Obieg akceptacji faktur — Faktury

Flowtly umożliwia skierowanie przychodzących faktur od dostawców do procesu akceptacji przed ich opłaceniem. Gdy obieg jest włączony, faktury oczekują na liście do momentu, aż uprawniona osoba je zatwierdzi lub odrzuci. Możesz też pominąć akceptację i przejść bezpośrednio do zakładki Nieopłacone, aby wybrać faktury i wyeksportować plik przelewu SEPA do banku.

Włączanie obiegu akceptacji

Przejdź do Ustawienia → Finanse i biznes → Osoby zatwierdzające faktury.
Włącz przełącznik Akceptacja faktur.
Skonfiguruj, kto może akceptować faktury. Jeśli nie dodano jeszcze żadnych akceptantów, strona oczekujących na zatwierdzenie wyświetli monit o ich dodanie. Akceptantów przypisuje się bezpośrednio na tej stronie za pomocą okna dialogowego — otrzymują oni rolę menedżera faktur.

Uwaga: Zakładka Nieopłacone jest zawsze widoczna, niezależnie od tego, czy obieg akceptacji jest włączony czy nie.

Kto może zatwierdzać

Zatwierdzenie lub odrzucenie faktury wymaga uprawnienia do faktur — podglądu faktur albo zarządzania fakturami. Liczy się ono niezależnie od tego, czy zostało nadane bezpośrednio, czy przez grupę uprawnień, do której należy dana osoba.

Flowtly wybiera akceptantów faktury w tej kolejności i zatrzymuje się na pierwszym kroku, który wskaże kogokolwiek:

Właściciel tagu na fakturze. Jeśli faktura jest otagowana — na przykład kategorią kosztów — i którykolwiek z tych tagów ma właściciela, faktura trafia do tego właściciela. Zobacz Kierowanie według kategorii kosztów poniżej.
Właściciel powiązanego kosztu. Jeśli faktura jest powiązana z kosztem mającym właściciela, a ta osoba ma uprawnienie do faktur, faktura trafia do niej.
Wszyscy z uprawnieniem do faktur. Ten krok obowiązuje, gdy żaden z powyższych kroków nikogo nie wskazał.

Właściciel kosztu bez uprawnienia do faktur nie jest więc proszony o zatwierdzenie ani powiadamiany. Faktura nie utyka: trafia do osób, które mają uprawnienie do faktur. To samo dotyczy właściciela tagu — właściciel bez uprawnienia do faktur jest pomijany i obowiązuje kolejny krok.

Uwaga: Akceptantowi wystarcza uprawnienie do faktur. Osoba, na której decyzję czeka faktura, może otworzyć ją z listy akceptacji, zobaczyć jej plik i załączone dokumenty, zatwierdzić lub odrzucić fakturę, przypisać ją do projektu i wybrać jej umowę, bez uprawnień do umów, dokumentów ani innych uprawnień finansowych. W selektorze umowy widzi tylko nazwę każdej umowy, bez kwot i warunków. Osoba bez uprawnienia do faktur nigdy nie jest proszona o akceptację i nie może podjąć decyzji w sprawie faktury, nawet jeśli jest wskazana jako akceptant.

Kierowanie według kategorii kosztów

Zespoły, które każdą fakturę od dostawcy przypisują do kategorii — budowa, projektowanie, obsługa prawna — zwykle chcą, aby pierwsza akceptacja trafiała do osoby odpowiedzialnej za daną kategorię, a nie do osoby będącej właścicielem dostawcy.

Aby to skonfigurować, nadaj każdemu tagowi właściciela:

Utwórz grupę tagów dla swoich kategorii, z jednym tagiem na kategorię.
Nadaj każdemu tagowi właściciela — osobę, która ma akceptować faktury w tej kategorii.
Otaguj każdą przychodzącą fakturę jej kategorią, w ramach jej opisywania.

Od tej pory faktura otagowana Obsługa prawna trafia do właściciela tagu Obsługa prawna, a otagowana Budowa — do właściciela tagu Budowa.

Trzy rzeczy warte zapamiętania:

Tag bez właściciela niczego nie zmienia. Akceptacja przechodzi wtedy do właściciela kosztu, a następnie do wszystkich z uprawnieniem do faktur — dokładnie tak jak wcześniej. Kierowanie według kategorii obowiązuje wyłącznie dla tagów, którym świadomie nadano właściciela, więc istniejące konfiguracje pozostają bez zmian.
Faktura z dwoma otagowaniami mającymi właścicieli trafia do obu właścicieli. Każdy z nich może ją zatwierdzić. Flowtly nie wybiera jednego za Ciebie, ponieważ oba zostały wskazane świadomie.
Tag, którego właściciel nie może akceptować, mówi o tym. Jeśli właściciel nie ma uprawnienia do faktur albo nie przyjął jeszcze zaproszenia, ustawienia tagu pokazują ostrzeżenie z jego nazwiskiem. Do czasu poprawki jego faktury trafiają do wszystkich z uprawnieniem do faktur.

