Polityka prywatności (2026-10-24)

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Flowtly Prosta Spółka Akcyjna („Flowtly”, „my”) zbiera, przetwarza i chroni dane osobowe, a także jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z ich danymi.

Polityka jest zgodna z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Dotyczy wszystkich użytkowników Platformy Flowtly oraz osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z jej funkcjonowaniem.

2. Administrator danych

Administratorem danych jest Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA) z siedzibą przy ul. Młynarskiej 8/12, 01-194 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, o kapitale zakładowym 15 800 PLN.

Możesz się z nami skontaktować:

listownie na powyższy adres,
e‑mailem: business.support@flowtly.eu,
lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na Platformie.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

Dane rejestracyjne i subskrypcyjne: imię, nazwisko, adres e‑mail, hasło, nazwa organizacji, stanowisko, dane rozliczeniowe (adres, NIP) oraz zakres wybranego planu subskrypcji.
Dane dotyczące zatrudnienia i HR: imiona i nazwiska, numery PESEL lub identyfikatory krajowe, adresy e‑mail, dane o zatrudnieniu, wynagrodzeniu, czasie pracy, kwalifikacjach i ewidencjach urlopowych.
Dane kontrahentów i rozliczeniowe: nazwa firmy, adres, NIP, warunki płatności, numery rachunków bankowych, identyfikatory faktur i informacje podatkowe.
Dane wrażliwe: wyłącznie gdy są podane dobrowolnie i niezbędne do wykonania umowy (np. dane zdrowotne w kontekście zwolnień lekarskich, przynależność związkowa na potrzeby składek lub dane demograficzne do raportów równościowych).
Dane techniczne i integracje: dane uzyskane poprzez Kontomatik (historia rachunku bankowego) używane do rozliczeń i raportowania, logi błędów z Sentry (Functional Software Inc.), logi serwera, adresy IP i pliki cookie.
Dane publicznie dostępne: dane z KRS, REGON, CEIDG i innych rejestrów publicznych używane do weryfikacji kontrahentów.
Inne dane przekazane przez użytkowników: zdjęcia profilowe, awatary, przesłane pliki (np. faktury lub potwierdzenia płatności) oraz treść korespondencji z naszym działem wsparcia.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Flowtly przetwarza dane w następujących celach:

Świadczenie usług i zarządzanie kontami: rejestracja organizacji, zarządzanie uprawnieniami, ewidencja czasu pracy, zarządzanie urlopami, fakturowanie, budżetowanie projektów i raportowanie.
Realizacja umowy: wystawianie faktur, pobieranie opłat subskrypcyjnych, zapewnianie wsparcia technicznego i dostępności usług.
Komunikacja z użytkownikami: odpowiadanie na zapytania, przekazywanie aktualizacji i informowanie o zmianach w usługach.
Obowiązki prawne: księgowość, rozliczenia podatkowe oraz archiwizacja dokumentów.
Prawnie uzasadniony interes Flowtly: zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom, ulepszanie usług oraz dochodzenie lub obrona roszczeń.

Dane osobowe nie są przetwarzane w innych celach niż wskazane powyżej bez uprzedniej informacji, a gdy jest to wymagane – bez zgody użytkownika.

5. Przetwarzanie zautomatyzowane i profilowanie

Z wyjątkiem opisanej poniżej zautomatyzowanej weryfikacji nowych organizacji Flowtly nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkowników ani istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych lub profilowania.

Niektóre algorytmy mogą wspierać funkcje wewnętrzne, takie jak analiza obciążenia, alokacja zasobów czy prognozowanie budżetu, jednak ostateczne decyzje zawsze podejmują upoważnione osoby. Możemy wykorzystywać dane zagregowane i zanonimizowane do celów analitycznych i statystycznych, aby ulepszać nasze usługi.

