Wszystko, co robi Flowtly, moduł po module

Ewidencja czasu i produktywność

• Proste logowanie czasu z przepływami akceptacji
• Powiązuj wpisy z projektami i klientami
• Stawki indywidualne i klasy rozliczeń
• Raporty FTE, produktywności i projektów w czasie rzeczywistym
• Listy zadań, zadania cykliczne i szablony zadań dla projektów

Zadania i projekty

• Organizuj pracę w listach zadań pogrupowanych według projektów lub działów
• Cztery poziomy priorytetu: niski, normalny, wysoki i pilny
• Zadania cykliczne z regułami dziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi
• Wątki komentarzy, obserwatorzy i wielokrotne przypisanie
• Konfigurowalne statusy per projekt i szablony zadań do ponownego użycia
• Szablony projektów z fazami i datami względnymiOpisz powtarzalny projekt raz: fazy, listy zadań i zadania, każde z terminem liczonym w dniach od startu. Wybierz datę rozpoczęcia, sprawdź podgląd z datami i utwórz całą strukturę jednym krokiem. W odróżnieniu od zadań cyklicznych i szablonów zadań zakłada cały projekt; szablon przechowuje tylko strukturę i terminy, więc nie kopiuje klienta, zespołu, stawek ani budżetu.
• Każdy projekt pod kontroląSprawdzaj w jednym widoku, czy każdy projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem, w ramach budżetu i z odpowiednią obsadą — aby wyłapać opóźnienia, zanim staną się kosztowne dla klienta.
• Action center utrzymuje porządek w operacjachJeden hub, który ujawnia i naprawia luki w danych — od nieprzypisanych godzin do niekompletnych rekordów — i ponownie przypisuje godziny, gdy ludzie zmieniają zespoły.
• Miesięczne zatwierdzenie przed fakturowaniemCo miesiąc opiekun klienta w projekcie sprawdza godziny i stawki do zafakturowania, koryguje dowolną pozycję z podaniem powodu i podpisuje. Dział finansów widzi podpisany miesiąc na liście projektów i dostaje powiadomienie; ponownie otworzyć go może tylko administrator.
• Foldery projektów dla długich listGrupuj projekty pod zwijanymi nagłówkami folderów, z etapami nadal zagnieżdżonymi w środku, i przeszukuj wszystkie foldery naraz.

Zasoby: kto pracuje nad którym projektem i kiedy

Otwórz demo jako kierownik projektu

• Plan obsady: projekt, rola, osobaKażdy projekt rozwija się w role, których potrzebuje, a role w osoby zarezerwowane tydzień po tygodniu. Określ, ilu osób potrzebuje rola, a nieobsadzona rola pojawi się jako luka od tygodnia, w którym się otwiera. Filtr „Tylko otwarte role” daje gotową listę do rekrutacji lub przesunięć.
• Dostępność z uwzględnieniem urlopów i niepełnego etatuWidok osób mierzy każdego względem jego własnego tygodnia z umowy i harmonogramu pracy. Zatwierdzony urlop jest odejmowany od dostępności, więc osoba na urlopie czy na części etatu nigdy nie wygląda na wolną, gdy nie jest.
• Ławka i robocze rezerwacjeŁawka pokazuje, kto ma jeszcze wolny czas w wybranym okresie, zaczynając od najbardziej dostępnych. Przeciągnij osobę na rolę, aby naszkicować roboczą rezerwację. Robocze rezerwacje nie liczą się do obsady, dopóki nie potwierdzi ich Zatwierdzający planowanie zasobów, więc możesz bezpiecznie porównać warianty.
• Wnioski o obsadę ze sprawdzeniem obciążeniaKierownicy projektów wnioskują o osobę do roli, podając udział czasu, okres i notatkę. Zatwierdzający widzi, czy zgoda przeciąży kogokolwiek, i zatwierdza, zatwierdza na proponowanym niższym udziale albo odrzuca.
• Wartości rzeczywiste: plan kontra zaraportowane godzinyPorównuj zaplanowane godziny każdej osoby z czasem, który zaraportowała, tydzień po tygodniu, razem z wykorzystaniem rozliczalnym i podziałem, na co poszły godziny. Przy uprawnieniach do finansów planowania zasobów widok Finanse dodaje przychód, koszt i marżę na osobę z rozbiciem na projekty.
• Co jest potrzebne, zanim zaczniesz planowaćDaj planistom, zatwierdzającym i finansom taki dostęp, jakiego każdy z nich potrzebuje: jedna rola planuje, inna potwierdza szkice i zgłasza zapotrzebowanie, a przychód, koszt i marżę widzą tylko wybrane przez Ciebie osoby. Planowanie działa na komputerze; Actuals działa też na telefonie.
• Zapotrzebowanie, wnioski i akceptacja — dla zespołów, które ich używająZespoły planujące przez zgłoszenia mogą zadeklarować zapotrzebowanie na rolę, a kierownik projektu wnioskuje o osobę z udziałem i okresem. Akceptujący widzi Pending i Conflicts, a następnie akceptuje zgodnie z wnioskiem, akceptuje w niższym udziale albo odrzuca z powodem. Przydziały mają status Open, Draft lub Confirmed, a Actuals porównuje godziny planowane z raportowanymi.

