Ogólne ustawienia urlopów

W Flowtly, jako menedżer, możesz skonfigurować ogólne ustawienia urlopowe dla swojej organizacji, aby dostosować zarządzanie urlopami do polityki firmy i potrzeb operacyjnych. Ustawienia te umożliwiają dostosowanie procesów zatwierdzania oraz definiowanie kategorii różnych rodzajów urlopów. Aby zaktualizować te ustawienia, przejdź do Ustawień w głównym menu organizacji i wybierz kafelek Rodzaje dni wolnych.

Liczba zatwierdzeń

Liczba zatwierdzeń określa liczbę zatwierdzeń wymaganych, aby wniosek urlopowy został ostatecznie zaakceptowany. Ustawienie to gwarantuje, że wnioski urlopowe są odpowiednio weryfikowane i autoryzowane przed ich potwierdzeniem.

Aby skonfigurować Liczbę zatwierdzeń dla Twojej organizacji:

1. Przejdź do Ustawień w głównym menu.
2. Wybierz kafelek Rodzaje dni wolnych.
3. W sekcji Liczba zatwierdzeń wprowadź pożądaną liczbę zatwierdzeń potrzebnych do zatwierdzenia wniosku.
4. Wybierz Zapisz.

Na przykład: Jeśli ustawisz Liczbę zatwierdzeń na 2, wnioski urlopowe pracowników pozostaną w statusie oczekującym, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez dwie osoby z wyznaczoną rolą.

Rodzaje Urlopów

Wszystkie rodzaje urlopów można znaleźć i dostosować w sekcji Rodzaje dni wolnych, która znajduje się poniżej ustawień Liczby zatwierdzeń w kafelku Rodzaje dni wolnych. Każdy rodzaj urlopu ma przypisany kolor i ikonę, co ułatwia jego identyfikację.

Flowtly ma dwanaście wbudowanych rodzajów nieobecności:

• Wakacje
• Choroba
• Odbiór dnia
• Ślub
• Wojsko
• Bezpłatny
• Praca zdalna
• Na żądanie
• Sprawy rodzinne
• Szkolenie
• Biuro klienta
• Dzień wolny za święto

Możesz edytować tę listę zgodnie z polityką swojej firmy, możesz też dodawać własne rodzaje, jak opisano niżej w sekcji Dodawanie rodzaju nieobecności. Aby uniemożliwić pracownikom wnioskowanie o konkretny rodzaj urlopu, możesz dezaktywować jego status.

Aby zarządzać rodzajami urlopów:

1. Przejdź do Ustawień w głównym menu.
2. Wybierz kafelek Rodzaje dni wolnych.
3. Przewiń do sekcji Rodzaje dni wolnych.
4. Wybierz ikonę ołówka (tryb edycji) obok rodzaju urlopu, który chcesz zmodyfikować.
5. Aby dezaktywować rodzaj urlopu, odznacz Aktywny.
6. Aby aktywować rodzaj urlopu, zaznacz Aktywny.
7. Aby opis był obowiązkowy przy wnioskowaniu o ten rodzaj urlopu, zaznacz Opis wymagany.
8. Wybierz Zapisz.

Jeśli opcja Opis wymagany jest odznaczona, pole opisu pozostanie opcjonalne dla tego rodzaju urlopu.

Rodzaj urlopu może też prosić o dokument potwierdzający, na przykład zwolnienie lekarskie. Gdy rodzaj jest ustawiony na Wymaga zatwierdzenia, zaznacz Wymagany dokument przed zatwierdzeniem: wniosku nie da się zatwierdzić, dopóki nie zostanie dołączony dokument. Gdy rodzaj jest ustawiony na Akceptowane automatycznie, ta sama opcja nazywa się Proś o dokument potwierdzający: ponieważ wniosek jest akceptowany od razu, brak dokumentu go nie wstrzymuje: dokument można dołączyć później z poziomu wpisu tej nieobecności w zakładce Historia nieobecności, zamiast z poziomu samego wniosku. Ustawienie zostaje zachowane, jeśli później zmienisz tryb zatwierdzania.

Dodawanie rodzaju nieobecności

Przycisk Dodaj rodzaj nieobecności, w kafelku Rodzaje dni wolnych, otwiera okno z dwiema drogami do celu. Nie są to warianty tego samego, więc warto wiedzieć, której potrzebujesz, zanim zaczniesz pisać.

