Tworzenie wniosku o nieobecność

Flowtly umożliwia składanie wniosków o różne rodzaje nieobecności. Podczas tworzenia wniosku dostępne są wyłącznie te typy nieobecności, które zostały skonfigurowane przez Twoją organizację. Jeśli dany typ nieobecności nie jest wymieniony na liście, oznacza to, że nie został skonfigurowany lub udostępniony przez Twoją organizację (szczegóły znajdziesz w sekcji Typy urlopów w Ustawieniach).

Nie wszystkie typy nieobecności wpływają na saldo dni wolnych pracownika. Domyślnie, tylko wnioski o nieobecność typu „urlop wypoczynkowy” (vacation) oraz „na żądanie” (on demand) zostaną odjęte od Twojego pozostałego salda dni wolnych po ich zatwierdzeniu przez menedżerów. Saldo dni wolnych jest obliczane na podstawie pól „Wymiar etatu” (Job Size) i „Godziny tygodniowo” (Hours per Week) ustawionych w umowach pracowników.

Uwaga: Dostępne dni wolne są wyświetlane na pasku na dole strony „Moje nieobecności”. Ta sekcja pokazuje całkowite dostępne saldo dni wolnych oraz, jeśli dotyczy, liczbę oczekujących wniosków o nieobecność, które nie zostały jeszcze zatwierdzone.

Kroki tworzenia wniosku o nieobecność

Aby utworzyć wniosek o nieobecność, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Moje nieobecności z menu głównego.
2. Kliknij przycisk „Nowy wniosek o nieobecność” w prawym górnym rogu strony.
3. Wprowadź szczegóły wniosku:
   • Typ: Określ typ nieobecności, o którą wnioskujesz (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie itp.).
   • Opis: Podaj krótki opis lub powód nieobecności (może być opcjonalny, jeśli tak skonfigurowano w ustawieniach).
   • Okres nieobecności: Wybierz dzień lub okres nieobecności w kalendarzu, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść.

Uwaga: Po wybraniu typu nieobecności, pole opisu zostanie oznaczone jako wymagane lub pozostanie opcjonalne, w zależności od wspólnych ustawień dotyczących nieobecności.

Uwaga: Masz również możliwość wyboru kilku godzin (od 1 do 7) w polu Godziny, jeśli wnioskowana nieobecność jest krótsza niż jeden pełny dzień.

Uwaga: Po wybraniu typu i dat panel obok formularza pokazuje, co wniosek by zmienił, zanim go wyślesz. Podaje liczbę dni roboczych, które wniosek faktycznie kosztuje (weekendy, dni ustawowo wolne i Twój własny wymiar czasu pracy są już odjęte), Twoje saldo teraz i to, jakie by się stało, oraz ile pozostałoby do wykorzystania do końca roku. Pasek pokazuje wniosek na tle całego rocznego wymiaru, a część wykraczająca poza to, co już naliczono, jest oznaczona osobno.

Uwaga: Panel daje też jedną z trzech odpowiedzi. Mieści się: wniosek nie wykracza poza urlop już naliczony. Bierzesz go z wyprzedzeniem: urlop jeszcze się nie naliczył, Twoja organizacja na to pozwala, a panel podaje datę, do której się wyrówna. Przekracza Twój roczny wymiar: wniosku nie da się wysłać, a panel wyjaśnia dlaczego.

Uwaga: Jeśli daty nakładają się na nieobecność, którą już masz, panel mówi o tym przed wysłaniem, zamiast pozwolić wnioskowi nie przejść później. Wskazuje również, do kogo wniosek trafi do zatwierdzenia, oraz kiedy dla wybranego typu i powodu wymagany jest dokument. Na liście typów każdy typ pokazuje, ile Ci go zostało, a kalendarz zaznacza weekendy i dni ustawowo wolne, stawia kropkę przy dniach już zarezerwowanych i wyróżnia dzisiejszy dzień.

