Alerty budżetowe

Flowtly sprawdza Twoje budżety za Ciebie i powiadamia Cię, gdy któryś odbiega od planu, więc nie musisz otwierać strony budżetu, żeby się o tym dowiedzieć. Dostajesz powiadomienie, gdy wydatki wyprzedzają plan albo gdy marża, którą budżet miał przynieść, przestaje istnieć.

Alerty przychodzą jako powiadomienia: w menu dzwonka u góry przestrzeni roboczej oraz jako powiadomienie push na urządzeniach, na których je włączyłeś.

Kiedy wysyłane są alerty

Flowtly ocenia każdy budżet raz dziennie, rano. Budżet jest sprawdzany w jego własnym okresie planowania, przy czym sprawdzany jest okres, który właśnie trwa, dzięki czemu problem jest zgłaszany wtedy, gdy jeszcze możesz zareagować, a nie po zamknięciu okresu. Sprawdzany jest też okres, który właśnie się zakończył, ponieważ późne faktury i kategoryzacja jeszcze przez jakiś czas zmieniają jego dane.

Każdy budżet generuje najwyżej jedno powiadomienie na warunek dziennie. Jeśli nic się nie zmieniło, nic nie jest wysyłane.

Co wywołuje alert

Powiadomienie wywołują trzy warunki.

• Wydatki ponad plan. Koszty zapisane w budżecie przekraczają to, co zaplanowano na okres, o więcej niż 10%. Powyżej 30% ponad plan alert jest oznaczany jako krytyczny.
• Marża poniżej celu. Dla okresu, który się zakończył, marża faktycznie osiągnięta przez budżet jest co najmniej 5 punktów procentowych niższa od marży, którą miał przynieść według planu. Różnica 15 punktów lub więcej jest krytyczna.
• Marża zagrożona. Dla okresu, który wciąż trwa, dotychczas zapisane koszty już przekraczają koszty planowane o co najmniej 5% planowanego przychodu. Innymi słowy, nawet jeśli każda planowana faktura zostanie opłacona w całości, marża jest już o tyle niższa od planu. Różnica 15 punktów lub więcej jest krytyczna.

Budżet bez planu na dany okres nie wywołuje niczego, podobnie jak budżet, który planuje tylko jedną stronę ksiąg, gdy sprawdzenie wymaga obu. Przychód, który wpływa później, niż planowano, nie jest sam w sobie alertem: miesiąc z niedoborem wpływów ujawnia się przez kontrole marży, a nie jako osobne powiadomienie.

Każde powiadomienie podaje nazwę budżetu i okres, pokazuje wartość rzeczywistą na tle planowanej oraz wielkość różnicy, i proponuje jeden prosty następny krok. Prowadzi bezpośrednio do budżetu, abyś mógł zobaczyć szczegóły. Nigdy nie podaje przyczyny i nigdy nie zmienia budżetu, planu ani alokacji.

Kto otrzymuje alert

Budżet może mieć własną listę odbiorców alertów. Jeśli lista jest ustawiona, powiadamiane są tylko te osoby.

Jeśli nie jest ustawiona, alert trafia do wszystkich w organizacji, którzy mogą zarządzać budżetami. Uprawnia do tego administrator lub właściciel, ponieważ te role obejmują zarządzanie budżetami.

Odbiorcy są sprawdzani ponownie w chwili wysyłania alertu. Osoba, która nie ma już dostępu do tego budżetu lub opuściła organizację, jest pomijana.

Powtórzenia i odrzucanie

Ten sam alert nie jest wysyłany ponownie dzień po dniu. Gdy warunek został już zgłoszony, dowiadujesz się o nim ponownie dopiero wtedy, gdy znacząco się pogorszy: gdy przejdzie z ostrzeżenia w stan krytyczny albo gdy pogorszy się o co najmniej kolejne 10 punktów względem wartości, o której ostatnio zostałeś poinformowany.

Jeśli budżet wróci do planu, nic nie jest wysyłane, aby to ogłosić. Warunek jest po prostu zamykany, a jeśli wróci później, zostanie zgłoszony ponownie jako nowy alert.

Odrzucenie alertu sprawia, że dla Ciebie pozostaje odrzucony. Nie zostaniesz o nim powiadomiony ponownie, chyba że przejdzie w stan krytyczny, co jest nową informacją, a nie powtórzeniem.

Wyłączanie alertów

Powiadomienia o alertach budżetowych można zatrzymać na dwa sposoby.

• Dla pojedynczego budżetu. Proaktywne alerty może wyłączyć dla jednego budżetu osoba, która może zarządzać budżetami. Domyślnie są włączone dla każdego budżetu, który ma plan.
• Okres ciszy w całej organizacji. Gdy organizacja jest w okresie ciszy powiadomień, nic nie jest wysyłane. Alert, który pojawił się w okresie ciszy, jest dostarczany przy pierwszym sprawdzeniu po zakończeniu okna, więc jest opóźniony, a nie utracony.

Wyciszenie przez preferencje powiadomień wpływa wyłącznie na dostarczanie. Alert nadal pojawia się na liście powiadomień w aplikacji, a warunek jest nadal widoczny w samym budżecie.

Gdy dane mogą być niekompletne

Alerty budżetowe są tak aktualne, jak dane, na których się opierają. Każdy alert podaje datę, na którą dane są aktualne.

Alert informuje, że dane mogą być niekompletne, gdy dane z banku lub importu nie napłynęły niedawno, gdy okres zawiera transakcje nieprzypisane do żadnego budżetu (podawana jest ich liczba) albo gdy dane z banku lub importu nie napłynęły w ogóle. Alert z którąkolwiek z tych uwag nigdy nie jest oznaczany jako krytyczny: niepełny obraz jest zgłaszany jako ostrzeżenie, ponieważ ostateczna wartość może być znacznie lepsza, niż się wydaje.

Jeśli zdarza się to często, sprawdź połączenie z bankiem i przypisz zaległe transakcje do budżetu. Alerty staną się trafniejsze, gdy tylko dane źródłowe będą kompletne.

Przykładowe zastosowania

• Dowiedzenie się, że projekt klienta przekroczył plan kosztów, gdy miesiąc jeszcze trwa, a nie przy zamykaniu ksiąg.
• Zauważenie, że abonament przestał pokrywać realizowaną w jego ramach pracę, przed następną rozmową o odnowieniu.
• Kierowanie alertów budżetowych działu do kierownika działu zamiast do wszystkich osób zarządzających budżetami w organizacji.
• Utrzymanie pod obserwacją ściśle zaplanowanego budżetu kampanii bez otwierania go codziennie.