały miesiąc, w którym przeszłe i bieżące dni będą zaznaczone. Aby zarezerwować zasób, wybierz dostępny okres w kalendarzu i użyj funkcji przeciągnij i upuść, aby zaznaczyć interesujące Cię dni. Na przykład, aby zaznaczyć dni od 5. do 9., kliknij 5. dzień miesiąca i przeciągnij kursor do 9., trzymając wciśnięty przycisk myszy. Po tej operacji potwierdź rezerwację, klikając ikonę zapisu, lub anuluj ją, klikając krzyżyk. Dodatkowo, poniżej kalendarza znajdziesz pola „Rezerwacja od" / „Rezerwacja do". Pola te są wstępnie uzupełnione na podstawie okresu wybranego w kalendarzu. Możesz ich użyć do ręcznej modyfikacji rezerwacji – na przykład, aby przedłużyć ją na następny miesiąc. Tego typu korekta nie jest możliwa za pomocą funkcji przeciągnij i upuść, ale możesz jej dokonać, ręcznie wprowadzając daty w tych polach.

Typ: Minutowe

Otworzy się okno z widokiem kalendarza prezentującym dni bieżącego tygodnia. Aby zarezerwować zasób, np. pomieszczenie od 10:00 do 10:45, znajdź dostępny przedział czasowy i za pomocą funkcji przeciągnij i upuść zaznacz żądany okres. Następnie potwierdź rezerwację, klikając ikonę zapisu, lub odrzuć ją, klikając krzyżyk. Jeśli potrzebujesz bardziej precyzyjnej kontroli nad czasem rezerwacji niż ta, którą oferuje funkcja przeciągnij i upuść, kliknij ikonę zegara obok rezerwacji. Otworzy się okno modalne wyboru czasu, w którym możesz ręcznie wprowadzić godzinę rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji.

Typ: Stałe

Niektóre zasoby, takie jak biurka, mogą być przydzielane użytkownikom na stałe. W odróżnieniu od rezerwacji godzinowych czy dziennych, nie są to rezerwacje ograniczone czasowo. Zamiast tego, zasób pozostaje przydzielony na czas nieokreślony, począwszy od wskazanej daty rozpoczęcia. Jak dokonać rezerwacji stałej:

1. Znajdź zasób oznaczony jako dostępny na stałe (rozpoznasz go po zielonej kropce i przycisku „Zarezerwuj").
2. Kliknij przycisk „Zarezerwuj".
3. W pojawiającym się oknie modalnym wprowadź datę rozpoczęcia stałego przydziału za pomocą selektora kalendarza.
4. Kliknij „Zarezerwuj", aby sfinalizować.

Po zarezerwowaniu zasób będzie widoczny jako „Na stałe" zarezerwowany i nie będzie dostępny dla innych użytkowników. Rezerwacja stała nie wymaga daty końcowej: pozostaje w zakładce „Rezerwacje" i wskazuje jej posiadacza przez cały czas trwania przydziału. Kończy się, gdy zostanie anulowana, gdy zasób zostanie ponownie przydzielony lub gdy zostanie jej nadana data końcowa.

Zasób może mieć tylko jednego posiadacza w danym czasie, a rezerwacja pokrywająca się z istniejącą jest odrzucana z komunikatem „Ten okres jest zarezerwowany". Zasób może zwolnić tylko osoba — anulując rezerwację lub przekazując go komuś innemu — dlatego rezerwacja nigdy nie wygasa sama z siebie.

Zasób z typem rezerwacji Minutowe wymaga rozmiaru slotu, ustawionego jako jego wielokrotność. Jeśli go nie ma, rezerwacja jest odrzucana z komunikatem, że zasób nie ma ustawionego rozmiaru slotu. Poproś administratora lub menedżera zasobów o ustawienie wielokrotności w zasobie, zgodnie z opisem w artykule Tworzenie nowego lub edycja obiektu.

Po potwierdzeniu rezerwacja zostanie utworzona, a pracownik otrzyma powiadomienie e-mailowe w celach informacyjnych. Rezerwacja będzie widoczna w zakładce „Rezerwacje" oraz w widżecie na pulpicie nawigacyjnym.

Rezerwacja wolnego miejsca na dziś z pulpitu

Widżet rezerwacji na pulpicie wyświetla Twoje własne rezerwacje, a pod nimi Wolne dziś: zasoby rezerwowane na dni, których nikt nie ma zarezerwowanych na żadną część dzisiejszego dnia. Każdy wiersz ma przycisk Zarezerwuj. Jedno kliknięcie rezerwuje dla Ciebie ten zasób na cały dzisiejszy dzień, rezerwacja od razu pojawia się wśród Twoich, a komunikat podaje nazwę zasobu. Możesz ją anulować w module Rezerwacja nieruchomości jak każdą inną rezerwację.

Lista pokazuje do pięciu zasobów; gdy wolnych jest więcej, Zobacz wszystkie wolne miejsca otwiera Rezerwację nieruchomości. Zasoby rezerwowane na minuty oraz zasoby stałe nie są tu oferowane, ponieważ wymagają godzin lub przekazania: rezerwuj je w Rezerwacji nieruchomości. Gdy żaden z zasobów Twojej organizacji nie jest rezerwowany na dni, sekcja nie jest wyświetlana. Gdy wszystkie są zajęte, informuje o tym i odsyła do Rezerwacji nieruchomości, aby zarezerwować inny dzień.

