Rachunek zysków i strat oraz prognoza budżetu

Każdy budżet w Flowtly zawiera widok P&L, który łączy przychody, koszty i saldo w jednym miejscu. Ten artykuł wyjaśnia, jak otworzyć ten widok i co oznaczają poszczególne wartości.

Otwieranie widoku P&L

Przejdź do sekcji Budżety w menu głównym.
Kliknij kafelek budżetu, który chcesz przeanalizować.
Wybierz zakładkę Podsumowanie budżetu (jest to domyślna zakładka po otwarciu budżetu).

Widok jest podzielony na sekcję z najważniejszymi wskaźnikami KPI na górze, wykres poniżej oraz tabelę z rozbiciem na kategorie.

Najważniejsze wskaźniki KPI

Na górze widoku P&L wyświetlane są trzy kluczowe wartości dla bieżącego okresu:

Wartość	Co pokazuje
Przychody	Łączne przychody przypisane do tego budżetu w bieżącym okresie (np. opłacone faktury klientów powiązane z budżetem).
Koszty	Łączne koszty obciążające ten budżet w bieżącym okresie.
Saldo	Przychody minus koszty. Dodatnie saldo oznacza nadwyżkę; ujemne — przekroczenie budżetu.

Oczekiwane vs. otrzymane: W ramach przychodów i kosztów Flowtly rozróżnia kwoty już otrzymane lub zapłacone od tych, które są jeszcze planowane lub oczekują na rozliczenie. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz pewne przepływy pieniężne oddzielone od oczekiwanych. Kwoty oczekujące są wyświetlane z subtelniejszą oprawą graficzną, abyś zawsze wiedział, co jest potwierdzone, a co jeszcze w toku.

Kontrakty z niepełnym cyklem fakturowania: Budżet zaplanowany na podstawie kontraktów przejmuje plan każdego kontraktu z jego cyklicznego fakturowania: daty rozpoczęcia, interwału i kwoty. Gdy w kontrakcie brakuje któregokolwiek z tych trzech elementów, jego plan może uwzględniać tylko zapisane już w nim raty harmonogramu płatności, a miesiące bez zapisanej raty mogą w planie brakować. W Podsumowaniu budżetu nad głównymi wskaźnikami pojawia się wtedy ostrzeżenie Niektóre kontrakty mają niekompletny cykl fakturowania z liczbą kontraktów, których dotyczy. Ostrzeżenie nie wskazuje kontraktów z nazwy. Nie jest wyświetlane, gdy cykl każdego kontraktu jest kompletny.

Linie cykliczne z umów najmu

W organizacjach korzystających z funkcji zarządzania nieruchomościami budżet zaplanowany na podstawie kontraktów pokazuje kartę Linie cykliczne w zakładce Podsumowanie budżetu. Wymienia ona każdą opłatę cykliczną wynikającą z pozycji cennika umów najmu w budżecie, na przykład opłatę eksploatacyjną za m².

Każda linia pokazuje rodzaj opłaty i to, czego dotyczy, stawkę razy powierzchnię lub liczbę miejsc wraz z liczbą miesięcy obowiązywania, umowę, z której pochodzi, kwotę miesięczną, plan na rok, koszt rzeczywisty i odchylenie od planu do dziś. Plan to stawka z umowy najmu razy obowiązująca powierzchnia lub liczba miejsc razy liczba miesięcy obowiązywania umowy. Koszt rzeczywisty to faktury przychodzące powiązane z tą jedną linią przez projekt lub tagi umowy najmu, a odchylenie porównuje go z planem do dziś, a nie z planem na cały rok. Linia przekraczająca plan do dziś jest oznaczona słownie, a nie tylko kolorem.

nie do przypisania oznacza, że faktur linii nie da się powiązać tylko z nią. To nie jest zero i jest pokazywane inaczej niż prawdziwe zero.
brak obmiaru oznacza, że umowa najmu nie ma zmierzonej powierzchni, więc linia nie ma planu; jej koszt rzeczywisty jest nadal pokazywany. Powierzchnię zapisuje się aneksem, zobacz Aneksy do kontraktu.
Wiersz Razem (linie z planem) sumuje tylko linie, które mają plan, a jego koszt rzeczywisty i odchylenie tylko linie, które są porównywane.
Przypis podaje datę, do której liczony jest plan, kwotę na liniach bez planu oraz kwotę, której nie dało się przypisać do jednej linii.

