Kontrahenci

Moduł Kontrahenci w Flowtly służy jako centralny rejestr wszystkich zewnętrznych podmiotów gospodarczych, z którymi współpracuje Twoja organizacja, w tym dostawców, podwykonawców, klientów i partnerów. Każdy kontrahent przechowuje dane identyfikacyjne (nazwę, NIP), grupę kosztową, dane kontaktowe, warunki płatności oraz historię relacji.

Listę kontrahentów można przeglądać z filtrowaniem po grupie kosztowej i statusie. W menu otwiera ją pozycja Kontrahenci (Finanse i biznes → Kontrahenci i umowy), a dostawców pokazuje zakładka Dostawcy. To w niej ustawia się opisane niżej dopasowywanie transakcji, cykliczność i wymóg załącznika.

Domyślny projekt i domyślny budżet pozwalają kontrahentowi wskazać, gdzie zwykle powinny trafiać jego wydatki, dzięki czemu odpowiedź jest uzupełniana zamiast wpisywana ponownie. Ustaw je u kontrahenta, a Flowtly zaproponuje ten projekt i ten budżet przy transakcjach bankowych kontrahenta oraz jego przychodzących fakturach kosztowych, a także doda je automatycznie, chyba że Twoja organizacja wyłączyła automatyczne dodawanie. Gdy jest ono wyłączone, każda z tych wartości jest tylko propozycją wyświetlaną obok dokumentu, którą możesz zaakceptować lub odrzucić, a nic nie zostanie przypisane do budżetu ani projektu, dopóki jej nie zaakceptujesz. Zaakceptowanie propozycji budżetu dodaje dokument do budżetu dokładnie tak, jak ręczny wybór. Przy odrzuceniu domyślnego projektu na fakturze system prosi o podanie powodu.

Automatyczne dopasowywanie transakcji

Kontrahent może mieć skonfigurowaną regułę automatycznego dopasowywania (wyrażenie regularne), dzięki której system automatycznie przypisuje pasujące transakcje bankowe do właściwego kontrahenta, eliminując ręczne przypisywanie każdej transakcji z osobna. Kontrahentów można również oznaczyć jako cyklicznych, ze stałą kwotą i ustalonym terminem płatności, co usprawnia rozpoznawanie powtarzalnych opłat, a także jako wymagających załącznika przy każdej powiązanej transakcji lub jako wyłączonych z wykresów kosztów.

Wzbogacanie CRM i kondycja brandingu

Funkcje wzbogacania CRM automatycznie uzupełniają profile kontrahentów publicznie dostępnymi danymi biznesowymi, takimi jak dane rejestrowe, wskaźniki finansowe i zasoby brandingowe. Zmniejsza to ręczne wprowadzanie danych i pomaga zespołowi utrzymywać aktualne, kompleksowe rekordy bez polegania na zewnętrznych badaniach. Monitorowanie kondycji brandingu śledzi kompletność i spójność danych brandingowych kontrahentów, takich jak logotypy i nazwy handlowe, w rekordach.

Widok scalania i wykrywanie duplikatów

Widok kontrahentów łączy dostawców i klientów w jednym miejscu, z możliwością ich scalania. Funkcja wykrywania i scalania duplikatów identyfikuje rekordy kontrahentów, które prawdopodobnie odnoszą się do tego samego podmiotu, i udostępnia narzędzia do ich konsolidacji, zachowując pełną historię transakcji i utrzymując bazę danych w czystości i niezawodności.

Strona Kontrahenci

Otwórz Kontrahenci w menu głównym, aby zobaczyć wszystkich klientów i dostawców Twojej organizacji na jednej liście. Firma, której wystawiasz faktury i od której kupujesz, pojawia się raz, z obiema rolami.

Zakładki. Wszyscy, Klienci i Dostawcy filtrują listę według roli, a każda pokazuje, ilu kontrahentów zawiera. Kontrahent z obiema rolami jest liczony w obu. Widzisz tylko te zakładki, na które pozwalają Twoje uprawnienia: użytkownik, który zarządza klientami, ale nie dostawcami, widzi samą zakładkę Klienci, i odwrotnie.

