Konfiguracja budżetu

Aby skonfigurować budżet, rozpocznij od kliknięcia Budżet w menu głównym. W prawym górnym rogu ekranu znajdziesz przycisk Dodaj, oferujący dwie opcje: Dodaj Budżet lub Dodaj Grupę budżetową.

Jeśli wybierzesz opcję Grupa budżetowa, pojawi się okno modalne, w którym możesz wprowadzić nazwę grupy. Po zapisaniu nowa grupa budżetowa pojawi się w głównym widoku budżetów, na liście poniżej wszystkich niezgrupowanych budżetów.

Po utworzeniu grupy budżetowej możesz dodawać do niej budżety na dwa sposoby:

• Utwórz nowy budżet w ramach grupy: Kliknij przycisk Dodaj nowy budżet znajdujący się obok grupy budżetowej. Otworzy się okno modalne, umożliwiające skonfigurowanie nowego budżetu.

• Przypisz istniejący budżet do grupy: Otwórz konkretny budżet, klikając jego kafelek, a następnie wybierz Edytuj budżet w prawym górnym rogu strony. W oknie modalnym wybierz żądaną grupę budżetową z rozwijanej listy i zapisz zmiany. Dodatkowo, możesz zmienić nazwę grupy budżetowej lub całkowicie ją usunąć, korzystając z odpowiednich przycisków dostępnych w interfejsie.

Jeśli po kliknięciu przycisku Dodaj wybierzesz opcję Budżet, otworzy się okno modalne z następującymi polami:

• Nazwa;

• Kategoria budżetu [opcjonalnie];

• Typ budżetu: Wspólny (wszyscy uczestnicy korzystają z jednej, wspólnej puli budżetowej), Indywidualny (każdy uczestnik dysponuje własną pulą budżetową, z której korzysta niezależnie).

  Po kliknięciu przycisku „Zapisz” zostaniesz przekierowany na stronę tego budżetu. Dla typu budżetu Wspólny dostępne są dwie zakładki: Podsumowanie budżetu i Koszty. Zakładka Podsumowanie budżetu jest podzielona na dwie sekcje: wykres oraz szczegółową listę kosztów uzupełnioną o diagram kołowy, który wizualnie przedstawi wszystkie koszty, prezentując całkowitą kwotę wykorzystaną w ramach budżetu. W tym widoku możesz planować i zarządzać swoim budżetem, klikając dedykowany przycisk Planuj swój budżet.

Planowanie budżetu

Planowanie budżetu w Flowtly odbywa się w cyklach miesięcznych i jest elastyczne. Wybierasz rok, opcjonalnie miesiąc rozpoczęcia i ustawiasz kwotę dla dowolnego miesiąca. Nie ma daty zakończenia — wartości i zasady są automatycznie kontynuowane w przyszłych miesiącach i latach, dopóki nie zostaną zmienione. Planowanie nie jest wymagane do korzystania z Budżetów.

Planner wyświetla jeden rok naraz, dla wygody. Użyj selektora roku, aby przełączać widok pomiędzy latami; nie ogranicza to okresu budżetowania. Kliknij pasek wybranego miesiąca, aby otworzyć edytor miesiąca. Całkowity budżet w prawym górnym rogu odzwierciedla sumę dla aktualnie widocznego roku, a zapisanie zmian natychmiast aktualizuje wykres. Możesz wrócić w dowolnym momencie, aby ponownie dostosować miesiące.

W edytorze miesiąca wprowadzasz Kwotę bazową dla danego miesiąca. Jeśli poprzedni miesiąc ma już przypisaną wartość, pojawi się ona jako domyślna. Opcjonalnie możesz zastosować Wzrost wykładniczy (%), aby skumulować procentowy wzrost z miesiąca na miesiąc, począwszy od tego punktu; Wzrost liniowy (waluta), aby dodawać stałą kwotę każdego miesiąca; lub Wzrost jednostkowy (waluta), jeśli Twój budżet zależy od jednostek. Pozostawienie pól wzrostu pustych spowoduje utrzymanie tej samej wartości w kolejnych miesiącach.

