Zbiorcze fakturowanie najmu

Zbiorcze fakturowanie najmu, w sekcji Fakturowanie najmów w części Faktury zbiorcze, wystawia faktury za miesiąc dla wszystkich umów najmu w jednym parku naraz. Wybierasz park i miesiąc, sprawdzasz podgląd, a następnie tworzysz faktury. Nic nie jest tworzone przed kliknięciem Utwórz faktury, a każda faktura, której nie można wystawić, podaje powód.

Ekran jest częścią funkcji zarządzania nieruchomościami, więc pojawia się tylko w organizacjach, które mają je włączone. Jest dostępny dla administratorów i dla użytkowników zarządzających zarówno kontraktami, jak i fakturami.

Podgląd

Podgląd ma jeden wiersz na umowę najmu, nazwany według najemcy, lokalu i umowy, oraz jedną komórkę na typ faktury:

• Czynsz + zaliczka na opłaty: czynsz i zaliczka na opłaty eksploatacyjne trafiają na jedną fakturę.
• Media (z rozliczeń): osobna faktura, zbudowana na podstawie rozliczenia mediów za miesiąc, gdy jest już ostateczne.

Refakturowane koszty i godziny nie są wystawiane z tego ekranu.

Każda komórka, którą można wystawić, pokazuje fakturę, jaka zostałaby utworzona: kwotę netto, stawkę VAT i VAT oraz kwotę brutto. Pozycja wyceniana według powierzchni pokazuje jej wielkość razy miesięczną stawkę, a pozycja uzgodniona w EUR pokazuje kwotę w EUR, z której została przeliczona. Umowa, która zaczyna się lub kończy w trakcie miesiąca, jest fakturowana za dni, w których obowiązuje, a komórka podaje, za które dni. Komórka już zafakturowana za dany miesiąc pokazuje Już wystawiona wraz z numerem faktury; nie można jej zaznaczyć i nigdy nie jest tworzona dwa razy.

Pod listą sumy podawane są osobno dla każdej waluty, z kwotą netto, VAT i brutto w oddzielnych wierszach, więc park z fakturami w EUR i RON nigdy nie sumuje ich w jedną liczbę. Gdy kwoty były przeliczane, stopka podaje użyty kurs wymiany BNR i jego datę. Utworzenie faktur nie wysyła żadnych e-maili do najemców i niczego nie przekazuje do e-fakturowania.

Zaznaczanie i tworzenie

Każda faktura gotowa do wystawienia jest na początku zaznaczona. Pokaż zawęża listę do Wszystkie, Gotowe do wystawienia lub Problemy, ale jest to widok, a nie zaznaczenie: faktury, które zaznaczyłeś, pozostają zaznaczone, gdy filtr je ukrywa, a Utwórz faktury nadal je tworzy. Dlatego wiersz zaznaczenia podaje, ile z zaznaczonych faktur ukrywa filtr.

Utwórz faktury wysyła przebieg tylko raz, bez względu na to, ile razy klikniesz przycisk. Wyniki tworzenia wymieniają następnie, co zostało Utworzone, co Odrzucone, wymagają poprawy i co Pominięte, już wystawione, w stanie z chwili zakończenia przebiegu; nie zmieniają się, gdy zmienia się podgląd nad nimi.

Gdy organizacja jest w trybie pilotażowym, faktury są tworzone w osobnej serii numeracji PILOT i nie trafiają do przychodów ani należności. Twoje zwykłe fakturowanie toczy się równolegle, a każda komórka porównuje propozycję z fakturą wystawioną tam.

Gdy faktura zostaje odrzucona

Komórka, której nie można wystawić, pokazuje odmowę prostymi słowami, mówiąc, co poprawić, wraz z odnośnikiem do umowy najmu (Otwórz umowę) lub do odpowiedniego ustawienia. Najczęstsze odmowy:

• Pozycji nie można wycenić. Pozycja czynszu, zaliczki na opłaty eksploatacyjne, innej opłaty lub opłaty marketingowej nie ma powierzchni ani ilości, nie jest rozliczana miesięcznie albo jest podana brutto, podczas gdy faktura dolicza VAT do kwoty netto. Popraw pozycję w umowie najmu.
• Najemca nie ma ani roli klienta, ani dostawcy. Otwórz najemcę w Kontrahenci i wybierz Dodaj jako klienta.
• Domyślna stawka VAT klienta nie należy do stawek oferowanych w kraju Twojej organizacji. Otwórz najemcę w Kontrahentach i w jego sekcji Klient ustaw Domyślna stawka VAT na jedną z oferowanych w tym kraju. Podgląd odrzuca taką fakturę, zanim ją utworzysz, tak jak zrobiłoby to jej utworzenie.
• Dla daty wystawienia nie opublikowano jeszcze kursu wymiany BNR. Pozycje w EUR są odrzucane, a nie przeliczane po innym kursie.
• Rozliczenie mediów za miesiąc nie jest jeszcze ostateczne albo nigdy nie zostało obliczone.
• Dla opłaty nie ustawiono tagu kategorii faktury. Odmowa prowadzi do Ustaw tagi kategorii, czyli karty Tagi fakturowania najmu w Ustawieniach fakturowania.

Wybór tagu dla opłaty

Każdy wiersz faktury tworzony w przebiegu ma tag kategorii faktury ustawiony dla jego opłaty: czynszu, zaliczki na opłaty eksploatacyjne lub mediów. Gdy ustawienia fakturowania wymieniają więcej niż jeden tag dla opłaty, administrator widzi nad listą wybór tagu dla tej opłaty. Wybrany tam tag jest używany w podglądzie i w każdej fakturze tworzonej w przebiegu. Inni użytkownicy uruchamiający fakturowanie widzą, że tag musi wybrać administrator, a dotyczące go opłaty pozostają odrzucone, dopóki tego nie zrobi.

Przykładowe zastosowania

• Wystawienie czynszu i zaliczek na opłaty eksploatacyjne za cały park za miesiąc w jednym przebiegu, po sprawdzeniu każdej faktury w podglądzie.
• Przefiltrowanie podglądu do Problemy, aby poprawić umowy, których nie można jeszcze zafakturować, bez utraty zaznaczenia tych, które można.
• Poprawienie domyślnej stawki VAT najemcy w jego rekordzie kontrahenta po tym, jak przebieg odrzucił jego fakturę, a następnie ponowne uruchomienie podglądu.
• Prowadzenie parku w trybie pilotażowym obok zwykłego fakturowania i porównywanie każdej propozycji z fakturą faktycznie wystawioną.