Jak chronimy Twoje dane

Ta strona opisuje zabezpieczenia danych, które Twoja organizacja przechowuje we Flowtly: gdzie są zapisane, jak jedna organizacja jest oddzielona od drugiej, jak dane są szyfrowane i jak tworzy się ich kopie zapasowe, a także gdzie znaleźć dokumenty dotyczące danych osobowych w rozumieniu RODO. Opisuje wyłącznie środki, które faktycznie działają.

Gdzie są przechowywane Twoje dane

Flowtly działa w Google Cloud. Serwery aplikacji, baza danych, przesyłane przez Ciebie pliki i pamięć podręczna krótkotrwałych danych znajdują się w jednym regionie Google Cloud w Belgii, w Unii Europejskiej.

Gdy Flowtly odczytuje tekst przesłanego dokumentu, na przykład faktury lub paragonu, odczyt ten wykonuje usługa AI Google w tym samym regionie.

Każda organizacja jest oddzielona

Każda organizacja we Flowtly ma własną bazę danych na swoje dane robocze: ludzi, projekty, klientów, finanse i dokumenty. To, co musi działać między organizacjami, takie jak konta użytkowników, członkostwa w organizacjach i zapisy logowań, przechowywane jest w osobnej, wspólnej bazie danych.

Każde żądanie do Flowtly wskazuje organizację, w której działa. Zanim cokolwiek zostanie odczytane w Twoim imieniu, Flowtly sprawdza, czy jesteś członkiem tej organizacji. Jeśli nie jesteś, żądanie zostaje odrzucone. Żądanie, które nie wskazuje żadnej organizacji, w ogóle nie dosięga danych roboczych żadnej organizacji: Flowtly odmawia otwarcia bazy danych organizacji, której nie kazano mu użyć, zamiast wracać do domyślnej.

Powiadomienia w aplikacji działają według tej samej zasady. Powiadomienie przeznaczone dla jednej osoby może przeczytać tylko ta osoba, a przeznaczone dla organizacji tylko osoby zalogowane do tej organizacji. Komunikaty o samym Flowtly widzą wszyscy.

Szyfrowanie

W trakcie przesyłania. Flowtly jest udostępniany wyłącznie przez HTTPS. Żądanie, które dociera przez zwykły HTTP, jest przekierowywane na HTTPS, zanim cokolwiek zostanie wymienione. Za Flowtly połączenie między aplikacją a jej bazą danych jest również szyfrowane, a baza danych przyjmuje je tylko od klienta przedstawiającego zaufany certyfikat.

W spoczynku. Baza danych, jej kopie zapasowe i przesłane pliki są przechowywane w Google Cloud, który domyślnie szyfruje przechowywane dane.

Klucze i hasła używane przez własne usługi Flowtly są trzymane w zarządzanym magazynie sekretów, a nie w kodzie aplikacji.

Pliki, które przesyłasz

Przesłane pliki są przechowywane w prywatnym magazynie. Dostęp publiczny jest zablokowany na poziomie magazynu, więc nie można udostępnić pliku publicznie przez link ani ustawienie udostępniania, ani przez pomyłkę, ani w inny sposób.

Magazyn zachowuje wcześniejsze wersje pliku. Zastąpienie lub usunięcie pliku nie niszczy od razu wersji, która istniała wcześniej.

Kopie zapasowe

Kopia zapasowa bazy danych jest tworzona automatycznie każdego dnia, a przechowywanych jest 30 ostatnich kopii. Oprócz codziennych kopii na bieżąco rejestrowana jest każda zmiana, co pozwala przywrócić bazę danych do wybranego niedawnego punktu w czasie, a nie tylko do chwili utworzenia kopii.

Baza danych jest również chroniona przed usunięciem: nie można jej usunąć jednym poleceniem, przez pomyłkę, jeśli ta ochrona nie została wcześniej świadomie wyłączona.