Fakturowanie i klienci

• Automatyczne faktury na podstawie zarejestrowanych godzin
• Obsługa wielu walut, VAT i reguł podatkowych
• Wbudowana baza klientów i kontraktów
• Śledzenie płatności z uzgadnianiem bankowym
• Masowe generowanie faktur z kart czasu i projektów
• Przypomnienia o zaległościach przygotowane za Ciebie, wysyłane przez CiebiePo włączeniu codzienna kontrola przygotowuje szkic przypomnienia dla każdej zaległej faktury sprzedażowej, która nie jest w pełni opłacona, a po częściowej wpłacie wskazuje tylko pozostałą kwotę. Przeglądasz każdy szkic, edytujesz treść lub dodajesz DW i zatwierdzasz wysyłkę; nic nie wychodzi automatycznie, a wysłane, odrzucone i nieudane przypomnienia zostają w Historii.
• Kompensata z jednym kontrahentem, prosto z przypomnieńZ kolejki przypomnień o płatności deklarujesz kompensatę z jednym kontrahentem: zaznaczasz swoje faktury z oczekującym przypomnieniem oraz jego dokumenty kosztowe, wpisujesz kwoty, które muszą się dokładnie równoważyć, i datę dotarcia oświadczenia do drugiej strony. Kwota pozostała do zapłaty maleje o kompensatę, a przypomnienia dla faktur rozliczonych w całości są odrzucane. Oświadczenie przekazujesz samodzielnie, Flowtly je rejestruje.
• Opisy pozycji faktur dopasowane do klientaZapisz zdania, których oczekuje kontrahent, np. numer umowy czy adres obiektu, z automatycznie wstawianym miesiącem lub kwartałem rozliczeniowym. Wybierz szablon przy pisaniu pozycji i zobacz podgląd tak, jak zostanie wydrukowany. Szablon wypełnia tylko opis: kwoty, VAT i już wysłane faktury pozostają bez zmian.
• Dostawcy i klienci, wzbogacani automatycznieProwadź jeden rejestr wszystkich klientów, dostawców i partnerów z identyfikatorami podatkowymi i warunkami płatności, automatycznie wzbogacany o publiczne dane biznesowe, z wykrywaniem i scalaniem duplikatów, aby zachować porządek.
• Punkt sprzedaży (POS) do sprzedaży przy ladzieDla sklepu, który sprzedaje towary przy ladzie: katalog produktów z cenami brutto, ewidencja stanów zapisująca każdą dostawę, sprzedaż i inwentaryzację oraz kasa, która jednym krokiem wystawia fakturę i zmniejsza stan magazynu. Kasjer nie widzi cen zakupu ani marży.

CRM

• Centralna baza klientów i kontaktów
• Śledzenie transakcji w lejku sprzedaży
• Przechwytywanie i kwalifikacja leadów
• Pulpit sprzedaży z ważonym pipeline’em i analizą wycieków w lejku
• Zamień potencjalnego klienta w klienta i transakcję jednym krokiemPrzekonwertuj potencjalnego klienta w nowego lub istniejącego klienta: kontakty zostaną skopiowane, na pierwszym etapie lejka powstanie transakcja z pochodzeniem „Potencjalny klient”, a oś czasu pozyskiwania zostanie tam, gdzie była.
• Zamykaj transakcje jako wygrane lub przegrane — z powodami, które da się policzyćUpuść transakcję na „Wygrana” lub „Przegrana” pod tablicą lejka, a zaraz potem możesz ją cofnąć. Przy przegranej Flowtly pyta o powód ze stałej listy, z opcjonalną notatką. Zamknięte transakcje trafiają na zakładkę Lista, gdzie filtrujesz je po statusie i ponownie otwierasz tę, która wróciła.