Wyszukiwanie. Szukaj po nazwie i sortuj kolumny. Każdy wiersz pokazuje kontrahenta, jego role, Kompletność jego rekordu, jego rachunki bankowe i jego tagi. Przy kontrahencie bez numeru podatkowego widnieje Brak NIP. Na wąskim ekranie wiersze zamieniają się w karty.

Kompletność. Pierścień w każdym wierszu pokazuje, jaką część kontroli, które powinien przechodzić rekord kontrahenta, ten rekord spełnia, a chip obok nazywa pierwszą kontrolę, której jeszcze brakuje, na przykład brak NIP, rachunku bankowego, adresu, waluty lub terminu płatności.

Możliwy duplikat. Wiersz z tym chipem wygląda na innego kontrahenta w Twojej organizacji. Aby scalić dwa rekordy, zaznacz dwóch kontrahentów i wybierz Scal 2 kontrahentów. Scalenie przenosi rachunki bankowe, transakcje i dokumenty na kontrahenta, którego zachowasz, a to, którego zachować, wybierasz, zanim cokolwiek się zmieni.

Dodawanie. Dodaj kontrahenta otwiera okno, które najpierw pyta o rolę. Wybierz klienta, dostawcę albo obie role: obie role to jeden kontrahent z dwiema rolami, utworzony w jednym kroku. Rola jest wstępnie wybrana na podstawie zakładki, na której jesteś. Jeśli możesz dodawać tylko jedną z ról, druga nie jest oferowana, a bez żadnego z tych uprawnień nie ma przycisku Dodaj kontrahenta. Kraj początkowo jest krajem Twojej organizacji. Wpisz NIP, a wyszukiwanie w rejestrze uzupełni nazwę jednorazowo; dla osoby bez NIP zaznacz To osoba prywatna (bez NIP). Jeśli żądanie się nie powiedzie, nic nie zostaje utworzone, wpisane dane zostają zachowane, a Spróbuj ponownie wysyła je jeszcze raz. Jeśli nazwa lub identyfikator podatkowy pasuje do kontrahenta, którego już masz, ostrzeżenie o duplikacie oferuje Otwórz istniejącego kontrahenta zamiast tworzenia drugiego rekordu.

Klienci i dostawcy nie mają własnych pozycji w menu. To zakładki Klienci i Dostawcy w Kontrahentach. Pozycje finansowe menu głównego są pogrupowane następująco:

Sprzedaż: Faktury.
Zakupy: Faktury dostawców wraz z widokami akceptacji, jeśli Twoja organizacja korzysta z akceptacji faktur, oraz Niezapłacone.
Kontrahenci i umowy: Kontrahenci, Umowy i Podpisy.
Bankowość: Transakcje.

Dalej następują Raporty & budżet i Księgowość. Kontrahenci znajdują się obok umów, ponieważ służą zarówno sprzedaży, jak i zakupom.

Starsze linki do klientów i dostawców

Linki i zakładki do osobnych stron klientów i dostawców nadal działają.

Link do listy klientów lub dostawców otwiera odpowiednią zakładkę Kontrahentów i zachowuje wyszukiwaną frazę z linku. Stronicowanie i pozostałe ustawienia listy ze starej strony nie są przenoszone.
Link do pojedynczego klienta lub dostawcy otwiera rekord kontrahenta tej firmy.
Link do konkretnej zakładki strony klienta lub dostawcy, takiej jak Dokumenty lub Płatności, otwiera tę stronę jak dotychczas. Tak samo działają linki z rekordu kontrahenta do strony klienta lub dostawcy, które zawierają to, czego rekord nie pokazuje, na przykład umowy klienta lub budżety dostawcy.
Jeśli nie widzisz odpowiedniej zakładki, na przykład dlatego, że Twoje uprawnienia obejmują tylko część menu finansowego, zostajesz na starszej stronie. To samo dzieje się, gdy dla linku nie można znaleźć rekordu kontrahenta.
Strony faktur pozostają bez zmian.