Ochrona przed wejściem do Flowtly

Każde żądanie przechodzi przez zaporę aplikacji internetowej (WAF), zanim dotrze do Flowtly.

• Zautomatyzowane sondy są odsyłane. Skany, które przeczesują internet w poszukiwaniu podatnego oprogramowania, nigdy nie docierają do Flowtly.
• Nietypowy ruch jest monitorowany przez adaptacyjną ochronę przed atakami typu odmowa usługi (DoS).
• Żądania zmieniające dane mają limit na adres. Adres, który wyśle ich zbyt wiele w ciągu minuty, jest odrzucany, a ten, który nie przestaje, zostaje na jakiś czas zablokowany.

Powtarzające się nieudane logowania są także spowalniane: po zbyt wielu Flowtly wstrzymuje kolejne próby na jakiś czas, jak opisuje Logowanie.

Flowtly nigdy nie przechowuje samego Twojego hasła, a tylko jego jednokierunkowy skrót. Oprócz hasła organizacja może wymagać uwierzytelniania wieloskładnikowego od wszystkich albo umożliwić swoim członkom logowanie przez jednokrotne logowanie (SSO) z Google Workspace lub Microsoft. Oba tematy omawiają Logowanie i Uwierzytelnianie wieloskładnikowe.

Kto co widzi w Twojej organizacji

Powyższe zabezpieczenia nie wpuszczają innych organizacji. W Twojej własnej organizacji dostęp zależy od ról: to, co każda osoba może zobaczyć i zmienić, wynika z ról nadanych jej przez administratora. Jak działają role, wyjaśnia artykuł Uprawnienia.

Kluczowe działania są rejestrowane. Ślad audytu pokazuje, kto co zmienił i kiedy, a każde logowanie jest zapisywane wraz z siecią, z której pochodziło. Domyślnie Flowtly zachowuje tylko prefiks sieci adresu, a nie cały adres; administrator może to zmienić w Ustawienia → Bezpieczeństwo, jak opisują Ustawienia bezpieczeństwa.

Dane osobowe i RODO

Twoja organizacja może przechowywać we Flowtly dane osobowe, na przykład dane pracowników, kandydatów lub klientów. Warunki, na jakich Flowtly przetwarza te dane w imieniu Twojej organizacji, określają dokumenty opublikowane w całości na flowtly.eu:

• Umowa powierzenia przetwarzania danych
• towarzyszące jej Środki techniczne i organizacyjne
• Polityka prywatności

Strona Bezpieczeństwo na flowtly.eu zbiera te same dokumenty na potrzeby zakupów lub przeglądu bezpieczeństwa.

Aby usunąć konto albo całą organizację, zobacz Usuń swoje konto i dane.

Przykładowe zastosowania

• Odpowiedź na kwestionariusz bezpieczeństwa klienta: Skorzystaj z tej strony, aby opisać, gdzie przechowywane są dane, jak oddzielone są organizacje i jak działają kopie zapasowe, a w kwestii warunków umownych dołącz opublikowaną umowę powierzenia przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne.
• Sprawdzenie lokalizacji danych na potrzeby oceny RODO: Baza danych Flowtly i przesyłane przez Ciebie pliki są przechowywane w regionie Google Cloud w Belgii, w Unii Europejskiej.
• Uspokojenie zespołu w sprawie przesłanych dokumentów: Umowy, odcinki wypłat i faktury przesłane do Flowtly znajdują się w prywatnym magazynie, którego nie można upublicznić.
• Wyjaśnienie, co obejmuje kopia zapasowa: Baza danych jest kopiowana codziennie, z zachowaniem 30 ostatnich kopii, i można ją też przywrócić do wybranego niedawnego punktu w czasie.
• Zaostrzenie logowania w całej organizacji: Wymagaj uwierzytelniania wieloskładnikowego lub jednokrotnego logowania, aby sam wyciek hasła nie wystarczył do wejścia.