4. Kliknij Utwórz wniosek, aby zapisać swój wniosek o nieobecność.

Po zapisaniu wniosku o nieobecność pojawi się on w zakładce Wnioski o nieobecność na stronie „Moje nieobecności” z jego aktualnym statusem. Pojawi się również w zakładce Wnioski o nieobecność w sekcji Zarządzanie nieobecnościami, aby mógł zostać zatwierdzony lub odrzucony przez menedżerów.

Historia nieobecności

Zakładka „Historia nieobecności” wyświetla pełną listę wszystkich w pełni zatwierdzonych wniosków o nieobecność. Gdy wniosek o nieobecność otrzyma wszystkie niezbędne zatwierdzenia, automatycznie pojawi się w tym widoku.

Każdy wiersz w tabeli zawiera następujące szczegóły:

• Typ nieobecności – Kategoria wykorzystanej nieobecności (np. Urlop wypoczynkowy, Urlop okolicznościowy, Choroba).
• Opis – Opis podany podczas tworzenia wniosku (może być opcjonalny).
• Od / Do – Daty rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.
• Czas trwania – Całkowita długość nieobecności (w godzinach lub dniach).
• Status – Ostateczny status zatwierdzenia nieobecności („Zaakceptowano”).

Ta zakładka umożliwia pracownikom łatwy przegląd ich historycznych zapisów nieobecności. Użyj filtrów na górze, aby zawęzić wyniki według typu nieobecności lub zakresu dat.

Zarządzanie własnymi wnioskami o nieobecność

Możesz anulować swój wniosek, klikając przycisk Kosz obok wniosku i potwierdzając swój wybór. Opcja ta jest dostępna, dopóki Twój wniosek nie został jeszcze zatwierdzony lub odrzucony przez menedżera.

Załączanie dokumentu potwierdzającego

Niektóre rodzaje urlopu wymagają dokumentu potwierdzającego, na przykład zwolnienia lekarskiego. Gdy Twój wniosek oczekuje na zatwierdzenie, otwórz go z zakładki Wnioski o nieobecność. Sekcja Dokumenty potwierdzające pokazuje, czy nadal brakuje dokumentu, a Załącz dokument pozwala wybrać plik. Po dołączeniu dokumentu osoby, które widzą Twój wniosek — Ty, dział HR i Twoi zatwierdzający — mogą go otworzyć z tej samej sekcji.

Uwaga: Załącz dokument, zanim wniosek zostanie zatwierdzony: rodzaj, który go wymaga, nie może zostać zatwierdzony bez niego. Wniosek rodzaju Akceptowane automatycznie jest akceptowany od razu po wysłaniu; gdy pojawi się w zakładce Historia nieobecności, możesz (Ty lub dział HR) dołączyć tam dokument zamiast robić to z poziomu wniosku.

Powiadomienie o zatwierdzeniu lub odrzuceniu

• Zatwierdzenie: Jeśli Twój wniosek zostanie zatwierdzony, otrzymasz powiadomienie e-mail, a status wniosku zmieni się na Zaakceptowany, a zatwierdzona nieobecność zostanie przeniesiona do zakładki „Historia nieobecności”. Jeśli w Twojej organizacji skonfigurowano więcej niż jedno zatwierdzenie, wniosek pozostanie w statusie oczekującym po jednym zatwierdzeniu, do momentu uzyskania wszystkich niezbędnych zgód.
• Odrzucenie: Jeśli Twój wniosek zostanie odrzucony, również otrzymasz powiadomienie e-mail, a wniosek zostanie usunięty z listy Wnioski o nieobecność.

Przykładowe przypadki użycia

• Wnioskowanie o tygodniowy urlop wypoczynkowy na zaplanowaną podróż.
• Składanie wniosku o jednodniową nieobecność na wizytę u lekarza.
• Rezerwowanie kilku godzin nieobecności na sprawy osobiste.
• Ubieganie się o dłuższy okres urlopu rodzicielskiego, jeśli został skonfigurowany przez Twoją organizację.