Oprogramowanie, z którego Twoi klienci już korzystają — a Ty dostajesz czyste dane

Kontrakty Kontrakty w Flowtly definiują warunki finansowe Twoich zobowiązań — łącząc budżet ze strukturyzowanym zestawem pozycji harmonogramu płatności. Każdy kontrakt określa, kiedy płatności są wymagalne, ich kwoty oraz kierunek (faktura od dostawcy lub fakturowanie klienta), zapewniając pełną widoczność nad zobowiązanymi przepływami pieniężnymi. Kluczowe pojęcia Pozycje harmonogramu płatności — pojedyncze elementy określające kwotę, termin płatności i kierunek (dostawca lub klient) Powiązanie z budżetem — kontrakt jest zawsze powiązany z budżetem, który stanowi finansowe ramy zobowiązania Kierunek — kontrakty z dostawcami śledzą koszty, które należy uiścić; kontrakty z klientami śledzą oczekiwane przychody Automatyczne generowanie pozycji cyklicznych — kontrakty mogą automatycznie generować cykliczne pozycje płatności na podstawie zdefiniowanego interwału Załączniki dokumentów — dołącz podpisane pliki kontraktów, aneksy lub dokumenty pomocnicze bezpośrednio do rekordu kontraktu Warunki płatności — jak długo kontrahent ma na zapłatę, od jakiej daty liczy się termin oraz czy płatność jest wymagalna z góry czy z dołu Automatyczne odczytanie — wgraj podpisaną umowę, a Flowtly odczyta z niej strony, daty, terminy płatności i ceny. Odczyt możesz uruchomić ponownie w każdej chwili z poziomu dokumentów umowy, na przykład po poprawieniu skanu Stawki i wartość całkowita — niektóre umowy w ogóle nie podają wartości całkowitej. Umowa najmu rozliczana za m² podaje stawkę, powierzchnię i okres, a suma nie jest nigdzie zapisana. Flowtly zapisuje stawkę dokładnie tak, jak podaje ją umowa, i zostawia wartość całkowitą pustą, zamiast wymyślać kwotę; po podaniu okresu zaproponuje wyliczoną wartość, którą możesz zatwierdzić Warunki płatności Kontrakt określa trzy elementy dotyczące terminu wymagalności faktur, a Flowtly przechowuje każdy z nich osobno, zamiast łączyć je w jedną liczbę: Termin płatności (dni) — liczba dozwolonych dni. Liczony od — data, od której biegnie termin: Dostarczenie faktury , Wystawienie faktury , Początek okresu lub Zdarzenie . Dostarczenie i wystawienie są celowo rozróżniane, ponieważ są to faktycznie różne daty, a wiele kontraktów wiąże termin z tą pierwszą. Płatność — czy kwota jest wymagalna z góry czy z dołu. Pusty termin oznacza, że kontrakt milczy w tej sprawie. To inne stwierdzenie niż termin zerowy i różne od płatności z dołu — pola są więc pozostawiane puste zamiast domyślnych wartości, a otwarcie kontraktu nigdy nie wpisuje warunków, których dokument nie zawiera. Te pola pojawiają się zarówno na samym kontrakcie, jak i na ekranie, gdzie przeglądany jest wgrany kontrakt, dzięki czemu warunki odczytane z dokumentu można sprawdzić i poprawić w tym samym miejscu, gdzie zostały znalezione. Dokumenty kontraktu Pliki kontraktu i aneksów są dołączane do rekordu kontraktu i wymienione w nim. Dokument można podejrzeć na miejscu — plik otwiera się w przeglądarce bez wychodzenia z kontraktu — co zazwyczaj wystarczy, by potwierdzić, co zostało podpisane. Wszystko, czego przeglądarka nie może wyświetlić, jest oferowane do pobrania. Obok podglądu pozostaje oddzielna akcja Pobierz , ponieważ wyciągnięcie podpisanego pliku z Flowtly i przeczytanie go to dwie różne czynności. Przykłady użycia Fakturowanie projektu za stałą opłatą: Utwórz kontrakt klienta z miesięcznymi kamieniami milowymi płatności powiązanymi z budżetem projektu, aby zawsze wiedzieć, co zostało zafakturowane, a co pozostaje do zafakturowania. Retainer dostawcy: Skonfiguruj kontrakt dostawcy z cyklicznymi miesięcznymi