Obieg akceptacji faktur

Flowtly umożliwia skierowanie przychodzących faktur od dostawców do procesu akceptacji przed ich opłaceniem. Gdy obieg jest włączony, faktury oczekują na liście do momentu, aż uprawniona osoba je zatwierdzi lub odrzuci. Możesz też pominąć akceptację i przejść bezpośrednio do zakładki Nieopłacone, aby wybrać faktury i wyeksportować plik przelewu SEPA do banku.

Włączanie obiegu akceptacji

1. Otwórz menu kontekstowe użytkownika (awatar w prawym górnym rogu) i przejdź do Ustawień organizacji.
2. Znajdź sekcję Faktury lub Finanse i włącz przełącznik Obieg akceptacji faktur.
3. Skonfiguruj, kto może akceptować faktury. Jeśli nie dodano jeszcze żadnych akceptantów, strona oczekujących na zatwierdzenie wyświetli monit o ich dodanie. Akceptantów przypisuje się bezpośrednio na tej stronie za pomocą okna dialogowego — otrzymują oni rolę menedżera faktur.

Uwaga: Zakładka Nieopłacone jest zawsze widoczna, niezależnie od tego, czy obieg akceptacji jest włączony czy nie.

Kto może zatwierdzać

Zatwierdzenie lub odrzucenie faktury wymaga uprawnienia do faktur — podglądu faktur albo zarządzania fakturami. Liczy się ono niezależnie od tego, czy zostało nadane bezpośrednio, czy przez grupę uprawnień, do której należy dana osoba.

Flowtly wybiera akceptantów faktury w tej kolejności:

1. Właściciel powiązanego kosztu. Jeśli faktura jest powiązana z kosztem mającym właściciela, a ta osoba ma uprawnienie do faktur, faktura trafia do niej.
2. Wszyscy z uprawnieniem do faktur. Ten krok obowiązuje, gdy faktura nie ma właściciela powiązanego kosztu albo gdy właściciel nie ma uprawnienia do faktur.

Właściciel kosztu bez uprawnienia do faktur nie jest więc proszony o zatwierdzenie ani powiadamiany. Faktura nie utyka: trafia do osób, które mają uprawnienie do faktur.

Uwaga: To uprawnienie umożliwia podjęcie decyzji, a nie samo znalezienie się na liście. Osoba wskazana jako akceptant, która nie ma uprawnienia do faktur, może otworzyć fakturę, ale nie może jej zatwierdzić ani odrzucić.

Zakładki obiegu akceptacji

Po włączeniu obiegu na ekranie faktur od dostawców pojawiają się pięć zakładek:

Zakładka	Zawartość
Oczekujące	Wszystkie faktury oczekujące na decyzję, bez względu na to, kto na nie czeka. Akceptanci mogą je tutaj zatwierdzić lub odrzucić.
Oczekuje na mnie	Część zakładki Oczekujące, która czeka wyłącznie na moją decyzję.
Zatwierdzone	Faktury zatwierdzone, gotowe do opłacenia.
Odrzucone	Faktury odrzucone. Możesz przejrzeć powód i ponownie przesłać fakturę, jeśli to konieczne.
Nieopłacone	Wszystkie faktury, które nie zostały jeszcze opłacone, niezależnie od statusu akceptacji. Widoczna nawet przy wyłączonym obiegu.

Oczekuje na mnie

Zakładka Oczekujące pokazuje wszystko, co organizacja ma do weryfikacji — co dla większości zespołów to przede wszystkim praca innych. Zakładka Oczekuje na mnie zawęża widók do faktur, w których to ja jestem osobą proszoną o decyzję. To ta sama lista z tymi samymi akcjami, przefiltrowana do mnie — zatwierdzenia i odrzucenia działają tak samo.

Faktura pojawia się na tej zakładce tylko dopóki czeka na decyzję. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu znika i przechodzi do Zatwierdzone lub Odrzucone jak każda inna.

Gdy nie mam nic do zatwierdzenia, zakładka to sygnalizuje — Nic nie czeka na Twoją decyzję. To węższe stwierdzenie niż to, które wyświetla Oczekujące, gdy jest pusta: organizacja może mieć pełną kolejkę, ale żadna z faktur nie jest moja.

Zatwierdzanie lub odrzucanie faktury

1. Przejdź do Faktury w menu głównym i otwórz zakładkę Oczekuje na mnie — lub Oczekujące, jeśli chcesz zobaczyć całą kolejkę organizacji.
2. Kliknij fakturę, aby otworzyć jej widok szczegółowy, lub użyj przycisków akcji bezpośrednio na liście.
3. Wybierz Zatwierdź lub Odrzuć.
   • Przy odrzuceniu możesz dodać notatkę z wyjaśnieniem powodu.
4. Faktura natychmiast przenosi się do zakładki Zatwierdzone lub Odrzucone.

Uwaga: Decyzja wymaga obu warunków: użytkownik musi być przypisany jako akceptant na stronie oczekujących na zatwierdzenie oraz mieć uprawnienie do faktur.

Zakładka Nieopłacone

Zakładka Nieopłacone zbiera wszystkie faktury, które nadal wymagają opłacenia — zarówno zatwierdzone, jak i te, które ominęły obieg akceptacji. Traktuj ją jako kolejkę płatności.

Kluczowe funkcje:

• Wielokrotny wybór — zaznacz pola wyboru przy fakturach, które chcesz opłacić.
• Eksport zbiorczy — po wybraniu jednej lub więcej faktur aktywuje się przycisk Eksportuj plik SEPA.

Eksportowanie pliku przelewu SEPA

Zamiast ręcznie wprowadzać każdy przelew w portalu banku, Flowtly może wygenerować standardowy plik XML pain.001 (pain.001.001.03), który przesyłasz bezpośrednio do swojego banku.

1. Otwórz zakładkę Nieopłacone.
2. Zaznacz faktury, które chcesz opłacić, używając pól wyboru.
3. Kliknij Eksportuj plik SEPA (lub podobną etykietę na pasku narzędzi).
4. Flowtly generuje plik pain.001 i pobiera go na Twój komputer.
5. Zaloguj się do portalu internetowego swojego banku i prześlij plik, korzystając z funkcji importu płatności zbiorczych lub poleceń przelewu SEPA.

Uwaga: Upewnij się, że każda faktura od dostawcy ma przypisany prawidłowy numer IBAN i kod BIC na koncie bankowym kontrahenta w Flowtly. Faktury bez danych bankowych nie mogą być uwzględnione w eksporcie pain.001.

Przykłady użycia

• Kierownik finansowy codziennie rano przegląda nowe faktury od dostawców w zakładce Oczekujące, zatwierdza prawidłowe i odrzuca duplikaty z notatką.
• Osoba zatwierdzająca jedynie faktury dotyczące swoich kosztów otwiera zakładkę Oczekuje na mnie zamiast Oczekujące i przegląda krótszą listę, zamiast skanować całą kolejkę organizacji.
• Na koniec tygodnia księgowa otwiera zakładkę Nieopłacone, wybiera wszystkie zatwierdzone faktury, eksportuje plik pain.001 i przesyła go do banku firmy — opłacając dziesiątki dostawców w jednym kroku.
• Mały zespół bez włączonego obiegu akceptacji używa zakładki Nieopłacone wyłącznie jako kolejki płatności, eksportując pliki SEPA bez żadnego kroku zatwierdzania.