Ustawienia fakturowania

Ustawienia fakturowania w sekcji Ustawienia → Finanse i biznes → Ustawienia fakturowania określają wartości domyślne stosowane do każdej faktury wystawianej przez Twoją organizację.

Dane do faktur

Sekcja dane do faktur zawiera adres sprzedawcy: nazwę firmy, adres i numer identyfikacji podatkowej (NIP), widoczne dla Twoich klientów na wystawianych fakturach. Są ponownie wykorzystywane na każdej fakturze, więc nie musisz wpisywać ich za każdym razem.

Jest to odrębne od adresu rozliczeniowego Twojej organizacji w Flowtly, który pojawia się na fakturach wystawianych Ci przez Flowtly za subskrypcję — zobacz Subskrypcja i rozliczenia.

Numeracja i terminy

Format numeru faktury — schemat numeracji nowych faktur.

Wysyłka

Przy wysyłce faktur e-mailem możesz ustawić adres do odpowiedzi oraz odbiorców DW (nazwę i adres e-mail), aby odpowiedzi i kopie trafiały do właściwych osób.

E-fakturowanie

Sekcja e-fakturowania konfiguruje przesyłanie ustrukturyzowanych e-faktur (np. KSeF). Pełną konfigurację opisano w artykule E-fakturowanie.

Grupy tagów faktur

Tagi pozwalają opisywać faktury i ich pozycje według własnych kategorii — rodzajów kosztów, centrów kosztów, rejestrów sprzedaży. Konfiguruje się je w Ustawienia → Grupy tagów faktur, do których dostęp mają tylko administratorzy. Każda grupa tagów zawiera tagi (wartości) do wyboru, a każdy tag ma nazwę, krótką etykietę, kolejność sortowania i opcjonalnie właściciela, który akceptuje faktury z tej kategorii (zob. Obieg akceptacji faktur).

Kolejność grup tagów

Grupy tagów wyświetlają się wszędzie w tej samej kolejności: na tej stronie, w każdym polu wyboru tagów i w raporcie budżetu według grup. Kolejność ustala administrator:

Kliknij Zmień kolejność grup. Grupy zwiną się do jednego wiersza każda.
Przeciągnij wiersz za uchwyt w nowe miejsce. Na telefonie przytrzymaj uchwyt, a potem przeciągnij. Z klawiatury: ustaw fokus na uchwycie, naciśnij Spację, przesuń go strzałkami i ponownie naciśnij Spację.
Kliknij Gotowe, aby wrócić do pełnej listy.

Każda zmiana zapisuje się od razu po upuszczeniu. Jeśli nie da się jej zapisać, grupy wracają na poprzednie miejsca i pojawia się komunikat.

Grupy, których nikt nie przestawiał, pozostają w kolejności alfabetycznej, jak dotąd.
Nowa grupa trafia na koniec.
Kolejność widzą wszyscy; zmienić ją mogą tylko administratorzy.
Eksport do arkusza wymienia grupy w tej samej kolejności.

Ograniczenie tagu do faktur kosztowych lub sprzedażowych

Niektóre tagi mają sens tylko po jednej stronie: rejestr sprzedaży dotyczy faktur, które wystawiasz, a rodzaj kosztu zakupowego — faktur, które otrzymujesz. Dlatego każdy tag ma ustawienie Kierunek faktury:

Faktury przychodzące i wychodzące — domyślnie.
Tylko faktury przychodzące (zakupowe)
Tylko faktury wychodzące (sprzedażowe)

Pola wyboru tagów pokazują wtedy tylko tagi pasujące do danej faktury:

Na fakturach przychodzących — także na ich pozycjach i w tabelach kategoryzacji — nie są proponowane tagi ograniczone do faktur wychodzących.
Na fakturach sprzedażowych i ich pozycjach nie są proponowane tagi ograniczone do faktur przychodzących.
Przy wyborze domyślnych tagów faktur kontrahenta tag nie jest proponowany, jeśli nie dałoby się go użyć na żadnej z faktur, których dotyczy jego grupa.

Kilka rzeczy pozostaje bez zmian:

Nic się nie zmienia, dopóki nie dokonasz wyboru. Wszystkie istniejące tagi mają ustawienie oba kierunki, więc pola wyboru nadal je proponują, dopóki ktoś nie ustawi kierunku.
Tagi już przypisane do faktury pozostają na niej i są nadal widoczne, nawet jeśli ustawiony później kierunek nie pozwoliłby ich już wybrać na tej fakturze. Ustawienie wpływa tylko na to, co można wybrać od nowa.
Inne miejsca nie są objęte zmianą. Tagi na projektach, umowach, kontrahentach i transakcjach bankowych ignorują kierunek.

Ustawienie pojawia się tylko w grupach tagów, które dotyczą faktur albo wszystkiego. Grupa używana wyłącznie na projektach lub transakcjach go nie pokazuje.