Rekord kontrahenta

Wybierz Otwórz kartę w menu akcji wiersza, aby zobaczyć w jednym miejscu wszystko, co o nim zapisano. Rekord otwiera się jako panel boczny do szybkiego wglądu i jako pełna strona, gdy potrzebujesz więcej miejsca. Dzieli się na Tożsamość, Powiązania, Rachunki bankowe, Dopasowanie, Klient, Dostawca, Transakcje i Dokumenty. Rola, której kontrahent nie ma, jest wyszarzona, z wierszem o tym informującym, na przykład Ten kontrahent nie jest klientem, więc nie wystawiamy mu faktur. Sekcja, do której nie masz dostępu, jest pomijana, a rekord mówi, która.

Zakładki na pełnej stronie. Jako pełna strona rekord ma zakładki. Przegląd zawiera opisane wyżej sekcje. Faktury sprzedażowe i Kontakty należą do roli klienta, a Faktury zakupowe do roli dostawcy: to te same listy, które pokazują strony klienta i dostawcy. Dokumenty wyświetla dokumenty każdej roli, którą kontrahent ma, z osobną listą dla każdej roli, opisaną nazwą roli, gdy kontrahent ma obie. Zakładka pojawia się tylko wtedy, gdy kontrahent ma daną rolę, a Twoje uprawnienia pozwalają zobaczyć tę listę na stronie klienta lub dostawcy. Gdy nie ma żadnej takiej zakładki do pokazania, rekord pokazuje swoje sekcje bez paska zakładek, a link do zakładki, której nie widzisz, otwiera Przegląd. Link rekordu do jego dokumentów otwiera zakładkę Dokumenty, także z panelu bocznego.

Edycja tożsamości. Edytuj w sekcji Tożsamość zmienia nazwę, kraj numeru podatkowego, NIP i stronę internetową. Zapisywane jest tylko to, co zostało zmienione, a zapisany numer podatkowy, który nie przechodzi dzisiejszej weryfikacji, nigdy nie przeszkadza w zmianie nazwy kontrahenta.
Ustawienia dostawcy. Trzy przełączniki w sekcji Dostawca, każdy z wierszem pod spodem, który mówi, co robi:
- Wymaga załącznika oznacza każdą płatność bankową z kontrahentem, dopóki nie zostanie do niej dołączona faktura lub paragon. Wyłącz tę opcję dla kontrahenta, który nigdy ich nie przysyła, na przykład banku lub urzędu skarbowego.
- Neutralny budżetowo oznacza, że jego płatności bankowe nie są oznaczane jako pozbawione budżetu i nie jest dla nich proponowany żaden budżet. Pieniądze już przypisane do budżetu nadal się tam wliczają.
- Cykliczny dotyczy dostawcy, który rozlicza się z Tobą regularnie, na przykład za czynsz lub abonament telefoniczny. Jeśli przez trzy miesiące nie pojawi się żadna płatność na jego rzecz, Centrum akcji wyświetla go na liście do sprawdzenia.
Dodanie brakującej roli. U kontrahenta, który jest tylko klientem, wyszarzony wiersz Dostawca zawiera Dodaj jako dostawcę; u będącego tylko dostawcą wiersz Klient zawiera Dodaj jako klienta. Kontrahent zachowuje historię i zyskuje rolę.
Gdy zapis się nie powiedzie. Kontrolka wraca do zapisanej wartości, sekcja pokazuje Nie zapisano, a obok pojawia się powód wraz z Spróbuj ponownie, które wysyła tę samą zmianę jeszcze raz.
Tylko do odczytu. Bez uprawnienia do zmiany kontrahenta rekord pokazuje Możesz przeglądać tego kontrahenta, ale nie możesz go edytować.
Zmiany są sprawdzane osobno dla każdej roli. Zmiana wymaga uprawnienia do każdej roli, której dotyczy: dane klienta wymagają uprawnienia do klientów, a dane dostawcy uprawnienia do kosztów. U kontrahenta, który jest jednocześnie klientem i dostawcą, zmiana nazwy lub NIP dotyczy obu ról, więc wymaga obu uprawnień. Usunięcie kontrahenta również wymaga uprawnienia do każdej roli, którą ma. Klienta, który ma transakcje, nie można usunąć; komunikat o tym informuje. Odrzucona zmiana niczego nie zapisuje.