Plan, koszt rzeczywisty i odchylenie są w walucie budżetu; kwota miesięczna linii podaje własną walutę, gdy jest inna. Gdy budżet nie ma jeszcze takich linii, karta o tym informuje i wyjaśnia, że pochodzą one z cen opłat eksploatacyjnych w umowach najmu. W budżecie, który nie jest planowany na podstawie kontraktów, karta nie jest wyświetlana.

P&L według tagów i grup kosztów

Pod głównymi wskaźnikami znajduje się tabela rozbicia, która wyświetla wszystkie tagi i grupy kosztów zastosowane do transakcji w tym budżecie. Każdy wiersz pokazuje:

Nazwa tagu / grupy kosztów — etykieta użyta przy kategoryzacji transakcji.
Kwota alokowana — część kosztu wspólnego należąca konkretnie do tego budżetu. Gdy transakcja jest dzielona między kilka projektów lub budżetów, tu uwzględniany jest tylko przydzielony udział.

Ten widok jest szczególnie przydatny, gdy koszty ogólne (podatki od wynagrodzeń, czynsz biurowy, licencje na oprogramowanie) są dzielone między wiele budżetów. Możesz zweryfikować, czy budżet ponosi właściwy udział w kosztach, i wykryć nieprawidłowości bez opuszczania widoku P&L.

Wiersze tagów i grup kosztów są przypisywane do miesięcy na tej samej podstawie co nagłówkowe wskaźniki i poniższy wykres szeregów czasowych (patrz W którym miesiącu koszt jest liczony). Ponieważ wszystkie trzy są zgodne, miesięczne kwoty danego tagu dają się uzgodnić z łącznymi kosztami, pod którymi się znajdują, a opłacony koszt nie jest liczony raz pod swoim tagiem w jednym miesiącu i ponownie bez tagu w innym.

Budżety filtrowane tagami. Gdy budżet jest ograniczony do zestawu tagów, każdy koszt pojawia się pod tym tagiem z filtra, który wprowadził go do budżetu, po jednym wierszu na tag. Pozycja dokumentu oznaczona kilkoma tagami budżetu jest dzielona między nie i nigdy nie jest liczona dwukrotnie, a tagi spoza filtra budżetu nie otrzymują nic. W sekcji według projektów każdy dokument trafia na swój projekt dokładnie tak jak w podsumowaniu budżetu.

Filtrowanie tagiem o nazwie grupy tagów. Gdy budżet jest filtrowany tagiem o tej samej nazwie co jego grupa tagów (na przykład tagiem Koszty operacyjne w grupie tagów Koszty operacyjne), budżet uwzględnia wszystkie tagi tej grupy, nie tylko ten jeden. Koszt oznaczony z tej grupy wyłącznie tagiem Administracja jest uwzględniany, więc nie trzeba oznaczać dokumentu dwa razy. Koszt pojawia się we własnym wierszu, Administracja, a podsumowanie budżetu również go uwzględnia. Wielkość liter i spacje w nazwie nie mają znaczenia. Każdy inny tag filtra liczy się tylko sam za siebie. Gdy dokument ma tag grupy na całym dokumencie, a tag z tej grupy na niektórych jego pozycjach, liczą się tylko te pozycje, tak samo jak wtedy, gdy ten sam tag jest zarówno na dokumencie, jak i na pozycji.

Gdy waluta wyświetlania budżetu różni się od waluty Twojej organizacji, panele przychodów i kosztów według projektów w budżecie filtrowanym tagami pokazują kwoty w tej walucie wyświetlania, tak jak główne wskaźniki nad nimi. Każdy dokument jest przeliczany według własnej daty: faktura według daty sprzedaży, dokument kosztowy według miesiąca powiązanego, a gdy go nie ma - według daty utworzenia. Budżet pokazywany w walucie Twojej organizacji nie wymaga przeliczenia.

Budżety z jednym projektem. Gdy budżet obejmuje dokładnie jeden projekt, koszty, których żaden dokument nie przypisuje do projektu, są pokazywane pod tym projektem, tak jak w tabeli Według projektu w podsumowaniu, a nie jako Bez projektu.