Gdy ustawisz kwotę bazową lub regułę wzrostu w danym miesiącu, staje się ona punktem wyjścia dla wszystkich kolejnych miesięcy i jest automatycznie przenoszona na kolejne lata. Edycja dowolnego późniejszego miesiąca ustanawia nowy punkt wyjścia od tego momentu. Wyczyszczenie pól wzrostu w późniejszym miesiącu zatrzymuje automatyczne wzrosty od tego punktu; istniejące wartości pozostają niezmienione. Miesiące poprzedzające wybrany miesiąc rozpoczęcia mogą pozostać zerowe, jeśli nie są potrzebne.

Zapisz zmiany i przełączaj się między latami, aby sprawdzić, jak obecne reguły wpływają na przyszłe okresy.

Budżety planowane z umów w grupie budżetowej. Budżet może brać plan z harmonogramów płatności umów swoich projektów zamiast z plannera. Jeśli taki budżet należy do grupy budżetowej, a jeden z jego projektów nie ma harmonogramu w umowach, budżet bierze plan ręczny tego projektu. Plan ręczny pochodzi z budżetu z tej samej grupy, który jest planowany ręcznie i obejmuje tylko ten projekt. Dzięki temu budżet skonsolidowany obejmuje wszystkie projekty, niezależnie od tego, czy są planowane umowami, czy ręcznie. Plan projektu nigdy nie jest liczony podwójnie: gdy umowy projektu planują koszty (lub przychody), to one są planem po tej stronie, a plan ręczny nie jest do nich dodawany. Jeśli ten sam projekt obejmuje kilka ręcznych budżetów z grupy, brany jest najstarszy. Budżet ręczny obejmujący kilka projektów nie jest dzielony między nie.

Należy pamiętać, że planowanie budżetu nie jest obowiązkowe do rozpoczęcia korzystania z budżetu. Możesz bezpośrednio przypisywać koszty lub faktury do budżetu, nawet jeśli nie został on jeszcze zaplanowany ani skonfigurowany. W takich przypadkach:

1. System automatycznie wyświetli Podsumowanie budżetu domyślnie w konfiguracji miesięcznej.
2. Wyświetlona zostanie również tabela Kosztów, przedstawiająca przegląd przypisanych kosztów i faktur.

Ta elastyczność pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie śledzenia aktywności finansowej, nawet przed zakończeniem procesu konfiguracji budżetu.

Zakładka Koszty wyświetla tabelę zawierającą podsumowanie wszystkich transakcji powiązanych z budżetem, uporządkowaną według miesięcy. Każdy wiersz reprezentuje transakcję, przedstawiając koszty dla każdego miesiąca w wybranym przedziale czasowym. Koszty są prezentowane w odpowiedniej walucie, natomiast puste komórki wskazują brak wydatków w danym miesiącu. Ten uporządkowany widok pomaga w analizie wzorców wydatków i efektywnym zarządzaniu budżetami.

Dla indywidualnego typu budżetu, obok zakładek Podsumowanie budżetu i Koszty, dostępna jest dodatkowa zakładka Uczestnicy. Ta zakładka umożliwia użytkownikom zarządzanie i przeglądanie osób lub podmiotów powiązanych z konkretnym budżetem. Uczestników można dodawać lub usuwać w zależności od potrzeb, zapewniając przejrzystość w zakresie osób zaangażowanych w alokację i zarządzanie budżetem.

Co obejmuje budżet

Jeden z kroków w oknie budżetu, Co powinien obejmować budżet?, to miejsce, w którym zaznaczasz rodzaje kosztów i przychodów śledzonych przez budżet — projekty, kontrakty z harmonogramami płatności, wynagrodzenia i koszty osobowe, przychody z zarejestrowanych godzin oraz oznaczone tagami faktury. Dla Projektów i Kontraktów z harmonogramami płatności wybierasz również, w jaki sposób budżet decyduje, które z nich do niego należą.