Członkowie zespołu

• Centralne dane pracowników i umów
• Śledź pensje, benefity, role i dostępy
• Oceny, feedback i narzędzia soft HR
• Alerty o wygasaniu i aktualizacjach umów
• Harmonogramy pracy, szablony zmian i rotacje
• Planowanie spotkań z agendą i synchronizacją kalendarza
• Pojemność i wypalenie zawodowe na pierwszy rzut okaWykorzystanie, nadgodziny i urlopy w całym zespole. Wiedz, kiedy możesz wziąć nową pracę i kto jest przeciążony zanim się załamie.
• Benefity, uproszczoneZdefiniuj i przypisz benefity, takie jak opieka medyczna, karty sportowe, posiłki i ubezpieczenia, z poziomami pokrycia i cenami, Historia czyszczona.
• Oceny i feedbackProwadź strukturyzowane oceny efektywności i feedback 360° w jednym miejscu, powiązane z profilem każdej osoby i ich rozwojem w czasie.
• Cele, które się kaskadują (OKR i KPI)Ustalaj cele na poziomie firmy, działu i pracownika oraz śledź ważone kluczowe wyniki. Powiąż cel z cyklem ocen, a oceny kluczowych wyników trafią do oceny okresowej każdej osoby, więc cele i oceny mówią to samo.
• Jasne obowiązki i profile rólPrzypisuj obowiązki do stanowisk, grupuj je w standardowe profile ról i śledź odpowiedzialność w zespołach — dzięki czemu zakres obowiązków jest jasny, a Ty możesz pewnie planować zatrudnienie i restrukturyzację.
• Rekrutacja: kandydaci, CV i etapyOtwórz rekrutację na każde stanowisko z wymaganiami, osobami odpowiedzialnymi i widełkami wynagrodzenia, a CV, notatki i umiejętności każdego kandydata trzymaj w jednym profilu. Przeciągaj kandydatów między etapami rekrutacji: zaaplikowani, oczekujący, odrzuceni. Wymaga roli Menedżer kandydatów.
• Strona oferty pracy, przez którą każdy może się zgłosićOtwórz rekrutację i udostępnij jej stronę oferty. Każdy, kto ma link, może się zgłosić i dołączyć CV — bez konta w Flowtly. Każde zgłoszenie trafia do rekrutacji z CV, notatkami i umiejętnościami na jednym profilu, a kandydatów przenosisz między etapami: zgłoszeni, wybrani lub odrzuceni. Flowtly ich nie ocenia ani nie szereguje.
• Terminy rozmów jako link do rezerwacji, który udostępniaszZaproponuj terminy rozmowy na profilu kandydata, a Flowtly zamieni je w link do rezerwacji i wyśle go kandydatowi e-mailem; rekruter może go też skopiować. Kandydat otwiera go i wybiera jeden z terminów, bez zakładania konta, a Ty wybierasz, jak długo pozostaje aktywny — od godziny do 30 dni. Proponowanie terminów wymaga roli menedżera HR; samo posiadanie linku pozwala kandydatowi zobaczyć te terminy i zająć jeden, i nic więcej w Twoim obszarze roboczym. Po rezerwacji obie strony dostają e-mail z potwierdzeniem. Rezerwacja rozmowy to jeszcze nie zatrudnienie — kartoteka pracownika powstaje osobno.
• Zasady firmowe w datowanych wersjachAdministrator publikuje każdą zasadę jako datowane wersje, których nie można edytować ani usunąć; poprawkę publikuje się jako nową wersję. Zasadę, która zmienia się od przyszłego miesiąca, możesz opublikować już teraz z tą datą: dzisiejsza treść obowiązuje do tego dnia, a wybór wcześniejszej daty w historii („Na dzień”) pokazuje ówczesne brzmienie. Każdy pracownik może czytać wszystkie zasady.
• Jedna wspólna lista stanowiskZdefiniuj stanowiska raz i wybieraj je z tej samej listy w umowach o pracę i stawkach projektowych, aby literówka nigdy nie dodała niemal identycznego duplikatu, a raporty pozostały spójne. Stanowiska, które jest jeszcze używane, nie można usunąć.
• Cele wydajności powiązane z ocenąMenedżer wyznacza mierzalny cel każdemu bezpośredniemu podwładnemu w ramach cyklu ocen. Członek zespołu widzi go od otwarcia oceny, a wynik względem celu po opublikowaniu jej rezultatu.