Plan przejęty z innego budżetu. Gdy budżet planowany z umów obejmuje plan wpisany ręcznie dla projektu w innym budżecie z tej samej grupy budżetowej, ten plan pojawia się w P&L pod tagiem, którym filtrowany jest tamten budżet, a nie jako Bez tagu. Jeśli tamten budżet jest filtrowany kilkoma tagami, plan jest dzielony między nie w tej samej proporcji co rzeczywiste koszty projektu na tych tagach; jeśli żaden z jego kosztów nie ma jeszcze żadnego z tych tagów, plan pozostaje w wierszu Bez tagu.

Zakładka P&L pokazuje te same kwoty co Podsumowanie budżetu, rozbite według tagów i projektów. W każdym okresie suma przychodów, suma kosztów według tagów i suma kosztów według projektów są równe przychodom i kosztom z podsumowania za ten okres — przychody obejmują wpływy na konto i nieopłacone faktury, nie tylko pozycje faktur, a koszty obejmują nieopłacone dokumenty kosztowe. Dokument z kilkoma tagami na tym samym poziomie jest dzielony między nie, a nie liczony w całości pod każdym, więc wiersze zawsze sumują się do wartości łącznej, a szczegóły komórki zawsze sumują się do otwartej komórki. Kwoty w walutach obcych są przeliczane na walutę budżetu tak samo jak w podsumowaniu; gdy brakuje kursu, P&L pomija te kwoty, zamiast sumować waluty obce jak złotówki. Wiersze planu pochodzą z planu samego budżetu — harmonogramów płatności umów albo kwot zaplanowanych na okresy — więc zgadzają się z planem widocznym w podsumowaniu.

Jak czytać tabelę

Ponad plan. Koszt rzeczywisty wyższy niż jego plan na dany okres jest pokazany na czerwono, z małym znacznikiem trendu wzrostowego przed kwotą. Najedź na znacznik, aby zobaczyć Ponad plan. Znacznik jest potrzebny, ponieważ kwota ujemna też jest czerwona, z innego powodu, więc sam kolor nie powiedziałby, z którym przypadkiem masz do czynienia. Okres bez zaplanowanej kwoty nigdy nie jest oznaczany.
Niekompletne miesiące. W budżecie, który rozlicza netto zwroty od najemców względem kosztów mediów, miesiąc może zawierać zwrot już zafakturowany najemcom, podczas gdy faktura samego dostawcy nie została jeszcze wczytana. Zwrot przewyższa wtedy koszt zaksięgowany w tym miesiącu, a kwota netto wyglądałaby jak koszt ujemny. Zamiast zmieniać kolor na czerwony, kwota zachowuje zwykły kolor i ma pomarańczowy znacznik; najedź na niego kursorem, aby zobaczyć Zwroty od najemców zaksięgowane, faktur dostawców jeszcze nie wczytano. Taki miesiąc nigdy nie jest oznaczany jako ponad plan. Grupa tagów i suma mają znacznik dla danego miesiąca, gdy ma go którykolwiek wiersz pod nimi, a kolumna roku obejmująca taki miesiąc również o tym informuje. W zakładce Podsumowanie budżetu te miesiące są pomijane w porównaniu planu z wykonaniem, zarówno po stronie planu, jak i wykonania, a nagłówek je wymienia: Niekompletne miesiące, pominięte w porównaniu z planem.
Skąd pochodzi plan. Każda zaplanowana kwota w Koszty według tagów jest przyciskiem — pod tagiem, pod grupą tagów i pod sumą. Kliknij ją, a otworzy się panel z planem: najpierw zaplanowana kwota, oznaczona, obok niej koszt rzeczywisty za ten sam okres i część planu, którą wykorzystano. Poniżej Skąd pochodzi ten plan wyjaśnia tę kwotę:
- dla tagu lub sumy — pozycje planu, które za nią stoją: pozycje harmonogramu płatności umów i ręcznie wprowadzone kwoty planu; razem dają one klikniętą kwotę. W kolumnie kwartału lub roku są to pozycje wszystkich miesięcy, które obejmuje;
- dla grupy tagów — plan każdego z jej tagów, które razem tworzą plan grupy. Kliknij tag, aby zobaczyć jego własne pozycje planu.
Okres oznaczony jako brak planu otwiera ten sam panel, który informuje, że na ten okres niczego nie zaplanowano. Każdy koszt w tym okresie to wydatek bez planu, więc nie jest oznaczany jako ponad plan. Gdy wartość ma rozbicie kosztów rzeczywistych, przełącznik Plan / Executed u góry przenosi do niego.

