Zasady firmowe

Zasady firmowe to spisane wewnętrzne reguły organizacji, aktualizowane na bieżąco: zasady urlopów, uprawnienia do benefitów, limity wydatków, korzystanie ze sprzętu. Każdy pracownik może je czytać. Pisać je może tylko administrator.

Każda zasada to strona ze stałym identyfikatorem, a jej treść jest przechowywana jako seria wersji. Wersja ma datę, od której obowiązuje, więc strona odpowiada na pytanie, które ma znaczenie po zmianie reguły: co obowiązywało 15 marca? Wcześniejsze brzmienie nie jest nadpisywane ani usuwane, zostaje czytelne pod swoją datą.

Czytanie zasady

Lista zasad pokazuje wszystkie zasady w organizacji. Po otwarciu jednej widać wersję obowiązującą dzisiaj, z datą, od której obowiązuje.

Historia wersji obok strony pokazuje wszystkie wersje i oznacza każdą z nich:

• Obowiązuje: brzmienie, które ma zastosowanie dzisiaj. Jest dokładnie jedno.
• Archiwalna: brzmienie, które obowiązywało wcześniej i zostało zastąpione. Nadal można je przeczytać.
• Zaplanowana: brzmienie już opublikowane, ale jego data jeszcze nie nadeszła. Jeszcze nie obowiązuje, choć każdy może je otworzyć i przeczytać.

Wybranie wersji archiwalnej otwiera ją z wyraźną informacją, że to nie jest dzisiejsza reguła. Ustawienie pola Na dzień na dzień w przeszłości pokazuje, co obowiązywało tego dnia.

Zasady mogą linkować do siebie nawzajem. Link w zasadzie zawsze prowadzi do wersji docelowej zasady obowiązującej w chwili kliknięcia, a nie do brzmienia, które obowiązywało, gdy link został napisany.

Tworzenie zasady

Te akcje widzi tylko administrator. Pozostali widzą te same strony bez nich.

Nowa zasada tworzy stronę. Wymaga tytułu i identyfikatora. Identyfikator służy innym zasadom do linkowania i nie można go później zmienić: nic nie zapisuje, które zasady linkują do danej strony, więc zmiana identyfikatora po cichu zepsułaby te linki.

Zmień nazwę zmienia tylko tytuł, z tego samego powodu.

Opublikuj wersję dodaje nową wersję. Wymaga treści i daty, od której wersja obowiązuje:

• Dzisiaj: od razu staje się wersją obowiązującą, a poprzednia staje się archiwalna.
• Data w przyszłości: wersja zostaje zapisana jako zaplanowana. Do tej daty obowiązuje dotychczasowe brzmienie, a edytor informuje o tym przy wyborze przyszłej daty. Tak przygotowuje się zmianę reguły ogłoszoną z wyprzedzeniem, bez wcześniejszego wejścia w życie.

Publikacja zawsze dodaje wersję. Opublikowanej wersji nie można edytować ani usunąć, i to jest celowe: wersja, którą dałoby się zmienić po fakcie, nie odpowie już, co obowiązywało w marcu. Poprawkę publikuje się jako nową wersję, tak jak aneks na papierze.

Administrator może natomiast wycofać całą zasadę. Wtedy znika ona z listy i nie da się jej otworzyć.

Zasady nie wysyłają powiadomień o nowej wersji, nie zbierają potwierdzeń zapoznania się i nie są podpisywane. Data wejścia w życie zmienia tylko to, które brzmienie jest pokazywane jako obowiązujące. Do podpisu elektronicznego służy osobna funkcja w Zarządzaniu dokumentami.

Przykładowe zastosowania

• Opublikuj zasady urlopowe, żeby każdy pracownik mógł przeczytać aktualne reguły bez pytania.
• Odpowiedz księgowej na pytanie, która zasada benefitowa obowiązywała w dniu wypłaty.
• Przygotuj z wyprzedzeniem limity wydatków na kolejny kwartał z datą pierwszego dnia miesiąca, a do tego dnia pracownicy nadal widzą obecne limity jako obowiązujące.
• Popraw błąd w obecnym brzmieniu, publikując poprawioną wersję; zapis tego, co obowiązywało wcześniej, zostaje nienaruszony.
• Podlinkuj zasady korzystania ze sprzętu z zasad onboardingu, żeby nowa osoba przeszła z jednej strony na drugą.