Powiązanie tagu z projektem

Tag może wskazywać projekt, z którym zwykle występuje, dzięki czemu opisanie faktury zakupowej jednym z nich uzupełnia drugie. Otwórz tag w grupie używanej na fakturach przychodzących i wybierz projekt w polu Powiązany projekt. Wyczyść pole lub wybierz brak, aby usunąć powiązanie. Pole nie jest wyświetlane w grupach używanych wyłącznie na projektach, gdzie powiązanie nie miałoby żadnego efektu.

Na fakturze zakupowej powiązanie działa w obu kierunkach:

Wybranie tagu uzupełnia projekt, o ile faktura nie jest jeszcze przypisana do żadnego projektu. Faktura już podzielona między projekty pozostaje bez zmian, więc kwoty, które już ustawiono, nie są dzielone ponownie.
Wybranie projektu uzupełnia tag, o ile dokładnie jeden tag wskazuje ten projekt i w grupie tego tagu nic jeszcze nie wybrano. Jeśli dwa tagi wskazują ten sam projekt, jego wybranie nie uzupełnia żadnego z nich, ponieważ wybór jednego byłby zgadywaniem.

W obu przypadkach jest to sugestia, a nie reguła: uzupełnioną wartość można zmienić lub usunąć tak jak wszystko, co wybrano samodzielnie, i żadna kombinacja tagu i projektu nie jest odrzucana.

Nadanie tagowi kodu księgowego

Tag może nieść konto księgowe, na które księguje, tak jak nazywa je Państwa księgowy. Otwórz tag i wypełnij pole Kod księgowy, pod opisem. Kod jest dowolnym tekstem do 64 znaków, więc polskie litery, kropki, myślniki i podkreślenia są dozwolone, a kilka tagów może mieć ten sam kod. Pozostaw pole puste, jeśli tag nie ma własnego konta.

Na liście tagów tag z kodem pokazuje go pod nazwą jako Konto: i kod; najedź na niego, aby zobaczyć cały kod, gdy jest zbyt długi, by się zmieścić.

Kod ma znaczenie dla eksportu do Comarch Optima: jeśli tag ma kod, plik zawiera kod zamiast nazwy tagu, a tag bez kodu jest eksportowany pod swoją nazwą. Zobacz Eksporty księgowe.

Eksport i import tagów jako arkusza

Aby edytować wiele tagów naraz, kliknij Eksportuj na stronie grup tagów faktur. Pobierzesz plik .csv ze wszystkimi grupami tagów faktur i ich tagami, który otwiera się w Excelu. Każdy wiersz to jeden tag, a grupa bez tagów ma własny wiersz. Kolumny to:

id: identyfikator tagu. Nie zmieniaj go.
group: grupa tagów.
tag: nazwa tagu.
label: krótka etykieta. Jeśli przy nowym tagu zostawisz ją pustą, zostanie utworzona z nazwy.
order: kolejność. Mniejsze liczby pojawiają się wcześniej.
description: opis, opcjonalny.
direction: incoming, outgoing lub both.

Zmień plik, zapisz go jako .csv lub .xlsx, a następnie kliknij Importuj i wybierz go. Nic nie zostaje jeszcze zapisane: Flowtly najpierw pokazuje, co zrobi plik, czyli nowe grupy, nowe tagi i zmienione tagi. Jeśli wiersz zawiera błąd, na przykład etykietę dłuższą niż 32 znaki albo nieznany kierunek, zostaje wypisany z numerem wiersza i nic nie da się zastosować, dopóki plik nie zostanie poprawiony. Kliknij Zastosuj zmiany, aby zapisać.

Import nigdy nie usuwa. Tag, którego nie ma w pliku, pozostaje bez zmian. Tagi usuwa się na samej stronie.
Zmiana nazwy lub przeniesienie tagu działa dzięki id: zmień nazwę lub grupę w wierszu tego tagu.
Kopiowanie tagów do innej organizacji: zaimportuj tam ten sam plik. Identyfikatory nie są rozpoznawane w innej organizacji, więc wiersze są dopasowywane po nazwie grupy i tagu, a brakujące zostają utworzone.
Eksportowane i importowane są tylko grupy tagów faktur. Właścicieli tagów nie ma w pliku i pozostają bez zmian.

Przykładowe zastosowania

Dodanie zespołu księgowości do DW przy każdym e-mailu z fakturą.
Ograniczenie tagów grupy rejestrów sprzedaży do faktur wychodzących, aby przestały się pojawiać przy opisywaniu faktury od dostawcy.
Powiązanie każdego tagu centrum kosztów z jego projektem, aby faktura od dostawcy opisana tym tagiem trafiała od razu do właściwego projektu, bez drugiego wyboru.