Faktury od dostawców trafiają do właściwego akceptującego, są dzielone między projekty według powierzchni lub innego atrybutu i opłacane jednym plikiem bankowym, a Cash Out pokazuje wszystko, co jest do zapłaty, od około dwóch tygodni wstecz do trzech miesięcy w przód.
Animowany diagram powyżej ma charakter poglądowy: pokazuje, jak łączą się rekordy, na przykładowych kwotach, a nie na danych klienta ani na żywym ekranie.
Wgraj faktury od dostawców, a Flowtly odczyta kluczowe pola.
Skieruj każdą fakturę do akceptacji i rozdziel ją między projekty lub budżety.
Utwórz plik płatności i dopasuj transakcje bankowe do faktur.
Zrzuty ekranu z działającego produktu, wykonane w organizacjach demonstracyjnych na przykładowych danych. Wybierz zrzut ekranu, aby otworzyć go w pełnym rozmiarze. Część tych ekranów pokazuje polski interfejs.
Nadchodzące i zaległe płatności w jednym widoku, od około dwóch tygodni wstecz do trzech miesięcy naprzód: faktury dostawców już w systemie oraz oczekiwane zobowiązania, które nie mają jeszcze faktury (wyszarzone). Czytaj je jako wykres tygodniowy lub miesięczny, kalendarz dzienny albo listę sortowaną po dacie, kwocie lub kontrahencie. Zaległe kwoty są oznaczone na czerwono, a tydzień bez płatności też jest widoczny, więc luki w harmonogramie nie znikają.
Faktury za ochronę czy sprzątanie obejmującej wiele projektów nie trzeba już dzielić ręcznie. Zapisz liczbę raz przy zasobach i projektach, np. powierzchnię w m², a jedno kliknięcie wypełni podział proporcjonalnie. Kwoty zawsze sumują się do wartości faktury, wykreślony projekt pozostaje zapisany jako wyłączony, a podział, który nie pokrywa całej kwoty i nie ma oznaczonych wyłączeń, jest oznaczany na dokumencie.
Przy włączonym workflow akceptacji faktura przychodząca trafia do właściciela tagu jej kategorii kosztowej albo do właściciela powiązanego kosztu, a w pozostałych przypadkach do wszystkich z uprawnieniem do faktur. Każdy akceptujący ma zakładkę „Na mnie” tylko z własnymi decyzjami, odrzucenie ma notatkę, a każda faktura zachowuje historię decyzji: kto ją zaakceptował lub odrzucił.
Zakładka „Niezapłacone” pokazuje każdą fakturę kosztową, która czeka na zapłatę, zaakceptowaną lub nie. Zaznacz te do zapłaty i wyeksportuj jeden plik do importu przelewów zbiorczych w banku zamiast wpisywać każdy przelew ręcznie: ISO 20022 pain.001 XML dla przelewów SEPA, krajowych i podzielonej płatności albo Multicash PLI dla ING. Banki różnią się tym, co przyjmują, więc sprawdź, czy Twój przyjmuje jeden z tych formatów. Przykład: faktura z tagiem Prawne zostaje zaakceptowana we wtorek przez właściciela tagu i opłacona razem z innymi zaakceptowanymi fakturami tygodnia w piątkowym pliku. Faktury dostawców bez danych bankowych są pomijane i oznaczane.
Upuść paczkę podpisanych umów z dostawcami i zostań na liście, gdy się przesyłają. Każda czeka w zakładce „Do uporządkowania”, aż otworzysz jej weryfikację: strony, daty, warunki płatności i ceny są wstępnie wypełnione i oznaczone jako odczytane, prawdopodobny dostawca jest podpowiadany po NIP lub nazwie, a nic nie zapisuje się bez Twojego potwierdzenia. Plik, który Flowtly już ma, zostaje rozpoznany i nie tworzy drugiej umowy.
Using Stripe? Connect it as a bank source
Faktury od dostawców wpadają na wspólną skrzynkę i krążą w przekazanych mailach, aż ktoś powie „tak”. Nikt nie wie, co na kogo czeka, więc faktury są płacone z opóźnieniem albo bez niczyjej decyzji.
Przy włączonym workflow akceptacji Flowtly kieruje każdą fakturę przychodzącą do właściciela tagu jej kategorii kosztowej, potem do właściciela powiązanego kosztu, a w pozostałych przypadkach do wszystkich z uprawnieniem do faktur. Zakładka „Na mnie” pokazuje każdemu akceptującemu tylko jego decyzje, a odrzucenie ma notatkę.
Kierowanie do akceptacji (przykład)
Przykład poglądowy
Zaakceptowane czekają w „Niezapłacone”, gotowe do zapłaty
Każda zaakceptowana faktura to przelew, który ktoś ręcznie wpisuje w bankowości: numer konta, kwota, tytuł, raz za razem, a przy każdym można się pomylić.
Zakładka „Niezapłacone” pokazuje każdą fakturę kosztową, która czeka na zapłatę. Zaznacz te do zapłaty, wyeksportuj jeden plik płatności, pain.001 XML albo Multicash PLI dla ING, i wgraj go do importu przelewów zbiorczych w banku. Faktury dostawców bez danych bankowych są pomijane i oznaczane.
Piątkowa seria płatności (przykład)
Przykład poglądowy
Jeden import zamiast 14 przelewów
Dzięki Flowtly mogliśmy zautomatyzować kluczowe procesy biznesowe, co znacznie zwiekszyło naszą efektywność i zaoszczedziło czas. Szczególnie doceniamy moduł zarządzania budżetem i kosztami, który pozwala nam lepiej kontrolować wydatki i optymalizować koszty.
Efekt: Zespół lepiej kontroluje wydatki i optymalizuje koszty w poszczególnych projektach.
Spectra Development
Przeczytaj całą historięKontrola kosztów w Flowtly umożliwia firmom śledzenie, monitorowanie i zarządzanie wydatkami, dzięki czemu zasoby finansowe są wykorzystywane efektywnie…
KontrahenciModuł Kontrahenci w Flowtly służy jako centralny rejestr wszystkich zewnętrznych podmiotów gospodarczych, z którymi współpracuje Twoja organizacja, w tym…
Pytania księgowego do transakcjiZamiast wyjaśniać wątpliwości przez e-mail, Flowtly pozwala Twojemu księgowemu zadawać pytania bezpośrednio przy konkretnej transakcji bankowej lub…
WypływySamodzielny moduł Płatności cyklicznych został wycofany i zastąpiony przez moduł Wypływy , który teraz pokazuje, co pozostaje do zapłaty.
Podział kosztu na projekty według atrybutuJedna faktura od dostawcy często musi zostać rozdzielona na wiele projektów — umowa o ochronę obejmująca wszystkie budynki na terenie obiektu, faktura za…
Obieg akceptacji fakturFlowtly umożliwia skierowanie przychodzących faktur od dostawców do procesu akceptacji przed ich opłaceniem.
Faktury od dostawców zatwierdzone, podzielone i opłacone w terminie