Rachunek zysków i strat oraz prognoza budżetu
Każdy budżet w Flowtly zawiera widok P&L, który łączy przychody, koszty i saldo w jednym miejscu. Ten artykuł wyjaśnia, jak otworzyć ten widok i co oznaczają poszczególne wartości.
Otwieranie widoku P&L
- Przejdź do sekcji Budżety w menu głównym.
- Kliknij kafelek budżetu, który chcesz przeanalizować.
- Wybierz zakładkę Podsumowanie budżetu (jest to domyślna zakładka po otwarciu budżetu).
Widok jest podzielony na sekcję z najważniejszymi wskaźnikami KPI na górze, wykres poniżej oraz tabelę z rozbiciem na kategorie.
Najważniejsze wskaźniki KPI
Na górze widoku P&L wyświetlane są trzy kluczowe wartości dla bieżącego okresu:
| Wartość | Co pokazuje |
|---|---|
| Przychody | Łączne przychody przypisane do tego budżetu w bieżącym okresie (np. opłacone faktury klientów powiązane z budżetem). |
| Koszty | Łączne koszty obciążające ten budżet w bieżącym okresie. |
| Saldo | Przychody minus koszty. Dodatnie saldo oznacza nadwyżkę; ujemne — przekroczenie budżetu. |
Oczekiwane vs. otrzymane: W ramach przychodów i kosztów Flowtly rozróżnia kwoty już otrzymane lub zapłacone od tych, które są jeszcze planowane lub oczekują na rozliczenie. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz pewne przepływy pieniężne oddzielone od oczekiwanych. Kwoty oczekujące są wyświetlane z subtelniejszą oprawą graficzną, abyś zawsze wiedział, co jest potwierdzone, a co jeszcze w toku.
P&L według tagów i grup kosztów
Pod głównymi wskaźnikami znajduje się tabela rozbicia, która wyświetla wszystkie tagi i grupy kosztów zastosowane do transakcji w tym budżecie. Każdy wiersz pokazuje:
- Nazwa tagu / grupy kosztów — etykieta użyta przy kategoryzacji transakcji.
- Kwota alokowana — część kosztu wspólnego należąca konkretnie do tego budżetu. Gdy transakcja jest dzielona między kilka projektów lub budżetów, tu uwzględniany jest tylko przydzielony udział.
Ten widok jest szczególnie przydatny, gdy koszty ogólne (podatki od wynagrodzeń, czynsz biurowy, licencje na oprogramowanie) są dzielone między wiele budżetów. Możesz zweryfikować, czy budżet ponosi właściwy udział w kosztach, i wykryć nieprawidłowości bez opuszczania widoku P&L.
Wiersze tagów i grup kosztów są przypisywane do miesięcy na tej samej podstawie co nagłówkowe wskaźniki i poniższy wykres szeregów czasowych (patrz W którym miesiącu koszt jest liczony). Ponieważ wszystkie trzy są zgodne, miesięczne kwoty danego tagu dają się uzgodnić z łącznymi kosztami, pod którymi się znajdują, a opłacony koszt nie jest liczony raz pod swoim tagiem w jednym miesiącu i ponownie bez tagu w innym.
Filtrowanie i sortowanie
Użyj nagłówków kolumn, aby posortować wiersze według nazwy lub kwoty. Jeśli Twoja organizacja używa wielu tagów, pole wyszukiwania nad tabelą pozwala filtrować według słów kluczowych.
Oczekiwane vs. otrzymane — szczegóły
Obszar wykresu zawiera przełącznik umożliwiający przełączanie między dwoma perspektywami:
- Otrzymane / zapłacone — tylko potwierdzone transakcje (faktury oznaczone jako opłacone, transakcje bankowe już rozliczone).
- Oczekujące — transakcje zaksięgowane, ale jeszcze nierozliczone (zatwierdzone faktury oczekujące na płatność, planowane koszty jeszcze nienależne).