pozycjami dla licencji oprogramowania lub honorarium konsultingowego — Flowtly generuje pozycje i sygnalizuje zaległe płatności. Płatności dla podwykonawców: Połącz kontrakt dostawcy z budżetem projektu, aby śledzić koszty podwykonawcy w stosunku do zaplanowanych wydatków. Sprawdzenie warunków przed ponagleniem płatności: Przeczytaj termin i datę, od której jest liczony, bezpośrednio na kontrakcie, zamiast ponownie otwierać podpisany dokument w poszukiwaniu klauzuli. Potwierdzenie tego, co zostało podpisane: Podejrzyj dołączony plik kontraktu na miejscu, aby sprawdzić szczegół, bez uprzedniego pobierania. Powiązane strony Budżety Płatności cykliczne Panel finansowy Kontrola kosztów Trasy aplikacji Otwórz /contracts

Stawki Stawki Stawki są kluczowym elementem rozliczania czasu pracy w Flowtly. Każdy pracownik może mieć zdefiniowaną stawkę dla różnych projektów z możliwością jej przedłużenia, co pozwala systemowi na dokładne obliczanie i generowanie faktur w oparciu o zarejestrowane godziny oraz okres obowiązywania każdej stawki. Pracownik może mieć wiele stawek dla tego samego projektu, ale daty dla tych stawek nie mogą się pokrywać. Nową stawkę można dodać tylko dla aktywnych projektów, które mają przypisanego klienta. Stawki są ściśle powiązane z projektami z przypisanymi klientami, zapewniając, że wszystkie koszty związane z projektem są dokładnie odzwierciedlone w raportach finansowych. Kluczowe aspekty stawek w Flowtly Stawki określają koszt godziny pracy pracownika, rozliczany w ramach konkretnego projektu. Mają one kluczowe znaczenie dla generowania faktur na podstawie godzin zarejestrowanych przez pracowników. Stawkę można przypisać do dowolnego projektu, do którego pracownik jest przypisany (pod warunkiem, że ten projekt jest przypisany do klienta). Waluta stawki jest zawsze zgodna z walutą ustawioną dla klienta, z którym powiązany jest projekt. Stawki można dodawać, przedłużać lub edytować, co zapewnia ich dokładne śledzenie. Zarządzanie stawkami W Flowtly możesz wykonywać trzy główne działania związane ze stawkami: Dodawanie nowej stawki Jeśli pracownik jest po raz pierwszy dodawany do projektu i nie ma przypisanej stawki, wykonaj następujące kroki: Kliknij przycisk „Dodaj stawkę" . Wybierz Projekt (na liście pojawią się tylko projekty przypisane do klienta). Podaj Stanowisko pracownika (to stanowisko zostanie uwzględnione na fakturach). Wprowadź Stawkę godzinową (zostanie ona ustawiona w walucie klienta). Wybierz Datę od (domyślnie jest to bieżąca data). Wybierz Datę do (opcjonalnie). Kliknij „Dodaj stawkę" , aby zapisać. Edycja istniejącej stawki Jeśli stawka wymaga aktualizacji (np. z powodu zmiany stanowiska lub przedłużenia daty zakończenia): Odszukaj stawkę w projekcie, którą chcesz edytować. Kliknij ikonę Edytuj (ikona ołówka) obok stawki. Wprowadź niezbędne zmiany. Kliknij „Zapisz" , aby potwierdzić zmiany. Menedżerowie mają również możliwość usunięcia istniejących stawek, klikając przycisk Kosz (dostępny dla każdej stawki). Uwaga: Zmiany w istniejących stawkach wpłyną na obliczenia faktur od daty ich aktualizacji. Przedłużanie stawki pracownika Funkcja „Przedłuż" jest używana, gdy stawka pracownika ulega zmianie w określonym momencie. Zamiast nadpisywać istniejącą stawkę, przedłużanie pozwala śledzić historyczne zmiany stawek. Kliknij Przedłuż obok odpowiedniego projektu. Rola i stawka są wstępnie wypełnione bieżącymi wartościami dla zachowania przejrzystości. Dostosuj Stawkę godzinową do nowej wartości. Data od jest wstępnie wypełniona datą jutrzejszą, ale można ją edytować, jeśli to konieczne. Podaj Datę do , jeśli ma zastosowanie. Kliknij