Kontrahenci
Moduł Kontrahenci w Flowtly służy jako centralny rejestr wszystkich zewnętrznych podmiotów gospodarczych, z którymi współpracuje Twoja organizacja, w tym dostawców, podwykonawców, klientów i partnerów. Każdy kontrahent przechowuje dane identyfikacyjne (nazwę, NIP), grupę kosztową, dane kontaktowe, warunki płatności oraz historię relacji.
Grupy kontrahentów pozwalają kategoryzować partnerów biznesowych według typu, regionu, branży lub dowolnej innej klasyfikacji wspierającej potrzeby raportowe i operacyjne. Grupy ułatwiają stosowanie operacji masowych, filtrowanie widoków i generowanie raportów segmentowanych według kategorii kontrahentów; można nimi zarządzać w Ustawieniach organizacji. Listę kontrahentów można przeglądać z filtrowaniem po grupie kosztowej i statusie.
Automatyczne dopasowywanie transakcji
Kontrahent może mieć skonfigurowaną regułę automatycznego dopasowywania (wyrażenie regularne), dzięki której system automatycznie przypisuje pasujące transakcje bankowe do właściwego kontrahenta, eliminując ręczne przypisywanie każdej transakcji z osobna. Kontrahentów można również oznaczyć jako cyklicznych, ze stałą kwotą i ustalonym terminem płatności, co usprawnia rozpoznawanie powtarzalnych opłat, a także jako wymagających załącznika przy każdej powiązanej transakcji lub jako wyłączonych z wykresów kosztów.
Wzbogacanie CRM i kondycja brandingu
Funkcje wzbogacania CRM automatycznie uzupełniają profile kontrahentów publicznie dostępnymi danymi biznesowymi, takimi jak dane rejestrowe, wskaźniki finansowe i zasoby brandingowe. Zmniejsza to ręczne wprowadzanie danych i pomaga zespołowi utrzymywać aktualne, kompleksowe rekordy bez polegania na zewnętrznych badaniach. Monitorowanie kondycji brandingu śledzi kompletność i spójność danych brandingowych kontrahentów, takich jak logotypy i nazwy handlowe, w rekordach.
Widok scalania i wykrywanie duplikatów
Widok kontrahentów łączy dostawców i klientów w jednym miejscu, z możliwością ich scalania. Funkcja wykrywania i scalania duplikatów identyfikuje rekordy kontrahentów, które prawdopodobnie odnoszą się do tego samego podmiotu, i udostępnia narzędzia do ich konsolidacji, zachowując pełną historię transakcji i utrzymując bazę danych w czystości i niezawodności.
Dostęp i uprawnienia
Dostęp do modułu Kontrahenci oraz poziom uprawnień do przeglądania, tworzenia, edytowania i usuwania danych są konfigurowane na podstawie ról przypisanych użytkownikom: ROLE_COSTS_VIEWER, ROLE_COSTS_MANAGER oraz ROLE_TRANSACTIONS_MANAGER.
Szablony wierszy faktury pozwalają kontrahentowi przechowywać teksty, na podstawie których konstruowane są wiersze faktur — treść kontraktu powtarzająca się co okres rozliczeniowy zostaje zapisana raz i wybierana przy wystawianiu, zamiast być przepisywana. Zob. Szablony wierszy faktury.
Przykładowe zastosowania
- Rejestracja nowego dostawcy z uzupełnieniem profilu o NIP, warunki płatności i dane kontaktowe.
- Utworzenie kontrahenta z regułą automatycznego dopasowywania, aby przyszłe transakcje bankowe były przypisywane do niego automatycznie.
- Organizacja kontrahentów w grupy według regionu lub typu usługi na potrzeby ukierunkowanego raportowania.
- Wykorzystanie wzbogacania CRM do automatycznego uzupełnienia brakujących danych rejestrowych istniejących rekordów.
- Przegląd wyników kondycji brandingu w celu zapewnienia spójności logotypów i nazw kontrahentów w dokumentach.
- Identyfikacja i scalanie zduplikowanych wpisów kontrahentów utworzonych przez różnych członków zespołu, z zachowaniem historii transakcji.
- Zapis tekstu kontraktu wymaganego przez kontrahenta na wierszach faktur, gotowego do wyboru podczas fakturowania.