Nieobecności

• Kalendarze świąt dla każdego kraju
• Wnioskuj, zatwierdzaj i rejestruj nieobecności
• Saldo urlopowe w czasie rzeczywistym
• Synchronizacja absencji z kalendarzami współdzielonymi
• Urlopy i wakacje, zarządzaneTypy urlopów, wnioski z jednym lub kilkoma zatwierdzającymi, salda i święta w jednym miejscu. Menedżerowie mogą od razu zapisać nieobecność, a administratorzy i kadrowi mogą złożyć wniosek w czyimś imieniu, który trafi do zatwierdzających tej osoby. Żadnego arkusza urlopowego.
• Skutki wniosku urlopowego, zanim zostanie wysłanyPo wybraniu typu i dat wniosek pokazuje, ile dni roboczych kosztuje (bez weekendów, świąt i poza grafikiem danej osoby), saldo teraz i po wniosku, ile zostanie do końca roku oraz czy nakłada się na już zapisaną nieobecność. Wskazuje zatwierdzającego i informuje, kiedy wymagany jest dokument; urlop przed jego naliczeniem jest możliwy tylko wtedy, gdy pozwala na to Twoja organizacja.
• Salda urlopowe, które same się tłumacząKażdy widzi, ile ma dostępne teraz i ile będzie mieć do końca roku, a zakładka urlopu rocznego pokazuje, skąd wzięła się ta liczba: limit dla pełnego etatu, wymiar etatu z umowy, dni naliczone do dziś, przeniesienie z poprzedniego roku, dni przepadłe i wykorzystane. Wymiar dla niepełnego etatu Flowtly przelicza raz, na podstawie umowy.
• Dni oddane w zamian, osobno od urlopu wypoczynkowegoZapisz dzień oddany w zamian, na przykład za święto przypadające w sobotę, jako dzień do odbioru z osobnej przyznanej puli, tak aby saldo urlopu wypoczynkowego pozostało nietknięte. Wniosek, którego pula nie pokrywa, zostaje odrzucony.

