Eksport plików PDF faktur za okres

Pod koniec miesiąca lub kwartału księgowy zwykle prosi o to samo: wszystkie faktury wystawione w danym okresie, w postaci plików PDF. Flowtly może zebrać je dla Państwa w jedno archiwum ZIP, więc nie trzeba otwierać i pobierać faktur pojedynczo.

Dwa sposoby na pliki PDF faktur

Wybór faktur ręcznie. W Księgowość → Faktury (księgowe) proszę zaznaczyć potrzebne faktury i wybrać Pobierz zaznaczone PDF-y. Flowtly zwraca archiwum ZIP zawierające jeden plik PDF na każdą zaznaczoną fakturę. To właściwe narzędzie, gdy potrzebna jest konkretna garstka dokumentów.

Poproszenie asystenta AI o cały okres. Jeśli podłączyli Państwo Flowtly do asystenta AI (takiego jak Claude lub ChatGPT) przez konektor Flowtly, wystarczy zapytać:

„Podaj mi wszystkie nasze faktury za czerwiec."

Asystent przygotowuje eksport i zwraca link do pobrania. To łatwiejsza droga, gdy potrzebny jest cały miesiąc, a zarazem jedyny sposób na wyeksportowanie okresu bez zaznaczania każdej faktury osobno.

Co trafia do eksportu

• Tylko faktury faktycznie wystawione. Faktura jest uznawana za wystawioną, gdy została wysłana do klienta albo przyjęta przez e-fakturowanie KSeF. Wersje robocze i niewysłane faktury nigdy nie są uwzględniane, ponieważ nie są dokumentami, które wypuszczono w świat, i księgowy nie powinien ich otrzymywać.
• Faktury korygujące są uwzględniane. Korekta jest odrębnym dokumentem prawnym i należy do okresu, w którym została wystawiona.
• Okres jest ustalany według daty sprzedaży, a nie daty wystawienia. To ta sama data, której używają pozostałe eksporty księgowe we Flowtly, więc miesięczny eksport PDF i miesięczny eksport CSV zawsze opisują ten sam zestaw faktur.

Jak długo to trwa i link do pobrania

Flowtly renderuje każdą fakturę do pliku PDF, więc duży okres zajmuje chwilę: dla zwykłego miesiąca trzeba liczyć kilka minut, a nie natychmiastową odpowiedź. Praca odbywa się w tle: asystent poinformuje, że eksport został zakolejkowany, a potem da znać, gdy archiwum będzie gotowe.

Link do pobrania jest ważny przez godzinę. Po tym czasie przestaje działać i trzeba ponownie poprosić o eksport. To celowe: link działa bez logowania, więc każdy, kto go ma, może otworzyć archiwum. Proszę traktować go jak same faktury i nie przesyłać dalej osobom, które nie powinny widzieć Państwa rozliczeń.

Limity

Pojedynczy eksport obejmuje do 200 faktur. Jeśli okres zawiera ich więcej, Flowtly poda dokładną liczbę i poprosi o zawężenie zakresu; zwykle wystarcza eksport jednego miesiąca naraz.

Jeśli okres nie zawiera żadnych wystawionych faktur, otrzymają Państwo czytelny komunikat o tym, zamiast pustego archiwum. Jeśli spodziewali się Państwo faktur, najczęstszą przyczyną jest to, że nadal są wersjami roboczymi.

Powiązane strony

• Faktury: tworzenie, weryfikowanie i wysyłanie faktur.
• Eksporty księgowe: eksporty CSV i XLSX dla Comarch Optima, Symfonii, Wapro i enova365, gdy księgowy potrzebuje danych, a nie dokumentów.