Wybór Zasobu w Panelu Nowej Rezerwacji

W panelu Nowa rezerwacja pole Zasób jest listą z wyszukiwaniem, która na początku pokazuje zasoby, które można zarezerwować.

• Wyszukiwanie. Wpisz fragment kodu zasobu. Wyszukiwanie ignoruje wielkość liter, myślniki i spacje i dopasowuje w dowolnym miejscu kodu, więc pn61 znajdzie PN-61, a 61 znajdzie PN-61, PN-161 i PN-261. Dopasowana część jest podkreślona. Jeśli Twoja organizacja wyświetla numery seryjne, można je również wyszukiwać.
• Wolne i Zajęte. Wiersz nad listą podaje okres, dla którego sprawdzono dostępność: Wolne w okresie początek → koniec, lub bez daty końca, gdy nie ustawiono daty zakończenia. Zasoby są wyświetlane w dwóch grupach, każda z liczbą pozycji: Wolne, w kolejności kodów, a następnie Zajęte. Zajęty zasób jest wyszarzony z ikoną kłódki, podaje, do kiedy jest zajęty i przez kogo (z +N, gdy nakłada się kilka rezerwacji), i nie można go wybrać. Zasób, który może mieć kilka rezerwacji jednocześnie, jest uznawany za zajęty dopiero wtedy, gdy wszystkie jego miejsca są zarezerwowane w tym okresie. Zasób, którego ostatnia rezerwacja zakończyła się krótko przed datą rozpoczęcia, jest wolny i ma adnotację zwolniony z tą datą.
• Zmiana dat ponownie sprawdza listę, więc zasób może przechodzić między tymi dwiema grupami, gdy zmieniasz początek i koniec.
• Klawiatura. Strzałki w górę i w dół przesuwają zaznaczenie, Enter wybiera, a Esc zamyka listę. Pierwsze wolne dopasowanie jest podświetlane podczas pisania, więc Enter wybiera je od razu.
• Gdy nic nie pasuje, lista to mówi: że zasób, którego szukano, jest zajęty, z informacją, do kiedy i przez kogo; że żaden zasób nie pasuje do wyszukiwania; albo że wszystkie zasoby tego typu są zajęte w wybranym okresie. Każda z tych informacji oferuje Zmień okres, co przenosi do daty rozpoczęcia.

Zmiana Zapisanej Rezerwacji

Istniejącą rezerwację można edytować po jej zapisaniu — w celu poprawy danych rozliczeniowych, przesunięcia daty rozpoczęcia lub zakończenia albo przeniesienia jej na inny zasób. Otwórz rezerwację z zakładki „Rezerwacje", zmień pola i zapisz. Sprawdzanie nakładania się pomija edytowaną rezerwację, więc utrzymanie lub skrócenie jej własnego okresu jest akceptowane; odrzucane jest tylko nakładanie się z inną rezerwacją tego samego zasobu, z komunikatem „Ten okres jest zarezerwowany".

Jeśli zmienisz tylko datę rozpoczęcia rezerwacji, która ma datę końcową, data końcowa pozostanie bez zmian. Aby usunąć datę końcową, wyczyść pole końca samodzielnie.

Przeniesienie rezerwacji na inny zasób

Pole Zasób w oknie edycji początkowo wskazuje bieżący zasób rezerwacji. Aby przenieść rezerwację, wybierz inny zasób i zapisz. Lista zawiera zasoby tego samego typu, rezerwowane w ten sam sposób (dziennie, minutowo lub na stałe), które są otwarte na rezerwacje. Rezerwacja zachowuje swojego posiadacza oraz swój okres, chyba że zmienisz daty w tej samej edycji.

Dostępność jest sprawdzana na nowym zasobie dla całego okresu. Jeśli nowy zasób jest już zarezerwowany na ten czas lub jest zamknięty na rezerwacje, przeniesienie zostanie odrzucone, a okno edycji poda powód, dzięki czemu możesz wybrać inny zasób lub zmienić okres.

Anulowanie Rezerwacji

Anulowanie rezerwacji jest możliwe w dowolnym momencie, pod warunkiem że okres rezerwacji jeszcze się nie zakończył. Po zakończeniu okresu rezerwacji pozostaje ona w systemie wyłącznie w celach statystycznych. Aby anulować rezerwację, w głównym widoku, w zakładce „Rezerwacje", wybierz odpowiednią rezerwację, kliknij przycisk „x", podaj powód i potwierdź anulowanie. Anulowanie zostanie potwierdzone powiadomieniem e-mailowym.

Przykładowe zastosowania

• Rezerwacja sali konferencyjnej: Szybko zarezerwuj salę konferencyjną na konkretną godzinę lub kilka godzin, korzystając z typu rezerwacji „Minutowe".
• Rezerwacja przestrzeni projektowej: Zabezpiecz dedykowane stanowisko pracy lub pomieszczenie projektowe na kilka kolejnych dni lub tygodni, korzystając z typu rezerwacji „Dzienne".
• Przydzielenie stałego biurka: Przydziel nowemu pracownikowi stałe biurko, zapewniając mu je na czas nieokreślony od wskazanej daty rozpoczęcia, korzystając z typu rezerwacji „Stałe".
• Modyfikacja lub anulowanie rezerwacji: Z łatwością zmodyfikuj lub anuluj istniejącą rezerwację, jeśli plany ulegną zmianie, zwalniając zasób dla innych użytkowników.