Tworzenie wniosku o nieobecność

Flowtly umożliwia składanie wniosków o różne rodzaje nieobecności. Podczas tworzenia wniosku dostępne są wyłącznie te typy nieobecności, które zostały skonfigurowane przez Twoją organizację. Jeśli dany typ nieobecności nie jest wymieniony na liście, oznacza to, że nie został skonfigurowany lub udostępniony przez Twoją organizację (szczegóły znajdziesz w sekcji Typy urlopów w Ustawieniach).

Nie wszystkie typy nieobecności wpływają na saldo dni wolnych pracownika. Domyślnie, tylko wnioski o nieobecność typu „urlop wypoczynkowy” (vacation) oraz „na żądanie” (on demand) zostaną odjęte od Twojego pozostałego salda dni wolnych po ich zatwierdzeniu przez menedżerów. Saldo dni wolnych jest obliczane na podstawie pól „Wymiar etatu” (Job Size) i „Godziny tygodniowo” (Hours per Week) ustawionych w umowach pracowników.

Uwaga: Dostępne dni wolne są wyświetlane na pasku na dole strony „Moje dni wolne”. Ta sekcja pokazuje całkowite dostępne saldo dni wolnych oraz, jeśli dotyczy, liczbę oczekujących wniosków o nieobecność, które nie zostały jeszcze zatwierdzone.

Kroki tworzenia wniosku o nieobecność

Aby utworzyć wniosek o nieobecność, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Moje dni wolne z menu głównego.
2. Kliknij przycisk „Nowy wniosek o nieobecność” w prawym górnym rogu strony.
3. Wprowadź szczegóły wniosku:
   • Typ: Określ typ nieobecności, o którą wnioskujesz (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie itp.).
   • Opis: Podaj krótki opis lub powód nieobecności (może być opcjonalny, jeśli tak skonfigurowano w ustawieniach).
   • Okres nieobecności: Wybierz dzień lub okres nieobecności w kalendarzu, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść.

Uwaga: Po wybraniu typu nieobecności, pole opisu zostanie oznaczone jako wymagane lub pozostanie opcjonalne, w zależności od wspólnych ustawień dotyczących nieobecności.

Uwaga: Masz również możliwość wyboru kilku godzin (od 1 do 7) w polu Godziny, jeśli wnioskowana nieobecność jest krótsza niż jeden pełny dzień.

Uwaga: Poniżej formularza znajduje się sekcja podsumowania, która zawiera aktualne saldo dni wolnych, wnioskowany okres nieobecności (np. 1 dzień) oraz zaktualizowane saldo po zatwierdzeniu nieobecności. Daje to użytkownikom jasny przegląd tego, jak wnioskowana nieobecność wpłynie na ich pozostałe saldo dni wolnych.

4. Kliknij Utwórz wniosek, aby zapisać swój wniosek o nieobecność.

Po zapisaniu wniosku o nieobecność pojawi się on w zakładce Wnioski o nieobecność na stronie „Moje dni wolne” z jego aktualnym statusem. Pojawi się również w zakładce Wnioski o nieobecność w sekcji Zarządzanie nieobecnościami, aby mógł zostać zatwierdzony lub odrzucony przez menedżerów.

Historia nieobecności

Zakładka „Historia nieobecności” wyświetla pełną listę wszystkich w pełni zatwierdzonych wniosków o nieobecność. Gdy wniosek o nieobecność otrzyma wszystkie niezbędne zatwierdzenia, automatycznie pojawi się w tym widoku.

Każdy wiersz w tabeli zawiera następujące szczegóły:

• Typ nieobecności – Kategoria wykorzystanej nieobecności (np. Urlop wypoczynkowy, Urlop okolicznościowy, Choroba).
• Opis – Opis podany podczas tworzenia wniosku (może być opcjonalny).
• Od / Do – Daty rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.
• Czas trwania – Całkowita długość nieobecności (w godzinach lub dniach).
• Status – Ostateczny status zatwierdzenia nieobecności („Zaakceptowano”).

Ta zakładka umożliwia pracownikom łatwy przegląd ich historycznych zapisów nieobecności. Użyj filtrów na górze, aby zawęzić wyniki według typu nieobecności lub zakresu dat.

Zarządzanie własnymi wnioskami o nieobecność

Możesz anulować swój wniosek, klikając przycisk Kosz obok wniosku i potwierdzając swój wybór. Opcja ta jest dostępna, dopóki Twój wniosek nie został jeszcze zatwierdzony lub odrzucony przez menedżera.

Powiadomienie o zatwierdzeniu lub odrzuceniu

• Zatwierdzenie: Jeśli Twój wniosek zostanie zatwierdzony, otrzymasz powiadomienie e-mail, a status wniosku zmieni się na Zaakceptowany, a zatwierdzona nieobecność zostanie przeniesiona do zakładki „Historia nieobecności”. Jeśli w Twojej organizacji skonfigurowano więcej niż jedno zatwierdzenie, wniosek pozostanie w statusie oczekującym po jednym zatwierdzeniu, do momentu uzyskania wszystkich niezbędnych zgód.
• Odrzucenie: Jeśli Twój wniosek zostanie odrzucony, również otrzymasz powiadomienie e-mail, a wniosek zostanie usunięty z listy Wnioski o nieobecność.

Przykładowe przypadki użycia

• Wnioskowanie o tygodniowy urlop wypoczynkowy na zaplanowaną podróż.
• Składanie wniosku o jednodniową nieobecność na wizytę u lekarza.
• Rezerwowanie kilku godzin nieobecności na sprawy osobiste.
• Ubieganie się o dłuższy okres urlopu rodzicielskiego, jeśli został skonfigurowany przez Twoją organizację.