Na fakturze przychodzącej lub transakcji bankowej nazwa kontrahenta u góry panelu otwiera jego rekord. Pasek powrotu rekordu wraca do dokumentu, a zamknięcie zamyka oba.

Jedna nazwa dla firmy, która jest zarówno klientem, jak i dostawcą

Kontrahent ma jedną tożsamość: jedną nazwę, nazwę prawną, NIP, zestaw kontaktów i dane rejestrowe, takie jak REGON, KRS i status VAT. Ekrany klienta i dostawcy pokazują te same wartości, ponieważ obie role odczytują je z kontrahenta. Przy danej roli zostaje tylko to, co należy wyłącznie do niej, na przykład warunki płatności klienta lub grupa kosztowa dostawcy.

Konsekwencja, którą możesz zauważyć: firma, którą wprowadzono pod inną nazwą jako klienta niż jako dostawcę, pokazuje po obu stronach jedną nazwę, więc zapamiętana nazwa może brzmieć inaczej. Aby ją zmienić, edytuj tożsamość w rekordzie kontrahenta.

Jeden numer rachunku należy do jednego kontrahenta

Flowtly sprawdza numer rachunku przed zapisaniem. Przyjmuje IBAN (dwie litery, a po nich cyfry) albo krajowy numer rachunku o długości od 20 do 34 cyfr; spacje i myślniki są dozwolone. W przypadku IBAN sprawdza też dwie cyfry kontrolne po kodzie kraju, które wychwytują niemal każdą pojedynczą błędnie wpisaną cyfrę i większość zamian dwóch sąsiednich cyfr. Jeśli się nie zgadzają, Flowtly informuje, że numer prawdopodobnie zawiera literówkę, więc porównaj go cyfra po cyfrze ze źródłem. Numer wpisany bez kodu kraju nie ma cyfr kontrolnych do sprawdzenia, dlatego sprawdzana jest tylko jego długość.

Numer rachunku bankowego należy do jednego kontrahenta. Jeśli dodajesz numer, który ma już inny kontrahent, Flowtly odrzuca zapis i wskazuje kontrahenta, który go posiada, zamiast tworzyć drugą kopię. Polski rachunek to ten sam numer, niezależnie od tego, czy zapisano go jako IBAN z PL na początku, czy samymi 26 cyframi, więc wpisanie go w drugiej postaci jest odrzucane tak samo. Powód jest płatniczy: eksport przelewów podaje rachunek kontrahenta, więc numer przypisany do niewłaściwej firmy wyprowadza jej pieniądze gdzie indziej.

Dalej prowadzą dwie drogi, a która jest właściwa, zależy od stanu faktycznego. Jeśli numer należy do tej drugiej firmy, usuń go u tamtego kontrahenta i dodaj tutaj. Jeśli oba rekordy to ta sama firma wpisana dwa razy, scal je — numer i historia przenoszą się razem.

Ta sama zasada obowiązuje, gdy Flowtly odczytuje numer rachunku z opisu transakcji bankowej lub z faktury: numer zostaje przypisany do kontrahenta tej transakcji tylko dopóki żaden inny kontrahent go nie ma. Rachunek widziany na przelewie do jednego dostawcy nigdy nie trafia po cichu do innego.

Dostęp i uprawnienia

Dostęp do modułu Kontrahenci oraz poziom uprawnień do przeglądania, tworzenia, edytowania i usuwania danych są konfigurowane na podstawie ról przypisanych użytkownikom: ROLE_COSTS_VIEWER, ROLE_COSTS_MANAGER oraz ROLE_TRANSACTIONS_MANAGER.

Szablony wierszy faktury pozwalają kontrahentowi przechowywać teksty, na podstawie których konstruowane są wiersze faktur — treść kontraktu powtarzająca się co okres rozliczeniowy zostaje zapisana raz i wybierana przy wystawianiu, zamiast być przepisywana. Zob. Szablony wierszy faktury.

