Typy urlopów

Typy urlopów w Flowtly umożliwiają konfigurację i zarządzanie różnymi kategoriami nieobecności dostępnymi dla pracowników. Każdy typ urlopu reprezentuje odrębną formę nieobecności, taką jak urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, urlop rodzicielski lub urlop bezpłatny. Definiując te typy, ustanawiasz ustrukturyzowaną politykę urlopową stosowaną konsekwentnie w całej organizacji.

Każdy typ urlopu można dostosować za pomocą określonych reguł, w tym tego, czy wymaga zatwierdzenia, czy pomniejsza saldo urlopowe pracownika i jak wyświetla się w widokach harmonogramów i raportów. Ta elastyczność pozwala dokładnie odwzorować polityki urlopowe organizacji, niezależnie od złożoności czy wymagań regionalnych.

Prawidłowo skonfigurowane typy urlopów są niezbędne do dokładnego śledzenia urlopów, obliczeń płacowych i raportowania zgodności. Gdy pracownicy składają wniosek o czas wolny, wybierają z dostępnych typów urlopów, a system automatycznie stosuje prawidłowe reguły i potrącenia. Eliminuje to ręczne śledzenie i zmniejsza ryzyko nieprawidłowego stosowania polityki.

Wnioski cykliczne

Typ urlopu może pozwalać pracownikom na złożenie wniosku o nieobecność cykliczną — „w każdy wtorek", „co drugi piątek", „10. dnia każdego miesiąca" — zamiast składania tego samego wniosku tydzień po tygodniu. Ustawia się to osobno dla każdego typu, opcją Można złożyć wniosek cykliczny dla tego typu, i domyślnie jest ona wyłączona dla wszystkich typów.

Włącz ją tylko tam, gdzie powtarzalność ma sens. Regularna cotygodniowa delegacja albo stały dzień pracy zdalnej to przypadki, dla których ją zbudowano; cykliczne zwolnienie lekarskie — nie.

Gdy jest włączona, pracownik składający wniosek tego typu widzi dodatkową opcję Powtarzaj, w której wybiera częstotliwość, dzień oraz moment zakończenia serii — konkretną datą, po określonej liczbie wystąpień albo nigdy. Menedżerowie mogą zawsze utworzyć nieobecność cykliczną dla pracownika, dla dowolnego typu, niezależnie od tego ustawienia.

Dwie rzeczy, o których warto wiedzieć przed włączeniem:

• Wniosek cykliczny tworzy regułę, a nie pojedynczy wniosek. Flowtly następnie samodzielnie rezerwuje każde wystąpienie, gdy nadejdzie jego termin. Reguła określa, kiedy się kończy, więc seria nie może przypadkiem trwać w nieskończoność.
• Zatwierdzenie jest udzielane raz, dla całej serii — nie dla każdego wystąpienia. Jeśli typ wymaga zatwierdzenia, włączenie tej opcji oznacza, że poszczególne terminy nie będą osobno trafiać do osoby zatwierdzającej. Weź to pod uwagę przy typach, których sensem jest zatwierdzanie każdego wniosku.

Nieobecność zarezerwowana z reguły podlega takiemu samemu rozliczeniu płacowemu jak każda inna nieobecność tego typu: gdy organizacja przypisała typ niestandardowy do kodu płacowego, wystąpienia otrzymują ten kod tak samo jak wniosek złożony ręcznie.

Usunięcie reguły zatrzymuje przyszłe wystąpienia i pozostawia już zarezerwowane nieobecności bez zmian; są one prawdziwym urlopem i usuwa się je osobno, jeśli taka jest intencja.

Ustawienie typu jako nieaktywnego wstrzymuje serię, która już działa. Wycofanie typu jest pełne: nikt nie rozpocznie na nim nowej nieobecności cyklicznej, istniejącej reguły nie da się na niego przełączyć, a reguła już na nim działająca przestaje rezerwować kolejne wystąpienia tak długo, jak typ pozostaje wycofany. Sama reguła nie zostaje usunięta — pozostaje przy pracowniku, wstrzymana.

Ponowne włączenie typu wznawia serię od tego momentu. Wystąpienia, które przypadały w czasie, gdy typ był wycofany, nie zostaną zarezerwowane później: to wycofanie typu je zatrzymało, a ponowne udostępnienie go nie uzupełnia ich wstecz. Nieobecności zarezerwowane przed wycofaniem typu pozostają bez zmian — są prawdziwym urlopem, liczą się do czasu pracownika, widać je w planerze i trafiają do eksportów.

Usuń regułę, aby zakończyć serię na stałe. To właśnie kończy ją nieodwracalnie — niezależnie od tego, czy jej typ jest nadal oferowany — i może to zrobić zarówno osoba, której reguła dotyczy, jak i menedżer. Już zarezerwowane nieobecności pozostają na swoim miejscu, jak wyżej. Reguły na wycofanym typie nie można edytować, więc dopóki typ jest wycofany, usunięcie jest jedyną dostępną zmianą.

Zwalnianie miejsca parkingowego podczas nieobecności

Typ urlopu może zwalniać miejsce parkingowe osoby, gdy jej nie ma. Zaznacz w formularzu typu Nieobecność tego typu zwalnia miejsce parkingowe osoby; domyślnie opcja jest wyłączona. Gdy nieobecność tego typu zostanie zatwierdzona, rezerwacje miejsca parkingowego osoby na dni nieobecności są anulowane, od dziś, aby współpracownik mógł je zarezerwować.

• Edycja nieobecności też się liczy. Jej wydłużenie zwalnia dodane dni, a zmiana na typ, który zwalnia parking, zwalnia miejsce na całą pozostałą nieobecność. Zmiana na typ, który nie zwalnia parkingu, nic nie zwraca: miejsce już zwolnione pozostaje wolne, ponieważ ktoś inny mógł je już zarezerwować.
• Zwalniane są tylko rezerwacje parkingowe. Rezerwacja jest traktowana jako parkingowa, gdy zestaw atrybutów zasobu używa ikony parkingu lub ma w nazwie „parking”. Biurka, sale i inne zasoby zarezerwowane przez osobę pozostają nietknięte.

Przykłady zastosowań

• Konfiguracja urlopu wypoczynkowego: Ustawienie standardowego typu urlopu wypoczynkowego z określonym limitem na pracownika, automatycznym śledzeniem salda i wymaganiem zatwierdzenia przez menedżera.
• Śledzenie zwolnień lekarskich: Utworzenie typu zwolnienia lekarskiego rejestrującego nieobecności bez potrącania z salda urlopu wypoczynkowego, wspierającego dokładne raportowanie nieobecności zdrowotnych.
• Urlop rodzicielski: Definiowanie typów urlopu rodzicielskiego zgodnych z lokalnymi przepisami prawa pracy, w tym wydłużony czas trwania i specyficzne obiegi zatwierdzania.
• Urlop bezpłatny: Konfiguracja typu urlopu bezpłatnego na sytuacje, gdy pracownicy potrzebują czasu wolnego wykraczającego poza płatny limit, zapewniając prawidłową korektę wynagrodzenia.
• Wspólny parking: Pozwól, aby typ delegacji lub urlopu wypoczynkowego zwalniał miejsce parkingowe osoby, tak aby było wolne dla współpracowników podczas jej nieobecności.
• Dni ustawowo wolne: Ustawienie typu dnia ustawowo wolnego do oznaczania dni wolnych obowiązujących całą organizację, które nie wpływają na indywidualne salda urlopowe.