Przekaż miesiąc swojemu księgowemu

Zanim zaczniesz

Czego potrzebujesz

• Faktury i koszty z danego miesiąca zarejestrowane w Flowtly.
• Uprawnienie Podgląd księgowości albo administrator, który może je nadać.
• Dla użytkowników Optimy w Polsce: dwa identyfikatory baz danych Optimy od Twojego biura rachunkowego.

1. 1

   Otwórz zakładkę Eksport i wybierz miesiąc

   W menu bocznym przejdź do Finanse i biznes → Księgowość → Księgowość i otwórz zakładkę Eksport. Miesiąc jest widoczny u góry. Strzałkami przejdź do miesiąca, który zamykasz, albo kliknij Ten miesiąc, aby wrócić do bieżącego. Przed 15. dniem miesiąca strona otwiera się na poprzednim miesiącu, czyli zwykle tym, który przekazujesz.

   Wskazówki

   • Miesiąc jest częścią adresu, na przykład accountancy/exports/2026-09, więc możesz dodać dany miesiąc do zakładek.
   • Księgowość widzisz tylko wtedy, gdy masz uprawnienie Podgląd księgowości.

   • Otwórz zakładkę Eksport
2. 2

   Pobierz faktury i koszty jako CSV lub XLSX

   Tabela ma jeden wiersz na każdy typ dokumentu. W wierszu Faktury wybierz z listy formatów CSV lub XLSX i kliknij Eksport. To samo zrób w wierszu Koszty. Każdy plik obejmuje miesiąc widoczny u góry i nadaje się dla każdego biura rachunkowego lub arkusza kalkulacyjnego.

   Wskazówki

   • Flowtly zapamiętuje w tej przeglądarce format wybrany dla każdego wiersza, więc w kolejnym miesiącu jest on już zaznaczony.
   • Kadry i płace potrzebują też urlopów? Wiersz Dni wolne członków zespołu eksportuje nieobecności z danego miesiąca jako CSV lub XLSX w ten sam sposób.
3. 3

   Polskie programy księgowe: wybierz format swojego księgowego

   Ten krok dotyczy biur rachunkowych w Polsce. Lista formatów w wierszach Faktury i Koszty oferuje też Optima XML, WAPRO.pl XML, WAPRO Kaper XML, WAPRO Fakir TXT (ZIP) i enova365 XML. Zapytaj księgowego, z jakiego programu korzysta, wybierz ten format i kliknij Eksport.

   Wskazówki

   • Optima XML w wierszach Faktury i Koszty to deklaracja VAT JPK_V7M, którą Optima wysyła do urzędu skarbowego, a nie importuje. Biuro, które wczytuje Twoje dokumenty do Optimy, potrzebuje zamiast tego wiersza Optima — rejestry (praca rozproszona) (krok 5).
4. 4

   Optima w Polsce: raz ustaw dwa identyfikatory baz danych

   Plik pracy rozproszonej Optimy jest adresowany do jednej bazy danych Optimy, dlatego potrzebuje dwóch identyfikatorów. Otwórz Ustawienia, a następnie Ustawienia fakturowania w sekcji Finanse i biznes i znajdź sekcję Eksport do Optimy. Wpisz Baza źródłowa (BAZA_ZRD_ID), czyli Twoją bazę, oraz Baza docelowa (BAZA_DOC_ID), czyli bazę Twojego biura rachunkowego. Kliknij Zapisz.

   Wskazówki

   • Oba identyfikatory poda Ci biuro rachunkowe. Każdy ma najwyżej 5 znaków.
   • Dopóki oba nie są ustawione, eksport dokumentów do Optimy i archiwum nie uruchomią się, zamiast zaadresować plik do niewłaściwej bazy.
   • Ustawienia fakturowania widzą tylko administratorzy.

   • Otwórz Ustawienia fakturowania
5. 5

   Optima w Polsce: wyeksportuj rejestry i dokumenty

   Wróć na zakładkę Eksport. Wiersz Optima — rejestry (praca rozproszona) umieszcza oba rejestry VAT w jednym pliku. Wybierz XML, aby pobrać same rejestry, albo XML + dokumenty, aby dołączyć do pliku dokumenty źródłowe każdej faktury. Wiersz Optima — archiwum dokumentów daje plik ZIP z rejestrami i wszystkimi dokumentami, na których się opierają. Plik MANIFEST.txt w środku wymienia, co archiwum zawiera, a czego nie.

   Wskazówki

   • XML + dokumenty znacznie zwiększa rozmiar pliku. Wybieraj tę opcję tylko wtedy, gdy osoba importująca potrzebuje też dokumentów.
   • Jeśli po pobraniu pojawi się panel Sprawdź te dokumenty przed wczytaniem do Optimy, popraw wymienione dokumenty, na przykład brakujący NIP kontrahenta, i wyeksportuj ponownie.
6. 6

   Daj księgowemu własny dostęp

   Zamiast co miesiąc wysyłać pliki, możesz pozwolić księgowemu pobierać je samodzielnie. Otwórz Ludzie, otwórz profil księgowego i przejdź do zakładki Uprawnienia. Kliknij Edytuj, a w oknie Zmień uprawnienia zaznacz Podgląd księgowości w sekcji Księgowość. Kliknij Zapisz zmiany. Księgowy widzi teraz w swoim menu Księgowość razem z zakładką Eksport.

   Wskazówki

   • Podgląd księgowości daje dostęp tylko do odczytu do raportów i zestawień księgowych.
   • Dla księgowego w firmie, który zarządza też fakturami, kosztami i bankowością, Predefiniowana rola Kierownik księgowości ustawia od razu szerszą grupę uprawnień. Wybranie roli predefiniowanej zastępuje cały dotychczasowy wybór.
   • Księgowy musi najpierw być użytkownikiem w Twojej organizacji. Jeśli nie ma go jeszcze w Ludzie, zaproś go.