Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱

Wnioski o obsadę i ich zatwierdzanie

Zespół redakcyjny Flowtly4 min

Zakładka Wnioski to miejsce, w którym obsada przestaje być ustalana na czacie, a zaczyna być ustalana na zapisie. Kierownik projektu wnioskuje o osobę na rolę; ktoś z uprawnieniem do zatwierdzania zatwierdza lub odrzuca. Haczyk, który uczyniłby z tego tylko wolniejszy czat — ustalenie, czy ta osoba nie jest już zbyt zajęta — jest wykonany za osobę zatwierdzającą, jeszcze zanim otworzy wniosek.

Tam, gdzie zakładka Projekty służy do tworzenia i potwierdzania rezerwacji bezpośrednio, Wnioski są lżejszą ścieżką dla każdego, kto może proponować obsadę, ale nie może jej przypieczętować.

Czym jest wniosek

Wniosek nie jest osobnym rodzajem zapisu. To zwyczajna rezerwacja, o którą poproszono, ale której jeszcze nie uzgodniono — ta sama osoba, rola, udział i daty, które i tak potwierdzasz, utrzymywane w stanie oczekiwania, dopóki ktoś ich nie zatwierdzi. Zatwierdzenie zamienia wniosek w potwierdzoną rezerwację; nic nie jest wpisywane po raz drugi.

Ponieważ wniosek jest tylko propozycją, nigdy nie wlicza się do zaplanowanego obłożenia. Nie wypełni luki na siatce Projekty ani nie przekroczy tygodnia danej osoby na siatce Osoby, dopóki nie zostanie zatwierdzony.

Kto co może zrobić

  • Złożyć wniosek — każdy, kto może proponować rezerwacje. Wybiera osobę, rolę, udział i okres oraz dodaje krótką notatkę z uzasadnieniem.
  • Zatwierdzić lub odrzucić — tylko osoba z uprawnieniem do zatwierdzania obsady, czyli z rolą „Zatwierdzający planowanie zasobów”. To dokładnie to samo uprawnienie, które pozwala potwierdzić rezerwację w pozostałych miejscach planowania zasobów, więc wnioski trafiają do tych samych osób, które i tak akceptują obsadę.
  • Tylko podgląd — osoba z rolą „Podgląd planowania zasobów” widzi każdy wniosek, jego historię oraz — przy odrzuconym wniosku — podany powód odrzucenia, ale nie może składać, zatwierdzać ani odrzucać wniosków.

Jak czytać wniosek

Każdy oczekujący wniosek to karta pokazująca, o kogo poproszono, kto poprosił i jak dawno, wraz z projektem, rolą, okresem, tygodniowym udziałem i notatką wnioskującego. Pola noszą nazwy Projekt, Okres, Udział i Notatka, a status karty to Oczekuje albo Konflikty. Poniżej znajduje się pasek dla każdego obejmowanego tygodnia oraz zdanie mówiące, co oznaczałoby zatwierdzenie:

  • Brak konfliktu — zielona linia potwierdza, że osoba ma wolną pojemność w całym okresie: „Brak konfliktu. Anna ma wolną pojemność w całym tym okresie.”
  • Konflikty — czerwona linia podaje konsekwencję wprost, na przykład „Zatwierdzenie tego przekroczy pojemność osoby Anna — do 118% w 3 z żądanych tygodni.” — a tam, gdzie mniejszy udział rozwiązałby sprawę, druga linia go proponuje: „Zatwierdź zamiast tego na 25%, aby każdy tydzień mieścił się w 100% lub mniej.”

Sens jest w tym, że osoba zatwierdzająca decyduje, a nie wylicza tych liczb ponownie samodzielnie. Konflikt, który Flowtly widzi, Flowtly pokazuje.

Co można zrobić z wnioskiem

Na każdej karcie są najwyżej trzy działania:

  • Zatwierdź zamienia oczekujący wniosek w potwierdzoną rezerwację z udziałem, o jaki wnioskowano. Gdy zatwierdzenie i tak zostawiłoby kogoś powyżej pojemności, przycisk nosi zamiast tego nazwę Zatwierdź zgodnie z wnioskiem, więc jego wybranie jest świadomym odstępstwem, a nie domyślnym kliknięciem.
  • Zatwierdź na 25% — pokazywane tylko wtedy, gdy jest konflikt z czystym rozwiązaniem — potwierdza wniosek na proponowanym procencie, więc nikt nie zostaje przeciążony. Przycisk podaje konkretną wartość, nie ogólnikowe „mniej”.
  • Odrzuć usuwa wniosek w całości. Użyj go, gdy odpowiedź brzmi „nie”; wnioskujący może zaproponować coś innego. Przy odrzucaniu możesz podać Powód (opcjonalnie).

Zatwierdzanie podlega tej samej ochronie przed przekroczeniem pojemności co każda inna potwierdzana rezerwacja, więc zatwierdzenie, które wypchnęłoby kogoś poza dopuszczalny limit, jest odrzucane dokładnie tak samo jak rezerwacja założona bezpośrednio.

Karta prowadzi też do historii pod nazwą Co się zmieniło — zapisu tego, kto wniosek złożył, zatwierdził, odrzucił lub cofnął.

Gdy nie ma żadnych wniosków

Pusta zakładka mówi Brak próśb oczekujących na akceptację i wyjaśnia, skąd się tu biorą: „Gdy kierownik projektu poprosi o obsadę, prośba trafia tutaj — możesz ją zatwierdzić lub odrzucić.” Na siatce Osoby ta sama liczba pojawia się jako kafelek Oczekujące prośby.

Przykładowe zastosowania

  • Rozpatrz tygodniowy stos wniosków o obsadę, nie sprawdzając obłożenia każdej osoby ręcznie.
  • Zatwierdź wniosek na mniejszym udziale, który Flowtly proponuje, zamiast odrzucać go i prosić o nowy.
  • Odrzuć wniosek z powodem, żeby kierownik projektu wiedział, co zaproponować dalej.
  • Sprawdź, jak dawno złożono najstarszy oczekujący wniosek, zanim obiecasz termin dostawy.

Powiązane strony