Poproś o obsadę i zatwierdź wniosek

Zanim zaczniesz

1. 1

   Złóż prośbę o osobę

   W nagłówku Planowania zasobów kliknij Poproś o obsadę. Panel ma sześć pól: Projekt, Osoba, Rola, Udział tygodniowy (%), okres i Dlaczego jest potrzebna. Okres jest wstępnie ustawiony na ten, który masz otwarty na siatce, więc planując wrzesień nie wpisujesz września po raz drugi. Notatkę osoba zatwierdzająca przeczyta razem z prośbą. Na koniec Wyślij prośbę.

   Wskazówki

   • Prośba to propozycja, nie rezerwacja. Nic nie zostaje zajęte, dopóki ktoś z prawem zatwierdzania jej nie potwierdzi — tak samo jak szkic w siatce.
   • Rola jest tu wymagana, inaczej niż przy Dodaj osobę, gdzie jest opcjonalna. Karta, którą zobaczy osoba zatwierdzająca, opisuje prośbę jako projekt i stanowisko — bez roli zostałby z tego sam projekt.
   • Udział podaje się w procentach tygodnia, w zakresie od 1 do 125%. Wartość spoza zakresu Flowtly odrzuca od razu w polu, a obok liczby pokazuje przeliczenie w postaci 60% = 24 godz./tydz.

   • Otwórz Planowanie zasobów
2. 2

   Przejrzyj kolejkę w widoku Wnioski

   Przełącz widok na Wnioski. Każda pozycja ma status Oczekuje albo Konflikty, nazwę projektu ze stanowiskiem, Okres, Udział i Notatkę, a pod nią podpis zgłoszone przez wraz z czasem. Nagłówek podsumowuje kolejkę — na przykład 3 oczekujących · najstarsza od 5 dni, co jest jedyną liczbą mówiącą, czy ktoś czeka za długo.

   Wskazówki

   • Pusta kolejka to komunikat Brak próśb oczekujących na akceptację. Nie znaczy on, że nikt nie planuje — prośby trafiają tutaj tylko wtedy, gdy ktoś poprosi o obsadę; obsada dodana wprost w siatce omija tę kolejkę.
   • Status Konflikty nie blokuje zatwierdzenia. Mówi tylko, że w którymś tygodniu prośba nie zmieści się w dostępności osoby. Co z tym zrobić, decydujesz w następnym kroku.
   • Osoba z uprawnieniem Podgląd planowania zasobów widzi kolejkę, powody odrzucenia i historię, ale nie może zatwierdzać ani odrzucać.

   • Otwórz widok Wnioski
   • Baza wiedzy: Wnioski o obsadę i ich zatwierdzanie
3. 3

   Przeczytaj werdykt, zanim zatwierdzisz

   Prośba pokazuje, co się stanie po zatwierdzeniu — policzone dla tej konkretnej osoby i tego okresu, a nie oszacowane. Brak konfliktu to zdanie o tym, że osoba ma wolną dostępność w całym okresie. Konflikt wygląda inaczej: Flowtly podaje, do ilu procent dojdzie obciążenie i w ilu tygodniach z żądanych. A jeśli da się to naprawić mniejszym udziałem, proponuje konkretną wartość w zdaniu Zatwierdź zamiast tego na X%.

   Wskazówki

   • Pasek tygodni pod werdyktem czyta się komórka po komórce: każdy tydzień ma podane obciążenie po zatwierdzeniu i oznaczone przeciążenie.
   • Werdykt dotyczy okresu z prośby. Obok zatwierdzenia na mniejszy udział i odrzucenia trzecim wyjściem jest poproszenie o krótszy okres.
4. 4

   Zatwierdź — w całości albo na mniejszy udział

   Zatwierdź zgodnie z wnioskiem potwierdza to, o co poproszono. Gdy werdykt podpowiada niższą wartość, drugi przycisk ma ją wpisaną w treść — Zatwierdź na 40% — i jedno kliknięcie zamienia prośbę w potwierdzony przydział na tym udziale. Od tej chwili obsada wlicza się do dostępności osoby i widać ją w siatce oraz w widoku Wykonanie.

   Wskazówki

   • Jeśli zatwierdzenie zostanie odrzucone, ponowna próba nic nie zmieni: prośba w tej postaci jest nie do przyjęcia, najczęściej dlatego, że w którymś tygodniu przekroczyłaby dostępność. Zatwierdź na mniejszy udział albo poproś o krótszy okres.
   • Decyzja jest odwracalna. Ten sam przydział można w siatce cofnąć do szkicu przyciskiem Cofnij potwierdzenie — również to wymaga uprawnienia zatwierdzającego.
5. 5

   Odrzuć z powodem

   Odrzuć otwiera okno Odrzuć prośbę z polem Powód (opcjonalnie). Dla Flowtly powód jest opcjonalny, dla osoby, która prosiła — nie: zapisuje się przy prośbie i zostaje w historii, więc wiadomo, czemu plan się nie zmienił.

   Wskazówki

   • Odrzucenie niczego nie usuwa z siatki. Prośba nigdy nie była rezerwacją, więc po odrzuceniu obsada zostaje taka, jaka była.
   • Najkrótszy użyteczny powód nazywa przeszkodę i alternatywę — na przykład zajęta do 20 listopada, wolna od 23. Osoba prosząca może wtedy od razu złożyć prośbę, która ma szansę przejść.
6. 6

   Sprawdź, co się zmieniło

   Panel Co się zmieniło zapisuje decyzje w kolejności: kto zgłosił prośbę, kto ją potwierdził, kto zmienił przydział, kto cofnął potwierdzenie i kto usunął kogoś z planu. Otwarty przy projekcie ma w tytule jego nazwę, więc historię czyta się w kontekście jednego projektu, a nie całej organizacji.

   Wskazówki

   • Historia jest zapisem decyzji, nie zapisem każdej zmiany w komórce. Odpowiada na pytanie, kto to zatwierdził i kiedy — tego sama siatka nie pokazuje.
   • Powody odrzucenia i historię widzi także osoba z samym podglądem. To wspólny zapis, a nie prywatna notatka osoby zatwierdzającej.

   • Otwórz widok Wnioski