Zarządzanie urlopami

Jako menedżer masz możliwość przeglądania przychodzących wniosków urlopowych oraz zaakceptowania lub odrzucenia ich jednym kliknięciem. W menu głównym znajduje się dedykowana pozycja: Zarządzanie urlopami. W zarządzaniu urlopami dostępne są dwa widoki, które ułatwią Ci pracę. Pierwszym z nich jest zakładka Wnioski urlopowe. To tutaj wyświetlane są wszystkie złożone wnioski o urlop.

Nie potrzebujesz do tego roli menedżera nieobecności: każdy, kto został ustalony jako osoba zatwierdzająca danej osoby — wskazany wprost, jej przełożony lub kierownik jej działu — ma na jej wnioskach te same przyciski Akceptuj i Odrzuć. Zobacz Osoby zatwierdzające nieobecności.

Ta sekcja zawiera kluczowe informacje o każdym wniosku, w tym:

Pracownik: Imię i nazwisko pracownika składającego wniosek o urlop.
Typ urlopu: Określa rodzaj wniosku o urlop.
Opis: Krótkie wyjaśnienie lub dodatkowe szczegóły podane przez pracownika (pole może być puste, jeśli skonfigurowano je jako opcjonalne).
Okres: Daty rozpoczęcia i zakończenia wnioskowanego urlopu.
Czas trwania: Całkowity czas trwania urlopu, podany w godzinach.
Status: Aktualny status wniosku (np. Oczekujący – w przypadku braku akceptacji; lub Zaakceptowany 1/2, Zaakceptowany 2/3 – jeśli wymaganych jest wiele akceptacji).
Szczegóły (ikona strzałki): Kliknięcie ikony strzałki otwiera panel boczny ze szczegółowymi informacjami o wybranym urlopie. Ten widok pełni funkcję zarówno panelu informacyjnego, jak i centrum działań dla osób akceptujących.

Panel boczny zawiera:

Imię i nazwisko pracownika oraz jego awatar
Okres urlopu: wyraźnie wskazuje daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, wraz z łączną liczbą wnioskowanych godzin lub dni.
Aktualny bilans urlopowy oraz bilans po uwzględnieniu wnioskowanego urlopu
Typ urlopu i opis (jeśli został podany)
Ścieżka akceptacji: wyświetla listę osób akceptujących, jeśli wymagana jest więcej niż jedna akceptacja.

Dokumenty potwierdzające

Gdy rodzaj urlopu wymaga dokumentu potwierdzającego, panel boczny pokazuje sekcję Dokumenty potwierdzające: już dołączone dokumenty, z których każdy można otworzyć, oraz ostrzeżenie, dopóki jednego wciąż brakuje. Wniosku, którego rodzaj wymaga dokumentu, nie można zaakceptować, dopóki nie zostanie dołączony.

Pracownik oraz każdy, kto ma rolę menedżera nieobecności, może go dodać za pomocą Załącz dokument — na przykład w imieniu pracownika, który jest na zwolnieniu lekarskim. Osoba zatwierdzająca bez tej roli może otworzyć dokument, ale nie może go załączyć: dokument pochodzi od pracownika, a osoba zatwierdzająca jest tą, która na niego czeka.

Mechanizm akceptacji

Jeśli wymagana jest tylko jedna akceptacja (tj. liczba akceptacji wynosi 1), pierwsza osoba akceptująca wniosek zakończy cały proces akceptacji:

Status wniosku zmienia się z „Oczekujący” na „Zaakceptowany”.
Wniosek jest automatycznie przenoszony do zakładki Historia urlopów.
Osoba akceptująca widzi przyciski „Akceptuj” i „Odrzuć”.

Jeśli wymaganych jest wiele akceptacji:

Po akceptacji przez bieżącego użytkownika przyciski akcji przestają być widoczne.
Urlop pozostaje w zakładce Wnioski urlopowe do momentu uzyskania wszystkich wymaganych akceptacji.
Wniosek jest przenoszony do Historii urlopów dopiero po uzyskaniu wszystkich wymaganych akceptacji.

Zapewnia to pełną przejrzystość w wielopoziomowych procesach akceptacyjnych, upraszczając jednocześnie akceptacje jednostopniowe.

Wszystkie w pełni zaakceptowane urlopy są wyświetlane w zakładce Historia urlopów. Trwające urlopy wyróżnione są niebieskim tłem, co ułatwia ich identyfikację. Zakładki Wnioski urlopowe i Historia urlopów można filtrować według pracownika i typu urlopu.

Menedżerowie mają możliwość zarządzania już zaakceptowanymi wnioskami urlopowymi bezpośrednio z zakładki Historia urlopów. Po otwarciu zaakceptowanego urlopu konkretnego pracownika:

Funkcjonalność edycji

Po kliknięciu opcji „Edytuj urlop” w panelu bocznym, pojawia się standardowe okno edycji urlopu.

Okno umożliwia menedżerowi:

Zmianę typu urlopu.
Dostosowanie opisu.
Zmianę czasu trwania urlopu (tj. zakresu dat i godzin).