Finanse i rentowność

• Śledzenie wszystkich kosztów per pracownik, klient lub projekt
• Prognozowanie wydatków i kosztów cyklicznych
• Budżety z codziennymi alertami o przekroczeniach i zagrożonej marży
• Akceptacje budżetowe wbudowane w workflow finansowy
• Analiza rentowności wg zespołu, klienta lub jednostki
• Śledź rzeczywiste wyniki przed planowaniem, a potem dodaj plan miesięczny z regułami wzrostu
• Budżety i P&L pod kontroląUstaw budżety dla każdego projektu, klienta lub zespołu i porównuj rzeczywiste wydatki z planem. Wyłap przekroczenia zanim się rozrosną i zobacz zysk i stratę bez budowania arkuszy kalkulacyjnych.
• Twoja pozycja gotówkowa na bieżącoPrzychody i wydatki na jednym pulpicie w czasie rzeczywistym, pogrupowane wg konta bankowego i odświeżane na żądanie. Nie musisz więcej eksportować, aby znaleźć liczbę, która się liczy.
• Synchronizacja bankowa i uzgodnieniePołącz bank, aby automatycznie importować transakcje, albo prześlij wyciągi MT940, a następnie automatycznie dopasuj płatności do faktur.
• Kontrola kosztów z zatwierdzeniamiKategoryzuj każdy koszt, powiąż go z projektem lub budżetem, i rozdziel wydatki przez workflow zatwierdzenia, aby nic się nie pominęło bez autoryzacji.
• Cash Out: wszystkie płatności do zapłatyNadchodzące i zaległe płatności w jednym widoku, od około dwóch tygodni wstecz do trzech miesięcy naprzód: faktury kosztowe już w systemie oraz oczekiwane zobowiązania, które nie mają jeszcze faktury (wyszarzone). Przełączaj się między wykresem tygodniowym lub miesięcznym, kalendarzem dziennym i listą sortowaną po dacie, kwocie lub kontrahencie.
• Podział jednej faktury kosztowej na projekty według atrybutuWpisz liczbę raz, np. udział budynku w całym obiekcie albo powierzchnię najemcy, i wypełnij podział faktury jednym kliknięciem, wprost lub kaskadowo: najpierw budynek, potem najemca. Udziały zawsze sumują się do kwoty faktury, najemca wykreślony z podziału pozostaje zapisany jako wyłączony, a w powiązanych kosztach każdego projektu widać pełną kwotę faktury obok jego udziału.
• Codzienne alerty budżetowe, zanim okres się zamknieKażdego ranka Flowtly sprawdza każdy budżet z planem i powiadamia odbiorców w dzwonku oraz przez push, gdy koszty przekraczają plan o ponad 10% albo marża spada poniżej celu lub jest już zagrożona. Każdy alert pokazuje wykonanie na tle planu, datę, na którą dane są aktualne, i link do budżetu, a sam nigdy niczego w budżecie nie zmienia.
• Budżety, które obejmują także przyszłe projektyObejmij wszystkie projekty poza wykluczonymi albo wszystkie kontrakty projektów, które budżet obejmuje. Wybór zapisuje się jako reguła, więc projekt lub kontrakt utworzony w przyszłym miesiącu trafia do budżetu bez jego ponownej edycji. Zacznij od obserwacji rzeczywistych wyników, a potem dodaj plan miesięczny ze wzrostem procentowym, stałym lub jednostkowym.
• Akceptacja faktur kosztowych kierowana do właściwej osobyWłącz workflow akceptacji, a każda faktura przychodząca trafi do właściciela tagu jej kategorii kosztowej, potem do właściciela powiązanego kosztu, a w pozostałych przypadkach do wszystkich z uprawnieniem do faktur. Akceptujący pracują na własnej zakładce „Na mnie”, odrzucenie ma notatkę, a każda faktura zachowuje historię decyzji.
• Opłać paczkę faktur kosztowych jednym plikiem do bankuZakładka „Niezapłacone” to Twoja kolejka płatności, z akceptacją lub bez niej. Zaznacz faktury do zapłaty i wyeksportuj jeden plik do importu przelewów zbiorczych w banku zamiast wpisywać każdy przelew: ISO 20022 pain.001 XML dla przelewów SEPA, krajowych i podzielonej płatności albo Multicash PLI dla ING. Faktury dostawców bez danych bankowych są pomijane i oznaczane.
• Import bezpośrednio do systemu ERPPrzekazuj gotowe do importu pliki dla Comarch Optima, enova365, Symfonia i Wapro za miesiąc lub wybrany zakres dat: faktury i koszty dla wszystkich czterech systemów, a w eksporcie do Optimy także urlopy i nieobecności pracowników.
• Pytania księgowego przy dokumenciePytania o konkretną transakcję bankową lub fakturę kosztową padają i są wyjaśniane bezpośrednio przy tym dokumencie, w jednym wątku księgowego i zespołu. Skrzynka Pytania i licznik nierozwiązanych pytań pokazują, co jeszcze czeka na zamknięcie miesiąca, a rozwiązane wątki zostają w historii dokumentu i można je ponownie otworzyć.
• Faktury z całego okresu w jednym archiwum PDFPoproś połączonego asystenta AI o wszystkie faktury wystawione w danym miesiącu i odbierz jedno archiwum ZIP z plikami PDF: faktury wysłane lub przyjęte w KSeF oraz korekty, nigdy szkice, przypisane do okresu według daty sprzedaży, tak jak w eksportach księgowych. Dokumenty, o które prosi księgowy, obok plików do importu w ERP.
• Marża według etapów projektuJeden wiersz na etap pokazuje, ile zafakturowano, ile kosztowały zalogowany czas i koszty powiązane oraz jaka jest marża, w dowolnym zakresie dat. Koszty z datą po zamknięciu etapu są oznaczone, a wiersz całego projektu obejmuje też to, co zaksięgowano bezpośrednio na projekcie.