Zakładki obiegu akceptacji

Po włączeniu obiegu na ekranie faktur od dostawców pojawiają się pięć zakładek:

Zakładka	Zawartość
Oczekujące	Wszystkie faktury oczekujące na decyzję, bez względu na to, kto na nie czeka. Akceptanci mogą je tutaj zatwierdzić lub odrzucić.
Oczekuje na mnie	Część zakładki Oczekujące, która czeka wyłącznie na moją decyzję.
Zatwierdzone	Faktury zatwierdzone, gotowe do opłacenia.
Odrzucone	Faktury odrzucone. Możesz przejrzeć powód i ponownie przesłać fakturę, jeśli to konieczne.
Nieopłacone	Wszystkie faktury, które nie zostały jeszcze opłacone, niezależnie od statusu akceptacji. Widoczna nawet przy wyłączonym obiegu.

Oczekuje na mnie

Zakładka Oczekujące pokazuje wszystko, co organizacja ma do weryfikacji — co dla większości zespołów to przede wszystkim praca innych. Zakładka Oczekuje na mnie zawęża widók do faktur, w których to ja jestem osobą proszoną o decyzję. To ta sama lista z tymi samymi akcjami, przefiltrowana do mnie — zatwierdzenia i odrzucenia działają tak samo.

Faktura pojawia się na tej zakładce tylko dopóki czeka na decyzję. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu znika i przechodzi do Zatwierdzone lub Odrzucone jak każda inna.

Gdy nie mam nic do zatwierdzenia, zakładka to sygnalizuje — Nic nie czeka na Twoją decyzję. To węższe stwierdzenie niż to, które wyświetla Oczekujące, gdy jest pusta: organizacja może mieć pełną kolejkę, ale żadna z faktur nie jest moja.

Do kogo trafiła faktura

Zanim zgłosisz fakturę z tagiem, który ma właściciela, jej sekcja akceptacji wskazuje, do kogo trafi, nad przyciskiem Zgłoś do akceptacji:

Trafi do: wymienia właścicieli tagów na fakturze, którzy mogą ją zaakceptować.
Ostrzeżenie wskazuje każdego właściciela, który nie może: takiego, który nie przyjął jeszcze zaproszenia, albo takiego bez roli akceptanta faktur.
Gdy żaden z właścicieli nie może akceptować, zdanie informuje, że faktura trafi do właściciela kosztu dostawcy, jeśli może akceptować, a w przeciwnym razie do wszystkich z rolą akceptanta faktur.
Jeśli Twoja rola nie pozwala Ci przeglądać osób, sekcja informuje, że odbiorców nie można pokazać, zamiast nie pokazywać niczego.

Po zgłoszeniu faktury do akceptacji potwierdzenie wymienia osoby, do których trafiła. Jeśli trafiła do wszystkich z uprawnieniem do faktur, a nie do właściciela tagu lub kosztu, widać to od razu.

Dopóki faktura jest w trakcie akceptacji, jej sekcja akceptacji pokazuje Czeka na: i osoby, które muszą jeszcze zdecydować. Gdy wystarczy jeden podpis i ktoś go złoży, pozostałe osoby nie są już pytane: znikają z kolumny Akceptujący, a faktura jest wyłącznie zaakceptowana, nigdy zaakceptowana i jednocześnie oczekująca na kogoś.

Zatwierdzanie lub odrzucanie faktury

Przejdź do Faktury w menu głównym i otwórz zakładkę Oczekuje na mnie — lub Oczekujące, jeśli chcesz zobaczyć całą kolejkę organizacji.
Kliknij fakturę, aby otworzyć jej widok szczegółowy, lub użyj przycisków akcji bezpośrednio na liście.
- Nazwa faktury w widoku szczegółowym — a na telefonie na każdej karcie — prowadzi do tej faktury na stronie Faktury dostawców, przefiltrowanej do tego dostawcy, dzięki czemu przed decyzją możesz sprawdzić jej pozycje i opis. Link pojawia się tylko wtedy, gdy masz dostęp do tej strony; w przeciwnym razie nazwa jest zwykłym tekstem.
Wybierz Zatwierdź lub Odrzuć.
- Przy odrzuceniu możesz dodać notatkę z wyjaśnieniem powodu.
Faktura natychmiast przenosi się do zakładki Zatwierdzone lub Odrzucone.