Uwaga: Nie jest możliwe zmienianie pracownika podczas edycji już utworzonego urlopu.

Bilans urlopowy, wyświetlany w oknie edycji, aktualizuje się dynamicznie w zależności od modyfikowanego czasu trwania. Po zapisaniu zmian, szczegóły urlopu i bilans urlopowy są odpowiednio aktualizowane.

Funkcjonalność usuwania

Menedżerowie mogą również kliknąć przycisk „Usuń urlop”, aby usunąć urlop. Pojawi się okno dialogowe z pytaniem: „Czy na pewno chcesz usunąć ten urlop?” Po potwierdzeniu (przycisk „Tak, kontynuuj”), urlop zostanie usunięty z systemu. Jeśli usunięty urlop wcześniej pomniejszył bilans urlopowy pracownika, bilans zostanie automatycznie przeliczony i zaktualizowany, odzwierciedlając wprowadzoną zmianę.

Zapewnia to pełną elastyczność i dokładność w zarządzaniu ewidencją urlopów, zapewniając bieżące śledzenie dostępnych dni wolnych pracowników.

Tworzenie urlopu w imieniu pracownika

Jako menedżer masz również możliwość tworzenia nieobecności w imieniu dowolnego aktywnego pracownika, korzystając z przycisku Dodaj nieobecność w prawym górnym rogu. Okno może zrobić dwie różne rzeczy, a decyduje o tym przełącznik u góry, tuż pod wybraną osobą:

Dodaj nieobecność zapisuje nieobecność od razu, bez akceptacji. To jest to, co okno robiło dotychczas, i pozostaje ustawieniem domyślnym. (Przełącznik ma tę samą nazwę co przycisk, którym otwierasz okno.)
Złóż wniosek w imieniu składa zamiast tego wniosek. Trafia on do osób zatwierdzających tego pracownika dokładnie tak, jak wniosek złożony przez niego samego, i nie jest nieobecnością, dopóki go nie zatwierdzą.

Jedna linia pod przełącznikiem powtarza, w którym trybie jesteś: Zapisze się od razu, bez akceptacji albo Trafi do zatwierdzającego jak zwykły wniosek. Przycisk na dole zmienia się razem z nim (Utwórz nieobecność kontra Wyślij wniosek), a w trybie wniosku stopka podaje też, do kogo wniosek trafi, pod nagłówkiem Zatwierdza.

Uwaga: Przełącznik pojawia się wyłącznie dla administratorów i menedżerów HR. Menedżer urlopów bez roli HR nadal może dodać komuś nieobecność, ale nie może złożyć wniosku w jego imieniu. Jeśli nie widzisz przełącznika, to jest tego powodem.

Aby utworzyć nieobecność w imieniu pracownika, wykonaj następujące kroki:

Przejdź do pozycji Zarządzanie urlopami w menu głównym.
Kliknij przycisk Dodaj nieobecność.
Wybierz pracownika z listy rozwijanej.
Wybierz Dodaj nieobecność albo Złóż wniosek w imieniu.
Wybierz typ urlopu.
Jeśli ten typ dzieli się na powody, wskaż jeden. Powód decyduje o tym, z której części wymiaru nieobecność jest pobierana, więc liczby obok formularza idą za nim.
Podaj krótki opis (opcjonalne, jeśli w ustawieniach zostało oznaczone jako niewymagane).
Wybierz dzień lub okres urlopu w kalendarzu, korzystając z funkcji przeciągnij i upuść.
Zapisz przyciskiem Utwórz nieobecność albo wyślij przyciskiem Wyślij wniosek.

Uwaga: Po wybraniu typu urlopu, pole opisu zostanie oznaczone jako wymagane lub pozostanie opcjonalne, w zależności od ogólnych ustawień urlopów.

Uwaga: Masz również możliwość wyboru określonej liczby godzin (od 1 do 7) w polu Godziny, jeśli czas wolny jest krótszy niż cały dzień roboczy.

Uwaga: Po wybraniu zarówno osoby, jak i typu, panel obok formularza pokazuje, co nieobecność by zmieniła u tej osoby, a nie u Ciebie. Podaje liczbę dni roboczych, które faktycznie kosztuje (weekendy, dni ustawowo wolne i wymiar czasu pracy tej osoby są już odjęte), jej saldo teraz i to, jakie by się stało, oraz ile pozostałoby do wykorzystania do końca roku. Przed wybraniem obu rzeczy nie pokazuje nic, ponieważ każda liczba w nim należy do konkretnej osoby.

Uwaga: Panel daje jedną z trzech odpowiedzi i tutaj ostrzega, a nie odmawia. Mieści się: nie wykracza poza urlop już naliczony. Brane z wyprzedzeniem: urlop jeszcze się nie naliczył, Twoja organizacja na to pozwala, a panel podaje datę, do której się wyrówna. Przekracza roczny wymiar: panel mówi o tym i mimo to pozwala zapisać, ponieważ menedżer czasem musi wprowadzić to, co faktycznie się wydarzyło (zwolnienie lekarskie albo uzupełnienie wstecz). Tym to okno różni się od okna pracownika, w którym ta odpowiedź uniemożliwia wysłanie wniosku.

