Obieg akceptacji faktur

Flowtly umożliwia skierowanie przychodzących faktur od dostawców do procesu akceptacji przed ich opłaceniem. Gdy obieg jest włączony, faktury oczekują na liście do momentu, aż uprawniona osoba je zatwierdzi lub odrzuci. Możesz też pominąć akceptację i przejść bezpośrednio do zakładki Nieopłacone, aby wybrać faktury i wyeksportować plik przelewu SEPA do banku.

Włączanie obiegu akceptacji

1. Otwórz menu kontekstowe użytkownika (awatar w prawym górnym rogu) i przejdź do Ustawień organizacji.
2. Znajdź sekcję Faktury lub Finanse i włącz przełącznik Obieg akceptacji faktur.
3. Skonfiguruj, kto może akceptować faktury. Jeśli nie dodano jeszcze żadnych akceptantów, strona oczekujących na zatwierdzenie wyświetli monit o ich dodanie. Akceptantów przypisuje się bezpośrednio na tej stronie za pomocą okna dialogowego — otrzymują oni rolę menedżera faktur.

Uwaga: Zakładka Nieopłacone jest zawsze widoczna, niezależnie od tego, czy obieg akceptacji jest włączony czy nie.

Zakładki obiegu akceptacji

Po włączeniu obiegu na ekranie faktur od dostawców pojawiają się cztery zakładki:

Zakładka	Zawartość
Oczekujące	Faktury oczekujące na decyzję. Akceptanci mogą je tutaj zatwierdzić lub odrzucić.
Zatwierdzone	Faktury zatwierdzone, gotowe do opłacenia.
Odrzucone	Faktury odrzucone. Możesz przejrzeć powód i ponownie przesłać fakturę, jeśli to konieczne.
Nieopłacone	Wszystkie faktury, które nie zostały jeszcze opłacone, niezależnie od statusu akceptacji. Widoczna nawet przy wyłączonym obiegu.

Zatwierdzanie lub odrzucanie faktury

1. Przejdź do Faktury w menu głównym i otwórz zakładkę Oczekujące.
2. Kliknij fakturę, aby otworzyć jej widok szczegółowy, lub użyj przycisków akcji bezpośrednio na liście.
3. Wybierz Zatwierdź lub Odrzuć.
   • Przy odrzuceniu możesz dodać notatkę z wyjaśnieniem powodu.
4. Faktura natychmiast przenosi się do zakładki Zatwierdzone lub Odrzucone.

Uwaga: Tylko użytkownicy przypisani jako akceptanci na stronie oczekujących na zatwierdzenie mogą zatwierdzać lub odrzucać faktury.

Zakładka Nieopłacone

Zakładka Nieopłacone zbiera wszystkie faktury, które nadal wymagają opłacenia — zarówno zatwierdzone, jak i te, które ominęły obieg akceptacji. Traktuj ją jako kolejkę płatności.

Kluczowe funkcje:

• Wielokrotny wybór — zaznacz pola wyboru przy fakturach, które chcesz opłacić.
• Eksport zbiorczy — po wybraniu jednej lub więcej faktur aktywuje się przycisk Eksportuj plik SEPA.

Eksportowanie pliku przelewu SEPA

Zamiast ręcznie wprowadzać każdy przelew w portalu banku, Flowtly może wygenerować standardowy plik XML pain.001 (pain.001.001.03), który przesyłasz bezpośrednio do swojego banku.

1. Otwórz zakładkę Nieopłacone.
2. Zaznacz faktury, które chcesz opłacić, używając pól wyboru.
3. Kliknij Eksportuj plik SEPA (lub podobną etykietę na pasku narzędzi).
4. Flowtly generuje plik pain.001 i pobiera go na Twój komputer.
5. Zaloguj się do portalu internetowego swojego banku i prześlij plik, korzystając z funkcji importu płatności zbiorczych lub poleceń przelewu SEPA.

Uwaga: Upewnij się, że każda faktura od dostawcy ma przypisany prawidłowy numer IBAN i kod BIC na koncie bankowym kontrahenta w Flowtly. Faktury bez danych bankowych nie mogą być uwzględnione w eksporcie pain.001.

Przykłady użycia

• Kierownik finansowy codziennie rano przegląda nowe faktury od dostawców w zakładce Oczekujące, zatwierdza prawidłowe i odrzuca duplikaty z notatką.
• Na koniec tygodnia księgowa otwiera zakładkę Nieopłacone, wybiera wszystkie zatwierdzone faktury, eksportuje plik pain.001 i przesyła go do banku firmy — opłacając dziesiątki dostawców w jednym kroku.
• Mały zespół bez włączonego obiegu akceptacji używa zakładki Nieopłacone wyłącznie jako kolejki płatności, eksportując pliki SEPA bez żadnego kroku zatwierdzania.