Jeśli pozycje planu nie sumują się do kwoty, panel to mówi, zamiast wymieniać pozycje wyjaśniające inną liczbę. Zdarza się to, gdy ręcznie wprowadzony plan nie ma tagów, według których można go podzielić, albo gdy część planu tagu pochodzi z innego budżetu. W kolumnie miesiąca panel proponuje wtedy cały plan na ten miesiąc.

Plan sumy to cały plan budżetu, także ta jego część, która nie została wprowadzona pod tagiem, tak jak suma kosztów rzeczywistych obejmuje koszty bez tagu.

Po wybraniu grupy tagów wiersz Bez tagu zawiera tę część planu, która nie jest wprowadzona pod żadnym z tagów tej grupy: plan bez żadnego tagu oraz plan otagowany wyłącznie w innej grupie. Tag zaplanowany tylko w innej grupie nie ma więc własnego wiersza w tabeli tej grupy, ponieważ jego plan jest już wliczony w Bez tagu. Dzięki temu wiersze grupy zawsze sumują się do całego planu. Zaplanowana kwota w wierszu Bez tagu jest liczbą, a nie przyciskiem: nie otwiera żadnego panelu.
Nazwy kategorii pojawiają się raz. Krótka etykieta tagu jest pokazywana obok jego nazwy tylko wtedy, gdy coś dodaje. Jeśli nazwa już zawiera etykietę, na przykład 01 Technical maintenance z etykietą Technical maintenance, pokazywana jest tylko nazwa.
Liczby całkowite. Włącz Liczby całkowite nad tabelą, aby kwoty były pokazywane zaokrąglone do jednostki, bez miejsc dziesiętnych. Ustawienie zmienia tylko sposób wyświetlania: sumy nadal są liczone z dokładnych kwot, więc zaokrąglona suma może różnić się o jeden od sumy zaokrąglonych wierszy. Wiersze kosztu za m² zachowują miejsca dziesiętne. Flowtly zapamiętuje to ustawienie w Twojej przeglądarce, więc nie zmienia widoku nikomu innemu.

Filtrowanie i sortowanie

Użyj nagłówków kolumn, aby posortować wiersze według nazwy lub kwoty. Jeśli Twoja organizacja używa wielu tagów, pole wyszukiwania nad tabelą pozwala filtrować według słów kluczowych.

Otwieranie transakcji stojącej za kosztem osoby

Na karcie P&L by Person wybranie osoby otwiera panel z listą jej wierszy kosztów bezpośrednich. Wiersz pochodzący z transakcji bankowej ma ikonę portfela, Otwórz transakcję rozliczającą, która otwiera stronę tej transakcji. Wiersz pochodzący z faktury lub innego dokumentu nie ma jej: nie stoi za nim jedna transakcja, którą można by otworzyć.

Każdy taki wiersz oferuje tę ikonę. Naciśnięcie pobiera tę jedną transakcję, a potem ją otwiera, dlatego ikona jest na ten moment wygaszona, a transakcja otwiera się w tej samej karcie, nie w nowej.

Ikona pojawia się tylko tam, gdzie Twoje uprawnienia dopuszczają stronę samej transakcji — a jest ona otwarta dla mniejszej liczby osób niż sam panel. Gdzie ich nie ma, wiersz nadal pokazuje etykietę i kwotę; brakuje jedynie przejścia do transakcji.

Oczekiwane vs. otrzymane — szczegóły

Obszar wykresu zawiera przełącznik umożliwiający przełączanie między dwoma perspektywami:

Otrzymane / zapłacone — tylko potwierdzone transakcje (faktury oznaczone jako opłacone, transakcje bankowe już rozliczone).
Oczekujące — transakcje zaksięgowane, ale jeszcze nierozliczone (zatwierdzone faktury oczekujące na płatność, planowane koszty jeszcze nienależne).

Przełączanie między nimi pozwala ocenić odporność budżetu: czy saldo pozostałoby dodatnie, gdyby wszystkie oczekujące kwoty stały się wymagalne jednocześnie?

