Przenieś swoje dane do Flowtly

Zanim zaczniesz

Czego potrzebujesz

• Pliki z wyciągami MT940 z bankowości internetowej oraz eksporty klientów, faktur, umów lub zasobów z dotychczasowego systemu.
• Uprawnienie w Flowtly do zarządzania transakcjami oraz do zarządzania każdym rodzajem rekordów, które zamierzasz zaimportować.
• Asystent AI połączony z Twoją organizacją w Flowtly przez MCP.

1. 1

   Dodaj konta bankowe z ich numerami

   Otwórz Transakcje w menu bocznym i kliknij Dodaj konto. W oknie Utwórz nowe konto uzupełnij Nazwa konta, Walutę i Typ, wpisz Numer konta i kliknij Utwórz. Przy przesyłaniu wyciągu nie wybiera się konta, dlatego zanim prześlesz wyciągi, dodaj każde konto razem z jego Numer konta. Powtórz to dla każdego konta, do którego chcesz zaimportować historię.

   Wskazówki

   • Konta typu Regularne i Konto VAT wymagają numeru konta. Konta typu Gotówkowe i Manualne nie.
   • Waluty i Typu nie można zmienić, gdy konto już je ma, więc sprawdź oba pola, zanim klikniesz Utwórz.

   • Otwórz Transakcje w Flowtly
2. 2

   Prześlij wyciągi bankowe

   Wyeksportuj wyciągi z bankowości internetowej w formacie MT940. Na stronie Transakcje kliknij Wybierz plik, wybierz jeden lub więcej plików i kliknij Prześlij. Flowtly poinformuje Cię, ile transakcji zaimportował, a ile było już w systemie. Dopasowywanie kontrahentów i dokumentów trwa potem w tle.

   Wskazówki

   • Flowtly przyjmuje pliki MT940 z rozszerzeniem .sta, .txt, .mt940 lub .940. Eksport CSV, XML lub PDF z banku nie zostanie zaimportowany.
   • Nakładające się wyciągi są bezpieczne. Operacja, którą Flowtly już ma, nie zostanie dodana drugi raz.
   • Jeśli plik zostanie odrzucony, otwórz Księgowość, a potem zakładkę Wyciągi bankowe / MT940, i sprawdź przyczynę w sekcji Odrzucone pliki.

   • Otwórz Wyciągi bankowe / MT940 w Flowtly
3. 3

   Połącz asystenta AI

   Klienci, faktury, umowy i zasoby są importowane przez Flowtly MCP za pomocą asystenta AI, którego łączysz ze swoją organizacją. Jeśli jeszcze go nie połączyłeś, najpierw przejdź samouczek Zarządzanie firmą z Claude. Połączenie loguje się jako Ty, więc import może zrobić tylko to, na co pozwalają Twoje własne uprawnienia w Flowtly. Zanim cokolwiek zaimportujesz, zapytaj asystenta, z którą organizacją w Flowtly jest połączony.

   Wskazówki

   • Jeśli import zostanie odrzucony z powodu braku dostępu, poproś administratora o uprawnienie do zarządzania danym rodzajem rekordów, na przykład klientami lub fakturami.
4. 4

   Zaimportuj klientów, najpierw na próbę

   Przekaż asystentowi listę klientów z dotychczasowego systemu i poproś go o import klientów narzędziem clients_import w trybie próbnym. Próba niczego nie zapisuje. Pokazuje wiersz po wierszu, którzy klienci zostaliby utworzeni, zaktualizowani lub pominięci. Każdy klient potrzebuje identyfikatora, którego używał dla niego stary system, nazwy, kraju i waluty. Gdy liczby się zgadzają, poproś asystenta o uruchomienie tej samej partii naprawdę.

   Wskazówki

   • Klienci są dopasowywani po tym identyfikatorze ze starego systemu. Ponowne uruchomienie tej samej partii niczego nie zmienia, a jedno wywołanie przyjmuje do 500 klientów.
   • Osoba kontaktowa jest tworzona tylko wtedy, gdy wiersz zawiera e-mail kontaktowy. Numer identyfikacji podatkowej wymaga też podania jego typu i kraju.
5. 5

   Przenieś historię faktur

   W przypadku już wystawionych faktur sprzedażowych poproś asystenta o użycie invoices_import. Narzędzie zachowuje oryginalny numer faktury. Nie tworzy pliku PDF, nie wysyła e-maila do klienta ani niczego nie wysyła do KSeF. W przypadku faktur od dostawców przekaż mu rejestr zakupów i poproś o incomingInvoices_import. Najpierw poproś o próbę dla obu i sprawdź liczby, zanim cokolwiek zostanie zapisane.

   Wskazówki

   • Import numeru faktury, który już istnieje, zwraca istniejącą fakturę zamiast tworzyć drugą, więc ponowne uruchomienie jest bezpieczne, gdy importy idą jeden po drugim.
   • W Polsce, przy podłączonym KSeF, administrator może też włączyć Pobieraj faktury sprzedażowe z KSeF w ustawieniach fakturowania i wybrać miesiąc w polu Pobieraj od.

   • Otwórz ustawienia fakturowania w Flowtly
6. 6

   Dodaj umowy i zasoby, a potem sprawdź wynik

   Poproś asystenta o import umów narzędziem contracts_import. Są one dopasowywane po numerze umowy i mogą wskazywać klientów zaimportowanych w kroku 4. Jeśli zarządzasz nieruchomościami lub sprzętem, zaimportuj je narzędziem assets_import. Są one dopasowywane po kodzie zasobu. Następnie otwórz Klienci i Faktury w Flowtly i wyrywkowo porównaj kilka rekordów ze starym systemem.

   Wskazówki

   • Partia umów, w której ten sam numer umowy występuje dwa razy, zostaje odrzucona w całości, więc najpierw usuń duplikaty w danych źródłowych.
   • Każdą partię uruchom najpierw na próbę, zanim ją zapiszesz. Jedno wywołanie przyjmuje do 500 umów lub 1000 zasobów.

   • Otwórz listę Klienci w Flowtly