Dzienniki systemowe i historia audytu

Flowtly prowadzi dziennik systemowy oraz historię audytu, rejestrując kluczowe działania podejmowane w obrębie projektów, klientów, osób i zasobów danych Twojej organizacji. Zapisy te pomagają administratorom i menedżerom ustalić, kto wykonał daną czynność, co zostało zmienione oraz kiedy to nastąpiło, wspierając rozliczalność i zgodność w całym środowisku pracy.

Co jest rejestrowane

Historia audytu obejmuje działania takie jak zmiany w ustawieniach organizacji, aktualizacje danych klientów i projektów, modyfikacje danych osób i zasobów, a także inne istotne czynności wykonywane przez użytkowników w przestrzeni roboczej. Każdy wpis zawiera zazwyczaj informację o użytkowniku odpowiedzialnym za daną czynność, jej rodzaju oraz momencie wystąpienia.

Wpisy o nieobecnościach podają typ nieobecności. Wpis o czasie wolnym mówi, jakiego rodzaju był, w nawiasie po rzeczowniku: Time off (Delegation) was created, Time off request (Remote work) was approved. Dotyczy to utworzonych, zmienionych i usuniętych nieobecności oraz wniosków zatwierdzonych, zatwierdzonych bez powiadomień, samodzielnie zatwierdzonych i odrzuconych. Typ utworzony przez Twoją organizację jest pokazywany pod nazwą, którą mu nadano. Gdy typ nie jest znany, na przykład dlatego, że już nie istnieje, wpis brzmi po prostu Time off.

Przeglądanie historii audytu

Uprawnieni użytkownicy mogą przeglądać historię audytu, aby prześledzić zmiany wprowadzone w danym obszarze, np. w organizacji, projekcie lub karcie klienta. Dzięki temu zespoły mogą potwierdzić, że dane zostały poprawnie zaktualizowane, zweryfikować nieoczekiwane zmiany oraz zachować przejrzysty zapis aktywności w czasie.

Ekran Logi audytowe

Historia audytu to ekran Logi audytowe, w Ustawienia → Administracja → Logi audytowe. Wyświetla jeden wpis na każdą zapisaną czynność, od najnowszych, po 100 wpisów na stronę, w tych kolumnach:

• Akcja: co zostało zrobione i czego dotyczyło.
• Użytkownik: osoba, która to zrobiła.
• Powiązany członek zespołu: osoba, której dotyczy rekord, jeśli jest.
• Data: kiedy to się stało.
• Pokaż Więcej: otwiera szczegóły wpisu.

Wybranie nagłówka Akcja, Użytkownik, Powiązany członek zespołu lub Data sortuje cały dziennik według tej kolumny; ponowne wybranie odwraca kolejność.

Pole wyszukiwania znajduje wpisy po ich akcji oraz po nazwach użytkownika i powiązanego członka zespołu. Cztery filtry zawężają listę dalej. Pierwsze trzy przyjmują kilka wartości naraz, a Data przyjmuje zakres:

• Nazwa relacji: rodzaj rekordu, którego dotyczy wpis, na przykład umowa, wniosek o nieobecność, faktura lub ustawienie organizacji.
• Użytkownik: wpisy wykonane przez wskazane osoby.
• Powiązany członek zespołu: wpisy dotyczące wskazanych osób.
• Data: zakres dat, z gotowymi zakresami do wyboru.

Każdy używany filtr jest pokazany nad listą i można go usunąć osobno albo wszystkie naraz.

Od zdarzenia audytu do wysłanych e-maili

Niektóre zdarzenia audytu wysłały też powiadomienia, na przykład decyzja w sprawie wniosku o urlop. Gdy zdarzenie ma takie powiązanie, jego szczegóły oferują Zobacz powiązane powiadomienia. Otwiera to historię e-maili zawężoną do powiadomień dotyczących tego jednego rekordu, a wiersz nad listą podaje nazwę rekordu. Pokaż całą historię e-maili usuwa filtr. Wyniki wstrzymane tymczasowo nie zawierają odniesienia do rekordu, więc nie pojawiają się na zawężonej liście.

Historia e-maili jest dostępna tylko dla administratorów organizacji, więc odnośnik jest widoczny wyłącznie dla osób, które mogą ją otworzyć.

Dostęp i uprawnienia

Dostęp do dzienników systemowych i historii audytu jest kontrolowany na podstawie uprawnień przypisanych do ról. Administratorzy organizacji oraz menedżerowie z odpowiednim dostępem mogą przeglądać zapisy audytu dotyczące ich organizacji, natomiast zwykli użytkownicy mają zazwyczaj wgląd ograniczony do własnej aktywności lub rekordów, którymi mogą zarządzać.

Przykładowe zastosowania

• Administrator organizacji przegląda historię audytu, aby potwierdzić, który użytkownik zaktualizował dane rozliczeniowe klienta.
• Kierownik projektu sprawdza historię dziennika projektu, aby ustalić, kiedy i przez kogo dokonano zmiany statusu.
• Lider ds. zasobów analizuje historię audytu po zauważeniu nieoczekiwanej zmiany w alokacji członka zespołu.
• Osoba odpowiedzialna za zgodność sprawdza aktywność w rekordach osób, aby zweryfikować, czy przetwarzanie danych było zgodne z polityką organizacji.
• Osoba zarządzająca fakturami sprawdza, kto i kiedy przeniósł pozycję faktury do innego projektu, gdy przychód projektu nieoczekiwanie się zmienił.