Przedłuż stawkę , aby zastosować zmianę. Uwaga: Przedłużanie stawek zapewnia menedżerom pełną przejrzystość w zakresie dostosowań stawek w czasie. Historia zmian stawek jest widoczna na wykresie śledzenia stawek. Wpływ stawek na fakturowanie (jeśli moduł Faktury jest aktywny) Flowtly automatycznie oblicza kwoty faktur na podstawie zarejestrowanych godzin i przypisanych stawek. Ilości to dokładny zarejestrowany czas Zafakturowana ilość odpowiada dokładnemu czasowi zarejestrowanemu w projekcie, a nie wartości zaokrąglonej w górę lub w dół do najbliższego kwadransa. 15 godzin i 46 minut zarejestrowanej pracy jest fakturowanych jako 15.77 godziny. Wartości takie jak 7.43 są zatem normalne na fakturze wygenerowanej z godzin projektowych i są mnożone przez stawkę dokładnie tak, jak wyświetlone. Każdy zarejestrowany dzień musi być objęty stawką Stawka obowiązuje wyłącznie w ramach własnego zakresu dat, od daty Data od wzwyż. Czas zarejestrowany w dniu przed tą datą nie jest przez nią objęty — co zdarza się często, gdy stawka zostaje dodana lub wstecznie uzupełniona po tym, jak praca została już zarejestrowana. Jeśli pracownik ma co najmniej jedną stawkę przypisaną do projektu, ale żadna z nich nie obejmuje zarejestrowanego dnia, faktura nie zostaje wygenerowana. Przedłuż istniejącą stawkę lub dodaj nową tak, aby jej zakres dat obejmował zarejestrowany czas, a następnie wygeneruj fakturę ponownie. Widok Zarządzanie czasem pracy oznacza te luki podczas przeglądania zarejestrowanego czasu. Projekt, do którego pracownik nie ma żadnej stawki , zachowuje się inaczej: godziny są nadal uwzględniane na fakturze, wycenione jako zero. Pozycja jest widoczna, co pozwala ją zauważyć i wyjaśnić przed wysłaniem faktury. Żaden dzień nie może być objęty dwiema stawkami Zakresy dat stawek pracownika dla jednego projektu nie mogą się pokrywać. Jeśli dwie z nich obejmują ten sam zarejestrowany dzień, dany czas ma dwie ceny i nie ma możliwości wyboru między nimi — faktura nie zostaje wygenerowana. Konflikt jest zgłaszany wraz z danymi osoby, projektu, daty oraz obu kolidujących stawek i ich wartości, co ułatwia ustalenie, którą parę należy poprawić. Ustaw dla wcześniejszej stawki Datę do , która wypada przed Datą od późniejszej stawki — funkcja Przedłuż to robi — lub usuń tę z nich, która nie ma zastosowania, a następnie ponownie wygeneruj fakturę. Dodanie nowej stawki bez zamknięcia tej, którą zastępuje, to najczęstszy sposób powstawania nakładania się zakresów. Gdy pracownik ma ustawioną stawkę i zarejestrowany czas w ramach konkretnego projektu, menedżer może wygenerować fakturę bezpośrednio ze strony Raportu Czasu Pracy, w sekcji Projekty. Aby uzyskać więcej szczegółów, odwiedź artykuł Lista projektów . Przykładowe scenariusze użycia Wdrożenie nowego pracownika do projektu klienta: Przypisz konkretną stawkę godzinową dla roli pracownika w projekcie, aby zapewnić dokładne rozliczanie jego czasu już od pierwszego dnia. Awans pracownika lub zmiana roli: Zaktualizuj stawkę pracownika, aby odzwierciedlić jego nowe obowiązki lub zwiększone doświadczenie w bieżącym projekcie, używając funkcji „Przedłuż stawkę" w celu zachowania historycznej dokładności. Przedłużenie umowy projektu: Przedłuż Datę do dla istniejącej stawki, gdy projekt zostaje przedłużony, zapewniając ciągłość rozliczeń w oparciu o uzgodnione stawki. Generowanie faktur dla klientów: Polegaj na dokładnie zdefiniowanych i aktywnych stawkach, aby automatycznie obliczać kwoty do zafakturowania za świadczone usługi, w oparciu o godziny zarejestrowane w ramach projektów. Powiązane strony Księgowość Umowy o pracę Ścieżki w aplikacji Pracownicy