Zautomatyzowana weryfikacja nowych organizacji. Gdy rejestrujesz się na okres próbny lub tworzysz nową organizację, zautomatyzowana kontrola weryfikuje rejestrację, aby zapobiegać tworzeniu organizacji fałszywych i stanowiących nadużycie, takich jak konta fikcyjne lub testowe, organizacje podszywające się pod znane instytucje oraz rejestracje z jednorazowych adresów e-mail. Kontrola wykorzystuje podaną przez Ciebie nazwę organizacji, Twój adres e-mail, kraj i język rejestracji, Twój adres IP oraz informację, czy rejestracja z tą samą nazwą organizacji, tym samym adresem e-mail lub tym samym adresem IP została niedawno odrzucona. Część kontroli wykonuje model sztucznej inteligencji dostarczany przez Anthropic PBC (zob. sekcja 6). Jeżeli kontrola uzna, że rejestracja jest prawdopodobnie fałszywa lub stanowi nadużycie, organizacja nie zostaje utworzona, a rejestracja zostaje odrzucona. Decyzja ta jest podejmowana w sposób zautomatyzowany, bez weryfikacji przez człowieka. Jeżeli kontrola jest chwilowo niedostępna, rejestracji nie można w tym momencie dokończyć i można ją ponowić później.

Ta weryfikacja jest niezbędna do zawarcia z Tobą umowy, ponieważ pozwala nam bezpiecznie utworzyć Twoją organizację (art. 22 ust. 2 lit. a RODO). Jeżeli Twoja rejestracja została odrzucona, masz prawo do uzyskania weryfikacji decyzji przez człowieka, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji, pisząc na adres business.support@flowtly.eu.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane:

pracownikom i upoważnionym współpracownikom Flowtly zobowiązanym do zachowania poufności,
Google Cloud (hosting i infrastruktura, w tym bazy danych, przechowywanie plików oraz usługi Firebase),
Anthropic PBC (funkcje AI — treść dokumentów przekazywanych do analizy, takich jak faktury i umowy, oraz tekst wprowadzany w funkcjach korzystających z AI, np. opisy pracy; a także dane z weryfikacji rejestracji, tj. nazwa organizacji, adres e-mail, kraj i język rejestracji oraz adres IP, wykorzystywane do weryfikacji nowych organizacji pod kątem oszustw i nadużyć, zgodnie z opisem w sekcji 5),
Stripe (obsługa płatności),
Kontomatik (integracja danych bankowych),
Functional Software Inc. (Sentry) do monitorowania błędów systemu,
Postmark (ActiveCampaign, Inc.), naszemu dostawcy usługi poczty transakcyjnej, do wysyłania wiadomości transakcyjnych z aplikacji Flowtly, zawierających imiona i nazwiska, adresy e-mail oraz dane faktur,
zewnętrznym księgowym, prawnikom i dostawcom IT w zakresie niezbędnym do świadczenia usług oraz
organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.

Wszyscy dostawcy zewnętrzni przetwarzają dane na podstawie pisemnych umów i zgodnie z instrukcjami Flowtly. Nie sprzedajemy danych osobowych. Możemy publikować jedynie statystyki zagregowane i zanonimizowane.

Polityki prywatności partnerów:

7. Przekazywanie danych poza EOG

Serwery Flowtly znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W niektórych przypadkach dane mogą być przekazywane do dostawców usług spoza EOG (np. do USA w przypadku Stripe, Sentry lub Postmark) oraz do Anthropic, które przetwarza treści przekazywane do naszych funkcji AI. W takich sytuacjach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne lub decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony zgodnie z RODO.

8. Okresy przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym obowiązków prawnych lub umownych. Po tym czasie dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie jest wymagane przez prawo lub konieczne do ochrony uzasadnionych interesów Flowtly.

9. Prawa użytkownika

Użytkownikom przysługują następujące prawa na mocy RODO:

dostęp do swoich danych osobowych,
sprostowanie nieprawidłowych danych,
usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”),
ograniczenie przetwarzania,
przenoszenie danych do innego administratora,
sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
wycofanie zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie),
wniesienie skargi do Prezesa UODO.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem business.support@flowtly.eu lub pisemnie na adres naszej siedziby.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem. Korzystamy z szyfrowanych połączeń (HTTPS), regularnych kopii zapasowych, mechanizmów kontroli dostępu oraz aktualnych procedur bezpieczeństwa. Tylko upoważnieni pracownicy lub podwykonawcy mają dostęp do danych, w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków.

