Eksporty księgowe

Moduł Eksporty księgowe w Flowtly umożliwia organizacjom transfer danych finansowych i kadrowych z platformy do zewnętrznych systemów księgowych. Obsługuje formaty eksportu kompatybilne z popularnymi polskimi programami księgowymi: Comarch Optima, Symfonia, Wapro (w tym wariant Wapro Kaper / Fakir dla Księgi Podatkowej) i enova365.

Każdy system docelowy wykorzystuje dedykowany format pliku gotowy do importu. Wszystkie cztery obsługują eksport faktur i kosztów. Comarch Optima dodatkowo obsługuje dane dotyczące urlopów i nieobecności pracowników, co czyni go szczególnie przydatnym dla organizacji obsługujących listę płac przez Optimę. enova365 (producent Soneta) jest obsługiwany jako natywny eksport, umożliwiając księgowym bezpośredni import faktur i kosztów do systemu enova365.

Proces eksportu umożliwia użytkownikom wybór miesiąca lub konkretnego zakresu dat oraz wybór typu eksportu. Pomaga to zapewnić dokładność i kompletność przed przekazaniem danych zespołowi księgowemu lub importem do zewnętrznego oprogramowania.

Dwa formaty Optimy — i który wczytuje Państwa biuro rachunkowe

Flowtly przygotowuje dla Comarch Optima dwa różne pliki i nie są one zamienne.

JPK_V7M to deklaracja VAT dla urzędu skarbowego. Optima taki plik tworzy, żeby go wysłać — nie wczytuje go. Jeśli księgowy prosi o „plik do Optimy", zwykle nie chodzi o ten.

Praca rozproszona to własny format wymiany danych Comarch ERP Optima i to jego wczytuje biuro rachunkowe do swojej bazy. Ten format należy wybrać, gdy ktoś ma zaimportować Państwa dokumenty do Optimy.

Plik pracy rozproszonej jest adresowany do konkretnej bazy Optimy, więc zawiera dwa identyfikatory, które ustawia się raz w ustawieniach organizacji:

Identyfikator bazy źródłowej (BAZA_ZRD_ID) — Państwa, baza, z której pochodzą zapisy.
Identyfikator bazy docelowej (BAZA_DOC_ID) — biura rachunkowego, baza, do której zapisy trafiają.

Każdy ma najwyżej pięć znaków, a oba poda biuro rachunkowe. Odwrócenie kierunku adresuje plik do niewłaściwej bazy, dlatego Flowtly nie wykona eksportu, dopóki oba nie zostaną ustawione — zamiast zgadywać.

Jeśli kategorie lub rejestr w pliku pracy rozproszonej są pobierane z tagów dokumentu, tag z polem Kod księgowy jest zapisywany jako ten kod zamiast swojej nazwy, dzięki czemu zapisy trafiają na konta księgowe, których używa Państwa biuro rachunkowe; tag bez kodu jest zapisywany pod swoją nazwą. Kod ustawia się na tagu, w Ustawieniach fakturowania.

Dokumenty razem z rejestrem

Sam zapis w rejestrze Optimy mówi księgowemu, co zostało zaksięgowane, ale nie na jakiej podstawie. Flowtly potrafi umieścić dokumenty źródłowe wewnątrz tego samego pliku: dla każdego zapisu wizualizację PDF faktury oraz — jeśli faktura pochodzi z KSeF — oryginalny plik XML z KSeF.

Jest to opcjonalne, ponieważ znacząco zwiększa rozmiar pobieranego pliku: miesiąc dokumentów liczy się w megabajtach, a rok odpowiednio więcej. Warto zaznaczyć tę opcję, gdy osoba wczytująca potrzebuje także dokumentów; zostawić wyłączoną, gdy potrzebuje wyłącznie kwot.

Nadal dostępne jest archiwum dokumentów (ZIP), które realizuje to samo inaczej: rejestr oraz dokumenty obok niego, a nie w środku. Sprawdza się przy okresach na tyle dużych, że pojedynczy plik byłby niewygodny.

Co eksport zgłasza jako pominięte

Eksport do Optimy nie przemilcza dokumentów, których nie potrafi przypisać. Po pobraniu pliku Flowtly wymienia pozycje wymagające uwagi wraz z numerami dokumentów, aby można było poprawić dane i wygenerować plik ponownie, zamiast uzgadniać je ręcznie po imporcie.

Pozycje bez NIP kontrahenta. Są w pliku. Rejestr VAT wymaga wartości w tym polu, dlatego Flowtly wpisuje ustawowe BRAK — a Optima nie ma po czym dopasować kontrahenta, więc przypisuje każdą taką pozycję do !NIEOKREŚLONY!. Przy imporcie nic nie przepada, ale nie da się ustalić, czyj to dokument. Proszę uzupełnić NIP na kontrahencie i wyeksportować miesiąc ponownie.

Dokumenty wstrzymane przed zapisem do rejestru. Plik pracy rozproszonej pomija dokument, którego nie potrafi zaadresować: bez kontrahenta, z kontrahentem bez akronimu w Optimie oraz korektę, której kierunek płatności w Optimie nie został potwierdzony. Takich dokumentów nie ma w pliku, więc rejestr jest krótszy niż miesiąc, dopóki dane nie zostaną poprawione.

Dla każdej przyczyny wymienianych jest najwyżej pięćdziesiąt numerów dokumentów. Jeśli jest ich więcej, liczba dotyczy całości, a lista jest jej próbką.

Podstawa VAT eksportowanych kwot

Kwoty pozycji faktur w eksportach księgowych są kwotami netto, bez VAT. Flowtly przelicza pozycję na netto w chwili jej zapisu, dzięki czemu eksport nigdy nie musi zgadywać podstawy z napotkanej wartości — podobnie jak księgowy, który go importuje.

Ta gwarancja obowiązuje od 5 sierpnia 2026 r. Pozycje zapisane przed tą datą były przechowywane tak, jak podał je dokument źródłowy, i nadal mogą być przechowywane w kwotach brutto. Flowtly nie przelicza ich samodzielnie, ponieważ sposób, w jaki każda z nich została pierwotnie podana, nie został wtedy zapisany. Gdy eksport obejmuje okres przed tą datą, przed importem do systemu księgowego należy uzgodnić sumy z dokumentami źródłowymi.

Przekonwertowane kwoty

Jeśli eksportowana pozycja jest w walucie innej niż waluta organizacji, eksport przelicza ją po kursie na datę danej pozycji. Jeśli pary walutowej nie można wycenić w ogóle, eksport zatrzymuje się z komunikatem błędu zawierającym waluty, datę i pozycję — zamiast przekazywać księgowemu plik, którego wartości nie można uznać za wiarygodne. Zobacz Waluty i kursy wymiany, aby dowiedzieć się, które waluty można przeliczać i co zrobić z pozycją, której nie można przeliczyć.

Przykłady zastosowań

Eksport miesięcznych faktur w formacie Comarch Optima do importu przez zewnętrzny zespół księgowy.
Generowanie eksportu kompatybilnego z Symfonią po uzgodnieniu kosztów.
Eksport urlopów i nieobecności pracowników poprzez eksport Optima na potrzeby rozliczania płac.
Wykorzystanie eksportu Wapro do synchronizacji danych kosztowych z systemem księgowym organizacji lub eksportu Wapro Kaper do księgowania w Księdze Podatkowej (KPiR + rejestr VAT).
Wykorzystanie eksportu enova365 do przekazania faktur i kosztów księgowemu pracującemu w systemie enova365.
Eksport zestawień kosztów filtrowanych według zakresu dat na potrzeby kwartalnych przeglądów finansowych.