Zgłoś zapotrzebowanie i obsadź projekt

Zanim zaczniesz

1. 1

   Otwórz widok Projekty

   W menu wybierz Planowanie zasobów. Wpis w menu prowadzi pod adres /resourcing, a strona otwiera się w widoku Projekty — po kliknięciu zakładki adres zmienia się na /resourcing/projects, więc każdy widok ma własny link. U góry masz przełącznik widoków — Projekty, Osoby, Wnioski, Wykonanie — i wybór okresu: 1 tydzień, 9 tygodni albo 13 tygodni. Pierwsza kolumna opisana jest jako Projekt · rola: projekt rozwijasz do ról, a rolę do przypisanych osób.

   Wskazówki

   • Przełącznik jednostki h / % zmienia wyłącznie sposób odczytu komórek — przelicza godziny na procent dostępności i odwrotnie. Nie zmienia żadnych danych.
   • Kopiuj link do widoku zapisuje w adresie okres, filtry i sposób odczytu. Osoba, która otworzy taki link, zobaczy dokładnie ten sam widok — o ile ma dostęp do tych projektów.
   • Przy dużej liczbie wierszy przełącz Wiersze z Wygodne na Kompaktowe. Na ekranie zmieści się wtedy więcej projektów bez przewijania.

   • Otwórz widok Projekty
2. 2

   Zgłoś zapotrzebowanie na rolę

   Kliknij Zgłoś zapotrzebowanie w nagłówku strony — ten przycisk wymaga uprawnienia Zatwierdzający planowanie zasobów. W oknie wskaż Projekt i Rolę, a potem podaj liczbę: przełącznik jednostki ustawia Etat, Godziny albo Dni, a przełącznik pod nim decyduje, czy wartość liczy się Dziennie, Tygodniowo czy Za cały okres. Uzupełnij Potrzebne od i Potrzebne do. Flowtly pokazuje przeliczenie w postaci ≈ 50% = 20 godz./tydzień, więc widzisz, co dokładnie zapisujesz. Zapisz zapotrzebowanie.

   Wskazówki

   • W polu Potrzebne osoby możesz wpisać 0,5 — to pół etatu. Jedna rola z wartością 2 daje dwa wolne miejsca w tym samym wierszu, a nie dwa wiersze.
   • Dodaj kolejną rolę pozwala zgłosić kilka ról w jednym zapisie. Jeśli któraś ma inny okres, zaznacz przy niej Użyj innych dat dla tej roli — bez tego wszystkie wiersze dzielą daty z góry okna.
   • Komunikat o tym, że ta rola z tymi samymi datami jest już na liście, nie jest błędem danych. Żeby poprosić o więcej osób, zwiększ wartość w istniejącym wierszu zamiast dodawać drugi taki sam. Zapisanie 0 usuwa zapotrzebowanie, ale zostawia w siatce osoby już przypisane.

   • Baza wiedzy: Ustawianie zapotrzebowania roli
3. 3

   Przeczytaj lukę w siatce

   Wróć do siatki. Komórka roli pokazuje teraz ułamek obsadzone / zapotrzebowanie — na przykład 60 / 100 — a wiersz, w którym nikt nie jest przypisany, opisany jest jako Wolne miejsce z adnotacją potrzebuje 100%. Po to właśnie zgłasza się zapotrzebowanie osobno: nieobsadzone stanowisko widać jako brak, który ktoś musi uzupełnić.

   Wskazówki

   • Legenda siatki tłumaczy kolory. Wolna rola to zapotrzebowanie bez osoby albo obsadzone tylko częściowo, Przeciążenie to więcej godzin, niż potrzeba, a Szkic to propozycja jeszcze niepotwierdzona.
   • Filtr Role ma pozycję Tylko otwarte role. Zostawia w siatce wyłącznie wiersze z luką i jest najkrótszą drogą do listy rzeczy do obsadzenia.
   • Jeśli obok liczby widzisz tyldę i opis Przyjęta dostępność, dla części okresu nie ma zapisanego wymiaru czasu pracy z umowy. Wartość jest wtedy szacunkiem — uzupełnij umowę, jeśli ma być dokładna.