Predefiniowany włącza jeden z dwunastu wbudowanych rodzajów wymienionych wyżej, pod nazwą, którą sam wybierzesz. Wskaż rodzaj na liście Rodzaj wbudowany i wpisz w polu Nazwa tę nazwę, której używa Twoja organizacja. Nazwa jest tym, co pracownik widzi, wnioskując o nieobecność; wbudowany rodzaj za nią jest tym, co rozpoznaje reszta Flowtly. Każdy wbudowany rodzaj można włączyć tylko raz, więc lista pokazuje wyłącznie te, które nie są jeszcze w użyciu, a gdy w użyciu jest już cała dwunastka, mówi o tym wprost.

Niestandardowy tworzy rodzaj nieobecności od zera. Wymaga nazwy, ikony i koloru — wszystkie trzy są obowiązkowe — i niczego poza tym: nie stoi za nim żaden wbudowany rodzaj. Wybierz go, gdy nieobecność, którą rejestruje Twoja organizacja, nie jest żadną z tych dwunastu, na przykład wyjazd służbowy.

Ten wybór nie dotyczy wyłącznie nazwy i to jest część, którą warto przeczytać, zanim sięgniesz po tryb Niestandardowy. Wbudowany rodzaj jest tym, który Flowtly rozpoznaje jako określony rodzaj nieobecności, więc zachowania przypisane do tego rodzaju idą razem z nim. Nieobecność wzięta jako Wakacje albo Na żądanie pomniejsza naliczony limit urlopu wypoczynkowego. Praca zdalna to rodzaj, na który zapisuje się znacznik pracy zdalnej w rejestrze czasu pracy. Rodzaj niestandardowy nie niesie ze sobą nic z tego. Jest pełnoprawnym rodzajem nieobecności — pracownicy o niego wnioskują, pojawia się w kalendarzu i w raportach, można też przyznać dla niego limit konkretnej osobie — ale nic nie traktuje go jak rodzaju, do którego jest podobny z nazwy. Rodzaj niestandardowy nazwany „Urlop wypoczynkowy” nie pomniejszy limitu urlopu wypoczynkowego; robi to wbudowany rodzaj Wakacje. Jeśli nieobecność, którą dodajesz, zachowuje się jak jeden z tych dwunastu, wybierz go w trybie Predefiniowany i zmień mu nazwę, zamiast odtwarzać go jako niestandardowy.

Oba tryby dają obok nazwy te same ustawienia i każde z nich można zmienić później: Aktywny, Opis wymagany, opisaną wyżej na tej stronie opcję dokumentu potwierdzającego, Można wybrać projekt we wniosku, Można złożyć wniosek cykliczny dla tego typu oraz to, czy rodzaj Wymaga zatwierdzenia, czy jest Akceptowane automatycznie. Dodany rodzaj wymaga zatwierdzenia i o nic więcej nie prosi, dopóki sam tego nie zmienisz.

Przykładowe zastosowania

• Centralizowane zatwierdzanie: Duża organizacja konfiguruje Liczbę zatwierdzeń tak, aby wymagała dwóch poziomów zatwierdzeń (np. bezpośredniego przełożonego i kierownika działu) dla wszystkich wniosków urlopowych, w celu zapewnienia odpowiedniej obsady kadrowej.
• Usprawnione zatwierdzanie: Mały zespół o płaskiej strukturze ustala Liczbę zatwierdzeń na jeden, co pozwala jednemu wyznaczonemu akceptantowi szybko przetwarzać wnioski urlopowe.
• Niestandardowe kategorie urlopów: Firma dostosowuje Rodzaje Urlopów, aby uwzględnić specyficzne kategorie, takie jak „Dzień Wolontariatu” lub „Urlop Szkoleniowy”, odzwierciedlając unikalne świadczenia pracownicze lub specyficzne potrzeby branżowe.
• Zgodność z polityką: Organizacja dezaktywuje rodzaje urlopów, takie jak „Ślub” lub „Wojsko”, jeśli nie mają zastosowania do obecnej kadry pracowniczej lub wewnętrznych polityk, upraszczając dostępne opcje dla pracowników.