Uwaga: Panel ostrzega również o datach nakładających się na nieobecność, którą ta osoba już ma, zamiast pozwolić, by zapis nie przeszedł później, oraz wskazuje, kiedy dla wybranego typu i powodu wymagany jest dokument. Kalendarz zaznacza weekendy, dni ustawowo wolne i istniejące nieobecności tej osoby oraz podaje liczbę dni roboczych w okresie.

Uwaga: Powtarzaj tę nieobecność jest dostępne wyłącznie dla trybu Dodaj nieobecność. Wniosek nie może się powtarzać, więc opcja znika, gdy tylko przełączysz się na Złóż wniosek w imieniu.

Nieobecność dodana przez Dodaj nieobecność pojawia się od razu w zakładce Historia urlopów, z możliwością edycji lub usunięcia. Ta wysłana przez Złóż wniosek w imieniu trafia zamiast tego do zakładki Wnioski urlopowe i pozostaje tam, dopóki osoby zatwierdzające się nią nie zajmą.

Planer urlopów

Zakładka Planer urlopów w module Zarządzanie urlopami zapewnia wizualny widok kalendarza wszystkich zatwierdzonych nieobecności w organizacji, pomagając menedżerom i zespołom w planowaniu pracy, uwzględniającym dostępność pracowników. Na standardowym ekranie komputera stacjonarnego planer wyświetla 30-dniowy widok, począwszy od bieżącego dnia. Ułatwia to menedżerom szybkie śledzenie zarówno nadchodzących, jak i bieżących urlopów.

Planer urlopów zawiera:

Interaktywny widok kalendarza – Umożliwia przeglądanie zaplanowanych urlopów pracowników.
Szybkie dodawanie urlopu – Możesz dodać urlop, klikając pusty kafelek dnia lub korzystając z funkcji przeciągnij i upuść.
Przebieg akceptacji – Akceptuj lub odrzucaj oczekujące wnioski o urlop.
Edycja i usuwanie – Modyfikuj lub usuwaj zatwierdzone urlopy w razie potrzeby.
Widoczność oczekujących akceptacji – Wnioski wymagające dodatkowych akceptacji są oznaczane jako oczekujące, wraz z odpowiednimi szczegółami.

Dodawanie urlopu w Planerze urlopów

Kliknij pusty kafelek dnia w planerze.
Alternatywnie, użyj funkcji przeciągnij i upuść, aby określić czas trwania urlopu.
Wypełnij wymagane szczegóły urlopu (np. typ urlopu, czas trwania, opis).
Kliknij przycisk „Utwórz urlop”. Urlop pojawi się w planerze i we wszystkich innych odpowiednich widokach jako już zatwierdzony.

Edycja lub usuwanie zatwierdzonego urlopu

Kliknij na już zatwierdzony urlop.
Modyfikuj szczegóły, klikając odpowiedni przycisk w pojawiającym się panelu bocznym.
Użyj opcji „Usuń urlop”, aby usunąć urlop w razie potrzeby.

Akceptowanie lub odrzucanie wniosku urlopowego

Jeśli wniosek oczekuje na akceptację, będzie wizualnie wyróżniał się w kalendarzu na tle zatwierdzonych urlopów.
Jako menedżer urlopów, możesz:
- Kliknąć wniosek, aby wyświetlić szczegóły.
- „Zaakceptować” lub „Odrzucić” wniosek, klikając odpowiedni przycisk.
- Jeśli wymagane są dalsze akceptacje, wniosek pozostanie oczekujący do czasu uzyskania wszystkich niezbędnych akceptacji.

Użyj filtrów, aby wyświetlić konkretnych pracowników.

Planer urlopów upraszcza zarządzanie urlopami, zapewniając łatwy w obsłudze i przejrzysty system śledzenia. Dzięki możliwości filtrowania według konkretnych pracowników, menedżerowie mogą zapewnić płynne planowanie urlopów, jednocześnie zapewniając optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich.

Przykładowe przypadki użycia

Akceptowanie oczekujących wniosków: Szybko przeglądaj, akceptuj lub odrzucaj wiele wniosków o urlop złożonych przez członków Twojego zespołu.
Tworzenie urlopu dla pracownika: Dodaj dzień chorobowy lub urlop specjalny w imieniu pracownika, który nie może złożyć wniosku samodzielnie.
Dostosowywanie zatwierdzonego urlopu: Modyfikuj daty lub czas trwania już zatwierdzonego urlopu, gdy plany ulegną zmianie, zapewniając dokładność w ewidencji urlopów.
Wizualizacja dostępności zespołu: Użyj Planera urlopów, aby uzyskać kompleksowy przegląd dostępności pracowników, co pomaga w planowaniu zasobów ludzkich.