   • Baza wiedzy: Obsada według projektu
4. 4

   Obsadź wolne miejsce z ławki

   Rozwiń panel Ławka. Są w nim osoby z wolną dostępnością w pokazywanym okresie, z podpisem w rodzaju 40% wolne, a sortowanie Najbardziej wolni ustawia na początku te, które mają najwięcej miejsca. Przeciągnij osobę na wiersz roli w tygodniu, w którym ma pracować. Flowtly dopisze ją jako szkic i z góry powie, co się stanie — na przykład Anna → 60% w tygodniu 47 po zatwierdzeniu.

   Wskazówki

   • Szkic niczego jeszcze nie rezerwuje: nie wlicza się do dostępności tej osoby, dopóki ktoś go nie potwierdzi.
   • Jeśli upuszczenie zostanie odrzucone komunikatem o braku wolnej dostępności, osoba jest w tym okresie zajęta w całości. Skróć okres, zmniejsz udział albo wybierz kogoś innego z ławki.
   • Przeciąganie wymaga uprawnienia Menedżer planowania zasobów, a osoba z samym podglądem nie widzi ławki w ogóle.

   • Baza wiedzy: Ławka i robocze rezerwacje
5. 5

   Albo dodaj osobę i rozplanuj jej dni

   Ławka działa tygodniami. Gdy potrzebujesz dokładności co do dnia, użyj przycisku Dodaj osobę. Wskaż projekt i osobę — lista grupuje kandydatów na Wolni w tym okresie, W pełni zajęci i Już w tym projekcie, a rola ze zgłoszonym zapotrzebowaniem ma dopisek zgłoszone zapotrzebowanie. Potem przejdź do Zaplanuj dni: kliknij dzień, Shift+klik zaznacza ciąg dni, Ctrl lub ⌘ z klikiem dodaje dzień osobno. Wpisz Godziny dziennie i zatwierdź przyciskiem Zastosuj do zaznaczenia.

   Wskazówki

   • Dni zapisują się jako szkic, dokładnie jak propozycja z ławki. Potwierdzenie jest osobnym krokiem osoby zatwierdzającej.
   • Jeśli w zaznaczeniu jest urlop, Flowtly wypisze te dni i domyślnie je pominie — to przycisk Zastosuj, pomijając urlop. Zarezerwowanie ich mimo wszystko jest jednym kliknięciem: Zastosuj do wszystkich zaznaczonych dni.
   • Wpisanie 0 godzin usuwa dzień. Gdy zapis części dni się nie uda, komunikat wymienia dokładnie te dni, a pozostałe są zapisane.

   • Baza wiedzy: Obsada według osoby
6. 6

   Potwierdź szkic

   Na koniec zamień propozycje w obsadę. Na komórce szkicu wybierz Potwierdź — to wymaga uprawnienia Zatwierdzający planowanie zasobów. Potwierdzony przydział wlicza się do dostępności osoby, wchodzi do sum i pojawia się w widoku Wykonanie. Cofnij potwierdzenie wraca do szkicu, a strzałki przy komórce wydłużają i skracają rezerwację o tydzień.

   Wskazówki

   • Jeśli potwierdzenie zostanie odrzucone, powtarzanie próby nic nie da: w tej postaci przydział przekroczyłby w którymś tygodniu dostępność osoby. Najpierw zmniejsz udział albo skróć okres.
   • Gdy w jednym wierszu roli jest kilka osób, rozwiń wiersz. Terminy przedłuża się wtedy osobno dla każdej osoby i dla wolnego miejsca.
   • Trzy różne uprawnienia na trzy różne zmiany: zmiana okresu przydziału wymaga uprawnienia Menedżer planowania zasobów, zmiana dni już potwierdzonych — uprawnienia Zatwierdzający planowanie zasobów, a okres samego zapotrzebowania możesz zmieniać bez uprawnienia zatwierdzającego.

   • Otwórz widok Projekty