Przetwarzaj faktury przychodzące w Flowtly

Zanim zaczniesz

Czego potrzebujesz

• Faktury dostawców do przetworzenia, otrzymane automatycznie lub zapisane jako pliki, które możesz wgrać.
• Miesiąc, do którego należy każdy koszt, jeśli nie wynika to jasno z dokumentu.

1. 1

   Otwórz Faktury Przychodzące i dodaj dokument

   Przejdź do Finanse i biznes → Faktury dostawców. Jeśli Twoja organizacja ma włączone E-Fakturowanie (KSeF), faktury dostawców są automatycznie pobierane z krajowego systemu e-fakturowania — kliknij Sprawdź e-faktury w prawym górnym rogu, aby wywołać natychmiastową synchronizację. Jeśli E-Fakturowanie nie jest skonfigurowane, przeciągnij i upuść plik PDF lub obraz na strefę przesyłania lub kliknij Wybierz plik (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, maks. 3 MB).

   Wskazówki

   • Skontaktuj się z administratorem Flowtly, jeśli nie widzisz przycisku Sprawdź e-faktury — E-Fakturowanie musi być najpierw włączone dla Twojej organizacji.
2. 2

   Kliknij fakturę, aby otworzyć panel przeglądu

   Lista pokazuje nazwę każdej faktury, status ukończenia (kółko postępu), kwotę, powiązaną transakcję, okres rozliczeniowy i datę otrzymania. Kółko poniżej 100% oznacza, że wciąż brakuje danych lub sugestie czekają na przejrzenie; jego kolor pokazuje wykryty problem — czerwony to niezgodność lub nieudana analiza, pomarańczowy to brakujące dane. Kliknij dowolny wiersz, aby otworzyć panel szczegółów. Niżej w panelu znajdziesz sekcję Notatka — wpisz wiadomość, którą Twój księgowy zobaczy obok faktury, lub podaj kontekst, którego AI Flowtly używa do przyszłych sugestii; zapisuje się automatycznie. Przed przetworzeniem sugestii AI kliknij Podgląd (ikona oka) na górze panelu, aby podejrzeć oryginalny dokument i zweryfikować jego dane.

   Wskazówki

   • Przetwarzaj faktury posortowane według Daty otrzymania (domyślnej), aby starsze dokumenty nie przeoczyły miesięcznego terminu.
   • Notatka księgowa powinna być krótka, ale konkretna — na przykład „Podróż służbowa do zwrotu, wizyta u klienta Q1”. AI Flowtly odczytuje tę notatkę, aby ulepszyć przyszłe sugestie dla podobnych faktur.
3. 3

   Zaakceptuj lub skoryguj powiązany miesiąc

   W sekcji Ustaw miesiąc powiązany Flowtly pokazuje miesiąc wyodrębniony z faktury przez OCR i uzasadnienie. Kliknij Zaakceptuj, jeśli miesiąc jest poprawny. Kliknij Edytuj sugestię, aby wybrać inny miesiąc z selektora dat, a następnie kliknij Zastosuj. Kliknij Odrzuć, aby wyczyścić sugestię i ustawić miesiąc ręcznie później.

   Wskazówki

   • Powiązany miesiąc to najważniejsze pole — Twój księgowy nie zaakceptuje faktury przy zamknięciu miesiąca bez niego.
4. 4

   Zaakceptuj lub skoryguj kwotę

   W sekcji Ustaw kwotę Flowtly pokazuje wartość brutto, kwotę netto i walutę wyodrębnione przez OCR. Kliknij Zaakceptuj, jeśli wartości są poprawne, lub kliknij Edytuj sugestię, aby ręcznie wprowadzić właściwe wartości, a następnie kliknij Zastosuj. Możesz też wpisać bezpośrednio w pola Netto i Brutto na górze panelu; każde z nich zapisuje się, gdy je opuścisz.

   Wskazówki

   • Jeśli wyodrębnione wartości wyglądają na błędne, otwórz Podgląd i dokładnie przejrzyj oryginalny dokument przed akceptacją.
5. 5

   Przypisz kontrahenta

   W sekcji Utwórz dostawcę (lub Dopasuj dostawcę, jeśli znaleziono dopasowanie) Flowtly pokazuje, co odczytał z faktury. Jeśli w Twoich rekordach istnieje pasujący dostawca, zaakceptuj sugestię. Jeśli nie, kliknij Edytuj sugestię: możesz albo wybrać istniejącego dostawcę z listy rozwijanej Wybierz istniejącego dostawcę, albo utworzyć nowego — formularz jest wstępnie wypełniony nazwą wyodrębnioną przez OCR, krajem, NIP-em i adresem. Kliknij Zastosuj, aby potwierdzić.

   Wskazówki

   • Utworzenie nowego dostawcy tutaj zapisuje go na stałe, więc przyszłe faktury od tej samej firmy będą automatycznie dopasowywane.
   • W panelu może się również pojawić sugestia grupy kosztowej. Zaakceptuj lub przypisz ją w taki sam sposób — zapewnia to prawidłowe skategoryzowanie faktury na potrzeby raportowania.
6. 6

   Zaakceptuj wszystko i potwierdź 100% ukończenia

   Po przejrzeniu poszczególnych sugestii kliknij Zaakceptuj wszystkie na dole sekcji Sugestie (przycisk pojawia się, gdy oczekuje więcej niż jedna sugestia), aby jednym kliknięciem potwierdzić wszystkie pozostałe oczekujące pozycje. Kółko statusu zmienia się na jednolicie zielone przy 100%, a wiersz listy pokazuje teraz kwotę, okres rozliczeniowy i numer powiązanej transakcji. Faktura jest gotowa dla Twojego księgowego.

   Wskazówki

   • Jeśli sugestia jest błędna, obsłuż ją indywidualnie przez Edytuj sugestię lub Odrzuć przed kliknięciem Zaakceptuj wszystkie — Zaakceptuj wszystkie potwierdza wszystkie nadal oczekujące sugestie zgodnie z ich aktualnym stanem.