Polska firma — tworzymy w Polsce 🇵🇱

Podpisy elektroniczne

Zespół redakcyjny Flowtly3 min

Podpisy elektroniczne umożliwiają wysłanie umowy do podpisania bezpośrednio z Flowtly — bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi. Obie strony podpisują dokument online, a tożsamość każdego podpisującego jest weryfikowana jednorazowym kodem (OTP). Po złożeniu podpisów przez wszystkich uczestników Flowtly generuje zapieczętowany plik PDF oraz certyfikat audytu.

Co otrzymujesz

  • Wysyłanie z poziomu aplikacji — inicjowanie procesu podpisywania bezpośrednio z rekordu umowy, bez opuszczania Flowtly
  • Pola podpisu metodą przeciągnij i upuść — możliwość rozmieszczenia pól dokładnie w miejscach, gdzie każda strona ma złożyć podpis
  • Weryfikacja OTP — każdy podpisujący potwierdza swoją tożsamość jednorazowym kodem wysłanym na adres e-mail
  • Markowe e-maile z zaproszeniem do podpisu — wiadomości wychodzące zawierają nazwę i logo Twojej organizacji
  • Zapieczętowany PDF + certyfikat audytu — zabezpieczony kryptograficznie dokument końcowy oraz pełny ślad: kto podpisał, kiedy i z jakiego adresu IP

Gdzie to znaleźć

Otwórz umowę w sekcji /contracts i skorzystaj z akcji Wyślij do podpisu. Samo podpisywanie odbywa się na dedykowanym serwisie Flowtly: sign.flowtly.eu.

Jak wysłać umowę do podpisu

1. Otwórz umowę

Przejdź do Umów i otwórz umowę, którą chcesz podpisać. Do umowy musi być dołączony dokument — jeśli go brakuje, najpierw go wgraj.

2. Rozmieść pola podpisu (opcjonalnie)

Kliknij Wyślij do podpisu. Flowtly otwiera podgląd dokumentu, w którym możesz opcjonalnie przeciągać pola podpisu na strony. Ten krok jest opcjonalny — możesz wysłać dokument bez umieszczania pól. Jeśli zdecydujesz się na ich dodanie, umieść jedno pole dla podpisującego ze strony Twojej organizacji i jedno dla kontrahenta, dostosuj ich położenie i rozmiar, a następnie przejdź dalej.

3. Dodaj podpisujących i wyślij

Wpisz adresy e-mail wszystkich wymaganych podpisujących (Twój wewnętrzny podpisujący oraz kontakt po stronie kontrahenta). Sprawdź temat i treść wiadomości e-mail, a następnie kliknij Wyślij. Każdy podpisujący otrzyma markową wiadomość z bezpiecznym linkiem do strony podpisywania.

4. Podpisujący składają podpisy

Po kliknięciu linku podpisujący trafia na stronę Flowtly (sign.flowtly.eu). Następnie:

  1. Zapoznaje się z pełnym dokumentem
  2. Klika swoje pole podpisu
  3. Rysuje lub wybiera styl podpisu
  4. Otrzymuje jednorazowy kod na e-mail i wpisuje go w celu potwierdzenia tożsamości
  5. Zatwierdza — Flowtly rejestruje podpis, znacznik czasu i adres IP

Cały proces powtarza się dla każdego wymaganego podpisującego. Postęp możesz śledzić z poziomu rekordu umowy.

5. Odbierz zapieczętowane dokumenty

Gdy wszystkie strony złożą podpisy, Flowtly automatycznie:

  • Generuje zapieczętowany PDF — zablokowany kryptograficznie, dzięki czemu każda próba ingerencji jest wykrywalna
  • Dołącza certyfikat audytu zawierający imię i nazwisko, adres e-mail, znacznik czasu oraz metodę weryfikacji każdego podpisującego
  • Powiadamia wszystkie strony e-mailem z linkiem do pobrania dokumentów końcowych

Po zakończeniu podpisywania Flowtly tworzy zapieczętowany PDF oraz certyfikat audytu, dostępne z poziomu żądania podpisu (z odnośnikiem z umowy).

Co widzi podpisujący

Podpisujący nie potrzebuje konta w Flowtly. Otrzymuje przejrzystą, markową wiadomość od Twojej organizacji i klika jeden link. Strona podpisywania jest czytelna i przyjazna dla urządzeń mobilnych. Po wpisaniu kodu OTP podpisujący otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie i może pobrać podpisany dokument.

Kiedy używać podpisów elektronicznych

Korzystaj z podpisów elektronicznych dla umów, przy których wymagasz czytelnej, możliwej do audytu historii potwierdzenia — umów o pracę, umów o świadczenie usług, NDA, umów z dostawcami — bez konieczności przekazywania dokumentów przez zewnętrzne narzędzie, takie jak DocuSign czy Adobe Sign.

Skróty do aplikacji

Mapa powiązań

Odnosi się doZużywaWyliczane zCzęść
Opisane tutajOpisane gdzie indziej
invoice fakturowane na counterparty. invoice opodatkowane według tax-group. cost obciąża budget. cost należne counterparty. bank-transaction uzgadniane z invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planuje payment-schedule-line. contract zawarta z counterparty. contract załączone do budget. budget obejmuje project. invoice rozliczane z project. project powiązane z budget. lead staje się counterparty. deal sprzedane do counterparty.fakturowane naopodatkowane wedługobciążanależneuzgadniane zimportsplanujezawarta zzałączone doobejmujerozliczane zpowiązane zstaje sięsprzedane doFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaKKontrahent — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.KontrahentGGrupa podatkowa — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupa podatkowaKKoszt — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KosztBBudżet — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudżetTTransakcja bankowa — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Transakcja bankowaBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktRRata harmonogramu płatności — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Rata harmonogramu pła…PProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektPPotencjalny klient — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencjalny klientSSzansa sprzedaży — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Szansa sprzedaży