Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱

Dodawanie kosztów do budżetu

Zespół redakcyjny Flowtly4 min

Moduł Budżety w systemie zarządzania biznesem Flowtly umożliwia śledzenie i zarządzanie wydatkami poprzez przypisywanie kosztów do konkretnych budżetów. Koszty można dodawać na wiele sposobów, w tym poprzez wprowadzanie pojedynczych transakcji, powiązywanie wykonawców, przypisywanie projektów oraz powiązywanie faktur. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis każdej z tych metod:

Dodawanie pojedynczej transakcji do budżetu

Aby przypisać pojedynczą transakcję do budżetu, wykonaj następujące kroki:

  1. Przejdź do sekcji Transakcje w aplikacji.
  2. W górnej części strony wybierz odpowiednie konto bankowe z rozsuwanego menu. Zostaną wówczas przefiltrowane i wyświetlone transakcje powiązane z wybranym kontem.
  3. Znajdź na liście transakcję, którą chcesz powiązać z budżetem.
  4. W wierszu transakcji znajdź pole Dodaj budżet i wybierz żądany budżet z rozsuwanego menu.

Zmiany zostaną zapisane automatycznie, a transakcja zostanie powiązana z wybranym budżetem. Będzie ona widoczna w podsumowaniu budżetu oraz w tabeli kosztów w miesiącu, w którym transakcja miała miejsce. Dodatkowo, możesz określić precyzyjną kwotę do przypisania do budżetu. Jeśli kwota nie zostanie podana, domyślnie przypisana zostanie pełna kwota transakcji.

Powiązywanie wykonawcy z budżetem

Powiązanie wykonawcy z konkretnym budżetem umożliwia śledzenie i zarządzanie wydatkami związanymi z tym wykonawcą bezpośrednio w podsumowaniu budżetu oraz w tabeli kosztów. Aby powiązać wykonawcę z budżetem:

  1. Przejdź do sekcji Wykonawcy w aplikacji.
  2. Znajdź wykonawcę i kliknij ikonę edycji (ołówka), aby przejść do trybu edycji.
  3. W polu Budżet wybierz odpowiedni budżet z rozsuwanej listy.
  4. Zapisz zmiany.

Po zapisaniu wszystkie transakcje powiązane z tym wykonawcą zostaną automatycznie uwzględnione w podsumowaniu wybranego budżetu oraz w tabeli kosztów. Budżet można również powiązać z wykonawcą podczas jego dodawania.

Powiązywanie projektu (lub fazy projektu) z budżetem

Powiązanie projektu lub jego fazy z konkretnym budżetem umożliwia usprawnione śledzenie i zarządzanie wydatkami związanymi z tym projektem lub fazą. Dodatkowo, fazy mogą być przypisane do innego budżetu niż ich projekt macierzysty, co zapewnia elastyczność w planowaniu i alokacji środków finansowych.

Aby powiązać projekt z budżetem:

  1. Przejdź do sekcji Projekty w aplikacji.
  2. Znajdź żądany projekt i kliknij przycisk „Przejdź do widoku projektu”.
  3. Kliknij przycisk Edytuj projekt znajdujący się w prawym górnym rogu strony.
  4. W wyświetlonym oknie modalnym w polu Budżet wybierz odpowiedni budżet z rozsuwanej listy.
  5. Zapisz zmiany.

Po zapisaniu wszystkie transakcje związane z tym projektem zostaną uwzględnione w podsumowaniu powiązanego budżetu oraz w tabeli kosztów. Budżet można również powiązać z projektem podczas jego tworzenia.

Aby powiązać fazę projektu z budżetem:

  1. Przejdź do sekcji Projekty w aplikacji.
  2. Znajdź żądany projekt lub jego fazę i kliknij przycisk „Przejdź do widoku projektu”.
  3. Kliknij przycisk Edytuj projekt znajdujący się w prawym górnym rogu strony.
  4. Wybierz zakładkę Fazy w górnej części strony.
  5. Kliknij ikonę edycji (ołówka), aby otworzyć okno modalne.
  6. W polu Budżet wybierz odpowiedni budżet z rozsuwanej listy.
  7. Zapisz zmiany.

Budżet można również powiązać z fazą projektu bezpośrednio podczas jej tworzenia.

Uwaga: Jeśli budżet nie został jeszcze zaplanowany lub skonfigurowany, koszty zostaną nadal przypisane, a system wyświetli w podsumowaniu domyślny widok miesięczny. Każda z metod dodawania kosztów zapewnia aktualizacje w czasie rzeczywistym w podsumowaniu budżetu, na wykresach oraz w tabeli kosztów, co ułatwia śledzenie i zarządzanie.

Uwaga: Pola umożliwiające przypisywanie transakcji, wykonawców, projektów i faktur do budżetu będą widoczne i dostępne do edycji wyłącznie dla użytkowników z odpowiednią rolą.

Powiązywanie faktury z budżetem

Powiązanie faktury z budżetem umożliwia śledzenie jej jako przychodu po opłaceniu, zapewniając przejrzystość płatności w podsumowaniu budżetu. Przychody są zaznaczone na zielono na wykresie budżetu, co zapewnia lepszą widoczność. Szczegóły znajdują się w sekcji Faktury

Przykładowe zastosowania

  • Firma musi śledzić wszystkie wydatki związane z kampanią marketingową „Q4”. Może ona powiązać z tym budżetem konkretne transakcje (np. wydatki na reklamy, płatności dla wykonawców marketingowych) oraz koszty projektów kampanii.
  • Firma budowlana zarządza wieloma projektami budowlanymi. Powiązując każdą fazę projektu oraz konkretne faktury dostawców z dedykowanymi budżetami, np. „Projekt A” lub „Projekt B”, zapewniają dokładny nadzór finansowy nad każdą budową.
  • Agencja konsultingowa śledzi swój budżet „Cel przychodów od klientów”. Powiązuje ona przychodzące faktury klientów z tym budżetem, aby monitorować przychody w stosunku do celów finansowych w czasie rzeczywistym.
  • Organizacja non-profit zarządza dotacjami. Powiązuje ona konkretne transakcje wydatków i koszty projektów z budżetem „Dotacja X”, aby zapewnić przejrzyste śledzenie i zgodność z wymaganiami dotacji.

Mapa powiązań

Odnosi się doZużywaCzęśćWyliczane z
Opisane tutajOpisane gdzie indziej
invoice fakturowane na counterparty. invoice opodatkowane według tax-group. cost obciąża budget. cost należne counterparty. bank-transaction uzgadniane z invoice. contract planuje payment-schedule-line. contract załączone do budget. budget obejmuje project. invoice rozliczane z project. project powiązane z budget. lead staje się counterparty. deal sprzedane do counterparty.fakturowane naopodatkowane wedługobciążanależneuzgadniane zplanujezałączone doobejmujerozliczane zpowiązane zstaje sięsprzedane doFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaKKontrahent — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.KontrahentGGrupa podatkowa — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupa podatkowaKKoszt — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KosztBBudżet — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudżetTTransakcja bankowa — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Transakcja bankowaKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktRRata harmonogramu płatności — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Rata harmonogramu pła…PProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektPPotencjalny klient — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencjalny klientSSzansa sprzedaży — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Szansa sprzedaży

Powiązane pojęcia