Przełączanie między nimi pozwala ocenić odporność budżetu: czy saldo pozostałoby dodatnie, gdyby wszystkie oczekujące kwoty stały się wymagalne jednocześnie?
Ten podział opisuje wyłącznie status rozliczenia. Nie zmienia miesiąca, do którego należy dana kwota — koszt jest przypisany do miesiąca, z którym związany jest jego dokument, zarówno przed opłaceniem, jak i po nim, a uregulowanie przesuwa go z oczekujących do otrzymanych, nie przenosząc go między miesiącami.
Wykres szeregów czasowych
Wykres słupkowy przedstawia jeden słupek na każdy miesiąc kalendarzowy. Każdy słupek odzwierciedla rzeczywiste przychody lub koszty zarejestrowane w danym miesiącu.
W którym miesiącu koszt jest liczony
Koszt jest liczony w miesiącu, z którym związany jest jego dokument — Miesiąc powiązany zarejestrowany w załączniku do transakcji. Dotyczy to niezależnie od tego, czy dokument został opłacony, dlatego po uregulowaniu koszt pozostaje w tym samym miesiącu.
Obowiązują dwa zastrzeżenia:
- Brak miesiąca powiązanego w dokumencie. Flowtly stosuje wtedy datę płatności i liczy koszt w miesiącu rejestracji płatności.
- Okres powiązany obejmujący kilka miesięcy. Kwota jest rozliczana proporcjonalnie w tym okresie, zamiast trafiać do jednego miesiąca.
Ponieważ atrybucja podąża za dokumentem, a nie za bankiem, rozliczenie zaległych starszych faktur w jednym miesiącu nie przenosi kosztu całego roku do tego miesiąca. Każdy dokument pozostaje w miesiącu, z którym jest związany, dlatego kształt wykresu odzwierciedla moment wykonania pracy lub dostawy, a nie moment rozliczenia konta. Miesiąc może zatem ponosić koszty, mimo że w tym miesiącu nie wyszła żadna płatność, a miesiąc intensywnych rozliczeń może wykazywać niewielkie własne koszty.
Atrybucja miesięczna zmienia jedynie sposób podziału sumy, nigdy samej sumy. Sumy okresowe, saldo i zużycie mierzone względem planowanego budżetu liczą te same pieniądze niezależnie od momentu płatności.
Przychody podlegają równoważnej zasadzie: faktura jest rozpoznana w miesiącu sprzedaży, a nie w miesiącu wpłynięcia płatności od klienta.
Odświeżanie danych
Dane budżetu są buforowane dla zwiększenia wydajności. W większości przypadków pamięć podręczna jest aktualizowana automatycznie po pojawieniu się nowych transakcji. Jeśli potrzebujesz wymusić natychmiastowe przeliczenie — na przykład po zbiorczym imporcie transakcji — kliknij ikonę Odśwież w prawym górnym rogu zakładki Podsumowanie budżetu. Spowoduje to wyczyszczenie pamięci podręcznej dla tego budżetu i przeliczenie wszystkich wartości od podstaw.
Przykładowe zastosowania
- Kierownik projektu otwiera budżet projektu klienta w połowie kwartału, aby sprawdzić, czy saldo jest nadal dodatnie po opłaceniu ostatnich faktur.
- Kontroler finansowy używa tabeli rozbicia według tagów, aby zweryfikować, czy czynsz biurowy jest alokowany w prawidłowej wysokości 40% do budżetu tego działu, a nie liczony w pełnej kwocie.
- Księgowy rozlicza roczne zaległości faktur dostawców w jednym uruchomieniu płatności, a następnie sprawdza wykres miesięczny i stwierdza, że każda faktura nadal widnieje w miesiącu, z którym jest związana, zamiast tworzyć pojedynczy skok w miesiącu płatności.
- Kontroler porównujący wydatki miesiąc po miesiącu ustawia miesiąc powiązany na każdym przychodzącym dokumencie, aby koszty odpowiadały okresom, do których należą, niezależnie od tego, kiedy faktycznie zapłacono dostawcy.