Projekty

• Wybrane projekty — budżet obejmuje wybrane przez Ciebie projekty i tylko je.
• Wszystkie projekty — budżet obejmuje każdy niezarchiwizowany projekt. Projekty zarchiwizowane są pomijane, a zarchiwizowanie projektu usuwa go z budżetu. W ramach tej opcji możesz dodatkowo wskazać projekty do wykluczenia, a budżet obejmie wtedy wszystko poza wymienionymi.

Podpis pod selektorem wskazuje, która z dwóch reguł zostanie zapisana wraz z budżetem, dzięki czemu zawsze widać, czy stosowane są wykluczenia.

Kontrakty

• Wybrane kontrakty — budżet obejmuje wybrane przez Ciebie kontrakty i tylko je.
• Wszystkie kontrakty — budżet obejmuje każdy kontrakt.
• Wszystkie z powiązanych projektów — budżet obejmuje każdy kontrakt przypisany do projektu objętego tym budżetem. Rozszerzenie lub zawężenie strony projektów rozszerza lub zawęża wraz z nią stronę kontraktów.

„Wszystkie” to reguła, nie lista

Różnica ma największe znaczenie dla rzeczy, które jeszcze nie istnieją.

Wybrane projekty i Wybrane kontrakty zapisują stałą listę. Projekt lub kontrakt utworzony później pozostaje poza budżetem, dopóki ktoś nie otworzy budżetu i go nie doda, a nic na ekranie na to nie wskazuje — liczby są po prostu mniejsze niż pełny obraz.

Opcje Wszystkie zapisują zamiast tego regułę, która jest stosowana za każdym razem, gdy budżet jest odczytywany. Projekt utworzony w kolejnym miesiącu znajdzie się w budżecie Wszystkie projekty bez ponownego otwierania budżetu, a kontrakt przypisany później do projektu objętego budżetem znajdzie się w budżecie Wszystkie z powiązanych projektów w ten sam sposób.

Wykluczenia działają na tej samej zasadzie. Wykluczenie jednego projektu z opcji Wszystkie projekty zapisuje regułę „wszystko poza tym projektem”, a nie listę tego, co istniało w danym momencie, dzięki czemu projekty utworzone później pozostają objęte budżetem, a wykluczenie nadal obowiązuje.

Zmiana istniejącego budżetu

Otwarcie budżetu do edycji pokazuje, z której opcji korzysta, i ją zachowuje. Budżet zbudowany na podstawie ręcznie wybranej listy zachowuje tę listę i to zachowanie, dopóki ktoś go nie zmieni.

Przełączenie na jedną z opcji Wszystkie pozostawia ręcznie wybraną listę na miejscu, zamiast ją odrzucać, dzięki czemu powrót do poprzedniej opcji przywraca wcześniej wybrane projekty lub kontrakty, zamiast wymagać ponownego ich wskazania.

Jeśli zapiszesz budżet, gdy jego zakres wciąż się ładuje, okno poprosi o ponowną próbę za chwilę, zamiast zapisać zmiany. Zbyt wczesny zapis mógłby usunąć wykluczenia, które budżet ma zachować, i w efekcie niepostrzeżenie go rozszerzyć.

Przykładowe zastosowania

• Zarządzanie cyklicznymi miesięcznymi wydatkami działów z prognozowanym wzrostem.
• Śledzenie indywidualnych budżetów projektów dla różnych zespołów lub klientów.
• Alokowanie i monitorowanie osobistych limitów wydatków dla wielu uczestników w ramach większego budżetu.
• Ustawianie elastycznych planów wydatków, które dostosowują się w oparciu o jednostki lub stałe przyrosty.
• Prowadź budżet obejmujący całą firmę, który uwzględnia każdy projekt, w tym te rozpoczęte już po utworzeniu budżetu.
• Śledź wydatki działu we wszystkich projektach z wyjątkiem dwóch prowadzonych dla innego centrum kosztów.