E-Fakturowanie i KSeF

• Wysyłaj i odbieraj ustrukturyzowane faktury przez KSeF
• Automatyczna konwersja XML i śledzenie statusu wysyłki
• Synchronizacja faktur przychodzących z routingiem do workflow akceptacji
• Faktury korygujące z pełną ścieżką audytu
• E-fakturowanie i KSeF, gotoweWysyłaj i odbieraj ustrukturyzowane e-faktury przez KSeF automatycznie. Status wysyłki jest śledzony, faktury przychodzące są dopasowywane, a korekty pozostają audytowalne.

Umowy pracownicze

• Pełna historia wersji umów pracowniczych
• Załączniki z dostępem audytowalnym
• Przypisz warunki (np. godziny/tydz., wynagrodzenie)
• Alerty do przeglądu i odnowień umów
• Pięć typów: Zatrudnienie, Aneks, Rozwiązanie, List intencyjny i Świadectwo pracy
• Wizualny Planer Harmonogramów ze zmianami, rotacjami i planowaniem pokrycia FTE
• Umowy i harmonogramy pracyUmowy o pracę w każdym wariancie, plus harmonogramy pracy, jako podstawa danych dotyczących zespołu.

Kontrakty i harmonogramy płatności

• Definiuj kontrakty dostawców i klientów z harmonogramami płatności
• Łącz kontrakty z budżetami dla automatycznego zasilania planowanych wydatków
• Generuj cykliczne pozycje harmonogramu wg częstotliwości, zakresu dat i kwoty
• Filtruj wg kierunku, statusu lub powiązanego projektu
• Dołączaj dokumenty do kontraktów dla audytowalnej archiwizacji
• Umowy odczytane z podpisanego pliku, sprawdzone przez CiebiePrześlij podpisane umowy jako PDF lub obraz, pojedynczo lub hurtem, a Flowtly odczyta strony, daty, warunki płatności i ceny do ekranu weryfikacji, który podpowie pasującego kontrahenta. Poprawiasz i zapisujesz; umowa najmu z ceną za m² zachowuje stawkę bez wymyślonej sumy, a plik dodany do istniejącej umowy uzupełnia tylko puste pola.
• Zamówienia zestawione z wykonaną pracąWpisz pozycje zamówienia dla ról ze stawką i szacowanymi godzinami, a sekcja ekonomiki zamówienia zestawi je z godzinami zalogowanymi w każdej roli na projekcie umowy i ich kosztem. Pozycja przekraczająca szacunek jest oznaczana, gdy praca wciąż trwa.

Zarządzanie dokumentami

• Centralne repozytorium dokumentów powiązane z pracownikami, umowami i projektami
• Konfigurowalne typy dokumentów dopasowane do organizacji
• Przypomnienia o wygaśnięciu i alerty o odnowieniu dla dokumentów z terminem ważności
• Historia dostępu i ślad dokumentów per podmiot – gotowe do audytu
• Podpisuj dokumenty natywnieWysyłaj do podpisu elektronicznego dowolny plik PDF, PNG lub JPEG, nie tylko umowę z jej karty. Każdy podpisujący potwierdza jednorazowy kod wysłany mailem, bez konta we Flowtly, a Ty dostajesz zapieczętowany PDF z certyfikatem audytu. Bez karty DocuSign.
• Wszystkie prośby o podpis na jednej liścieStrona Podpisy pokazuje każdą prośbę, niezależnie od tego, czy zaczęła się od przesłanego pliku czy od umowy, jako wysłaną, częściowo podpisaną, zakończoną, odrzuconą lub wygasłą, z postępem każdego podpisującego. Przy NDA: prześlij PDF, umieść pole podpisu dla każdej strony, wyślij, sprawdź, kto już podpisał, a potem pobierz zapieczętowany dokument i dowody. Wysyłanie wymaga roli menedżera umów lub budżetów.
• Dokumenty załączone do każdej fakturyPrzechowuj paragony, umowy i pliki wspierające powiązane z fakturą lub kosztem, aby księgi były kompletne dokumentacyjnie i gotowe do audytu.