Platforma wykorzystuje niezbędne pliki cookie wymagane do jej prawidłowego działania. Pliki cookie analityczne są uruchamiane tylko, gdy użytkownik wyrazi zgodę w pasku cookies; pomagają nam zrozumieć zachowanie i ulepszać nasze usługi. Nie używamy plików cookie do celów marketingowych ani reklamowych. Użytkownik może w każdej chwili zarządzać swoimi wyborami w pasku cookies lub blokować pliki cookie w przeglądarce; wyłączenie niektórych plików cookie może jednak ograniczyć funkcjonalność Platformy.

Nasza strona internetowa. Nasza strona internetowa (flowtly.eu oraz nasze domeny krajowe, takie jak flowtly.pl, flowtly.de i flowtly.fr) nie zapisuje plików cookie ani nie korzysta z podobnych mechanizmów przechowywania danych na Twoim urządzeniu w celach analitycznych, reklamowych ani w celu ochrony przed spamem, a także nie wczytuje skryptów ani czcionek od podmiotów trzecich, takich jak Google.

Analityka strony internetowej (Umami). Sposób korzystania ze strony internetowej mierzymy za pomocą Umami, narzędzia analitycznego o otwartym kodzie źródłowym, które sami utrzymujemy pod adresem stats.flowtly.eu, na naszej infrastrukturze Google Cloud w Unii Europejskiej. Umami nie używa plików cookie i niczego nie zapisuje na Twoim urządzeniu. Rejestruje adres odwiedzanej przez Ciebie strony, stronę, z której na nią trafiłeś, Twoją przeglądarkę, system operacyjny, typ urządzenia, rozmiar ekranu i język, Twoją przybliżoną lokalizację (kraj, region i miasto) ustaloną na podstawie Twojego adresu IP oraz kliknięcia niektórych przycisków, np. prowadzących do formularza kontaktowego. Aby liczyć wizyty bez plików cookie, Umami tworzy pseudonimowy identyfikator na podstawie Twojego adresu IP i danych przeglądarki w połączeniu z wartością zmieniającą się co miesiąc; sam adres IP nie jest przechowywany. Dane te wykorzystujemy wyłącznie po to, aby zrozumieć, które strony są przydatne, i ulepszać stronę internetową, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do ich własnych celów.

Ochrona formularzy przed spamem. Formularz kontaktu z działem sprzedaży i formularz programu dla startupów są chronione naszym własnym mechanizmem weryfikacji zamiast captchy zewnętrznego dostawcy. Formularz zawiera pole ukryte przed ludźmi, które zwykle wypełniają programy automatyczne, formularz przekazuje informację, jak długo był otwarty przed wysłaniem, a nasz serwer zlicza, ile formularzy wysłano z każdego adresu IP w okresie 10 minut oraz ile formularzy otrzymuje łącznie, aby powstrzymać wielokrotne wysyłanie. Na potrzeby tej weryfikacji adres IP jest przechowywany wyłącznie w pamięci operacyjnej serwera i mechanizm weryfikacji nigdzie go nie zapisuje: po 10 minutach przestaje być liczony i zostaje usunięty przy najbliższym przetworzeniu formularza przez serwer po tym czasie lub po wyłączeniu serwera. Jak każde żądanie kierowane do naszych serwerów, żądanie wysłania formularza jest również rejestrowane w logach serwera naszego dostawcy hostingu (zob. sekcja 3). Ukryte pole i czas służą wyłącznie do przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia i nie są przechowywane. Na Twoim urządzeniu nic nie jest zapisywane. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie formularzy przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

12. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka prywatności stanowi integralną część Regulaminu Flowtly. Może być okresowo aktualizowana; użytkownicy będą wcześniej informowani o istotnych zmianach. W przypadku rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzygająca jest wersja polska. Polityka obowiązuje od 24 października 2026 r.

Flowtly – Polityka prywatności