Kraj uzupełniany na podstawie identyfikatora podatkowego

Gdy edytujesz kontrahenta, którego pole Kraj jest puste, Flowtly uzupełnia je na podstawie identyfikatora podatkowego: polski NIP bez prefiksu oznacza Polskę, a numer VAT z prefiksem kraju, takim jak DE, wskazuje ten kraj. Kraj, który jest już ustawiony, lub wybrany przez ciebie, nigdy nie jest zastępowany.

Gdy tworzysz kontrahenta podczas przeglądania wyodrębnionego kontraktu, a strona ma polski NIP, Flowtly wyszukuje też ten NIP i uzupełnia znaleziony adres: ulicę z numerem budynku i lokalu, kod pocztowy i miejscowość. Jeśli wyszukiwanie niczego nie znajdzie albo nie da się go dokończyć, kontrahent i tak zostanie utworzony, bez adresu, i nie pojawi się żaden błąd; adres dodaj później w kontrahencie.

Dodawanie kontrahenta bezpośrednio z transakcji

Nie musisz opuszczać transakcji bankowej ani faktury przychodzącej, aby utworzyć potrzebnego kontrahenta. Otwórz pole kontrahenta w transakcji lub na fakturze i wpisz nazwę. Jeśli nic nie pasuje, na dole listy pojawi się pozycja Dodaj kontrahenta; jej wybranie otwiera zwykłe okno z już wpisaną nazwą i z rolą Klient lub Dostawca ustawioną na tę, której wymaga transakcja lub faktura.

Zapis od razu przypisuje nowego kontrahenta do tej transakcji lub faktury — nie ma drugiego kroku, a wybór jest widoczny po ponownym otwarciu transakcji.

Uwaga: Jeśli wpisana nazwa należy już do kontrahenta mającego tylko drugą rolę, okno poinformuje o tym przed zapisem i zaproponuje dodanie brakującej roli do istniejącego rekordu. Skorzystaj z tej propozycji — dwa rekordy dla jednej firmy dzielą jej historię na pół, a późniejsze scalanie kosztuje więcej pracy.

Uzupełnij z NIP. Gdy krajem jest Polska i wpiszesz prawidłowy NIP, nowy kontrahent oferuje przycisk Uzupełnij z NIP. Jedno kliknięcie wyszukuje firmę w polskim rejestrze firm i uzupełnia jej nazwę. W przypadku klienta uzupełnia też adres siedziby i pokazuje go pod przyciskiem przed utworzeniem rekordu, więc zapisane jest to, co widziałeś. W przypadku dostawcy Flowtly uzupełnia adres i inne dane rejestrowe po utworzeniu rekordu, o ile rejestr podatników VAT je zawiera dla czynnego podatnika lub podatnika zwolnionego z VAT. Nazwa jest uzupełniana tylko wtedy, gdy pole jest puste albo zawiera to, co wpisało wcześniejsze wyszukiwanie: nazwa wpisana przez Ciebie lub pobrana z transakcji nigdy nie jest nadpisywana. Jeśli rejestr nie zawiera firmy o tym NIP, przycisk informuje: Vat number not found; jeśli rejestr jest niedostępny, również o tym informuje. W obu przypadkach nic z tego, co wpisałeś, się nie zmienia. Zmiana NIP lub kraju czyści adres znaleziony dla poprzedniego.

Rachunki bankowe przed utworzeniem rekordu. Numery rachunków kontrahenta możesz wpisać w sekcji Rachunki bankowe jeszcze w trakcie jego tworzenia. Są tam wyświetlane, możesz usunąć dowolny z nich przed zapisaniem, a po utworzeniu kontrahenta zostają do niego dodane. Numer, który nadal znajduje się w polu w chwili naciśnięcia Utwórz, również zostaje dodany. Jeśli któryś z nich zostanie odrzucony, na przykład dlatego, że ma go już inny kontrahent, kontrahent i tak zostaje utworzony, a komunikat podaje powód; rekord pokazuje wtedy rachunki, które faktycznie zapisano. Jeśli zamiast tworzyć nowego kontrahenta wybierzesz istniejącego, wpisane numery nie są do niego dodawane, a Flowtly o tym informuje: dodaj je w tym rekordzie.