Rezerwacja zasobów

• Rezerwuj sale, pojazdy, biurka lub sprzęt
• Samodzielne rezerwacje w kalendarzu
• Unikaj podwójnych rezerwacji i konfliktów
• Historia użycia i przypisań zasobów
• Liczniki zasobów i harmonogramy konserwacji oparte na użytkowaniu
• Śledzenie zasobów i sprzętuŚledź fizyczne i operacyjne zasoby ze wskaźnikami i odczytami, aby konserwacja i koszt cyklu życia pozostały pod kontrolą.
• Obchody serwisowe, które da się sprawdzićZaplanuj obchody ochrony i sprzątania z oczekiwanymi godzinami i oknem tolerancji. Pracownicy skanują kody QR w punktach kontrolnych, a widok Obchody serwisowe pokazuje każdy obchód jako wykonany, spóźniony, częściowy lub pominięty, z godzinami skanów i, jeśli zostało to zapisane, osobą, która go wykonała, dla dowolnego zakresu dat.
• Kto ma który zasóbLista zasobów pokazuje osobę lub projekt, który trzyma każdy zasób, także sprzęt wydany na stałe i wyłączony z rezerwacji. Przypisania bez daty końcowej nie wygasają same, a rezerwacja nachodząca na istniejącą zostaje odrzucona.
• Zużycie z liczników na fakturze dla klientaRozliczaj liczniki z zasobów zarezerwowanych dla projektu na jego fakturze, osobną pozycją dla każdego licznika. Rozłóż miesiąc proporcjonalnie między odczytami przed nim i po nim, nawet jeśli w samym miesiącu nie było odczytu, albo zafakturuj dokładnie różnicę między dwoma wybranymi odczytami, a przed utworzeniem szkicu sprawdź każdą pozycję w podglądzie.
• Rezerwacje nieruchomości i pokoiZarządzaj rezerwacjami i obłożeniem w nieruchomościach i pokojach, przeglądaj dostępność na pierwszy rzut oka i unikaj podwójnych rezerwacji.
• Kody QR zasobów: zeskanuj i działajWydrukuj oznaczony marką kod QR dla dowolnego zasobu, aby każda osoba w pobliżu mogła jednym skanem zgłosić problem albo zarejestrować obchód ochrony lub sprzątanie. Zgłoszenia mogą być publiczne lub tylko po zalogowaniu, a każdy skan jest przypisany do konkretnego zasobu.
• Zasoby, liczniki i stawki projektu w jednej zakładceZakładka zasobów projektu zawiera jego rezerwacje, relacje handlowe, takie jak dostęp do parkingu, liczniki z ceną jednostkową dla klienta oraz stawki rozliczeniowe za zasoby, a każdą z tych pozycji edytuje rola, która za nią odpowiada.
• Czynsz zafakturowany za m², najemca po najemcyDla każdego parku zobacz, ile zafakturowano każdemu najemcy za metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni, za czynsz, opłaty serwisowe lub media, na tle średniej parku i w czasie, i uzgodnij to z arkuszem zarządcy nieruchomości.
• Obroty najemców i sprzedaż na m²Wpisuj miesięczną sprzedaż każdego najemcy handlowego w jednej siatce, a potem uszereguj najemców według sprzedaży na metr kwadratowy powierzchni objętej ich umowami najmu. Miesiąc, za który nikt nie podał danych, zostaje pusty i nigdy nie jest liczony jako zero.