Ten podział opisuje wyłącznie status rozliczenia. Nie zmienia miesiąca, do którego należy dana kwota — koszt jest przypisany do miesiąca, z którym związany jest jego dokument, zarówno przed opłaceniem, jak i po nim, a uregulowanie przesuwa go z oczekujących do otrzymanych, nie przenosząc go między miesiącami.

W budżecie obejmującym projekty nieopłacona faktura sprzedaży liczy się jako przychód oczekujący, gdy jej pozycja jest przypisana do jednego z projektów budżetu. Pozycja bez projektu jest liczona do projektu umowy, w ramach której wystawiono fakturę, więc faktura wystawiona bez projektów w pozycjach i tak pojawia się w projekcie tej umowy. Pozycja, która wskazuje projekt, zachowuje go niezależnie od umowy.

Ta sama zasada obowiązuje, gdy przychody budżetu są filtrowane tagami: otagowana pozycja faktury sprzedaży bez projektu liczy się do projektu swojej umowy, niezależnie od tego, czy faktura jest opłacona. Otagowana pozycja, która nie trafia do żadnego z projektów budżetu — nie ma własnego projektu, podziału na projekty ani umowy przypisanej do jednego z projektów budżetu — nie jest wliczana do przychodów. Gdy przez to sekcja przychodów jest pusta, rachunek zysków i strat to sygnalizuje: komunikat wyjaśniający pustą sekcję przychodów podaje, ile otagowanych pozycji pominięto i dlaczego. Uwzględnia je ustawienie projektu pozycji albo wystawienie faktury w ramach umowy przypisanej do jednego z projektów budżetu; ponowne tagowanie nie pomaga.

Wykres szeregów czasowych

Wykres słupkowy przedstawia jeden słupek na każdy miesiąc kalendarzowy. Każdy słupek odzwierciedla rzeczywiste przychody lub koszty zarejestrowane w danym miesiącu.

W którym miesiącu koszt jest liczony

Koszt jest liczony w miesiącu, z którym związany jest jego dokument — Miesiąc powiązany zarejestrowany w załączniku do transakcji. Dotyczy to niezależnie od tego, czy dokument został opłacony, dlatego po uregulowaniu koszt pozostaje w tym samym miesiącu.

Obowiązują dwa zastrzeżenia:

Brak miesiąca powiązanego w dokumencie. Flowtly stosuje wtedy datę płatności i liczy koszt w miesiącu rejestracji płatności.
Okres powiązany obejmujący kilka miesięcy. Kwota jest rozliczana proporcjonalnie w tym okresie, zamiast trafiać do jednego miesiąca.

Ponieważ atrybucja podąża za dokumentem, a nie za bankiem, rozliczenie zaległych starszych faktur w jednym miesiącu nie przenosi kosztu całego roku do tego miesiąca. Każdy dokument pozostaje w miesiącu, z którym jest związany, dlatego kształt wykresu odzwierciedla moment wykonania pracy lub dostawy, a nie moment rozliczenia konta. Miesiąc może zatem ponosić koszty, mimo że w tym miesiącu nie wyszła żadna płatność, a miesiąc intensywnych rozliczeń może wykazywać niewielkie własne koszty.

Atrybucja miesięczna zmienia jedynie sposób podziału sumy, nigdy samej sumy. Sumy okresowe, saldo i zużycie mierzone względem planowanego budżetu liczą te same pieniądze niezależnie od momentu płatności.

Przychody podlegają równoważnej zasadzie: faktura jest rozpoznana w miesiącu sprzedaży, a nie w miesiącu wpłynięcia płatności od klienta.

Plan i faktyczne wykonanie w tym samym miesiącu mogą się różnić

Wykres miesięczny pokazuje dla każdego miesiąca dwie wielkości — to, co zostało zaplanowane, i to, co faktycznie się wydarzyło — a każda z nich jest liczona według innej daty, i jest to działanie zamierzone:

Wielkość	Liczona według
Plan	daty pozycji harmonogramu płatności w umowie; w planie wprowadzonym ręcznie — zadeklarowanego okresu
Faktyczne wykonanie	miesiąca powiązanego z dokumentem, zgodnie z opisem powyżej

Plan i faktyczne wykonanie dla tego samego miesiąca kalendarzowego mogą się zatem różnić, a sama różnica nie jest jeszcze błędem. Duża faktura może znaleźć się w czerwcu, ponieważ czerwiec jest jej miesiącem powiązanym, podczas gdy plan na czerwiec wynika z pozycji harmonogramu o czerwcowej dacie, dotyczącej czegoś zupełnie innego. Obie liczby są poprawnymi odpowiedziami na dwa różne pytania.