Zgodny NIP łączy role automatycznie. Gdy tworzysz klienta dla firmy, którą Flowtly ma już jako dostawcę o tym samym NIP-ie, rola klienta zostaje dodana do istniejącego kontrahenta, a nie zakładany jest drugi rekord. Firma pokazuje się wtedy jako jeden wiersz z obiema rolami i widać ją zarówno na liście kontrahentów, jak i na liście dostawców — podczas gdy drugi rekord ukryłby stronę dostawcy i firma wyglądałaby na klienta, który nigdy nic nie dostarczył. Nic nie jest scalane i żadna historia się nie przenosi: istniejący rekord po prostu zyskuje brakującą rolę. To ten sam efekt, który powyższa uwaga każe wybrać ręcznie, zastosowany automatycznie, gdy NIP nie pozostawia wątpliwości, że chodzi o tę samą firmę.

Osoba prywatna nie ma NIP-u

Gdy dodajesz kontrahenta i zostawiasz pole NIP puste, okno proponuje opcję To osoba prywatna (bez NIP). Zaznacz ją, gdy kontrahent jest osobą, a nie firmą. Zostaw ją niezaznaczoną dla firmy, której NIP-u jeszcze nie masz: kontrahent zostanie wtedy zapisany jako firma z identyfikatorem podatkowym do uzupełnienia, a nie jako osoba prywatna. Opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy NIP jest pusty, a wpisany NIP zawsze ma pierwszeństwo.

Dopasowanie i tagi

Sekcja Dopasowanie i tagi w panelu kontrahenta zawiera trzy pola, które wyglądają podobnie, ale pełnią różne zadania:

Słowa kluczowe transakcji to słowa, których szuka się w opisie transakcji bankowej. Transakcja, której opis zawiera jedno z nich, jest proponowana dla tego kontrahenta.
Domyślne tagi faktur trafiają na faktury przychodzące kontrahenta. Gdy faktura przychodząca zostanie dopasowana do kontrahenta, te tagi są do niej dodawane automatycznie albo tylko proponowane, jeśli Twoja organizacja wyłączyła automatyczne dodawanie. Pole pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja organizacja taguje faktury.
Tagi budżetowe to tagi samego kontrahenta. W budżetach koszty kontrahenta przyjmują te tagi, gdy koszt nie ma własnego tagu. Jeśli żadna grupa tagów nie przyjmuje jeszcze kontrahentów, pole o tym informuje, a administrator może ją tam skonfigurować.

Gdy sekcja jest zwinięta, jej nagłówek pokazuje jedną liczbę obejmującą wszystkie trzy pola.

Przykładowe zastosowania

Rejestracja nowego dostawcy z uzupełnieniem profilu o NIP, warunki płatności i dane kontaktowe.
Utworzenie kontrahenta z regułą automatycznego dopasowywania, aby przyszłe transakcje bankowe były przypisywane do niego automatycznie.
Wykorzystanie wzbogacania CRM do automatycznego uzupełnienia brakujących danych rejestrowych istniejących rekordów.
Przegląd wyników kondycji brandingu w celu zapewnienia spójności logotypów i nazw kontrahentów w dokumentach.
Identyfikacja i scalanie zduplikowanych wpisów kontrahentów utworzonych przez różnych członków zespołu, z zachowaniem historii transakcji.
Zapis tekstu kontraktu wymaganego przez kontrahenta na wierszach faktur, gotowego do wyboru podczas fakturowania.
Zobaczenie wszystkich klientów i dostawców na jednej liście, przefiltrowanie jej według roli i wychwycenie kontrahentów, których rekord jest wciąż niekompletny.
Scalenie z poziomu listy dwóch rekordów tej samej firmy, z zachowaniem tego z właściwymi danymi.
Dodanie w jednym kroku kontrahenta, który jest zarazem Twoim klientem i dostawcą, zamiast tworzenia go dwa razy.
Otwarcie pełnego rekordu kontrahenta i przechodzenie między jego fakturami sprzedażowymi, fakturami zakupowymi, kontaktami i dokumentami bez opuszczania go.