Uwaga: Decyzja wymaga obu warunków: użytkownik musi być przypisany jako akceptant na stronie oczekujących na zatwierdzenie oraz mieć uprawnienie do faktur.

Zakładka Nieopłacone

Zakładka Nieopłacone zbiera wszystkie faktury, które nadal wymagają opłacenia — zarówno zatwierdzone, jak i te, które ominęły obieg akceptacji. Traktuj ją jako kolejkę płatności.

Kluczowe funkcje:

Wielokrotny wybór — zaznacz pola wyboru przy fakturach, które chcesz opłacić.
Eksport zbiorczy — po wybraniu jednej lub więcej faktur aktywuje się przycisk Eksportuj plik SEPA.

Eksportowanie pliku przelewu SEPA

Zamiast ręcznie wprowadzać każdy przelew w portalu banku, Flowtly może wygenerować standardowy plik XML pain.001 (pain.001.001.03), który przesyłasz bezpośrednio do swojego banku.

Otwórz zakładkę Nieopłacone.
Zaznacz faktury, które chcesz opłacić, używając pól wyboru.
Kliknij Eksportuj plik SEPA (lub podobną etykietę na pasku narzędzi).
Flowtly generuje plik pain.001 i pobiera go na Twój komputer.
Zaloguj się do portalu internetowego swojego banku i prześlij plik, korzystając z funkcji importu płatności zbiorczych lub poleceń przelewu SEPA.

Uwaga: Upewnij się, że każda faktura od dostawcy ma przypisany prawidłowy numer IBAN i kod BIC na koncie bankowym kontrahenta w Flowtly. Faktury bez danych bankowych nie mogą być uwzględnione w eksporcie pain.001.

Wybór formatu pliku dla Twojego banku

Nie każdy bank importuje ten sam plik. Flowtly rozpoznaje bank po kodzie BIC (SWIFT) konta wybranego w polu Zapłać z i proponuje formaty, które ten bank importuje. Pod każdym przyciskiem Eksportuj PLN lub Eksportuj EUR podpis wskazuje szablon importu, który należy wybrać w portalu banku; ikona informacji obok przycisków, Który format importu banku?, pokazuje te same szablony. Gdy bank importuje więcej niż jeden format, wybierz go w sekcji Format pliku w menu otwieranym strzałką obok przycisku eksportu.

Bank, z którego płacisz	Format pliku	Szablon importu w portalu banku
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT dla EUR, Przelew krajowy XML V2 dla PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT dla EUR, Przelew krajowy XML dla PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, format XML
Każdy inny bank	SEPA / pain.001 XML	Szablon nie jest wskazywany

SGB24 przyjmuje w tym formacie tylko PLN. Przelew zwykły nie zawiera waluty, dlatego plik SGB24 jest dostępny wyłącznie dla płatności w PLN. Płatność w EUR z tego konta jest eksportowana jako pain.001, którego import SEPA w SGB24 nie przyjmuje, więc faktury w EUR z tego konta opłać bezpośrednio w SGB24.
Każdy inny bank. Dla EUR zaimportuj plik pain.001 szablonem przelewu SEPA w banku. Dla PLN używaj go tylko wtedy, gdy import krajowy banku czyta pain.001: niektóre banki mają własny format i odrzucają ten plik. Inny bank spółdzielczy korzystający z SGB24 jest traktowany jak każdy inny bank.
Brak podpisu pod przyciskiem oznacza, że Flowtly nie zna szablonu importu banku, zwykle dlatego, że konto w polu Zapłać z nie ma kodu BIC. Dodaj BIC do konta bankowego, aby otrzymać formaty właściwe dla banku.

Przykłady użycia

Kierownik finansowy codziennie rano przegląda nowe faktury od dostawców w zakładce Oczekujące, zatwierdza prawidłowe i odrzuca duplikaty z notatką.
Osoba zatwierdzająca jedynie faktury dotyczące swoich kosztów otwiera zakładkę Oczekuje na mnie zamiast Oczekujące i przegląda krótszą listę, zamiast skanować całą kolejkę organizacji.
Na koniec tygodnia księgowa otwiera zakładkę Nieopłacone, wybiera wszystkie zatwierdzone faktury, eksportuje plik pain.001 i przesyła go do banku firmy — opłacając dziesiątki dostawców w jednym kroku.
Mały zespół bez włączonego obiegu akceptacji używa zakładki Nieopłacone wyłącznie jako kolejki płatności, eksportując pliki SEPA bez żadnego kroku zatwierdzania.