Zmieniło się to, że widok mówi teraz, na które pytanie odpowiada. Kliknij słupek miesiąca, wiersz w zestawieniu według projektów albo kafelek prognozy, a otworzy się panel, który nazywa podstawę, zanim cokolwiek wypisze, a następnie wymienia poszczególne pozycje składające się na wielkość, którą kliknięto. Pozycje te sumują się do tej wielkości — a jeśli kiedykolwiek się nie zsumują, panel o tym poinformuje, zamiast zostawiać to do samodzielnego przeliczenia.

Dwa przypadki panel nazywa wprost, zamiast pokazywać pustą listę:

Wielkość, której nie da się rozpisać na pozycje. Kaucja gwarancyjna z umowy albo kwota ryczałtowa zaksięgowana na okres, a nie na pozycję z datą, nie ma pozycji do pokazania — panel to wyjaśnia, zamiast nie pokazywać nic. Prognoza jest wielkością tego samego rodzaju: to projekcja, a nie suma dokumentów.
Dokument dzielony z innymi projektami. Panel pokazuje udział tego budżetu w procentach wraz z obiema kwotami — częścią liczoną tutaj i pełną wartością dokumentu — ponieważ dokument przypisany w całości do tego budżetu i dokument, którego nigdy nie dzielono, to ta sama liczba, ale dwa różne fakty.

Podwykonawca, który rejestruje czas pracy, jest liczony raz

Gdy budżet uwzględnia koszty pracowników, zarejestrowany czas pracy danej osoby jest już kosztem projektu, na którym go zarejestrowano. Jeśli ta sama osoba wystawia też fakturę za tę pracę — podwykonawca, którego faktura jest do niej przypisana — budżet liczyłby tę pracę dwa razy: raz jako czas pracy i raz jako fakturę.

Dlatego faktura przypisana do osoby jest pomijana w kosztach budżetu na projekcie, na którym koszt czasu pracy tej osoby jest liczony, ale tylko do wysokości kosztu tego czasu pracy. Czas pracy zostaje; pomijana jest ta część faktury, która go dubluje, a każda kwota ponad nią pozostaje w kosztach. Faktura na 100 000 obok 1 godziny czasu pracy z kosztem 100 obniża zatem koszt projektu o 100, a nie o 100 000. Wartość Koszty, P&L według tagów, zestawienie według projektów, panel miesiąca i lista wierszy aktywności pomijają tę samą część, więc nadal się ze sobą zgadzają.

Tylko na projekcie, na którym zarejestrowano czas. Czas zarejestrowany na innym projekcie nie pokrywa faktury na tym.
Tylko dla osób, których czas pracy ma koszt. Podwykonawca rozliczany ryczałtem, który nie rejestruje czasu, pozostaje liczony według faktury.
Tylko za pracę. Koszt samochodu, sprzętu lub benefitu przypisany do osoby nie jest tym, co kosztuje jej czas pracy, i pozostaje w kosztach.
Tylko gdy budżet uwzględnia koszty pracowników. Bez nich faktura jest jedynym zapisem tej pracy i jest liczona.
Współdzielone między fakturami osoby. Zarejestrowany czas pracy jest rozdzielany między faktury tej osoby na projekcie w kolejności dat, według miesiąca powiązanego faktury, a gdy go nie ma — według daty utworzenia, a następnie w kolejności utworzenia faktur. Każda faktura bierze to, co zostało z zarejestrowanego czasu pracy, więc dwie faktury po 50 000 obok czasu pracy o koszcie 50 000 dają łącznie pominięcie 50 000, a nie 100 000. Faktury bez daty są na końcu.
Proporcjonalnie. Jeśli do osoby przypisana jest tylko część faktury, pomijana jest tylko ta część.
W całym okresie budżetu. Faktura jest porównywana z czasem pracy tej osoby w całym okresie budżetu (albo w wybranym zakresie, gdy budżet nie ma dat), więc pokryta część pozostaje pominięta także w miesiącu, w którym ta osoba akurat nic nie zarejestrowała. Faktura z datą przed okresem budżetu może najpierw wykorzystać zarejestrowany czas pracy, więc faktura w okresie może zachować większą część kosztu, niż można by się spodziewać.