Integracje i automatyzacja

• Integracje natywne: Google Calendar, Kontomatik, Make
• Otwarte API z osobistymi tokenami dostępu dla customowych aplikacji i BI
• Gotowe moduły no-code dla czasu, kosztów i urlopów
• Automatyzuj workflow: akceptacje, powiadomienia, raporty
• Eksporty księgowe do Comarch Optima, enova365, Symfonia i Wapro
• Zapytaj swój biznes o cokolwiekZadaj pytania w naturalnym języku i uzyskaj odpowiedzi oparte na danych z Flowtly — wszystko z Flowtly Assistant na telefonie.
• Wszyscy klienci w jednym miejscuProwadź księgi dla każdej organizacji klienta z jednego logowania, przełączaj się między workspace’ami i utrzymuj całe portfolio klientów w porządku.
• Dostosuj Flowtly do swoich danychDefiniuj własne atrybuty dla pracowników, projektów i innych rekordów, grupuj je w zestawy z regułami walidacji, a nawet ustalaj na ich podstawie stawki rozliczeniowe — bez zmian w systemie podstawowym.
• Połącz Claude lub ChatGPT: pytaj i działajPołącz swojego asystenta AI z Flowtly przez otwarty Model Context Protocol. Odpowiada na pytania zadane zwykłym językiem na podstawie bieżących danych i wykonuje nazwane działania: rejestruje czas pracy, tworzy lub aktualizuje zadania i umowy, dołącza dokument do faktury, zamyka potencjalnego klienta lub transakcję, dodaje i zaprasza współpracownika. Nigdy nie wychodzi poza Twoje własne uprawnienia w połączonej organizacji.
• Zamykaj transakcje i rejestruj pracę z poziomu czatuPoproś podłączonego asystenta, by oznaczył transakcję jako wygraną, zamknął potencjalnego klienta lub transakcję jako przegraną z powodem z Twojej listy, zarejestrował przepracowane właśnie godziny albo zaktualizował zadanie. Każde z tych działań jest nazwane i nie wykracza poza to, na co pozwala Twoje konto.
• Zapytaj o finanse, a potem uzupełnij dokumentyZapytaj podłączonego asystenta, które faktury są przeterminowane, ile jest na głównym rachunku albo ile wydaliście u dostawcy w zeszłym kwartale — odpowiedzi pochodzą z bieżących danych. Potem poproś go o utworzenie lub aktualizację dostawców, umów i rachunków bankowych albo o dołączenie dokumentu do konkretnej faktury.
• Wdróż nowego współpracownika jedną prośbąPoproś podłączonego asystenta, by dodał nową osobę, wysłał jej e-mailem zaproszenie do logowania i nadał jej grupy uprawnień. Zapraszanie wymaga tych samych uprawnień co zarządzanie osobami w Flowtly, a nowa osoba sama konfiguruje swoje logowanie.
• Przeglądaj faktury do akceptacji w rozmowieZapytaj Flowtly Assistant, co czeka na Twoją decyzję, otwórz wskazaną fakturę i zdecyduj, czy ją zatwierdzić, czy odrzucić z podaniem powodu. Przygotowuje decyzję i prosi o jej potwierdzenie; zapisujesz ją na swojej zakładce „Na mnie”. Zatwierdzenie to decyzja, nie płatność.

Bezpieczeństwo i zgodność

• Dostęp oparty na rolach na poziomie modułów i danych
• Szyfrowanie w transmisji (TLS) i w spoczynku (domyślne szyfrowanie Google Cloud)
• Zgodność z RODO z logami audytu i kontrolą danych
• Architektura tenantowa i codzienne kopie zapasowe
• Pełna ścieżka audytuWeryfikowalny zapis tego, kto zmienił co — od stawek, przez faktury, do umów — gotowy do przeglądów zgodności i due diligence.

Codzienna praca na każdym urządzeniu

• Zainstaluj Workspace na telefonie lub komputerzePracuj w przeglądarce albo zainstaluj z niej Flowtly Workspace na iPhonie, Androidzie lub komputerze — z własnym oknem i ikoną na ekranie głównym, bez sklepu z aplikacjami. Flowtly Workspace na Androida jest też dostępny w Google Play. To ten sam workspace, z tymi samymi danymi i uprawnieniami.
• Powiadomienia, które prowadzą we właściwe miejsceZezwól na powiadomienia na każdym urządzeniu, z którego korzystasz, a akceptacje, wnioski i przypomnienia trafią do przeglądarki, zainstalowanej aplikacji lub na ekran blokady telefonu. Stuknięcie powiadomienia przenosi do sprawy, której dotyczy, a menu z dzwonkiem pokazuje te same powiadomienia w workspace.
• Cały dzień pracy z telefonuPowiadomienie trafia na ekran blokady; stukasz w nie i lądujesz na rekordzie, o który chodzi — oczekującej akceptacji, wniosku do rozpatrzenia. Z tego samego zainstalowanego workspace’u zarejestrujesz przepracowane godziny albo złożysz wniosek o urlop, który przed wysłaniem pokaże, ile dni roboczych będzie kosztował. To ten sam workspace co na laptopie, z tymi samymi danymi i tymi samymi uprawnieniami.
• Ekran główny, na którym Twoja praca jest na pierwszym planieAdministratorzy wybierają, które widżety pulpitu widzi organizacja i które są na górze. Każdy może potem ułożyć własny ekran główny — na telefonie prostymi przyciskami „w górę” i „w dół” — i w każdej chwili wrócić do kolejności ustalonej przez organizację.