Faktura i czas pracy rzadko zgadzają się co do grosza i nie muszą: podwykonawca może zafakturować pracę jeszcze niezarejestrowaną albo zarejestrować pracę jeszcze niezafakturowaną. Różnica mówi, którą z dwóch wartości warto sprawdzić — nie jest błędem w żadną stronę.

Jak liczone są wyliczane wskaźniki

Niektóre kafelki w podsumowaniu budżetu pokazują wartość wyliczoną, a nie zwykłą sumę: wskaźnik Zużycie vs budżet wstępny oraz kafelki prognozy wydatków, przychodów i wyniku. Przy etykiecie każdego z nich jest mały przycisk ?. Kliknij go, aby zobaczyć, jak liczymy tę wartość, w trzech częściach: co to jest, z czego liczymy — z kwotami i datami z tego kafelka — oraz czego nie uwzględnia.

Zużycie vs budżet wstępny. Koszty faktyczne wybranego okresu podzielone przez cały budżet wstępny powiązanych projektów. Budżet wstępny nie ma dat, więc przy projekcie wieloletnim niski procent nie oznacza, że wydano niewiele: koszty sprzed wybranego okresu nie są liczone. Aby zobaczyć zużycie od startu projektu, wybierz Zakres niestandardowy zaczynający się w dniu jego rozpoczęcia. Do oceny tempa wydatków służy wskaźnik Zużycie vs plan.

Prognoza wydatków, przychodów i wyniku. Faktyczne kwoty ukończonych miesięcy plus tempo z tych miesięcy przedłużone do końca pokazywanego okresu. Przedział pod kwotą to zakres, w którym wynik zmieści się z prawdopodobieństwem 80%, jeśli to tempo się utrzyma. Gdy plan budżetu pochodzi z kontraktów, a ich harmonogramy płatności sięgają końca pokazywanego okresu, prognoza wydatków i przychodów zatrzymuje się na kwocie, która według tych harmonogramów pozostała do zapłaty: jeśli tempo wykraczałoby ponad nią, kwota i jej przedział zostają do niej obniżone. W pozostałych przypadkach — plan wprowadzony ręcznie albo kontrakt, którego harmonogram kończy się przed końcem okresu lub którego w ogóle nie ma — prognoza opiera się wyłącznie na tempie. Plan nigdy nie podnosi prognozy, więc duża płatność zaplanowana na później jej nie zwiększy.

Odświeżanie danych

Dane budżetu są buforowane dla zwiększenia wydajności. W większości przypadków pamięć podręczna jest aktualizowana automatycznie po pojawieniu się nowych transakcji. Jeśli potrzebujesz wymusić natychmiastowe przeliczenie — na przykład po zbiorczym imporcie transakcji — kliknij ikonę Odśwież w prawym górnym rogu zakładki Podsumowanie budżetu. Spowoduje to wyczyszczenie pamięci podręcznej dla tego budżetu i przeliczenie wszystkich wartości od podstaw.

Przykładowe zastosowania

Kierownik projektu otwiera budżet projektu klienta w połowie kwartału, aby sprawdzić, czy saldo jest nadal dodatnie po opłaceniu ostatnich faktur.
Kontroler finansowy używa tabeli rozbicia według tagów, aby zweryfikować, czy czynsz biurowy jest alokowany w prawidłowej wysokości 40% do budżetu tego działu, a nie liczony w pełnej kwocie.
Księgowy rozlicza roczne zaległości faktur dostawców w jednym uruchomieniu płatności, a następnie sprawdza wykres miesięczny i stwierdza, że każda faktura nadal widnieje w miesiącu, z którym jest związana, zamiast tworzyć pojedynczy skok w miesiącu płatności.
Kontroler porównujący wydatki miesiąc po miesiącu ustawia miesiąc powiązany na każdym przychodzącym dokumencie, aby koszty odpowiadały okresom, do których należą, niezależnie od tego, kiedy faktycznie zapłacono dostawcy.